Коробочная версия «Битрикс24»: что необходимо знать о работе с e-mail

Современные программы для бизнеса призваны помогать вести коммерческую деятельность, получать прибыль и развиваться — это факт, не требующий пояснений.

Поэтому, когда предприниматель приобретает более совершенный IT-продукт, каким является коробочная версия «Битрикс24», любая мелочь, связанная с затруднениями в пользовании или поломкой системы, накладывает глубокий негативный отпечаток на общее впечатление о ПО.

Откуда ждать неприятностей

На самом деле все это — от незнания, а точнее от низкого уровня понимания особенностей продукта.

Нерабочая собственная почта в локальной редакции не является проблемой, багом или недоработкой системы — это техническая особенность ПО и закономерность, которая встречается в 100% коробочных порталов.

«Так, почему же разработчики “Битрикс24” не говорят об этом?» — могут спросить пользователи. Один из наших возмущенных клиентов даже рассуждал о судовом иске после остановки его бизнеса по данной причине.

На самом деле говорят, и эта особенность не скрывается, но далеко не все, особенно без необходимых технических знаний, обращают внимание на документацию или вникают в смысл написанного.

Наиболее часто проблема проявляется именно после «переезда» — переноса всех рабочих данных из облачного сервиса на собственный сервер.

Однако на облаке за получение и отправку электронной почты (а также других сообщений и уведомлений) отвечает штатный SMTP-сервер. Его настройки позволяют подключать в облачный портал неограниченное количество всевозможных почтовых ящиков пользователей.

Но после переноса на коробку за работу SMTP отвечает уже локальный компонент ПО, который технически способен взаимодействовать лишь с одним почтовым доменом.

К слову, это касается и других элементов коробки: единый язык портала, одна валюта для денежных операций и т. п.

Настройку сервера производят интеграторы, которые чаще всего по умолчанию конфигурируют его под корпоративный почтовый ящик. И если у вашей компании это, например, Yandex, то в коробке будет работать любая подключенная почта с доменным именем @yandex.ru.

Но вот личная почта на Gmail или Mail.ru не заработает, и исправить это настройками не получится.

Что возможно предпринять

В современном бизнесе даже минута простоя может стоить очень дорого. Поэтому, если вы решили переехать с облака на коробку или приобрести локальную редакцию «Битрикс24», будьте готовы хотя бы к ситуации с электронными почтами.

Если знать об этой особенности, а также исключить фактор спешки, то начать полноценно пользоваться коробкой вполне возможно уже с решенной проблемой SMTP.

Из практических возможностей профилактики ситуации можно выделить сразу несколько вариантов. Давайте рассмотрим каждый из них с точки зрения эффективности для предпринимателей.

Перестройку рабочей модели

Это, конечно, не совсем решение проблемы, но не стоит сразу отвергать вариант, который позволяет компании работать.

Коробочный SMTP-сервер позволит работать лишь с одним почтовым доменом. Таким образом вы смело можете создавать и подключать в портал «Битрикс24» почты сотрудников или отделов в его пределах.

Тогда любой пользователь при наличии соответствующих прав доступа может использовать как общую корпоративную почту, так и в нужный момент выбирать собственную, но с корпоративным доменным именем.

Половинчатое решение

Весьма хитрым способом может быть использование в качестве отправителя ALIAS-почтовика.

Дабы не углубляться в узкую тему, скажем, что поскольку ALIAS не является почтовым ящиком, лишен привычного логина и пароля, а нужен лишь для перенаправления писем, то сугубо для отправки писем такой метод может подойти.

Однако с получением ничего не получится, поскольку для подключения почты в «Битрикс24» необходимо производить верификацию. И поскольку логина нет, то и подключить почтового посредника нельзя.

Отказ от SMTP

Да, можно и так. Поскольку вся загвоздка кроется в использовании простого почтового транспортного протокола (собственно SMTP), то есть вариант перевести ваш сервер на работу с другим протоколом.

Одним из таких является Postfix. Однако это решение не относится к компетенции партнеров «Битрикс24», а требует вмешательства системных администраторов и переконфигурации сервера.

Таким образом появляются дополнительные риски, когда ваш бизнес будет зависеть не только от «Битрикс24», но и от сисадминов.

Кастомную доработку «Битрикс24»

Напоследок оставляем самый надежный и эффективный вариант — доработку функционала коробочного «Битрикс24». Как уже было сказано, коробка делает возможными любые усовершенствования включительно с укрощением строптивого SMTP-сервера.

Будет ли это приобретение готового модуля или индивидуальная разработка — выбор за вами.

Таким образом, следует помнить, что любое современное ПО обладает различными особенностями и будет помогать вашему бизнесу при условии, что программные возможности совпадут с потребностями.

Что сделать перед началом использования коробочного «Битрикс24»:

1. Ознакомитесь с техническими характеристиками программного обеспечения, изучите документацию.
2. Убедитесь, что в коробочном «Битрикс24» и подключенная корпоративная почта, и рабочие почтовые ящики сотрудников будут размещены на одном и том же почтовом сервисе (например, на Yandex.ru);
3. Если бизнес-процессы предусматривают использование разных почтовых сервисов и доменные имена могут отличаться, примите меры до начала пользования коробочным «Битрикс24», иначе простой компании неизбежен.
4. Оцените возможность отказа от используемого системой «Битрикс24» протокола SMTP. Если это приемлемо, дайте задачу системным администраторам перевести ваш сервер с коробочным «Битрикс24» на Postfix.
5. Если отказ от SMTP не возможен, подберите готовое решение от партнеров «Битрикс24», которое позволяет подключать в коробочную редакцию почтовые ящики на разных сервисах.
6. Не приступайте к работе в «Битрикс24» до полного решения вопроса с электронной почтой — это может навредить вашему бизнесу.

Фото на обложке: alice-photo/Shutterstock.com