Колонки

Контент, картинка и кошачья памятка: как организовать онлайн-событие, не похожее на пижамную вечеринку

Колонки
Лариса Белоусова
Лариса Белоусова

руководитель Управления конференций ТАСС

Ольга Лисина

Ограничения, введенные в связи с пандемией, изменили планы не только российской ивент-отрасли, которая резко просела, но и компаний, которые нуждаются в общении с конкретными аудиториями. 

Для игроков ивент-рынка наступил период трансформации. Команда ТАСС Конференции тоже сделала свой первый шаг в онлайн, проведя мероприятие для организаторов деловых ивентов, и делится выводами.

Контент, картинка и кошачья памятка: как организовать онлайн-событие, не похожее на пижамную вечеринку

Основное о проекте

  • Продукт: своеобразный MVP для апробации онлайн-формата события.
  • Цена: благодаря техническому партнеру, заинтересованному в совместном пробном проекте, и наличию внутренних ресурсов нам удалось собрать событие без финансовых затрат.
  • Ресурсы: выручило наличие штатных дизайнеров, аналитиков и фотографов, а также своей площадки — студии пресс-центра.
  • Срок: 1,5 недели на создание нового продукта: от идеи до реализации.
  • Спикеры: лидеры отрасли, люди, принимающие решения в сфере ивент-менеджмента: представители Промсвязьбанка, МТС, Фонда «Росконгресс», «Сколково Форума», бизнес-школы «Синергия», правительства Свердловской области, АНО «Национальные приоритеты», АНО «Платформы НТИ», Национальной ассоциации организаторов мероприятий, премии «Бизнес-Успех», «Ред Бокс Медиа». 
  • Аудитория: приглашалось ограниченное количество зрителей — достаточно узкий круг партнеров и коллег по цеху, так как целью была обкатка формата.
  • Инструменты мы использовали вполне стандартные: Zoom, ВКС (сервис видеоконференцсвязи), Telegram, WhatsApp, лендинговую страницу мероприятия, генератор облака смыслов и др.


Получилось

Нам удалось избежать многих досадных ошибок и технических неполадок, которые возникают в подобных случаях. Так как аудитория проекта — профессиональное сообщество организаторов деловых мероприятий, повестка была нам близка. Сделав на это ставку, мы получили хороший отклик от коллег и новые предложения о сотрудничестве, на этот раз — в организации онлайн-конференций. 


10 выводов, которые мы сделали

  • 1. Офлайн — это офлайн 

Изначально хотелось придумать, как воплотить все прелести офлайна в новом формате. В итоге, как и многие наши спикеры, мы пришли к выводу, что нужно искать в онлайне новые возможности, а не имитировать специфику привычных нам форм общения. 

  • 2. Учитесь на чужих ошибках

За полторы недели подготовки наша команда пересмотрела различные российские и зарубежные конференции. Мы собирали удачные находки и разнокалиберные провалы, что очень помогало при подготовке. 

  • 3. Первый блин в гибридной форме

Проблемы, которые больше всего бросались в глаза при знакомстве с чужим опытом, в основном были техническими. Один из главных выводов: если раньше не доводилось делать такие проекты, то стоит перестраховаться и собрать часть выступающих в студии. 

В нашем случае были запланированы шесть отдельных удаленных подключений через Zoom и одно по ВКС из студии в Екатеринбурге. К счастью, все прошло гладко, но основная часть дискуссии предусмотрительно была размещена в студии в Москве. 

  • 4. Снижайте технические риски

При подготовке онлайн-проекта вначале была идея подключить всех — и зрителей, и удаленных спикеров — только через платформу Zoom. Позднее, взвешивая технические и имиджевые риски, а именно необходимость экстренного перевода зрителей на другую платформу в случае технического сбоя, последующий негативный отклик и потерю аудитории, мы отказались от того, чтобы «складывать все яйца в одну корзину».  

  • 5. Делайте картинку с профессионалами

Конечно, есть простые решения групповой видеосвязи, но это не отменяет желания аудитории увидеть красивую картинку. Особенно если статус спикеров достаточно высокий, вы оказываетесь меж двух огней: не можете ограничиться визуальной стороной уровня пижамной вечеринки, но  стандартный формат телемоста с качественным изображением оказывается слишком статичным и недостаточно гибким в техническом плане. 

Поэтому стоит поискать оптимальные решения с профессионалами, проводящими трансляции. 

  • 6. Контент превыше всего

Когда уже во время эфира нашей дискуссии хлынула незапланированная волна запросов на просмотр, было понятно, что сработало сарафанное радио, которое запустил приглашенный нами узкий круг зрителей. Что было интересного в тестовом мероприятии? Контент. 

Мы сделали ставку на обсуждение перспектив для организаторов деловых мероприятий, так как сами были этим обеспокоены. 

Выполняйте «домашнее задание» качественно: работайте с аналитикой, собирайте объемную картинку ситуации и правильных экспертов. 

Пример алгоритма по разработке контента

  • 7. Координация и коммуникация

Составьте схему, которая будет отражать роли каждого из членов команды. Если координируете работу нескольких, опишите зоны ответственности. 

Для нашей команды одним из вызовов, который усложнил взаимодействие, было удаленное расположение передвижной телевизионной станции и режиссерского пульта.  Распределение команды в пространстве диктует свои условия — усложняется коммуникация.

Визуализируйте ее. Продумайте, какие коммуникационные потоки должны быть открытыми, а какие закрытыми, доступными ограниченному кругу лиц — например, только организаторам. 

Схема координации работы четырех команд и основных коммуникационных узлов в эфире

  • 8. Работайте со спикерами

Многие никогда не выступали удаленно, поэтому подготовка и моральная поддержка спикеров до и во время трансляции не будут лишними. За пару дней до эфира мы провели тест полноценного онлайн-мероприятия с удаленным подключением спикеров с помощью их домашних гаджетов, проинструктировали по картинке, звуку, расположению спикера в кадре и другим деталям и, конечно, обсудили содержание.

По итогам всех тестов составили памятку для спикеров по подготовке к эфиру. 

Основные вехи подготовки спикера к онлайн-выступлению


Включайте чувство юмора. Один эксперт, получив нашу памятку, написала на своей странице в Facebook, что договориться с котом ей будет трудновато. Это сподвигло нас создать шуточную памятку для питомцев наших спикеров.

  • 9. Работайте с аудиторией

Согласно статистике нашего эфира, 90% зрителей посмотрели большую часть трансляции. И вот две самые очевидные фишки для вовлечения аудитории: 

  • профессиональный модератор, который держит под контролем ход дискуссии;
  • возможность адресовать свои вопросы конкретным спикерам. 

Помните про адаптацию трансляции для мобильной версии — 46% аудитории посмотрели наш эфир на смартфоне. 

Проявите внимание. Дополнительным способом связи со зрителями стал Telegram-канал с информацией о программе, спикерах, технических особенностях, с плейлистом и небольшим приятным бонусом для участников — промокодом на доставку еды от проекта «Местная еда».

  • 10. Не бойтесь фидбека

Если вы впервые выходите в онлайн, то не бойтесь спросить спикеров и зрителей, что им понравилось, а что можно доработать. Решат эту задачу не только опросы, которые, будем честны, иногда очень лень заполнять, но и небольшая видеоконференция в Zoom для всех желающих после эфира. Возможно, кто-то из них окажется вашим будущим партнером. 

Как достичь максимума

  • Не складывайте все яйца в одну корзину 

Чтобы минимизировать технические и имиджевые риски, не собирайте всех участников на одной платформе. Предусмотрите разные способы подключения. 

  • Доверьтесь профессионалам

Поручив проведение трансляций профессионалам, вы избавитесь от болезненного самостоятельного погружения в техническую специфику и сэкономите время на оценку возможностей.

  • Делайте ставку на контент

Найдите больную тему, вопрос, который волнует всех. Предварительная всесторонняя проработка темы позволит выстроить продуктивное обсуждение.

  • Подготовьте спикеров

Составьте памятку для спикеров по подготовке к эфиру и протестируйте все моменты заранее.

  • Проявите внимание к аудитории 

Для вовлечения зрителей предусмотрите для них возможность адресовать свои вопросы конкретным спикерам. Обеспечьте дополнительные каналы связи с аудиторией.


Фото на обложке: Shutterstock / Yulia Grigoryeva

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Как перевести мероприятие в онлайн за 48 часов
  2. 2 Event на карантине: как сделать презентацию для онлайн-мероприятия
  3. 3 Гостям скучно на ваших мероприятиях? Эти 5 методик помогут их увлечь

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase