Расчеты с подотчетными лицами в 2025: порядок выдачи денежных средств

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники, которым компания выдает деньги для выполнения рабочих задач. Они берут средства, тратят их по назначению, а затем отчитываются, предоставляя документы.

По теме. Открытое акционерное общество (ОАО): что это и как зарегистрировать

Допустим, менеджер по продажам едет на выставку. Ему нужны билеты и гостиница. Бухгалтерия выдает сумму, например, 50 тыс. рублей. После поездки он приносит чеки и отчет, а если что-то осталось — возвращает в кассу.

Расчеты с подотчетными лицами должны быть прозрачными: все расходы подтверждаются документами, а остатки возвращаются. Это помогает компании контролировать финансы и избегать нецелевых трат.

Кому можно выдать подотчетные деньги?

Когда бизнесу нужно что-то срочно купить — канцелярию, стройматериалы или даже билет на поезд, проще всего выдать сотруднику подотчетные деньги.

Кто их может получить:

1. Менеджеры по закупкам. Если в компании есть человек, который отвечает за закупки, он первый в списке тех, кто получает деньги. Ему проще дать наличные на месте, чем ждать, пока бухгалтерия переведет деньги на карту поставщика.
2. Руководители подразделений. Иногда руководителю отдела нужно срочно оплатить участие в конференции или заказать кофе на мероприятие. Главное, чтобы он потом принес чеки.
3. Сотрудники в командировках. Если человек едет в другой город по работе, его расходы на проживание, питание и транспорт покрываются подотчетными средствами. Без этого он просто останется без гостиницы и билетов.
4. Ответственные за мелкие хозяйственные расходы — когда что-то сломалось, нужен инструмент или расходники, проще выдать деньги ответственному сотруднику, чем оформлять сложные заявки.

Во всех случаях важно соблюдать порядок расчетов с подотчетными лицами, чтобы расходы были оформлены правильно.

Кому лучше не выдавать:

• новичкам, которые еще не разобрались в процессах. Они могут неправильно оформить отчет, а деньги уйдут «в воздух»;
• тем, кто уже допускал ошибки в отчетности. Если человек раз потерял чеки или потратил деньги не по назначению, есть риск повторения;
• сотрудникам без четкой задачи. Без определенной цели подотчетные средства не выдаются.

Выдавая деньги, нужно понимать, кто и на что их потратит. Иначе вместо закупок для компании можно случайно профинансировать чей-то личный ужин в ресторане. Чтобы этого не произошло, важно следовать порядку учета расчетов с подотчетными лицами и фиксировать все расходы в отчетах.

В компании должно быть прописано положение о порядке расчетов с подотчетными лицами, чтобы не возникало споров. Это документ, в котором указано, кто может получать деньги и в какой срок надо за них отчитаться.

На какое время и за сколько дней выдаются подотчетные деньги?

Есть четкие правила, которые помогают избежать путаницы и соответствовать порядку расчетов с подотчетными лицами.

По теме. Код вида дохода в платежном поручении: как его определить и какой ставить

Срок зависит от цели, но обычно не превышает 30 дней. Например:

• если сотрудник едет в командировку, деньги выдаются на весь период поездки. Допустим, он уехал на 5 дней — значит, потраченные суммы он должен подтвердить сразу после возвращения;
• если деньги нужны на разовые покупки (например, канцелярия или материалы), срок отчета устанавливается компанией, но обычно это 3-7 дней после получения.

Здесь все зависит от ситуации. Если это:

1. Командировка, то средства можно получить за несколько дней до поездки, чтобы спокойно купить билеты и оплатить проживание.
2. Закупка товаров, то деньги выдаются за 1-3 дня до покупки.
3. Непредвиденные расходы, то подотчетные средства выдают сразу.

Как правильно учитывать подотчетные деньги?

Важно соблюдать порядок учета расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать путаницы и ошибок. Для этого бухгалтерия ведет учет выданных сумм, собирает подтверждающие документы (чеки, акты, накладные) и следит, чтобы сотрудники компании вовремя возвращали неиспользованные средства.

Расчеты с подотчетными лицами в 2025 году остаются под контролем налоговых органов. Компании важно следить за обновлениями законодательства, особенно в части цифрового документооборота и возможных ограничений на наличные расчеты.

Лимиты выдачи подотчетных средств

Существует лимит на расчеты наличными: сотрудник не может оплатить более 100 тыс. рублей другим компаниям или ИП по одному договору. Если лимит превышен, стоит использовать безналичный расчет. За превышение налоговые инспекторы вправе наложить штрафы:

• индивидуальному предпринимателю — от 4 до 5 тыс. рублей;
• предприятиям малого бизнеса — от 20 до 25 тыс. рублей;
• среднего и крупного — от 40 до 50 тыс. рублей.

Документы для оформления подотчета

Заявление на выдачу подотчетных денег:

• сотрудник пишет заявление, где указывает сумму, цель и срок использования;
• в небольших компаниях могут использовать стандартный шаблон. Например, если менеджер закупает офисные товары, он указывает: «Прошу выдать 10 тыс. рублей для покупки канцтоваров».

Распоряжение руководителя:

• если компания крупная, может понадобиться согласование с директором или финансовым отделом;
• иногда достаточно подписи на заявлении, но в отдельных случаях требуется приказ о порядке расчетов с подотчетными лицами, в котором закрепляются правила выдачи и возврата средств.

Кассовый ордер или платежное поручение:

• оформляют расходный кассовый ордер, если выдаются наличные;
• если переводят на карту — используется платежное поручение.

Авансовый отчет:

• после использования денег сотрудник обязан отчитаться;
• к отчету прикладывают чеки, накладные, акты выполненных работ;
• если остались неиспользованные деньги, их возвращают в кассу.

Приходный кассовый ордер (если есть возврат средств):

• оставшиеся деньги нужно вернуть в кассу;
• бухгалтерия оформляет ПКО и вносит данные в учет.

Что важно помнить:

• деньги нельзя тратить на личные нужды. Если покупка не подтверждена чеком или актом, бухгалтерия не примет отчет;
• чтобы упростить процесс, многие фирмы переходят на электронные документы, где все оформляется через бухгалтерскую систему.

Грамотный порядок ведения расчетов с подотчетными лицами помогает избежать ошибок и недоразумений. Если все делать правильно, работа с подотчетными деньгами станет прозрачной и удобной для всех участников процесса.

Срок отчета и возврата

После окончания срока действия выделенных денежных средств, работник должен составить отчет об использовании предоставленных средств. Данный документ подлежит утверждению непосредственным начальником, при условии его согласия с указанной информацией. Исходя из отчета о произведенных тратах, определяется размер средств, подлежащих возврату сотрудником, либо сумма перерасхода, которая подлежит возмещению.

В отчете надо детально отразить все произведенные расходы, с указанием дат, сумм и целей каждой траты. К отчету прилагаются подтверждающие документы: чеки, квитанции, накладные и другие финансовые документы, подтверждающие факт и размер произведенных расходов.

Отсутствие подтверждающих документов может повлечь за собой непризнание соответствующих расходов и необходимость их возмещения сотрудником.

После утверждения отчета, бухгалтерия производит окончательный расчет. Если сумма фактически произведенных расходов меньше суммы выделенных средств, сотрудник обязан вернуть неиспользованный остаток в кассу организации. В случае превышения суммы расходов над выделенными средствами, организация возмещает сотруднику сумму перерасхода, при условии его согласования с непосредственным руководителем.

Авансовый отчет предоставляется во всех случаях, кроме командировки, в соответствии со сроками, установленными локальными актами работодателя. Командировочные предоставляются в трехдневный промежуток времени после фактического окончания командировки.

Если сотрудник получил деньги на карту, он может снять остаток средств наличными. При возврате денежных средств кассир обязан выписать квитанцию, оформление чека не требуется.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги?

В этом случае компания или индивидуальный предприниматель могут предпринять следующие действия:

• взыскать сумму из заработной платы работника либо через суд;
• простить долг.

Чтобы взыскать из зарплаты, нужно:

1. Издать приказ о взыскании задолженности. Это необходимо сделать не более чем через месяц с момента истечения периода, отведенного на возврат средств. Если этот период будет пропущен, взыскивать долг можно будет в судебном порядке.
2. Взять письменное согласие у работника на то, чтобы удержать сумму долга. Сотрудник обязан написать бумагу в произвольной форме, где будет отмечено, что он согласен с удержанием задолженности или подписать приказ руководителя.
3. Если работник отказывает, задолженность нельзя вычесть из зарплаты — в таком случае обращаться в суд.
4. Вычесть долг из выплаты. Из каждой суммы, выплачиваемой сотруднику, возможно вычесть не более 20%.

Если руководитель принял решение простить долг, то нужно это также задокументировать. Например, выпустить соответствующий приказ.

Не получилось осуществить удержание задолженности или взыскать ее через суд, задолженность подлежит списанию.

По теме. Можно ли выдавать зарплату наличными и как это сделать

Период для таких задолженностей — 3 года. Он начинается на следующий день после даты, в которую сотрудник должен был вернуть неиспользованные средства. При прерывании отсчета период начинает исчисляться заново.

Налоги и взносы с подотчетных сумм

Если работник не возвращает деньги, которые он не успел потратить, на эту сумму начинает начисляться НДФЛ и страховые взносы.

Подобные ситуации могут возникать, если:

• сотруднику прощается задолженность;
• работодатель списывает задолженность по причине истечения периода, когда можно подать иск;
• сотрудник не предоставляет информации о расходовании полученных денежных средств.

Как учесть подотчетные суммы в бухгалтерском учете?

Все расчеты регистрируются по счету 71. Если деньги выданы наличными, оформляется ПКО. Если перечисляются на карту — составляется платежное поручение.

Кроме того, финансовый работник (бухгалтер) должен свести журнал операций расчетов с подотчетными лицами и оформить этот документ в отчет о расходовании или возврате. Затем сверить общий баланс, тем самым проводя аудит расчетов с подотчетными лицами.

Когда выданная и расходная части равны, то бухгалтерский баланс будет равен нулю.

Рассмотрим примеры бухгалтерских расчетов с подотчетными лицами для ситуации, когда у сотрудницы компании остались лишние деньги:

• Д71К50 (5000) — неизрасходованные суммы были возвращены в кассу;
• Д50К71 (1000) — работница отдала обратно те деньги, которые не были потрачены;
• сотрудница вернула средства на счет компании — Д51К71.

Рекомендации предпринимателям

Ирина Смирнова собрала несколько полезных советов предпринимателям:

• всегда держите в поле зрения актуальные изменениями в законодательстве, касающиеся расчетов с подотчетными лицами;
• регулярно повышайте квалификацию своих финансистов и бухгалтеров. От них зависит благосостояние компании;
• внедряйте электронные системы учета для эффективного расходования времени на обработку документов и минимизации риска ошибок.

Итог

1. Средства могут быть выданы как работникам по трудовому договору, так и индивидуальным предпринимателям или лицам, работающим на основании гражданско-правовых договоров.
2. Работодатель самостоятельно утверждает порядок выдачи и максимально возможные суммы подотчетных средств, которые фиксируются в соответствующих локальных нормативных документах.
3. Организация сама должна подготовить все нужные документы, чтобы оформить подотчет.
4. Сотрудник обязан представить отчет о том, что средства были использованы под задачи и предоставить компании авансовый отчет. В противном случае неиспользованные суммы будут квалифицированы как доход сотрудника, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, а также необходимости уплаты страховых взносов.

Фото на обложке: Freepik