Как малому бизнесу избегать кассовых разрывов

Что делать, если кассовый разрыв уже случился

Этот вопрос в 2022 году задавали себе 24 предпринимателя из 25. Мы выяснили это, проведя исследование совместно с «Модульбанком» и опросив более 800 представителей малого бизнеса. Почти все опрошенные — 97%, сталкивались с кассовыми разрывами и ранее, а 94% уверены, что они стали чаще возникать в 2022 году. 

Перестать паниковать

Прежде чем предпринимать активные действия и бежать за кредитами или распродавать остатки на складе, остановитесь и выдохните. Постарайтесь включить критическое мышление и разобраться, что делать, оставаясь ориентиром и для команды, и для партнеров. Необдуманные действия не помогут решить проблему, но грозят потерей ценных сотрудников и важных клиентов.

Оценить масштаб бедствия

Для начала посчитайте, сколько именно денег не хватает на ближайшие платежи: распишите, когда, кому и сколько вы должны. Проанализируйте ближайшие расходы и расставьте приоритеты. Допустим, налоги и зарплату важно выплатить вовремя, а вот планируемую покупку нового станка можно и отложить до лучших времен. Дальше постарайтесь отсрочить исходящие платежи и приблизить входящие, то есть поработать с кредиторами и дебиторами.

Отсрочить исходящие платежи

Составьте список контрагентов, которым вы задолжали денег в ближайшее время. Разберитесь, какие штрафы выдают за задержку оплаты по счетам. Попробуйте договориться с арендодателем или поставщиком сырья об отсрочке. Если вы у них на хорошем счету и уже несколько лет стабильно платите вовремя, они могут выручить.

Еще можно попробовать на время заморозить закупки или договориться с поставщиками о полной или частичной постоплате. Но только если вы уверены, что вернете деньги. Или договориться с кредиторами о временной заморозке выплат по своим долгам. Им тоже не нужно, чтобы ваш бизнес сгорел. Скорее всего, они пойдут навстречу.

Приблизить поступления

Изучите свою дебиторку — деньги, которые должны вам. Посчитайте ее объем, составьте аналогичную табличку: контрагент, сумма, когда должны получить, какие условия. У вас есть отдельный сотрудник, который занимается работой с должниками? Самое время загрузить его работой и договориться со своими дебиторами о том, чтобы ускорить получение платежей от них или собрать больше дебиторки.

Проанализировать баланс

С будущими платежами и ДДС разобрались, а если этого не хватило для покрытия кассового разрыва, стоит изучить и баланс. Посмотреть на активы или попробовать задействовать собственные или заемные средства. Вот что можно попробовать:

• Извлечь пользу из активов

Этот способ подойдет компаниям, у которых на балансе есть неиспользуемые или непрофильные активы: например, здания или станки. Денег они не приносят, а могли бы, если сдать их в аренду или продать. Это не значит, что надо в срочном порядке распродавать все подряд, но изучить и обдумать этот вариант стоит.

• Вложить собственные средства

Если у вас есть деньги на разовое покрытие форс-мажора, то это вполне рабочий способ. Но помните, что ресурсы собственника не могут постоянно латать дыры в бюджете. Бизнес все же должен приносить прибыль и деньги самостоятельно. Иначе возникает очень большой вопрос — эффективен ли он?

• Взять кредит

Можно взять кредит или воспользоваться кредитной линией. Способ довольно опасный: долг все-таки придется отдавать вместе с процентами, важно потратить его по назначению. Он может помочь, только если кассовые разрывы — случайность, а не закономерность. Если вам постоянно приходится пользоваться заемными деньгами, встает вопрос, способен ли ваш бизнес держаться на плаву самостоятельно.

Как можно избежать кассовых разрывов

Развивайте системность и финансовую грамотность, потому что из этих качеств вытекает все остальное. Системность нужна, так как при работе с финансами требуется иногда монотонная, но важная работа. Такой вид деятельности не всегда соответствует характеру предпринимателя, поэтому сбор данных и ежедневную аналитику лучше делегировать более подходящему человеку. При этом собственник должен не просто получать отчеты, но и принимать на основе цифр и фактов осознанные решения. 

До старта бизнеса

Работа над финансами начинается задолго до подписания учредительных документов и найма первого сотрудника. Обязательно постройте финансовую модель бизнеса, заложите в нее риски и предусмотрите хотя бы 2–3 сценария развития. На этом этапе ваша цель — хотя бы примерно понимать, насколько реалистичен ваш план. Как денежные потоки будут распределяться во времени и хватит ли денег на выполнение целей, или уже сейчас пахнет еженедельными кассовыми разрывами.

В первые недели

С первых дней работы пропишите базовую учетную политику компании и основные процедуры регулярного финансового учета, анализа и планирования. Что делать с прибылью: как ее считать, какой процент прибыли оставлять в компании и с какими целями; что и в какой момент считать доходом, а что — расходом; как рассчитать дивиденды к выплате; какие установить нормативы расходных коридоров по разным направлениям компании. Все это должно быть зафиксировано в учетной политике. 

Вести учет по начислениям, активам и обязательствам — в рамках ОПУ и баланса, полезно, но недостаточно. Важно сформировать отчет ДДС, а для этого анализировать поступления и выплаты. Возьмите за правило пятого числа каждого месяца распечатывать отчет по финансовому состоянию компании и делать выводы относительно эффективности расходной модели. Полезно будет сразу назначить ответственного — например, финдира или финансового аналитика.

Когда бизнес немного подрастет

Когда ежемесячная выручка превышает 1–1,5 миллиона рублей, штат — 5–10 человек, а счет контрагентов идет на десятки, неминуемо возникают отсрочки платежей, авансы и долги, и вот что нужно будет сделать.

• Разобраться в отчетности

Хорошо, если у вас есть сильный финдиректор. Но вам как собственнику важно и самому разобраться с понятием «начисление», освоить отчет ОПУ и научиться считать чистую прибыль и рентабельность компании. Оперативно разобраться, что такое прибыль и точно ли она есть в бизнесе. Научиться видеть, в каких агрегатных состояниях кроме счетов и налички находятся деньги. Например, в виде товаров на складе.

• Завести платежный календарь

Бюджет ДДС — вещь полезная, но не всегда практичная. Например, вы прогнозируете к концу квартала хороший рабочий остаток денег на счетах, но будет ли хватать денег каждый день? Выручит платежный календарь — подробный план исполнения обязательств и получения доходов по дням. Чтобы заранее прогнозировать потребность в деньгах, предсказывать кассовый разрыв и успевать вовремя реагировать, нужно знать: какого числа платить налоги, когда аванс и зарплата, когда клиент перечисляет аванс по новому договору.

• Начать формировать подушку безопасности

Ни один бюджет и ни одна финмодель не предскажет аварию на производстве, пандемию или очередной пакет санкций. Отдельные риски можно застраховать, но подавляющее большинство — непредсказуемы, и серьезно влияют на бизнес в любой отрасли. На этот случай можно подумать о финансовой подушке безопасности — резерве для непредвиденных расходов. Постарайтесь регулярно откладывать процент прибыли на финансовую подушку.

Когда компания выросла

Постепенно обороты компании растут, она начинает мыслить в терминах уже не сотен тысяч, а десятков миллионов, и становятся актуальны более продвинутые механики планирования и бюджетирования. Например, это выстраивание структуры Центров финансовой ответственности или построение отдельных бюджетов по направлениям бизнеса, проектам, юрлицам, регионам присутствия или торговым точкам.

На всех этапах постоянно нужно работать над снижением рисков: анализировать и оптимизировать расходы, следить за кредитной нагрузкой, регулярно актуализировать финмодель и плановый БДДС в соответствии с текущей ситуацией.

Вывод: даже небольшой кассовый разрыв может серьезно выбить бизнес из колеи. Бороться с ним и исправлять ситуацию сложно, и может дорого обойтись компании, поэтому идеальное решение — заниматься профилактикой и прогнозировать кассовые разрывы заранее.

Фото на обложке: Freepik