Командная работа в разных часовых поясах: как выстроить и поддерживать

Удалённый формат работы за последние два года плотно вошёл в жизнь многих компаний. Однако при всех своих преимуществах удалёнка имеет ряд сложностей в организации и контроле команд.

Если в офисе сотрудники могут напрямую спрашивать друг друга, как обстоят дела с работой, обсуждая задачи за обедом или во время перерыва, то в удалённом формате такой возможности нет. Коммуникация в команде усложняется, когда работники живут в разных часовых поясах. 

Способы организовать команду сотрудников из разных часовых поясов

Когда компания создаёт условия для комфортной работы персонала из разных часов поясов, то она становится привлекательной для специалистов из любой точки мира. Для того, чтобы скоординировать коллег, работающих с разницей во времени, у руководителей есть несколько способов.

Сверьте часовые пояса сотрудников и установите правила

В работе команды из разных часовых поясов руководителям важно предложить гибкий график работы, поскольку каждый сотрудник может быть эффективным только в своё время: кому-то комфортнее работать ночью, когда все домочадцы уже спят.

Главное — установить правила работы в команде, чтобы не было путаницы в коммуникации: определите, в какое время, каким способом коллегам выходить на связь и какие сервисы использовать для решения срочных дел.

Участникам команды, как и руководителю, важно быть в курсе рабочих графиков коллег и обозначить для себя время, в которое они могут давать друг другу обратную связь. Такой порядок поможет избежать звонков в нерабочее время.

Закрепите эту информацию в рабочем чате команды, например в Битрикс24, чтобы она была у всех на виду.

Пишите письма и заведите отдельный чат

Чаще всего удалённым сотрудникам советуют проводить регулярные созвоны, чтобы эффективно синхронизировать работу в команде. В условиях работы с большой разницей во времени эффективным инструментом становятся сообщения и письма в мессенджерах или на электронной почте. 

Однако общие митапы всё равно нужны для координации работы команды, чтобы коллеги могли решить возникающие проблемы и вопросы, обсудив их «вживую». Проводить такие созвоны можно раз в неделю или месяц.

Для ежедневного обмена планами лучше использовать отдельный чат, например, в Telegram, в который участники команды в начале своего рабочего дня будут писать над какими задачами они работали вчера, над какими планируют работать сегодня и возникли ли у них какие-то проблемы, которые мешают работе.

Поделите команду на мини-группы

Разные часовые пояса участников команды — главная проблема проджект-менеджеров и скрам-мастеров, особенно, если команда больше 15 человек. Чтобы организовать работу большого количества сотрудников, руководитель может разделить команду на мини-группы.

Объедините сотрудников, которые чаще всего работают вместе, синхронизируйте их рабочие часы и определите конкретный промежуток времени, в который они должны быть на связи, чтобы оперативно решать возникающие проблемы и вопросы. 

Для этого можно использовать Time Buddy — сервис, который позволяет синхронизировать рабочие часы команды. Каждый часовой пояс представлен рядом блоков, и вы сможете видеть, где у сотрудников есть пересечения во времени. 

Также деление команды на подгруппы поможет руководителю решить проблему с отложенной коммуникацией, организовав посменную работу: когда рабочий день одной мини-группы будет подходить к концу, она передаст результаты своей работы следующей «смене», и работа пойдёт дальше. 

Составьте roadmap проекта

Roadmap обеспечит сотрудникам единое понимание целей и задач проекта. Если в ходе работы у специалиста возникнут вопросы или сложности, то roadmap поможет проанализировать текущий прогресс и внести изменения, о которых узнают все участники.

Для создания карты работы руководитель может использовать ProductPlan или Basecamp: оба сервиса позволяют визуализировать ход проекта и достижения целей, создавать отдельные карты для мини-групп и вносить изменения в режиме реального времени, чтобы держать в курсе событий всех коллег. 

Резюме

Работа на удалёнке держится на самоорганизованности сотрудников. Даже идеальный график бесполезен, если люди не владеют тайм-менеджментом. Особенно большие сложности это вызывает при работе команды с существенной разницей во времени.

Однако опыт многих удаленных команд показал, что несовпадение рабочих часов может и не быть проблемой (при условии внутренней дисциплины персонала): достаточно систематизировать работу и установить чёткие правила, которые помогут скоординировать сотрудников и упростить их взаимодействие, несмотря на разницу во времени.

Фото на обложке: Alex Guillaume / Unsplash