Колонки

Спросил, увидел, починил: как повысить эффективность сотрудников на удаленке с помощью HR-чекапа

Колонки
Эльза Егорова
Эльза Егорова

руководитель продуктов «Снами» и «TalentTech.Вовлеченность» ...

Ольга Лисина

Прибыльность компаний, в которых работают вовлеченные сотрудники, в среднем на 21% выше, чем в остальных. Но как оценить их вовлеченность, когда они работают удаленно, причем делают это без подготовки, без возможности выйти из дома и вообще не по своей воле? 

Если проблемы возникли — важно успеть их определить и начать решать как можно скорее: в условиях кризиса промедление может обернуться убытками, увольнениями и даже закрытием бизнеса. 

IT-холдинг TalentTech разработал инструмент для оценки эффективности команды в этих новых условиях. Эльза Егорова, руководитель продукта «TalentTech.Вовлеченность», рассказывает, как определить, с какими проблемами столкнулись ваши сотрудники на вынужденной удаленке и как им помочь их решить, чтобы сохранить эффективность команды по максимуму.  

Спросил, увидел, починил: как повысить эффективность сотрудников на удаленке с помощью HR-чекапа

На удаленке сотрудники работают эффективнее. Но не во время пандемии

Эффективность удаленных работников на 13% выше, чем у их коллег в офисе — к такому выводу пришли ученые, которые предложили сотрудникам колл-центра одного из крупнейших туристических агентств Китая добровольно перейти на работу из дома. Половина из них согласились, и через девять месяцев ученые сравнили их результаты с теми, кто остался в офисе. 

Оказалось, что удаленщики работали больше, так как реже брали перерывы и больничные, делали больше звонков и в целом были более довольны своей работой. Как показывают опросы, наиболее высокую вовлеченность демонстрируют сотрудники, которые 3–4 дня в неделю работают из дома и 1–2 дня находятся в офисе.

К сожалению, результаты этих исследований едва отражают сегодняшнюю действительность: из-за пандемии работники вынуждены были перейти на удаленку полностью, одним днем и не по своей воле. 



Не менее растерянными выглядят их руководители: они в один момент потеряли из поля зрения всех сотрудников, а привычные методы управления, постановки и контроля задач в удаленном формате не работают. И непонятно, как сказывается вынужденная удаленка на сотрудниках: их эффективность растет или, наоборот, падает, и бизнес нужно срочно спасать?

Пульс-опросы помогают понять, что происходит с сотрудниками 

Еще до самоизоляции те, кто выбрал работу из дома добровольно, говорили о сложностях, которые появились в их жизни вместе с новым режимом: так, более чем половине опрошенных сложно организовать свой рабочий день. 

Теперь ситуацию усугубляет ряд факторов: например, поток негативных новостей, неясное будущее и невозможность выйти из дома. В этих условиях сложно просто сфокусироваться на работе, особенно если работать приходится в неудобных условиях — например, втроем в маленькой квартире. 

Рассчитав индекс качества удаленной работы, мы выявили факторы, которые имеют наибольшее влияние на их эффективность и мотивацию прямо сейчас. К ключевым относятся:

  • знает ли сотрудник о новых правилах работы;
  • налажена ли его коммуникация с коллегами;
  • есть ли у него все необходимое для работы;
  • одобряет ли он действия высшего руководства;
  • как он взаимодействует с непосредственным руководителем и другими подразделениями;
  • получилось ли у него организовать свой рабочий день;
  • соблюдает ли он баланс работы и личной жизни;
  • какой уровень стресса испытывает.

Индекс качества удаленной работы отражает, как изменились, по мнению сотрудников, ключевые аспекты их работы с переходом на удаленку: то, как они выполняют свои рабочие задачи, решают срочные вопросы, общаются с коллегами и как ставит задачи и контролирует их выполнение руководитель. 

Индекс дает верхнеуровневое понимание ситуации в компании, а факторы его детализируют — становится понятно, где конкретно спрятаны проблемы. 


Можно рассчитать индекс вручную — для этого компании нужно учитывать процент людей, которые по каждому аспекту опроса не чувствуют ухудшений.

Важно определить проблемы и начать их решать как можно скорее — в условиях кризиса промедление может обернуться убытками, увольнениями и даже закрытием бизнеса.

Поэтому мы считаем правильным проводить опросы еженедельно.

Каждая серия включает в себя 7–10 вопросов. Список каждый раз меняется в зависимости от результатов прошлого опроса — если какие-то факторы получили низкие оценки, имеет смысл уделить им больше внимания в следующий раз. 

Результаты разных отделов могут отличаться.

Если какой-то отдел чувствует себя на удаленке хорошо, возможно, стоит рассмотреть вариант его перевода на дистанционный формат в будущем, а следующие опросы проводить только в тех отделах, где есть проблемы.

Таким образом, можно быстро выяснить, кого и что конкретно беспокоит, сразу начать это исправлять, параллельно анализируя эффективность принимаемых мер. 


Способы повысить вовлеченность на удаленке 

Когда вы знаете, какие из факторов вовлеченности провисают, можно начать это исправлять. Как показывает наш опыт, следующие советы могут помочь вам улучшить жизнь работников на удаленке. 

Осведомленность 

  • Держите команду в курсе, как меняются приоритеты и цели компании. Общение должно быть регулярным, а время встреч — предсказуемым: сейчас особенно важно создавать ощущение стабильности. Объясняйте каждому сотруднику, как задача, которой он занимается, помогает компании достичь стратегических целей, чтобы он чувствовал свою значимость. 


Коммуникация с коллегами

  • Донесите до сотрудников, что подготовка к онлайн-совещаниям — проработка повестки и предварительное знакомство с нужными материалами — должна быть более тщательной, чем к личным встречам, так как из-за возможных проблем со связью и техникой те же вопросы иногда отнимают до 30% больше времени. 
  • Задавайте позитивный тон: начните созвон с подчиненными с пары вопросов на отвлеченные темы, но заранее определите, сколько времени вы готовы на это потратить. 
  • Если после трех писем вы не приблизились к решению вопроса — договаривайтесь о звонке: передавать и распознавать эмоции в сообщениях сложнее, чем голосом. 


Коммуникация с руководством

  • Поддерживайте команду: каждое утро собирайте групповой звонок на 10–15 минут, чтобы настроить сотрудников на нужный лад. Можно болтать о личном или рассказывать о последних новостях, главное — включите камеру и попросите сделать то же самое ваших коллег.
  • Используйте таск-трекеры вместо отчетов, чтобы контролировать сотрудников и прогресс задач — для этого подойдет любая система CRM, сервисы Jira, Slack, Asana, Trello. Или хотя бы просто заведите таблицу в Google Sheets
  • Минимум раз в неделю созванивайтесь с каждым сотрудником индивидуально, чтобы обсудить, что ему удалось сделать за неделю и то, как он себя чувствует. Задавайте открытые вопросы: что мешает ему работать, что полезного он взял для себя благодаря переходу на удаленку — это поможет ему увидеть позитив в ситуации, оценить, как он растет профессионально в новых условиях.
  • В удаленном формате задачи нужно формулировать особенно четко и подробно. Пусть сотрудники самостоятельно заносят задачи в трекер — тогда вы проверите, правильно ли они их поняли. 


Инструменты для работы

  • Проследите, чтобы у всех сотрудников был хороший интернет – если нужно, помогите им переключиться на другой тариф или поменять провайдера.
  • Если у сотрудника нет возможности найти тихое место для работы – найдите для него наушники с шумоподавлением. Мы, например, доставили столы, стулья и мониторы из офиса тем, у кого дома не было нужной мебели, чтобы организовать себе комфортное рабочее место.


Баланс 

  • В удаленном режиме человек чувствует личную ответственность за то, чтобы сделать «достаточно» — следите, чтобы ваши работники отдыхали. Если они будут работать по 14 часов, через две недели гарантированно наступит выгорание.
  • Дайте сотрудникам возможность адаптировать свой рабочий график под свои нужды. У кого-то есть возможность заняться задачами, требующими полной концентрации, только после того, как уснут дети. Главное, чтобы сотрудники предупреждали коллег и руководство, что какое-то рабочее время взамен они будут тратить на семейные дела и не смогут реагировать на письма и сообщения коллег оперативно.


Как получить максимум

  1. Проводите опросы, чтобы выяснить, что конкретно мешает работать вашим сотрудникам.
  2. Решайте конкретные проблемы. Больше общайтесь с командой.
  3. С помощью опросов отслеживайте эффективность принятых мер.
  4. Помните: ваша главная цель — связать цели компании с личными целями каждого сотрудника. 

Фото на обложке и в тексте: Unsplash 

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Удалёнка в регионах: как перевести в режим «хоум-офис» тех, кто к этому не готов
  2. 2 3 совета, как создать ощущение сплочённости в коллективе на удалёнке
  3. 3 Как руководителям поддерживать команду в период коронавирусного кризиса

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

ВОЗМОЖНОСТИ

14 июля 2020

FoodTech

20 июля 2020

SKL Tech