Система OKR: как сосредоточить силы всех сотрудников на достижении целей бизнеса

Стив Джобс часто ставил, казалось бы, невыполнимые цели для своей команды. Но его харизма и обаяние действовали на его коллег завораживающе, сотрудники теряли ощущение масштаба и фокусировались на амбициозной цели. Позже этот эффект прозвали «полем искажения реальности», а Джобса называли манипулятором. Но, несмотря на это, его сотрудники достигали поставленных задач.

Как превратить далекое от настоящего «Хотим вывести свой продукт на мировой рынок» в понятный и конкретный список целей и этапов на пути к ним? Рассмотрим на примере системы OKR.

Система рассчитана на многоуровневое планирование, начиная от всей организации и заканчивая каждым отдельным сотрудником. OKR составляют на небольшой промежуток времени — примерно до года.

При построении системы OKR руководитель компании и заинтересованные лица определяют цели бизнеса, которые расходятся вниз по уровням — направлениям, командам и отдельным сотрудникам, как каскад. Каждый ключевой результат на уровне «ниже» служит тому, чтобы достичь цели «выше».

Разберем чуть подробнее составные части системы OKR.

Objectives — это цели, которые несут пользу всей команде, масштабны и значимы для каждого участника. Они имеют конкретные критерии:

• Лаконичность. Цель четко сформулирована и понятна всем сотрудникам;
• Амбициозность. Все участники команды должны в достаточной степени «загореться» этой целью;
• Абстрактность. В цели не должно быть конкретных цифр дохода;
• Убежденность. Вся команда должна верить в цель;
• Конечность. У цели должны быть дедлайны. 
  
  

Key results — это конкретные шаги, которые команде необходимо сделать на пути к каждой цели. Важно помнить, что ключевые результаты — не задачи. Они обозначают вершины, которые нужно покорить на пути к цели.

Есть несколько типов ключевых результатов:

1. Outcomes — ключевые результаты всей компании. За преодоление этих вершин стоит следить в первую очередь.
2. Outputs — эти результаты показывают, какие были приняты решения и какие шаги были сделаны на пути к цели.
3. Milestones — также известные как вехи — отмечают ключевые точки в работе с продуктом. Как и outputs, вехи не отмечают конечный результат, только шаги на пути к цели. 
4. Бинарные ключевые результаты — действия, отмечающиеся в формате «сделано / не сделано». Такой тип ключевых результатов допустим при работе по системе OKR, но не рекомендуется.
   
   

Из ключевых результатов складываются показатели амбициозности и сложности цели. 

Преимущества OKR

1. Фокус внимания на целях, развивающих компанию.
2. Ставка на амбиции и постоянный рост как всей компании, так и отдельных сотрудников.
3. Нет финансовой мотивации. Все привязано только к развитию компании.
4. Синхронизация всех сотрудников.
5. Прозрачность всех рабочих процессов.
6. Постоянное наблюдение за прогрессом.
7. Гибкость в изменении целей и адаптации их под любой коллектив.
8. Понятность целей и ключевых результатов на всех уровнях компании.  
   
   

Какие могут быть минусы в системе

1. Не всегда понятно, как доносить цели компании каждому сотруднику;
2. Большое количество ключевых целей может привести к расфокусу команды;
3. Сложно учитывать связь с другими командами, которые могут не работать по OKR;
4. Система требует дополнительных планерок по обсуждению целей;
5. Менеджер должен постоянно актуализировать ключевые цели компании в соответствии с рынком.   
   
   

Как правильно формулировать OKR

Необходимо создавать достаточно амбициозные для всего коллектива цели, но при этом достижимые. Важно, чтобы цель коррелировала с актуальным положением компании. Сложно выйти на мировой рынок, если вы только-только запустили стартап. Хотя — уже упомянутый выше Стив Джобс поспорил бы с этим утверждением.

При формулировании целей важно составлять их интересно и нескучно, чтобы сотрудники сами хотели их достичь. При этом они должны быть прозрачными и понятными.

Ключевые результаты должны быть конкретными и недвусмысленными. От их понятности зависит представление сотрудников, какой именно вклад они внесут при достижении целей.

Ключевые результаты — не совсем пункты в дорожной карте, которые нужно отметить галочками. Они воплощают собой ценность, которую может принести в команду каждый сотрудник для достижения цели. Также они показывают прогресс команды, связанных отделов или всей компании.

Ключевые результаты, в свою очередь, можно сформулировать после ответа на вопрос «что нужно сделать, чтобы достичь этой цели?».

Не стоит создавать OKR сразу на десять лет — эта система про более близкие цели. Выделяйте не более четырех целей. И к каждой из них до пяти ключевых результатов. Иначе команды начнут распыляться, а это никогда не приводит ни к чему хорошему.

Ошибки при работе с системой OKR

Можно ли перед внедрением OKR в работу заглянуть в будущее и подстраховаться? Да. Ниже перечислены ошибки, которые стоит учесть при введении системы OKR:

1. Слишком амбициозные цели на этапе планирования. Если вы только-только запустились, не стоит сразу же пытаться покорить вершину мировых трендов. Важно собирать фидбэк от сотрудников на общих встречах, чтобы корректировать цели при необходимости.
2. Цель не вдохновляет. Она чрезмерно размытая, не затрагивает всех сотрудников, сложно достижимая или не принесет пользы бизнесу. Важно, чтобы цель имела значение не только на уровне топ-менеджмента, но и для каждого рядового исполнителя. Как и в прошлом пункте, ошибка решается на OKR-встречах.
3. Сотрудники не общаются между собой. Отсутствующая коммуникация не позволяет в должной мере появиться связям между командами. Важно знать об успехах и неудачах своих коллег для сплоченности в общей работе.
4. Ключевые результаты неверно сформулированы. Возможно, сотрудники переоценили себя или недостаточно мотивированы на исполнение KR.
5. Цели и результаты остаются неизменными. Если вдруг OKR не меняются от месяца к месяцу, это повод задуматься — как так выходит, что у компании нет никакого развития.
6. Сотрудники уверены, что работать можно на 80%. Эта ошибка возникает из-за неправильного понимания одного из тезисов OKR «цели не требуют 100% выполнения». Важно донести до исполнителей, что работать нужно так же. Это цели компании становятся более амбициозными, объем работы при этом меньше не становится. 
7. Использовать OKR как список задач. Не просто так одни из видов KR названы вехами, система сосредоточена на ценностях и развитии компании, и ключевые результаты здесь — ценность, которую приобретает компания на пути к цели.
8. OKR составлен и забыт. Команда записала свои цели, указала ключевые результаты и больше к нему так и не притронулась.  
   
   

Как внедрить OKR на всех уровнях?

OKR можно ввести «сверху» как инициативу топ-менеджмента и начальства — или «снизу» как самостоятельный эксперимент внутри одной команды. Если нововведение оправдает себя, лидер команды с высокой долей вероятности сообщит о результатах внедрения OKR начальнику. А тот, в свою очередь, будет решать — стоит ли продолжать и расширять эксперимент на деятельность всей компании.

При введении в работу OKR необходимо как минимум участие лида команды, как максимум — начальства или иных заинтересованных лиц, которые могут влиять на глобальные изменения в команде. Рассмотрим вариант, при котором инициатива исходит «сверху».

Пошаговая инструкция

1. Выберите стратегию внедрения OKR. Как именно вы планируете ввести новую систему планирования — на уровне сотрудников, одной команды, связанных друг с другом отделов или сразу для всей компании. В зависимости от того, с чего вы начнете внедрять методологию, необходимо корректировать следующие шаги.
   
   
2. Расскажите о системе OKR компании. Сотрудников необходимо познакомить с системой и вдохновить их на эксперимент и потенциальный переход на новую систему. Одномоментного перехода не выйдет, это пошаговая настройка. 
   
   
3. Разделите цели на стратегические — те, что определяют направление развития компании, и тактические — конкретные шаги, которые нужно сделать для достижения целей.
   
   
4. Определите OKR на нескольких уровнях:
   
   — OKR всей компании — те самые стратегические цели, которые затрагивают всю компанию;
   — OKR связанных отделов — если ваша компания занимается несколькими проектами, все команды должны иметь свои цели и ключевые результаты.
   — OKR каждой команды — тактические.
   
   По ссылке вы можете ознакомиться с шаблоном от Авито, которым пользуется компания. К нему приложена подробная инструкция, как пользоваться таблицей для составления OKR на всех уровнях.
   
   
5. Установите личные OKR для сотрудников при необходимости. Этим лучше заняться лидеру команды вместе с ее участниками. Так каждый сотрудник будет ощущать свой вклад в общую цель.
   
   
6. Спланируйте OKR-мероприятия. В системе особое место занимает обратная связь от команды. На первых порах необходимо четко контролировать показатели и формировать статистику. Ниже — список важнейших мероприятий методологии:
   
   — еженедельные тактические OKR-встречи. Проводятся для взаимодействия между командами;
   — ежемесячные Check-in-OKR. Проводятся для презентации успехов команд. Важно, чтобы не было одного «ответственного» — докладчикам необходимо меняться. Таким образом команды осведомлены о работе других отделов;
   — ежеквартальные OKR-встречи. Это глобальный анализ продвижения к целям на всех уровнях с подробной ретроспективой.
   
   
7. Подведите промежуточные итоги. При работе с системой OKR важна обратная связь. Для этого и нужны все OKR-мероприятия, в которых сотрудники собираются, обсуждают результаты и на основе обмена обратной связью корректируют деятельность по достижению цели в моменте. Чем чаще вы собираете мнения сотрудников, тем более персональной и подходящей вашей команде становится система.
   
   
8. Проанализируйте результаты. Удалось достичь целей на 80%? Сколько ключевых результатов получено? Как общались между собой сотрудники разных отделов? Помогла ли OKR вам или результаты с целями так и не сдвинулись с места? И, если вам подходит система OKR, можно снова ставить цели.
   
   

OKR и общение

Как уже упоминалось выше, один из важнейших компонентов в построении системы OKR — общение между сотрудниками. В рабочих процессах связаны не только участники одной команды, но и люди, которые ранее не пересекались в работе. Чтобы понять, как связаны между собой сотрудники разных отделов, необходимо составить регламент взаимодействий отделов. 

После составления рабочего документа стоит проговорить связи между сотрудниками. Таким образом удастся не только познакомить коллектив, но и показать, как рабочие процессы влияют на конечную цель и на каждого участника. Некоторые отделы могут включать в свои ключевые результаты KR своих коллег.

Отделам, построившим карту взаимосвязи, крайне важно коммуницировать между собой на общих собраниях. Регулярные совместные мероприятия помогут сотрудникам понять, как много каждый вносит для достижения общей цели.

Как следить за эффективностью OKR

Цели поставлены, ключевые результаты намечены и даже выбраны дни для созвонов. Но как следить за огромным количеством переменных? В этом вам помогут знакомые инструменты.

Таск-трекеры

Подойдет любой удобный для бизнеса инструмент: Kaiten, Jiro, Trello, доска на Miro. Это общие пространства, где могут храниться все важные документы, там вы сможете сверяться с обновлениями, вести переписку и уведомлять об изменениях.

Дерево метрик

Это фреймворк, который помогает сфокусироваться на определенных метриках для достижения результатов. 

Как это поможет при работе с OKR? Если цель измерима, то с помощью дерева метрик можно составить ключевые результаты.

Дорожная карта

Это документ, в котором отображаются задачи проекта, сроки их исполнения и ответственные за этот этап. В случае OKR, дорожная карта составляется на основе диаграммы Ганта, только вместо конкретных задач — ключевые цели, которые необходимо достичь к конкретному периоду.

Важно следить за актуальностью Дорожной карты и исправлять ее после OKR-мероприятий.

Календарь мероприятий

Этот инструмент поможет сохранять главное в OKR — коммуникацию. Все встречи указаны в одном пространстве, что обеспечивает прозрачность процессов.

Резюме

Система OKR — универсальный инструмент, который быстро встраивается в работу компании, связывает между собой всех сотрудников и помогает мотивировать их не только ежемесячными премиями. С помощью этой методологии вы сможете приближаться к целям, которые казались ранее недостижимыми, благодаря четкому планированию своих шагов.

Преимущества OKR — прозрачность, гибкость и универсальность. Система повышает мотивацию и эффективность отделов на пути к общей цели. Все сотрудники понимают, как влияет их работа на результат компании, а благодаря обратной связи каждый имеет возможность повлиять на всю систему.

Рассчитанная на несколько уровней OKR позволяет создать план сразу для всей организации, где каждый сотрудник будет видеть, как именно он влияет на цель бизнеса. 

OKR не даст результатов моментально. Для лучшего понимания, подходит ли вашей команде эта система, нужно проработать с ней хотя бы год, а затем делать выводы. Цитируя Антона Черкасова, основателя сервиса управления сотрудниками Focus, команды обычно делятся на два типа: те, кто пробовал внедрить OKR и бросил, и те, кто хотел бросить, но в итоге разобрался.

Фото на обложке: Unsplash. Фото в статье предоставлены экспертом.