Цифровизация, кадровый резерв и единые стандарты: как управлять международным проектом

Нужно оцифровать и автоматизировать все процессы

Нужна единая инфраструктура или программа, с помощью которой контролируются все бизнес-процессы в компании.

• Во-первых, это позволит быстро развернуть процессы в новой среде.
• Во-вторых, поможет сравнивать результаты команд и следить за показателями в реальном времени.
• В-третьих, даст возможность оперативно отреагировать, если что-то идет не так.

С помощью нашей инфраструктуры стандартизированы процессы: от планирования мероприятий и работы команды до продаж и взаимодействия с клиентами.

Инвестиции в настройку процессов составили $900 тысяч и заняли полтора года, зато теперь у каждого менеджера настроен real-time dashboard в телефоне, который показывает оборот, маржинальность, количество мероприятий, ожидаемый доход и другие показатели нашего бизнеса по каждой локации.

В нашей культуре — ежедневный мониторинг, чтобы быстро принимать решения, основываясь на показателях.

Сократить недопонимание

С расстоянием увеличивается недопонимание. Поэтому у нас проводятся регулярные управленческие встречи и поддерживается культура взаимодействия и обмена информацией между локациями. Это также важно, когда люди начинают объяснять происходящее культурными особенностями своей страны.

Речь идет о всевозможных шаблонах, отчетах, презентациях, скриптах. Например, для общения и обмена новостями самым подходящим инструментом стали Workchat и Workplace от Facebook. Интуитивно понятный и привычный мессенджер не требует специальных знаний. Все рабочие диалоги в одном месте.

Помимо постоянного общения в чате, проводятся еженедельные видеовстречи между отделами, ежемесячные конференции с сотрудниками. И мы с коллегами-основателями периодически посещаем каждую из локаций лично, чтобы встретиться с командой и решать вопросы на месте.

Сравнивать успех

За стандартизацию процессов между локациями у нас отвечают бренд-шеф, бренд-бармен, продакт-менеджеры, маркетологи. Они разрабатывают стандарты и помогают реализовать их в другой стране, чтобы качество и подходы к работе были едиными. Таким образом, мастер-классы проходят по единому стандарту и кулинарный тимбилдинг в Варшаве не будет отличаться от мероприятия в Санкт-Петербурге.

При запуске новых форматов было принято решение действовать последовательно. Запуская в прошлом году арт-вечеринки PaintOn, мы сначала отточили стандарты в Москве, а потом стали внедрять в других локациях.

Конечно, есть культурные различия. Но они больше сказываются на способах управления командами и коммуникации с клиентами. Хотя при последовательной подготовке к открытию и анализу рынка у нас получается адаптироваться.

Формировать кадровый резерв

Для открытия новых студий мы формируем кадровый резерв по определенным критериям.

1. Знание английского языка.
2. Подтвержденные на практике успехи в своем деле.
3. Умение оперативно решать задачи, проблемные ситуации.
4. Нацеленность на результат, а не на процесс.
5. Соответствие корпоративной культуре.
6. Искренняя любовь к нашему продукту.

У нас есть проектная global-команда, которая занимается открытием новых студий. При этом сотрудники на местах, которые хорошо себя зарекомендовали, имеют возможность участвовать в настройке global-процессов, обучать новых членов команды. Мы всегда придерживаемся соотношения 95% локальной команды + 5% экспатов. Главное — это смелость и желание развиваться.

Также необходимо быть очень гибким, чтобы понять менталитет и культуру новой страны. Такой человек будет флагманом развития нового пространства и быстрее остальных решит сложные вопросы, которые необратимо возникнут в другой стране.

Безусловно, мы поддерживаем профессиональное развитие наших сотрудников, а именно:

1. компенсируем половину стоимости обучения английскому языку при переходе на уровень выше;
2. раз в год организуем кросс-стажировку, где каждый член команды может попробовать себя в другой роли;
3. любая обоснованная идея поддерживается. Так мы выявляем максимально мотивированных и вовлеченных сотрудников.

Проводить оценку 360°

Два раза в год мы проводим оценку 360° во всех локациях одновременно.

• руководителей,
• подчиненных,
• коллег из своего отдела,
• коллег из других отделов.

После проведения оценки каждому сотруднику приходят на почту результаты в дашбордах с комментариями, и он может сравнить информацию от коллег с самооценкой. На основе результатов каждый руководитель прописывает индивидуальный план развития для сотрудника на ближайшие полгода (до следующей оценки).

В конечном итоге оценка 360° помогает нам посмотреть на сотрудников с другой стороны и выявить скиллы, о которых мы не знали ранее. Например, по итогу одной из оценок выяснилось, что один из наших старших су-шефов из Москвы свободно говорит на польском языке, и учитывая, что у нас открывались студии в Варшаве, он поехал обучать новую команду — и успешно с этим справился.

Если вы планируете масштабироваться глобально, то вам, безусловно, потребуется команда профессионалов. И один из работающих способов найти «не ограненный алмаз» в своем коллективе — регулярно проводить оценку 360°.

Как получить максимум

• Автоматизируйте все, что возможно. Не жалейте времени и средств на выстраивание собственных кастомизированных систем.
• Наладьте удобное общение внутри команды. Поддерживайте связь с коллегами регулярно.
• Выработайте стандарты качества. Отточите стандарты в главных точках и придерживайтесь этих принципов на местах.
• Найдите людей, которым вы доверяете, и не бойтесь вкладываться в их развитие.
• Регулярно контролируйте качество сервиса — это поможет вам развиваться и не стоять на месте.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash