Колонки

«Нужно уметь рассказать историю так, чтобы аудитория в нее поверила» — как правильно готовиться к презентации

Колонки
Светлана Боброва
Светлана Боброва

Руководитель отдела New Business Development, Nielsen Россия

Софья Федосеева

Смотря со стороны на профессиональных спикеров, сложно представить, что за блестящим выступлением стоят годы опыта и серьезная подготовка к каждому мероприятию.

Светлана Боброва, руководитель отдела New Business Development Nielsen Россия, рассказывает, как подготовить действительно качественное выступление.

«Нужно уметь рассказать историю так, чтобы аудитория в нее поверила» — как правильно готовиться к презентации

Умение презентовать информацию — один из ключевых навыков успешного менеджера, без которого обходятся редкие единицы. И хотя идея отказа от громоздких презентаций длиной в сотни слайдов набирает все большую популярность, ораторское мастерство никто не отменял

Даже с парой слайдов нужно уметь рассказать историю так, чтобы аудитория в нее поверила. Но упражнений по риторике и теоретических правил построения текста не всегда достаточно — иногда практические советы, основанные на личном опыте, оказываются более применимыми. 



Именно наблюдения из личной практики спикеров могут помочь каждому если не приблизиться к уровню спикеров TED Talks, то хотя бы сделать шаг в этом направлении.


До презентации

Ключевой залог успеха — подготовка к презентации. Именно она дает ту непринужденную уверенность, которую чувствует аудитория. К такому ответственному делу проще подойти, разделив его не несколько этапов.


Подготовка материала

Знание материала — важнейший фактор успешного выступления. Этот пункт может показаться очевидным, но именно он становится одной из наиболее частых причин провала спикеров. 


Хорошая презентация получается тогда, когда вы сами подготовили слайды, знаете их структуру и расположение ключевых объектов. 

Но даже если вы не участвовали в подготовке материала, то должны точно знать, что стоит за каждой цифрой и выводом. Это поможет избежать типичных ошибок, когда спикер, например, поворачивается к аудитории спиной, чтобы прочитать слайды, или перебирает заготовленные бумажки с текстом. 

Пример. В 95% случаев я сама собираю или создаю слайды для презентации. И даже когда в нее попадают уже готовые материалы, не требующие правок, то они проходят не менее тщательную проверку: корректность данных, источники информации.

Ключевая мысль — любая из этих мелочей может как усилить эффект от выступления, так и подвести спикера. Особенно это касается информации из открытых источников.


Проработка истории

Именно проработанная история помогает сделать материал логичным и стройным. Здесь достаточно опоры на классическую схему: 

  • погружение аудитории в контекст, 
  • ввод проблематики, 
  • формирование конфликта, 
  • обострение проблемы, 
  • кульминация,
  • переход к сути презентации — описанию продукта или проекта, которые выступают ключом к решению задачи. 

Но можно и отойти от такой схемы, добавив в выступление больше драматургии. Например, позаимствовать нестандартный подход из книги или фильма. Что касается речи — вы можете как выучить ее наизусть, так и запоминать опорные тезисы.

Пример. В моем случае работа над историей начинается еще на этапе обсуждения выступления, темы, аудитории, самого мероприятия. 

Чтобы создать сильную историю, нужно думать не только о собственном выступлении, но и о контексте вокруг — тех, кто будет выступать до или после тебя, а также о слушателях. Это помогает верно расставить акценты и понять, стоит ли начинать издалека или лучше сразу перейти к сути. Ответы на эти вопросы и становятся основой того, что потом видит и слышит гость мероприятия.


Чувство времени

Знание материала и истории обеспечивает спикеру чувство времени. Заранее просчитайте, сколько минут займет выступление и помните: слайдов должно быть в полтора раза меньше, чем минут, отведенных на саму презентацию. 

Еще одно наблюдение из практики — тайминг во время реального выступления, как правило, оказывается на 10-15% короче, чем при его репетиции. Часто можно столкнуться с ситуацией, когда модератор говорит, что осталось пять минут, а у вас впереди еще десяток важных слайдов. 



Здесь совет один — не пытайтесь ускорить темп речи и не старайтесь довести презентацию до конца в ее запланированном виде. Выберите два-три слайда, без которых ваша история будет незавершенной. Главное — осветить самые важные мысли и резюмировать сказанное ранее. Тогда у слушателей в голове сложится целостная история.

Пример. Лично я очень люблю рассказывать историю подробно, с примерами, отвечать на вопросы. Но, как показывает практика, это сильно растягивает тайминг выступления. Поэтому приходится проговаривать примерный текст выступления заранее, чтобы укладываться в отведенное время. 

Если презентация проходит на очень высоком уровне, то обязательно записываю тезисы или даже полный текст выступления, чтобы к «дню Х» не думать о том, сколько займет речь. Примерно оценить тайминг помогают общедоступные инструменты, например, хрономер. Загрузите в него текст, и он покажет ориентировочное время, как если бы вы произнесли речь вслух.


Ориентация на аудиторию

Очень важно знать аудиторию, для которой вы презентуете: кто эти люди, чем они занимаются, какие темы им близки. Чем подробнее вы изучите ваших слушателей, тем более точно сможете расставить акценты в речи. 


Термины, релевантные для конкретной аудитории, всегда работают лучше, чем отрисованная инфографика, потому что слушатели чувствуют, что вы говорите с ними на одном языке.

Пример. Аудитория — один из самых важных факторов при подготовке, который многие начинающие спикеры игнорируют. Но именно от уровня и структуры аудитории зависит стиль речи, терминология, детализация озвучиваемых идей. 

Моя задача как спикера — донести информацию, сделать ее понятной и полезной слушателю, и здесь без анализа аудитории не обойтись. Я всегда стараюсь заранее узнать у организаторов, кого они ожидают увидеть, или ориентируюсь на собственный опыт. Но в обоих случаях информация о слушателях неизбежно влияет на конечный результат.


Личные примеры

Добавляйте релевантные личные примеры. Они помогут донести сложную информацию простым языком. Или поддержат ваши выводы и рекомендации. Личные примеры сигнализируют слушателям, что перед ними такой же живой человек, как и они. 

Пример. Я такой же потребитель, как и все: покупаю продукты, хожу в магазины, вижу рекламу. Поэтому во время выступлений, в первую очередь, рассказываю о собственном опыте: что я увидела, что купила, понравился мне товар или нет, побудила ли реклама совершить покупку, хорошее ли было обслуживание. 

Это не только может помочь производителям товаров и услуг улучшать свои продукты и услуги, но и показать свою близость к аудитории.


В день презентации

Самое сложное в день мероприятия — это волнение. Я не открою вам секрет, если скажу, что перед выступлениями волнуются все. Но есть два основных принципа, которые помогут чувствовать себя увереннее в любой ситуации.


Предсказуемость

В день презентации постарайтесь не делать ничего непредсказуемого и необычного для себя. Скажем, вы привыкли завтракать по утрам — позавтракайте. Не привыкли носить каблуки или «тот самый парадный синий костюм», в котором вам сложно двигаться, — не надевайте. 



Когда вы уверены в предсказуемости событий, своем внешнем виде и не делаете ненужных движений, вам, как правило, будет легче скрыть неуверенность.

Пример. Я всегда стараюсь просчитать время и варианты развития событий, снизив фактор непредсказуемости до минимума. Но если у вас возникают с этим сложности, вспомните другой секрет — многие люди суеверны. 

Мы надеваем «счастливые» вещи, берем с собой талисманы. И я — не исключение, ведь это тоже некая форма предсказуемости. И если она работает, то пользуйтесь ею.


Источники волнения

Определите источники своего волнения. Часто его причина кроется в том, что вы не привыкли быть в центре внимания — такая ситуация вас смущает или даже пугает. В этом случае постарайтесь изменить свое восприятие аудитории. 


Подумайте о том, что каждый сидящий в зале — такой же человек, как вы. Он настроен к вам благосклонно и доброжелательно. Ведь если вы собрались в одном месте на одном мероприятии — вас уже что-то связывает. 

Не будьте к себе излишне строги: быть несовершенным, признаться в том, что выступление для вас волнительно, — вполне нормально. Люди любят тех, кто похож на них, и желание быть излишне идеальным, скорее всего, будет выглядеть искусственно и лишит аудиторию доверия к вам.

Пример. Конечно, с опытом волнение уменьшается, но даже после десятков презентаций я все еще волнуюсь перед каждым выступлением. У каждого свой способ справиться с этим. Во время моих первых опытов я старалась не отвлекаться на аудиторию и просто рассказывала историю, которую заранее продумала, — в какой-то момент волнение отступало. 

Сейчас же моя стратегия — хорошая предварительная подготовка. Поверьте, это действительно работает.


После презентации

Многие думают, что на хорошо проведенной презентации дело заканчивается. Но есть один шаг, который может стать вашим огромным преимуществом: это активный поиск обратной связи. 



Возможно, на презентации были ваши коллеги. Спросите, что им понравилось в вашей презентации, а где они видят зоны для развития. Отзыв может содержать критику и даже сделать вам больно, но именно через этот нелегкий процесс лежит путь к сильным и убедительным публичным презентациям.

Пример. Один из моих руководителей записывал мою речь на видео, а затем мы разбирали ошибки. Тогда воспринимать обратную связь было тяжело, ведь это резкий выход из зоны комфорта, объективный взгляд со стороны. Но после этого вопрос «ну, как прошло?» стал для меня нормой. Теперь я никогда не упускаю возможности поинтересоваться у слушателей, насколько им понравилось мое выступление.


Как получить максимум

  • Тщательно подготовьте материал и проверьте корректность фактов и точность источников.
  • Продумайте историю с учетом аудитории и мероприятия. Разные аудитории — разные истории. Кто-то предпочтет детальный рассказ, а в другом случае лучше сразу перейти к делу.
  • Репетируйте. Чем больше и чаще, тем лучше.
  • Выступайте с уверенностью. Для этого исключите фактор непредсказуемости и учитесь справляться с источниками волнения.
  • Просите поделиться фидбэком и делайте работу над ошибками. Это лучший способ учиться на своих ошибках и развиваться в качестве спикера.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 «За выступлением должна крыться ваша жизнь, без пафоса и великих истин». Как заинтересовать аудиторию, если вы спикер
  2. 2 Не выступаете в качестве спикера на бизнес-ивентах? Тогда можете забыть об успешной карьере
  3. 3 Не будьте спикером для пустого зала: есть идеальный метод запомниться аудитории