Нам удалось собрать классную команду. Что мы делали для этого?

Наша компания работает в сфере аутсорсинга, а это низкомаржинальный бизнес. Мы не можем себе позволить раздувать штат. Для оптимизации расходов мы ищем фрилансеров и дистанционных сотрудников, но как сформировать команду, чтобы бизнес-процессы оставались бесперебойными, сроки не срывались, а сотрудники работали?

Разберемся с фрилансерами

Это неплохой вариант, если задачи поступают нерегулярно, и вы не способны занять человека на каждый день или больше, чем на 6 месяцев. Фрилансер точно нужен, если вам необходимы узкие специализированные знания и не на каждый день (пример — таргетолог, который настроит вам рекламную кампанию за несколько часов). Небольшие компании ищут фрилансеров для экономии на налогах.

Мы работаем с фрилансерами-дизайнерами и корректорами, однако отказываться от оформления трудовых отношений мы не рекомендуем. Трудовой договор позволяет обеим сторонам чувствовать себя увереннее: исполнитель знает, что сможет отстоять свои права и истребовать оплату за выполненную работу, заказчик может зафиксировать сроки и требования. Но даже оформление договора не всегда спасало нас от недобросовестного партнера.

Если же вам нужно собирать специфические, только для вашей компании важные знания, и вы боитесь, что ваши наработки очень быстро попадут в руки конкурентов (да, работать с двумя конкурирующими компаниями, конечно, некрасиво, но тиражировать решения очень хочется, потому что на этом можно хорошо заработать, и многие фрилансеры это делают), лучше договориться о том, что вы берете человека в штат и сотрудничаете дистанционно.

В чем тогда экономия? Объясняем: вы будете меньше тратить на зарплаты и аренду офиса. Мы нанимаем дистанционных сотрудников в других городах, где средний уровень зарплат ниже, чем в Москве. Нам также удалось расширить зону поиска кандидатов: мы можем выбирать работников не только в  тех городах, где у нас есть офисы, но и в тех, где офисов нет (Тверь, Краснодар). Кроме того, можем сохранить ценного специалиста в штате даже в том случае, если он вынужден переехать по личным обстоятельствам. Пример — руководитель отдела оптимизации процессов. Человек, который отвечает за автоматизацию и контроль качества в нашей компании, был вынужден по семейным обстоятельствам переехать в Орел. Но он продолжает работать с нами, периодически приезжая в командировки.

Кроме того, удаленная работа позволяет увеличить возможности для маневра и расширить пул кандидатов: у нас есть специалисты по 1С и ABAP-программисты, чьи зарплатные ожидания превышали наши возможности. Однако мы смогли договориться с ними о приемлемой для нас компенсации, но при условии, что сотрудники работают удаленно и в офисе практически не появляются. В другой ситуации мы вряд ли смогли бы нанять специалистов такого высокого класса.

Сейчас в нашей компании более 40 дистанционных работников, и мы хотим рассказать о нюансах, которые важно учесть.

1. Считаем выгоду

Не всегда дистанционный сотрудник поможет вам сэкономить. Высококвалифицированные специалисты стоят дорого, даже работая из дома. Поэтому нужно сравнивать расходы.

Дистанционные работники нашей компании находятся в Воронеже, городах Уральского федерального округа, в Санкт-Петербурге.

Прежде чем принимать решение о найме сотрудника, составьте вот такую табличку:

Разница в стоимости офисного сотрудника в Москве и удаленного специалиста — 21 тысяча в месяц или 252 тысячи рублей в год. Есть ради чего стараться.

2. Подписываем договор

Этот документ позволит вам подстелить себе соломку на случай конфликтного увольнения и договориться с сотрудником обо всем «на берегу».

Мы рекомендуем указывать в договоре программу-минимум. Возможный вариант — указывать зарплату + премиальный фонд/надбавки. Премию вы можете платить каждый месяц или не платить вовсе — это решение руководителя. В нашей компании мы используем такую схему:  для одних и тех же должностей в компании зарплаты у нас одинаковые. Однако если один сотрудник берет на себя большую нагрузку, чем этого требуют его должностные обязанности, мы устанавливаем для него надбавку. Если по каким-то причинам его объем работы сократится, мы эту надбавку можем снять.

3. Что еще надо указать в договоре

• Как вы будете контролировать качество работ?

Советуем указать в договоре параметры, по которым вы будете определять эффективность работы или сделать дополнительное приложение к договору. Без KPI или каких-либо других количественных показателей вы будете обречены на постоянные конфликты с сотрудником. Он будет доказывать, что трудится не покладая рук, а вы будете думать, что специалист работает недостаточно эффективно. Подумайте, какие требования вы можете обозначить. Для программиста службы поддержки это может быть количество обработанных заявок в единицу времени, для копирайтера — объем текста в печатных знаках.

• Оборудование, которым пользуется сотрудник в работе.

По закону средства производства должен предоставлять работодатель, но, возможно, вы сможете договориться о том, чтобы специалист использовал собственный ноутбук и телефон (если, конечно, ваша политика информационной безопасности это позволяет). И здесь важно учесть расходы. Например, какую сумму выставит вам сотрудник за звонки в другой город? В нашей компании мы обеспечиваем дистанционных сотрудников компьютерами — таковы требования безопасности. Также мы подключаем работника к корпоративной мобильной сети, что позволяет нам избежать сверхрасходов и контролировать, не звонил ли сотрудник каждый день своим знакомым в другой стране.

• График работы.

Возможно, ваш новый работник привык творить ночью, а днем спит и на связь не выходит? Вы уверены, что вам это подойдет? Мы всегда обсуждаем это условие заранее. Например, у нас есть специалист, который работает с 6 утра до 3 часов дня, и всех это устраивает. Он занимается обновлением программных продуктов, и использует для этого самые ранние часы, когда другие сотрудники еще не появились на своих рабочих местах. Но вот PR-специалист должен быть на связи в течение стандартного рабочего дня. Вряд ли он будет продуктивно общаться с журналистами и коллегами до 9:00.

• Условия прекращения сотрудничества.

Поверьте нам на слово: уволить офисного сотрудника в соответствии с законодательством очень сложно. А дистанционного сотрудника — почти невозможно, если этого не предусмотреть в трудовом договоре. Поэтому лучше заранее продумать условия, при которых вы можете расстаться. Например, мы не можем гарантировать, что завтра дистанционный работник нам не понадобится в офисе на постоянной основе. Поэтому в нашем договоре написано: если возникнет производственная необходимость в выполнении обязанностей сотрудника в офисе, работодатель обязуется в этом случае проинформировать работника о расторжении трудового договора по указанному основанию не позднее, чем за две недели до даты увольнения.

4. Назначаем испытательный срок

Вы уверены, что ваши сотрудники легко смогут работать дистанционно? Если вчера человек работал в офисе, насколько легко ему будет адаптироваться к новым условиям? Возможно, ему необходим тотальный контроль в течение дня, а все важные вопросы он готов решать только при личной встрече. Согласно российскому законодательству, работодатель (за исключением некоторых должностей из числа руководителей) не может устанавливать испытательный срок свыше 3 месяцев.

Если вы знаете, что «присматриваться» к новому сотруднику вы будете дольше, вы можете оформить срочный трудовой договор, например, на период временного проекта, скажем, на 6-9 месяцев. Когда этот срок истечет, вы сможете расстаться с сотрудником, а если вы поймете, что это тот самый нужный вам человек, вы всегда можете продлить договор.