Оформление командировки сотруднику в 2024 году

Содержание:

• Что считается командировкой
• Общие правила направления сотрудников в командировку
• Что такое положение о командировках и обязательно ли оно
• Как отправить работника в командировку
• Как продлить командировку
• Срок командировки
• Заявление на выплату аванса
• Как отозвать работника из командировки
• Командировка сотрудника-иностранца
• Как провести перерасчет по командировочным расходам
• Бронирование жилья и билетов
• Выплата суточных
• Отчет о командировочных расходах

Что считается командировкой

В соответствии с ТК РФ, командировка — это выезд по задаче руководителя для решения служебных задач. Всё это вне офиса компании. Если у сотрудника есть постоянное место работы, командировкой будет любая поездка в другую местность или филиал компании. 

Если у сотрудника установлена разъездная работа, его выезды не являются командировкой. Нужно ли тогда оформлять командировку? Если вы указали в соглашении с работником территорию разъездов, для выезда за ее пределы надо оформить командировку сотруднику.

Скажем, когда территория разъездов — Москва, поездки в Московскую область являются служебной командировкой. Время такой поездки утверждает компания (руководитель) — это может быть один день, несколько дней... Максимального срока в законе нет. 

Общие правила направления сотрудников в командировку

Порядок оформления командировки состоит из нескольких аспектов:

• В командировку отправляют только штатных сотрудников,
• У работника сохраняется должность и заработок,
• Компания должна компенсировать затраты на дорогу, проживание и другие траты по согласованию с руководителем,
• Работодатель письменно в виде приказа фиксирует оформление командировки,
• Льготные группы сотрудников запрещено отправлять в поездки. В ином случае нужны отдельные документы для оформления командировки: согласие, отсутствие противопоказаний и др. Ко льготным группам относятся беременные женщины, люди до 18 лет, оформленные по ученическому договору, инвалиды, женщины с детьми, родитель с ребенком до 14 лет, если другой родитель на вахте, призван по мобилизации или служит по контракту, и ряд других.
  
  

Что такое положение о командировках и обязательно ли оно

Положение о командировках — отдельный документ, который должна издать компания. Положение определит, как правильно оформить командировку. Его наличие не обязательно по закону, и если его нет, вас не оштрафуют. Не в каждой компании есть люди, которым оформляют служебные поездки.

В то же время, если вы практикуете командировки, рекомендуем издать документ. И не забудьте ознакомить с ним под подпись работников, чтобы оформление командировки прошло правильно. Положение полезно, так как в нём можно закрепить список документов для командировок, правила оформления и отчетности, выплату компенсации. Положение обоснует затраты для ФНС.

Как отправить работника в командировку

Раньше оформление командировки включало выдачу удостоверения. Сейчас оно не нужно. Оформление командировки в 2024 году очень простое.

Пошаговое оформление командировки:

1. Проверьте запреты и ограничения на оформление командировки. При необходимости запросите согласие работника. Если есть льготы, работник вправе отказаться от поездки.
2. Оформите приказ. Уведомлять о нем заранее необязательно, но ознакомить необходимо под подпись. Если у вас свой порядок оформления командировки, действуйте по нему. Помните: если человек не изучит документы для оформления командировки, он вправе не ехать.
3. Перед поездкой дайте работнику аванс для проезда, оплаты проживания. Выдать средства надо авансом, чтобы сотрудник не остался без денег, не отказался ехать или не пошел в суд.
4. После возвращения домой работник обязан предоставить отчетные документы.
   
   

Как продлить командировку

Закон не регламентирует изменение срока поездки, поэтому он остается на усмотрение компании. В любом случае надо подготовить приказ или решение о продлении времени командировки. Приказ — типовой. Образец легко найти в интернете.

Срок командировки

Работника можно направить в поездку в пределах региона проживания, в другие регионы или страны. Нормативные акты не регламентируют период командировки, это остается на усмотрение работодателя. Но срок должен соответствовать объему задач — это надо помнить перед тем, как оформить командировку. 

Есть ещё одно правило, которое надо учесть при командировках за границу. Согласно Налоговому кодексу РФ, когда работник за год находится более 183 дней за рубежом, он перестает быть налоговым резидентом. Для нерезидента налог на доходы (НДФЛ) вырастает с 13-15% до 30%.

По теме: Налоговый резидент: кто это такой и что это значит?

Заявление на выплату аванса

Чтобы получить средства на поездку, сотрудник пишет заявление. Правила выдачи денег регламентирует Банк России, который определяет порядок ведения кассовых операций, в т.ч. оформление служебной командировки. Деньги выдают на основании ордера. Чтобы его создать, нужен приказ и заявление сотрудника. Размер компенсации, в т.ч. суточные, компания определяет самостоятельно. Помните, что суточные до 700 рублей по России (и 2500 руб. в эквиваленте за границей) не облагаются налогом. Если суточные больше, компании придется платить НДФЛ.

Как отозвать работника из командировки

Отзывать из поездки надо так же, как продлевать или оформлять командировку. Руководитель пишет служебную записку об изменении даты и времени возвращения, и компания издает приказ. С ним знакомят работника. Когда он вернется назад — подпишет документ собственноручно.

Командировка сотрудника-иностранца

Оформление командировки сотрудника-иностранца зависит от статуса.

Как оформить командировку иностранным гражданам? Для сотрудника, который работает без визы или по патенту, оформление служебной командировки ограничено действием патента. Для визовых иностранцев можно оформить командировку до 10 дней или на 60 дней, если у человека разъездная работа. У сотрудников ВКС свои ограничения. Для лиц из стран ЕАЭС ограничений нет. В остальном порядок оформления командировок такой же, как и для граждан нашей страны.

Как провести перерасчет по командировочным расходам

Для подсчета расходов после поездки сотрудник должен предоставить отчетные документы. 

В положении о командировках надо указывать не только как правильно оформить командировку, но и что возместят сотруднику. Скажем, билеты на поезд до 2500 руб., гостиницу — до 4000 руб. в сутки. Если денег дали меньше, а потратил больше, после отчета издают приказ и бухгалтерия компенсирует средства работнику. Но перерасходы часто становятся причиной конфликта. Поэтому обязательно указывайте лимиты в договоре.

Бронирование жилья и билетов

Законодательство не уточняет вопрос выбора и оплаты пункта проживания и способов проезда. 

На практике каждая компания сама устанавливает порядок оформления командировки: способы и лимиты на поездки, выбор места проживания и т.д. Где-то этим занимается отдельный специалист HR-службы или секретарь: покупает билеты, оплачивает гостиницу. Некоторые компании поручают оформление командировок в 2024 г. внешним подрядчикам. Тогда сотруднику просто платят суточные и аванс. 

Но есть и практика, когда «трансфер» и проживание работник выбирает и оплачивает сам. Тогда он просто получает заранее нужную сумму. Так или иначе, все эти правила надо описать в локальном акте, чтобы не было поводов для конфликта.

По теме: Штатное расписание: как правильно составить и вести

Выплата суточных

Оплатить суточные — прямая обязанность компании. Платят их исходя из срока командировки. День выезда и прибытия назад входят в служебную поездку, за них также надо платить. Суточные, как мы уже сказали, каждая компания устанавливает сама, лимитов и ограничений закон не определяет. Возвращать эти деньги сотрудник не должен.

Отчет о командировочных расходах

Когда сотрудник вернется обратно, он должен передать в бухгалтерию отчет о своих затратах. На это дается три дня. Сохранять в поездке надо все документы, их нужно приложить к отчету. Пригодиться может все: посадочные, билеты, чеки, квитанции по расходам на проживание, такси, заправка на АЗС, кафе и рестораны, оплата багажа, сопутствующие покупки. Если такие компенсации компания регламентировала, сотруднику вернут всё до копейки. В ином случае сотрудник может потребовать больше и придётся выкручиваться, чтобы договориться.

Фото: Unsplash