Зачем нужна тревел-политика

Тревел-политика полезна и бизнесу, и сотрудникам. С её помощью компания получает контроль над расходами на деловые поездки, а значит, и экономию бюджета. Сотрудники же с тревел-политикой получают понятный и формализованный процесс организации командировки. 

Документ отвечает на всевозможные вопросы: где и как бронировать билеты и отели, какие расходы компенсирует работодатель, как подготовить и сдать авансовый отчёт и многие другие.

Таким образом, в компании появляется пошаговая инструкция, которая помогает легко спланировать деловую поездку, а высвободившееся время сотрудники смогут потратить на выполнение других задач.

Что можно настроить в тревел-политике

Для начала определитесь с целью. Зачем вашей компании нужна тревел-политика?

• Вы хотите минимизировать издержки на командировки?
• Сократить время на их планирование?
• Сделать процесс максимально прозрачным и понятным для сотрудников? 
• Или, к примеру, обеспечить безопасность работников, которые часто летают за границу?

Выделите главные моменты и уделяйте им максимум внимания при создании документа.

Лимиты как способ избежать перерасходов

Многие компании с помощью тревел-политики хотят сократить затраты на деловые поездки. Для этого в документе нужно отразить лимиты на стоимость билетов и отелей, а также других издержек в командировках.

• Это помогает избежать лишних трат: иногда сотрудник бронирует дорогой билет с более удобным ему временем вылета или дорогой отель, хотя в городе есть не менее комфортные, но более дешёвые варианты.
• Кроме того, в тревел-политике нужно указать разрешённые категории покупок: какие билеты можно покупать, только в эконом- или в бизнес-класс тоже.
• Для отелей стоит указать звёздность: например, разрешить бронировать только гостиницы категории «три звезды» или номера не выше стандарта. Отметим, что для каждого уровня сотрудников эти разрешения могут быть разными.
• Повышенных расходов на покупку билетов также можно избежать, если прописать в тревел-политике условие, что билет не может быть куплен менее чем за 4 дня до командировки.
• А поскольку срочные поездки полностью исключить невозможно, поэтому сделайте так, чтобы сотрудники могли только с помощью дополнительного согласования приобретать билеты, предполагающие выезд через несколько дней.

Внедрение лимитов на покупку билетов и бронирование отелей способно сократить командировочные траты до 30%.

Пример:

Один из способов хорошо сэкономить ― следить за распродажами и промоакциями, которые иногда проводят авикомпании и отели. Таких специальных цен на сервисах для организации командировок не будет, но при покупке напрямую нужно понимать, что бронь будет оформлена физлицом и закрывающих документов получить не удастся. 

Читать по теме: Эксперты подсчитали, на сколько подорожало размещение в командировках в 2024 году

Формуляризация трат как способ сделать расходы в командировке прозрачными

В тревел-политике нужно подготовить правила, которые помогут сотруднику понять, за что в поездках он платит самостоятельно, а что оплачивает компания — и, следовательно, он сможет рассчитывать на компенсацию данной категории расходов. 

По закону в командировочные расходы входит только дорога до места работы, а переезды на такси внутри города сотрудник оплачивает из суточных. Но в своей тревел-политике вы можете указать, что подобные расходы компания компенсирует отдельно.

Ещё вариант — указать, что сотрудник платит за мобильную связь, а расходы на деловые ужины с партнёрами берёт на себя работодатель.

Формуляриация трат в командировке помогает сделать расходы прозрачными и избежать недоразумений.

Пример:

Организация документооборота как способ оптимизировать работу бухгалтерии 

В тревел-политике стоит разработать правила подачи документов и отчётов, указать сроки сдачи и предложить простые и понятные примеры и шаблоны. Таким образом бухгалтерия будет вовремя получать все важные отчёты, ведь сроки и список будут известны сотрудникам заранее.

Введение чётких правил подачи документов от сотрудников, со сроками и шаблонами, помогает сократить время на обработку командировочных отчётов на 30% ― такими данными поделись с нами одни из наших клиентов.

Бухгалтерия может работать эффективнее, затраты на внешние услуги по аудиту сокращаются.Так, прозрачность и своевременность подачи отчётности улучшают финансовый контроль и планирование бюджета.

Как сделать тревел-политику более эффективной 

Хороший вариант — разработать не одну универсальную тревел-политику, а подготовить подразделы для разных задач бизнеса. Так вы сможете отразить нюансы, которые помогут сократить бюджет и упростить работу сотрудников.

Вот какие могут быть варианты:

• Поездки сотрудников на конференции и выставки.

Эти поездки ― часть имиджа и пиара компании. При этом расходы на проживание и требования к отелям в данном случае могут быть снижены, ведь сотрудник весь день находится на мероприятии (и гостиницу, кстати, разумно выбирать недалеко от места проведения). Также в таких поездках не требуются высокие расходы на питание: работник не будет организовывать ужины с клиентами.

• Поездки в рамках решения деловых вопросов — встречи, переговоры и так далее.

Такие командировки важны для развития бизнеса, и траты на них будут выше: сотрудника можно заселить в дорогой отель в центре города, включить в бюджет траты на такси и проведение бизнес-встреч в хороших ресторанах.

• Корпоративные выезды коллектива.

Эти поездки нужны для усиления HR-бренда компании и повышения лояльности сотрудников. Кроме того, обычно в данном случае речь идёт о групповом бронировании, ведь в поездку отправится больше десяти человек — а значит, понадобится сразу заказать много билетов и забронировать большое количество номеров. Также в бюджет могут входить экскурсии и различные мероприятия, которые будут организованы на месте.

• Bleisure-поездки.

Сравнительно новый тип бизнес-путешествий. Название происходит от объединения английских слов business и leisure (отдых). Отличие от обычных командировок в том, что сотрудник может задержаться в другом городе или стране на выходные либо взять пару дней отпуска. То есть не только поработает, но и отдохнёт.

Подобные командировки очень любят сами сотрудники, да и для бизнеса польза очевидна: человек возвращается в офис отдохнувшим и замотивированным на хорошую работу. 

В тревел-политике стоит указать нюансы подобных поездок: на сколько дней допустимо задержаться, какие категории билетов и отелей может выбрать сотрудник, разрешено ли ему доплатить за повышение класса перелёта и звёздность отеля и так далее.

Кроме того, некоторые компании позволяют брать в bleisure-поездки семью — и это тоже нужно письменно зафиксировать в тревел-политике.

Читать по теме: Оформление командировки сотруднику в 2024 году

Как следить за исполнением тревел-политики

Конечно, мало просто составить документ. Если сотрудники не будут соблюдать правила, вы потратите время впустую. И самый простой способ контроля — бронировать все командировки через единую платформу. 

Сегодня существует множество сервисов для организации командировок. Они удобны продуманными инструментами контроля.

В личном кабинете вы сразу можете выставить все лимиты из тревел-политики: правила бронирования, категорию билетов и отелей, разрешённую стоимость, круг согласующих лиц. Таким образом, сотрудник никак не сможет обойти эти правила — ни случайно, ни сознательно.

Важно понимать, что тревел-политика – это просто документ, свод правил. Он может быть составлен в любой виде, распечатан или храниться где-то в электронном формате.

Но если он не оцифрован в каком-то из сервисов, то за исполнением правил должен следить как минимум один человек (тот, кто согласовывает деловые поездки). Он может сверять стоимость билетов с указанными в документе лимитами, звёздность гостиниц и смотреть, насколько заранее сотрудник планирует оформить заказ.

Конечно, у сервисов для организации командировок есть и другие ощутимые преимущества. Они созданы именно для юридических лиц, поэтому в них продумано всё — от вариативности оплаты до оформления всех необходимых отчётных документов.

А если подключить интеграцию к одному из инструментов (1С:Бухгалтерии, Контуру, Финологу или другому) данные будут заполнены автоматически, и бухгалтеру останется только всё сверить).

Даже без тревел-политики бронирование через специализированный сервис серьёзно упрощает организацию деловой поездки, а если у вас есть грамотно составленный документ, бизнес получает возможность контролировать расходы и экономить бюджет на командировки.

Читать по теме: Карта TravelTech рынка России: Управление поездками

Фото на обложке: Natee Meepian / Shutterstock