Как переехать в новый офис без лишних издержек

Проанализируйте потребности компании

Перед переездом важно вновь вспомнить, зачем вы меняете офис. Что вам всегда не нравилось в нынешнем помещении и чего в нем не хватало. 

Например, для демонстрации корпоративных презентаций устанавливают информационные мультимедийные стенды, а сотрудникам намного удобнее смотреть все на своих компьютерах. 

Либо для того чтобы работники могли передохнуть, ставят массажное кресло, которым никто не пользуется, потому что некогда и неудобно. А на деле коллективу не хватает обычных вешалок, зеркал и шкафчиков. 

Полезно напрямую пообщаться с людьми и выяснить их реальные потребности. В городском планировании уже устоялся термин партисипативное проектирование, то есть разработка проектов с участием самих горожан — сейчас такой подход все больше используется при создании офисов. 

Проведите опрос сотрудников и выясните, какие моменты больше всего ценятся и беспокоят их.

Выберите помещение

Подберите варианты помещений. Это удобно делать с помощью компаний-брокеров. Помимо самого поиска, некоторые из них выполняют так называемые Test Fit, пробные планы рассадки сотрудников. Так вы сможете понять, позволяет ли помещение разместить все отделы желаемым образом, хватит ли места для просторной переговорки, впишется ли ваша мебель и техника. 

Если пропустить этот пункт, то некоторые столы могут оказаться слишком тесно сдвинуты, либо расположены на проходе, так что сотруднику будет сложно сосредоточиться.

При выборе офиса оценивайте локацию на наличие следующих пунктов:

• транспортная доступность, 
• особенности пропускного режима, 
• адекватность собственника здания и его персонала, 
• развитость инфраструктуры в здании и в районе, 
• наличие кафе, магазинов и прочих мест, где можно приятно провести время, переключаясь между рабочими задачами в течение дня. 

Эти характеристики повлияют в дальнейшем на ваш HR-бренд. Соискатель со стажем оценит не только уровень зарплаты и качество задач, но и возможность заскочить в супермаркет неподалеку, прогуляться в обед по парку, зайти после работы в симпатичный бар. Близкое расположение хорошего музея тоже может оказаться серьезным преимуществом. 

Также обратите внимание на наличие сервисной поддержки. Сейчас в борьбе за клиента многие бизнес-центры развиваются в сторону гостиниц — берут на себя базовые сервисы, такие, как интернет, уборка, доставка воды, чем сильно экономят время арендаторов. Особенно это актуально для небольших компаний — если у вас нет своего административного департамента, забота о бытовых вопросах отнимает очень много времени, которое лучше посвятить развитию бизнеса.

Чтобы минимизировать издержки в последующем ремонте помещения внимательно изучите конфигурацию и планировочные особенности. Наличие существующих перегородок, несущих стен и колонн, размещение мокрых точек и окон. Эти и другие нюансы будут влиять на сложность ремонта и возможность улучшения пространства в будущем. 

Последний пример из нашей практики: компания долго не могла принять решение об аренде пространства, не понимая, как разместить в пространстве сто сотрудников — своими силами сделать это не получалось. 

После подключения нашего архитектора удалось сделать проект под 120 человек, не только не потеряв в комфорте, но и добавив зоны, необходимые для сотрудников.

Воспользуйтесь арендными каникулами

Если есть намерение вносить изменения на арендуемой площади, и они будут носить не сугубо декоративный характер, часть их можно выполнить за счет арендных каникул. Этот формат подразумевает, что вы уже получаете помещение в свое распоряжение, но еще не платите аренду за этот период. Традиционный срок каникул на рынке — от недели до месяца.

Иногда, если компании выбирают минималистичный дизайн и минимально вкладываются в ремонт, за время каникул даже получается сэкономить — вы уже начали работать, а аренда еще не началась.

Позаботьтесь о сотрудниках

Каким бы продуманным и плавным ни был переезд офиса — это всегда стресс для сотрудников. Работать, пока вокруг двигают шкафы, или участвовать в их перемещении, пока горят сроки по проектам, — не лучшее решение. Так что стоит заранее подумать о том, чем будет занят коллектив. 

В идеале можно на время переезда пересадить весь офис в коворкинг. За последние пару лет на рынке появилось несколько операторов, которые ориентированы на сдачу готовых офисов полноценным компаниям. Речь уже не идет ни о фрилансерах, ни о совместно используемой площади — вы получаете индивидуальное, полностью оборудованное пространство под нужное количество сотрудников.

Недавний пример на рынке — «Тинькофф банк» арендовал в коворкинге «СОК» готовые места для размещения сотрудников на то время, пока построится их собственный новый офис.

Более экономный вариант — разрешить сотрудникам поработать из дома. Однако он подойдет не каждой компании — если в команде много новичков, то есть вероятность, что они расслабятся без непосредственного контроля руководства. Хорошая идея — отправить сотрудников на обучение. 

Выберите перевозчика в соответствии с масштабом компании

При выборе сервиса грузоперевозок нужно решить, что вам больше подходит: перевозка с постатейными расходами или комплексный переезд. 

Первый вариант может выйти дешевле, но тут нужно внимательно оценить вес и объем всех предметов — даже при небольшом превышении придется доплачивать. Сэкономить получится, если у вас небольшой офис. 

Крупной компании проще воспользоваться услугой комплексного переезда. В этом случае перевозчик рассчитывает общую стоимость транспортировки ваших грузов, самостоятельно упаковывает, перевозит и все расставляет по указанным местам. Также он несет ответственность не только за сохранность имущества при переезде, но и за безопасность имущества третьих лиц. То есть вам не придется платить арендодателю, если при переезде грузчики поцарапают пол или сломают доводчик двери.

Как получить максимум

• Проведите опрос сотрудников до составления сметы действительно необходимых опций.
• Обратитесь к компании-брокеру, чтобы сделать план пробной рассадки.
• Оцените инфраструктуру, локацию и адекватность собственника.
• Выбирайте здание с сервисной поддержкой.
• Оцените ремонтопригодность помещения.
• Договоритесь о ремонте за счет собственника.
• Обеспечьте сотрудникам временные рабочие места вдали от шума ремонта.
• Проанализируйте объем имущества до выбора пакета услуг грузоперевозчика.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash