Как мы полгода искали помещение для офиса в Москве (и в конце концов нашли)

Зачем?

Любой офис доходит до момента, когда его уровня становится недостаточно. Сотрудникам не хватает пространства и комфорта. Обшарпанные стены, потертый ламинат и потолок в пятнах не мотивируют с радостью приходить на работу. Из-за некрасивого ремонта у работников падает производительность и ухудшается настроение.

Бывает, что меняется статус компании. IT-рынок требует, чтобы у известных игроков был современный «дом».

В середине 2017 года мы переехали в новый офис в Москве. Штат сотрудников вырос, предыдущее помещение морально устарело. Мы понимали, что у компании нашего статуса должен быть модный, представительный офис в бизнес-центре классе А. Эту проблему можно было решить только переездом.

Как мы искали помещение 

Мы могли остаться в предыдущем офисе и сделать капитальный ремонт. Но тогда не получилось бы сделать качественный рывок. Хотелось поменять не только атмосферу в помещении, но и бизнес-центр. Нам было важно, чтобы все смотрелось круто не только внутри, но и снаружи. 

Чтобы быстрее найти помещение, мы наняли риелтора со специализацией по офисным зданиям. Сразу сформулировали требования — должны помещаться: кухня, три переговорки, два отдельных кабинета, просторный open space, зона ресепшн.  

Наш главный запрос — бизнес-центр А-класса: красивый ресепшн на входе, система кондиционирования, современное здание, наличие склада. Рядом с метро, недалеко от центра города и железнодорожной станции, чтобы жители МО тратили меньше времени.

Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте

Фото предоставлено пресс-службой компании

К взаимодействию с риелтором нельзя относиться по логике «я вам плачу — вы мне результат». Агент предоставляет варианты, которые теоретически вам могут подойти. Но финальное решение остается за компанией. У вас не получится полностью отключиться от рутины поиска помещения.

Почему так много? 

Чаще всего, объявления делятся на два типа: действующие офисы компаний или «бетон» без ремонта.

• В первом случае прежде чем приехать на просмотр, я всегда оцениваю план помещения. Это заранее помогает понять — хватит ли места на все наши «хотелки». Если не смотреть план заранее, можно потратить много времени впустую. 
• Во втором случае все сильно проще с самим помещением — важны только площадь, адекватность управляющей компании и сам бизнес-центр. Но чтобы понять, подходит ли нам предложение в целом, нужно учесть много факторов: цену аренды, расположение, качество типового договора, «плюшки», которые входят в стоимость.

Если помещение нам понравилось — переходим к не менее важным требованиям. Смотрим на реальное время пути от офиса до метро, столовую, близлежащие магазины, время подъема на этаж. Последний пункт очень важен — в некоторых бизнес-центрах подъем занимает около 15 минут. Важно, чтобы сразу были клининг, обслуживание техники, регламентные работы по ремонту, склад. 

Фото предоставлено пресс-службой компании

Чтобы оценить, насколько комфортно работать в бизнес-центре, лучше всего пообщаться с будущими соседями. Они помогут понять нюансы, которые не получится выяснить по-другому. Я лично заходил в соседние компании и спрашивал про их впечатления. Никто не был против поговорить.

Оформление сделки

Один из самых долгих процессов — юридическое согласование договора. У нас оно заняло около месяца. Самый важный пункт — индексация цены. И в некоторых договорах эта индексация обязательная. В одном бизнес-центре нам предлагали низкую аренду, но с ежегодной повышением на 10%. Получается, что через пять лет мы бы платили сильно больше рыночной цены.

В итоге мы выбрали бизнес-центр, который находится в 30 секундах от метро и в пяти минутах от садового кольца на машине. Индексация цены аренды не безусловная, а зависит от рыночной ситуации. И она не может быть выше процента, который закреплен в договоре.

В помещении до нас «жили» несколько компаний. Пришлось снести несколько стен и сделать ремонт практически с нуля. Но сохранилась вся инженерная инфраструктура: вентиляция, водопровод, отопление. Это сэкономило нам минимум два месяца на ремонте.

Фото предоставлено пресс-службой компании

Забавный факт: наш новый офис мы нашли без помощи риелтора. Самостоятельно смотрели объявления в сети и нашли заманчивое предложение. Помещение в итоге не подошло, но понравился сам бизнес-центр.

Через несколько месяцев я позвонил туда узнать о других площадях. И узнал, что одна из компаний переехала на другой этаж этого же здания. Мы быстро съездили, посмотрели помещение и ударили по рукам. 

Риелтор не виноват — он полгода честно предлагал нам варианты. Мы заплатили ему гонорар.  

Как мы выбрали дизайн и сделали ремонт

Придумать хороший дизайн и сделать ремонт невозможно без помощи профессионалов. Мы решили сотрудничать с архитектурным бюро — это компания, которая придумывает дизайн, делает техническую документацию и нанимает строителей для реализации проекта. 

Чтобы выбрать подрядчика, мы составили список из 10 архитектурных бюро. Внимательно изучили портфолио и спрашивали рекомендации у их компаний-клиентов. Посмотрели документацию к предыдущим проектам. В итоге — сократили список до двух компаний.

На выбор бюро ушел месяц.

Решающим фактором оказались рекомендации и их стиль общения — на встречи приезжал тот состав менеджеров, с которым мы довели ремонт до конца. Топ-менеджеры решили, что нам нужен необычный дизайн — не хотелось делать брутальный лофт или креативно-мультяшный а-ля Google. После консультации с дизайнерами мы остановились на футуризме — он не так «заезжен».

Макет конференц-зала. Иллюстрация предоставлена пресс-службой компании

Нам очень повезло с архитектурным бюро. Благодаря их стараниям получился эргономичный и крутой дизайн. Финальный интерьер полностью повторял макет.

Конференц-зал вживую. Фото предоставлено пресс-службой компании

Советы тем, кто планирует менять офис

• Заложите на поиск помещения полгода

Тяжело найти помещение, которое будет удовлетворять всем требованиям. Но лучше поискать дольше, чем работать в некомфортном месте.

• Наймите специализированного риелтора

Он подберет вам много вариантов. Но полностью отключиться от поиска не получится. Риелтор не может точно спрогнозировать все ваши «хотелки».

• Всегда смотрите на план помещения

Это сэкономит вам несколько часов на дорогу и просмотр.

• Перед переездом обязательно пообщайтесь с соседями

«Живые» отзывы помогут дополнить впечатления к месту, которые вы видели два-три раза.

• Не рассчитывайте сделать ремонт в срок

Срок зависит не только от профессионализма подрядчика, но и от кучи других факторов. Полезно добавить к своим ожиданиям около месяца.

• Обратите внимание на индексацию аренды 

Сначала цена может быть низкой. Но уже через несколько лет она будет вне рынка, и вам придется переезжать в другое место. Внимательно прочитайте договор и рассчитайте затраты наперед.

---

Материалы по теме:

Нам удалось собрать классную команду. Что мы делали для этого?

9 лайфхаков для офисной жизни

Собираетесь внедрить канбан в бизнес-процессы? Вот с чего стоит начать

«Не профукайте культуру». Что в Airbnb думают об атмосфере внутри компании

Как культурные особенности и менталитет сотрудников влияют на стиль управления компанией

Фото на обложке предоставлено пресс-службой компании.