Семь бесплатных (или почти бесплатных) сервисов для работы вашего бизнеса

1. Хранить код – Git

Как и у любого IT-проекта, у нас имеется много кода, который нужно где-то хранить. В качестве системы контроля версий, мы используем собственный приватный Git-сервер, размещенный на одной из наших VPS.

В качестве GUI клиента для Git мы используем TortoiseGit, который отлично работает в Windows, предоставляя удобные визуальные инструменты для решения конфликтов, выполнения всех рутинных операций (commit, pull, push, …) в «2 клика».

Это решение не имеет никакой абонентской платы (в сравнении с хранением приватного репозитория на github, например), а также не имеет никаких ограничений на количество репозиториев, соответственно оно не помешает дальнейшему развитию вашей компании.

2. Документирование – Doxygen

Наш продукт имеет достаточно много опций и возможностей, о которых нужно рассказывать нашим клиентам и партнерам. Для этого нам нужна качественная документация.

Этот список еще можно расширить одним главным требованием – нам нужен был инструмент, который парсит phpDoc блоки нашего кода и сам составляет документацию по коду, а, главное, чтобы потом можно было сослаться на определенный класс или метод класса в любой нашей статье из документации.

Мы нашли такой инструмент. Это бесплатный инструмент с открытым кодом – doxygen. Как мы поняли позже – это, по сути, отраслевой стандарт для документирования, так как его используют очень многие крупные компании. Помимо всех перечисленных выше функций, doxygen предоставляет еще достаточно большие возможности для индивидуализации внешнего вида, а также анализирует корректность phpDoc описаний кода, например, сообщает, что для какого-либо аргумента пропущен комментарий и т.д.

Возможности сервиса можно оценить, посмотрев на нашу документацию.

3. Управление заявками на техническую поддержку — osTicket

Первые полгода, наша техническая поддержка работала с помощью замечательного продукта osTicket, который мы, как обычно, разворачивали на своих VPS. Он бесплатный, но имеет огромное количество возможностей, среди которых:

1. Прием заявок и присвоение им номера через электронную почту.
2. Ведение переписки с клиентом вокруг заявки.
3. Назначение заявки специалисту, который первый начал отвечать на заявку.
4. Контроль за SLA (уведомления о достижении максимального срока ожидания ответа).
5. Возможность ведения базы знаний(шаблонов ответов).

Сервис отлично выполнял возложенные на него функции тикет-системы, но через полгода мы поняли, что нам нужна более функциональная система, которая бы агрегировала в себе возможности сервиса пожеланий, тикет-систему (аналогичную osTicket), а также сервис для оказания платной технической поддержки.

Каждый из трех сервисов должен был иметь уникальные функции:

• Сервис пожеланий должен был принимать мини технические задания от пользователей, в которых те рассказывали бы о том, чего им не хватает в нашем продукте. Другие пользователи могли бы голосовать за пожелания, а также комментировать их. Мы со своей стороны должны были проставлять статусы каждого пожелания, чтобы сообщить пользователям о ходе рассмотрения пожеланий.
• Тикет-система должна была по-прежнему принимать сообщения из электронной почты службы поддержки, группировать все сообщения вокруг одной заявки, позволять специалисту поддержки вести переписку со многими клиентами в удобном интерфейсе.
• Сервис платной разработки должен позволять выполнить определенную цепочку бизнес-процессов. Клиент с помощью сервиса должен иметь возможность создать заявку на разработку, специалист сервиса – оценить стоимость и сроки задачи, после чего клиенту нужно подтвердить или отклонить заявку. В случае подтверждения сроков и стоимости заявки, она переходит в статус «ожидает оплату» и после оплаты в назначенный день начинаются все работы над заявкой.

Готовой системы под наши требования мы не нашли, поэтому разработали её для себя с нуля за 3 месяца. Новая система уже была интегрирована в нашу общую инфраструктуру и имела интеграцию с единой базой пользователей. Так у нас родился полноценный центр поддержки или просто HelpDesk.

Наш HelpDesk не продается, но, скорее всего, когда osTicket уже не будет удовлетворять ваши требования, вы сможете вложиться в разработку или покупку более функциональной системы.

4. Управление задачами – Jira

В то время как у специалистов поддержки уже был свой инструмент для работы с обращениями клиентов, у нас появилась проблема – как организовать процесс работы команды разработчиков ядра нашей платформы, которые непосредственно никак не контактируют с конечными клиентами и работают по своим долгосрочным планам?

До того, как мы задумались о полноценной системе учета задач, мы вели учет:

1. На доске, висящей на стене.
2. В текстовых файлах, составляя список задач и проставляя плюсик в момент завершения задачи.

И эта схема, признаюсь, хорошо работала долгое время в небольшой команде до 5 человек. У нас был тот же Scrum, то есть мы составляли обширный план задач, декомпозировали его на множество мелких задач и упаковывали их в недельные спринты в блокноте. Только мы не знали тогда слов Agile, Scrum – это был для нас самый простой и понятный путь для решения большого количества задач.

Выбираем между Redmine и Jira

И у одного и у другого есть огромное сообщество, большое количество плагинов и обширный набор возможностей для работы с задачами.

• Redmine – бесплатный, но его интерфейс показался нам устаревшим и не таким удобным, как у Jira.
• Jira – коммерческий продукт, однако их ценовая политика показывает их глубокое понимание финансовых возможностей стартапов. Так, бессрочная лицензия на 10 пользователей для установки на отдельный сервер стоит $10, услуги системного администратора по установке Jira на отдельную VPS для нас обошлись в 2500 рублей. Так, за очень небольшую сумму, мы получили возможность бессрочно пользоваться одним из самых популярных инструментов для управления задачами в мире.

Стоимость VPS я не считаю, так как у нас в распоряжении был мощный выделенный сервер (VDS) и мы имели возможность заводить на ней столько VPS, сколько нам было нужно. Расходы на содержание «железки» мы несли независимо от того, какое ПО выберем для управления задачами.

К слову сказать, компания Atlassian (разработчики Jira) предлагает также выгодные тарифы для аренды их продуктов в облаке с постоянной небольшой платой.

5. Управление внутренними документами/инструкциями – Confluence

Со временем внутри компании накапливается определенное количество информации, которое необходимо зафиксировать в виде общедоступных документов. Это могут быть должностные инструкции, регламенты распорядка рабочего дня в офисе, регламенты обработки различных ситуаций для специалистов, вводные инструкции для новых сотрудников, фотографии с последнего корпоратива и так далее.

Для всего этого мы используем продукт Atlassian Confluence, если кратко, то он позволяет:

• создавать с помощью удобного визуального конструктора произвольные страницы, распределенные по древовидной структуре рубрик с различными правами доступа;
• вставлять на страницы блоки различного назначения, будь то фотогалерея или график продаж за последний месяц.

Благодаря этому инструменту, мы теперь экономим время даже на вводной лекции для новичков, вместо этого просто открываем им доступ в наш заранее подготовленный для этой цели раздел.

6. Форум – punBB

В какой-то момент мы поняли, что без прямого общения с нашими клиентами мы не сможем адекватно развиваться и мы решили запустить на своем сайте форум. Готовых движков для форумов много.

Избранным оказался punBB. Он бесплатный, обладает достаточным сообществом, чтобы быть интересным для любителей взломать что-нибудь, но на удивление не имевший открытых проблем с уязвимостями. Несмотря на устаревший код, форум работает очень быстро и обеспечивает нас сегодня всеми необходимыми функциями для комфортного обсуждения с нашими пользователями всех насущных проблем и предложений.

Признаюсь, нам все равно пришлось его немного допилить, чтобы обеспечить SSO (механизм единой авторизации на всех ресурсах ReadyScript).

7. Сайт, биллинг, партнерские программы, маркетплейс – ReadyScript

Наш сайт обеспечивает online-продажу лицензий для нашего ПО, а значит является eCommerce проектом, для нас это автоматически означает, что он будет работать на платформе ReadyScript.

С помощью возможностей ReadyScript мы успешно реализовали полную инфраструктуру для продаж и ведения бухгалтерии, автоматической работы нескольких партнерских программ, маркетплейс, систему публикации дистрибутивов и доставки обновлений и так далее.

Модульная архитектура позволяет безгранично развивать возможности ресурсов, построенных на платформе ReadyScript. Все наши сервисы это подтверждают.

Заключение

Компания должна быть максимально управляемой и для этого ей необходимы удобные инструменты. Как видно из нашего опыта, большинство самых востребованных инструментов для IT-компании либо стоят недорого, либо вообще бесплатны.

Не жалейте своего времени на настройку внутренних бизнес-процессов и профит не заставит себя ждать. Ведь каждая сэкономленная минута на рутинной операции может быть использована для выполнения задач, для заработка денег.

Материалы по теме:

Краткое руководство по написанию бизнес-плана

Эти задачи руководитель не имеет права делегировать

Как не срывать дедлайны: 8 работающих советов

Пять советов для тех, кто решился открыть свой бизнес

Как структурировать десятки проектов и сотни задач с помощью одного софта