Колонки

Как малому бизнесу избегать кассовых разрывов

Колонки
Алексей Боев
Алексей Боев

Сооснователь компании «ПланФакт»

Ольга Тройникова

Кассовый разрыв — это ситуация, когда у компании одномоментно нет денег на то, чтобы погасить обязательства. Например, выплатить проценты по кредиту или зарплату сотрудникам. Почему такое случается даже у прибыльных компаний, что делать, если кассовый разрыв уже произошел, и как построить работу, чтобы его избежать, рассказывает Алексей Боев, сооснователь компании «ПланФакт» — сервиса автоматизации учета финансов для бизнеса.

Как малому бизнесу избегать кассовых разрывов

Содержание:

 

Почему возникают кассовые разрывы

Кассовый разрыв может случиться, даже если у вашей компании есть прибыль. Часто это следствие не низкой операционной эффективности, а отсутствия финансовой дисциплины и качественного планирования. Есть несколько самых распространенных причин возникновения кассовых разрывов.

Не ведется управленческий учет

Иногда собственник не погружается в учет — ему достаточно того, что деньги на счетах есть, а выручка каждый месяц растет. Но при этом в голове у него страшная путаница с тем, что признавать доходом, а что — расходом, как рассчитывается прибыль и чем кассовый метод отличается от метода начислений. Он не видит реальную картину — а мог бы, если бы в компании был налажен не только бухгалтерский, но и управленческий учет.

Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте

Нет подушки безопасности

В компании обязательно должен быть резервный фонд, причем формировать его надо не эпизодически, а регулярно. Например, каждый квартал, отчисляя процент от чистой прибыли. Если не внедрить привычку откладывать на черный день, то когда он наступит, ситуация осложнится.

Некачественное планирование

Кассовый разрыв, о котором знаешь заранее, чаще всего можно предотвратить. Например, зная, что с поставщиками вы работаете по предоплате, а с покупателями — с отсрочкой, вы сможете скорректировать график платежей. Для этого важно регулярно заниматься планированием: предстоящего месяца, квартала и года. Закладывайте в план все важные моменты: сезонность, нерегулярность крупных контрактов, крупные инвестиции. Иначе вас могут ждать неприятные сюрпризы.

Другие причины

Есть и менее очевидные причины. Например, некорректный расчет цикла сделок или циклов закупок и продаж, плохой риск-менеджмент, отсутствие процедур согласования платежей и платежных дней. Или еще вариант — собственник легкомысленно выводит все свободные деньги на личные расходы. Если это про вашу компанию, то рано или поздно вы действительно можете столкнуться с кассовым разрывом.

 

Что делать, если кассовый разрыв уже случился

Этот вопрос в 2022 году задавали себе 24 предпринимателя из 25. Мы выяснили это, проведя исследование совместно с «Модульбанком» и опросив более 800 представителей малого бизнеса. Почти все опрошенные — 97%, сталкивались с кассовыми разрывами и ранее, а 94% уверены, что они стали чаще возникать в 2022 году. 

Перестать паниковать

Прежде чем предпринимать активные действия и бежать за кредитами или распродавать остатки на складе, остановитесь и выдохните. Постарайтесь включить критическое мышление и разобраться, что делать, оставаясь ориентиром и для команды, и для партнеров. Необдуманные действия не помогут решить проблему, но грозят потерей ценных сотрудников и важных клиентов.

Оценить масштаб бедствия

Для начала посчитайте, сколько именно денег не хватает на ближайшие платежи: распишите, когда, кому и сколько вы должны. Проанализируйте ближайшие расходы и расставьте приоритеты. Допустим, налоги и зарплату важно выплатить вовремя, а вот планируемую покупку нового станка можно и отложить до лучших времен. Дальше постарайтесь отсрочить исходящие платежи и приблизить входящие, то есть поработать с кредиторами и дебиторами.

Отсрочить исходящие платежи

Составьте список контрагентов, которым вы задолжали денег в ближайшее время. Разберитесь, какие штрафы выдают за задержку оплаты по счетам. Попробуйте договориться с арендодателем или поставщиком сырья об отсрочке. Если вы у них на хорошем счету и уже несколько лет стабильно платите вовремя, они могут выручить.

Еще можно попробовать на время заморозить закупки или договориться с поставщиками о полной или частичной постоплате. Но только если вы уверены, что вернете деньги. Или договориться с кредиторами о временной заморозке выплат по своим долгам. Им тоже не нужно, чтобы ваш бизнес сгорел. Скорее всего, они пойдут навстречу.

Приблизить поступления

Изучите свою дебиторку — деньги, которые должны вам. Посчитайте ее объем, составьте аналогичную табличку: контрагент, сумма, когда должны получить, какие условия. У вас есть отдельный сотрудник, который занимается работой с должниками? Самое время загрузить его работой и договориться со своими дебиторами о том, чтобы ускорить получение платежей от них или собрать больше дебиторки.

Проанализировать баланс

С будущими платежами и ДДС разобрались, а если этого не хватило для покрытия кассового разрыва, стоит изучить и баланс. Посмотреть на активы или попробовать задействовать собственные или заемные средства. Вот что можно попробовать:

  • Извлечь пользу из активов

Этот способ подойдет компаниям, у которых на балансе есть неиспользуемые или непрофильные активы: например, здания или станки. Денег они не приносят, а могли бы, если сдать их в аренду или продать. Это не значит, что надо в срочном порядке распродавать все подряд, но изучить и обдумать этот вариант стоит.

  • Вложить собственные средства

Если у вас есть деньги на разовое покрытие форс-мажора, то это вполне рабочий способ. Но помните, что ресурсы собственника не могут постоянно латать дыры в бюджете. Бизнес все же должен приносить прибыль и деньги самостоятельно. Иначе возникает очень большой вопрос — эффективен ли он?

  • Взять кредит

Можно взять кредит или воспользоваться кредитной линией. Способ довольно опасный: долг все-таки придется отдавать вместе с процентами, важно потратить его по назначению. Он может помочь, только если кассовые разрывы — случайность, а не закономерность. Если вам постоянно приходится пользоваться заемными деньгами, встает вопрос, способен ли ваш бизнес держаться на плаву самостоятельно.

 

Как можно избежать кассовых разрывов

Развивайте системность и финансовую грамотность, потому что из этих качеств вытекает все остальное. Системность нужна, так как при работе с финансами требуется иногда монотонная, но важная работа. Такой вид деятельности не всегда соответствует характеру предпринимателя, поэтому сбор данных и ежедневную аналитику лучше делегировать более подходящему человеку. При этом собственник должен не просто получать отчеты, но и принимать на основе цифр и фактов осознанные решения. 

До старта бизнеса

Работа над финансами начинается задолго до подписания учредительных документов и найма первого сотрудника. Обязательно постройте финансовую модель бизнеса, заложите в нее риски и предусмотрите хотя бы 2–3 сценария развития. На этом этапе ваша цель — хотя бы примерно понимать, насколько реалистичен ваш план. Как денежные потоки будут распределяться во времени и хватит ли денег на выполнение целей, или уже сейчас пахнет еженедельными кассовыми разрывами.

В первые недели

С первых дней работы пропишите базовую учетную политику компании и основные процедуры регулярного финансового учета, анализа и планирования. Что делать с прибылью: как ее считать, какой процент прибыли оставлять в компании и с какими целями; что и в какой момент считать доходом, а что — расходом; как рассчитать дивиденды к выплате; какие установить нормативы расходных коридоров по разным направлениям компании. Все это должно быть зафиксировано в учетной политике. 

Вести учет по начислениям, активам и обязательствам — в рамках ОПУ и баланса, полезно, но недостаточно. Важно сформировать отчет ДДС, а для этого анализировать поступления и выплаты. Возьмите за правило пятого числа каждого месяца распечатывать отчет по финансовому состоянию компании и делать выводы относительно эффективности расходной модели. Полезно будет сразу назначить ответственного — например, финдира или финансового аналитика.

Когда бизнес немного подрастет

Когда ежемесячная выручка превышает 1–1,5 миллиона рублей, штат — 5–10 человек, а счет контрагентов идет на десятки, неминуемо возникают отсрочки платежей, авансы и долги, и вот что нужно будет сделать.

  • Разобраться в отчетности

Хорошо, если у вас есть сильный финдиректор. Но вам как собственнику важно и самому разобраться с понятием «начисление», освоить отчет ОПУ и научиться считать чистую прибыль и рентабельность компании. Оперативно разобраться, что такое прибыль и точно ли она есть в бизнесе. Научиться видеть, в каких агрегатных состояниях кроме счетов и налички находятся деньги. Например, в виде товаров на складе.

  • Завести платежный календарь

Бюджет ДДС — вещь полезная, но не всегда практичная. Например, вы прогнозируете к концу квартала хороший рабочий остаток денег на счетах, но будет ли хватать денег каждый день? Выручит платежный календарь — подробный план исполнения обязательств и получения доходов по дням. Чтобы заранее прогнозировать потребность в деньгах, предсказывать кассовый разрыв и успевать вовремя реагировать, нужно знать: какого числа платить налоги, когда аванс и зарплата, когда клиент перечисляет аванс по новому договору.

  • Начать формировать подушку безопасности

Ни один бюджет и ни одна финмодель не предскажет аварию на производстве, пандемию или очередной пакет санкций. Отдельные риски можно застраховать, но подавляющее большинство — непредсказуемы, и серьезно влияют на бизнес в любой отрасли. На этот случай можно подумать о финансовой подушке безопасности — резерве для непредвиденных расходов. Постарайтесь регулярно откладывать процент прибыли на финансовую подушку.

Когда компания выросла

Постепенно обороты компании растут, она начинает мыслить в терминах уже не сотен тысяч, а десятков миллионов, и становятся актуальны более продвинутые механики планирования и бюджетирования. Например, это выстраивание структуры Центров финансовой ответственности или построение отдельных бюджетов по направлениям бизнеса, проектам, юрлицам, регионам присутствия или торговым точкам.

На всех этапах постоянно нужно работать над снижением рисков: анализировать и оптимизировать расходы, следить за кредитной нагрузкой, регулярно актуализировать финмодель и плановый БДДС в соответствии с текущей ситуацией.

Вывод: даже небольшой кассовый разрыв может серьезно выбить бизнес из колеи. Бороться с ним и исправлять ситуацию сложно, и может дорого обойтись компании, поэтому идеальное решение — заниматься профилактикой и прогнозировать кассовые разрывы заранее.

Фото на обложке: Freepik

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Как продавцам маркетплейсов списать брак и недостачу, избежав проблем с налоговой
  2. 2 При каких условиях работодатель может удерживать деньги из зарплаты сотрудника
  3. 3 Тонкости «упрощенки»: особенности применения УСН и арбитражная практика
  4. 4 Как учитывать комиссии и другие сборы маркетплейса при расчете прибыли и налогообложении
  5. 5 Налоговая декларация по УСН в 2023 году
AgroCode Hub
Последние новости, актуальные события и нетворкинг в AgroTech-комьюнити — AgroCode Hub
Присоединяйся!