Чем заменить офис на «удаленке»? Советы по созданию корпоративной соцсети

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Пока в России вводят новые меры борьбы с коронавирусом, компании перестраивают работу так, чтобы не терять производительности при переходе на удаленную работу как минимум 30% сотрудников. Опросы показывают — дистанционная работа снижает мотивацию сотрудников и побуждает работодателей менять кадровую политику. Вопрос актуален и для сферы логистики: ранее в нашей отрасли дистанционная работа не была распространена, сотрудники разных отделов привыкли сидеть в соседних кабинетах и в случае форс-мажоров (в грузоперевозках это неотъемлемая часть работы) решать вопросы лично.

Мы замечаем, что личное общение и единое поле коммуникации помогают сотрудникам быть продуктивнее и справляться со стрессом. Поэтому компаниям, которые чувствуют, что «удаленка» дается им непросто, советуем подумать над созданием корпоративной соцсети. 

Кому и зачем нужна корпоративная соцсеть? Чем это лучше чатов в мессенджерах? 

Рабочие чаты в мессенджерах и соцсетях есть почти у всех — и это хорошо. Они помогают быстрее коммуницировать и создают неформальную атмосферу, которой часто не хватает сотрудникам. Но в некоторых случаях они могут превратиться из продуктивного инструмента в источник бесконечных раздражающих уведомлений. В первую очередь — если компания большая. Тогда в ней есть либо один никогда не умолкающий чат (особенно если его участники работают в разных часовых поясах), который все рано или поздно перестают читать, либо огромное количество чатов по филиалам, отделам и направлениям.

В такой ситуации встает вопрос: как упорядочить и объединить эти дискуссии в одном месте? Корпоративная соцсеть, если сделать ее удобной и структурированной, подходит для этого лучше всего. 

Второй тип компаний, которым будет удобен этот инструмент — большие предприятия с очень разной спецификой работы сотрудников. Например, в крупной транспортной компании это и традиционные логисты, юристы и бухгалтеры, и ИТ-отдел, и маркетинг, а также огромное количество складских рабочих, водителей — эти люди могут никогда не пересекаться, но важно, чтобы они знали друг друга (хотя бы по фото в корпоративном аккаунте). 

У нас работает более 10 тыс. человек, география — от Калининграда до Петропавловска-Камчатского, и с помощью нашей корпоративной социальной сети «интранет» каждый сотрудник теоретически может познакомиться с любым другим. 

Кому еще стоит задуматься о корпоративной соцсети? Компаниям, в которых удаленная работа не практиковалась и оторванные от офиса сотрудники могут просто растеряться. Единое пространство поможет им ощущать себя командой. Неформальный корпоративный портал заменит общение на кухне в обед или утренний кофе. Например, первую версию интранета мы сделали еще в сентябре 2019 года. Тогда ее аудитория была всего 1,5 тысячи человек. Но сейчас к внутренней соцсети имеют доступ почти все наши сотрудники. Отчасти это связано с тем, что мы усовершенствовали интерфейс, этому способствовал и переход на «удаленку». 

Как все оформить? 

Команда «Первой экспедиционной компании» ставила перед собой несколько задач: выиграть у социальных сетей время, которое сотрудники тратят на онлайн-коммуникации, предложить удобную площадку для общения с аналогичным соцсетям функционалом. Разумеется, мы не хотели делать еще один мессенджер, цели конкурировать с Viber или Whats App не было.

Мы сделали соцсеть на базе фреймворка Django, архитектурное решение по соображениям безопасности полностью изолированное, «хостится» локально во внутренней сети.

Проект можно сделать на базе обычного корпоративного портала — информационного справочника, такие есть у многих компаний. Там публикуют регламентирующие документы, перечни льгот, актуальную информация отдела кадров, новости компании.

Какие могут быть «подводные камни»? В начале корпоративным порталам часто не хватает удобства и возможности неформального общения. На первом этапе можно сделать на нем автообновляемую оргструктуру организации, тогда каждый сотрудник будет точно знать, кого и где искать. Второй шаг — открыть для заполнения профиль сотрудника, сделать его менее формальным, создать удобный раздел контактов. 

На мой взгляд, в оформлении не нужно изобретать велосипед. Мы, например, выбрали интерфейс, схожий с базовым оформлением популярных соцсетей — он знаком большинству сотрудников. И, конечно, подумайте про мобильный доступ (на помощь снова придут популярные соцсети). Для нас, например, это было крайне важно, так как часть работников (складские служащие, курьеры, водители и пр.) вообще не сидят в офисе.

Часто возникает вопрос — нужно ли добавлять в соцсеть рабочие процессы. Универсального решения нет, все зависит от специфики компании. На наш взгляд, удобно, когда есть базовые рабочие инструменты — возможность оперативно заказывать расчетный листок, справки 2-НДФЛ, копии документов и так далее.

Как сделать неформально и не скучно? 

Постарайтесь сделать из корпоративной соцсети платформу для самовыражения сотрудников. Например, мы добавили блоги о спорте, хобби, досуге. Так можно объединять людей в группы по интересам. Например, организовывать спортивные турниры между отделами и филиалами, игры в пейнтбол. Здесь же удобно информировать участников о противовирусных нормах безопасности и о правилах поведения. 

Геймификация — инструмент, который грех не попробовать внедрить, имея общую корпоративную соцсеть. Она не только поможет сплотить коллектив, но и даст дополнительную мотивацию, если кого-то из сотрудников коронакризис выбил из колеи или ему сложно организовать работу на «удаленке». Соревнования — всегда стимул, особенно если есть призы.

Мы проводим на портале конкурсы, викторины, в которых соревнуются как целые отделы, так и сотрудники индивидуально. Например, есть конкурс «Золотая лига сервиса», где любой сотрудник, оказавший клиенту необычную или просто «добрую» услугу, может опубликовать историю об этом. Самые интересные истории выбираем голосованием и соответствующий филиал получает приз. Одной из историй «Золотой лиги» стал рассказ о том, как мы перевозили 30-килограммовые слесарные тиски довоенного производства для участника Второй мировой войны.

Когда началась война, Иосифу Петровичу исполнилось 10 лет. Его семью эвакуировали в Таджикистан. Туда же перевезли оборудование, целые цеха машиностроительного завода, при этом производство не останавливалось ни на день. Помещение старой ткацкой фабрики не вмещало все станки, и некоторое оборудование стояло прямо на улице, под навесами. Под одним из таких навесов у тяжелых тисков работал юный Иосиф Петрович. После войны тиски списали и мастер, чтобы поощрить мальчика за тяжелый труд, отдал их Иосифу...

Перевозка такого груза — непростое мероприятие, но в итоге инструмент был упакован и доставлен по нужному адресу. 

Вариантов поощрения множество, все зависит от специфики работы. Для популяризации нашей соцсети мы решили выдавать призы в коинах — внутренней валюте, которую можно потратить в корпоративном супермаркете ПЭК-Store. Он функционирует как обычный интернет-магазин. Коины нельзя обналичить, но пользователи могут передавать их друг другу, скинуться и купить что-то дорогостоящее, например, холодильник в офис.

Одна из самых важных составляющих корпоративных соцсетей, на наш взгляд, — возможность для сотрудников высказывать идеи по улучшению работы. Многие компании декларируют, что ценят инициативных сотрудников, однако часто идеи тонут в потоке корпоративной документации и на уровне докладных записок начальнику отдела. Хотите показать, что конструктивные предложения для вас важны? Сделайте прозрачным механизм по их выдвижению. Хотите принимать решения с оглядкой на сотрудников? Включите онлайн-голосования, возможность составлять петиции.

Мы остановились на создании блока «Генератор идей». В нем любой работник — водитель, сотрудник склада — может высказать идеи по рабочему процессу. За все время мы получили более тысячи идей. Каждое предложение проходит экспертизу, переводится в статус голосования и затем либо реализуется, либо отклоняется или откладывается «на перспективу».

Например, однажды сотрудник предложил внедрить сервис комбо-перевозки груза, чтобы у клиента была возможность комбинировать набор услуг транспортно-логистического оператора в зависимости от потребностей и снизить в результате общую стоимость сервиса. Идею внедрили.

Кроме того, часто предложения коллег попадают в «Школу мастеров» ПЭК, где практикуются в их реализации руководители подразделений. Сейчас «Школой мастеров» реализовано 95 инициатив «Генератора» по изменениям в компании.

Что еще важно? Постарайтесь не зарегулировать портал правилами и нормами — сотрудникам будет проще и понятнее. Например, у нас нет модерации контента. Все тексты сотрудников публикуются свободно, в интранете приветствуются общение и самовыражение. Единственный вид модерируемого контента — фотографии, и сделано это с целью верного обучения нейросети для автоматического распознавания сотрудников на любых снимках, загружаемых в альбомы. 

Как привлечь сотрудников в корпоративную соцсеть? 

Чтобы подогреть интерес к порталу, уже в первый месяц его работы мы внедрили внешний сервис распознавания лиц на фотографиях. Например, фотогалерея с корпоративного мероприятия пропускается через нейросеть, которая распознает лица людей и выставляет соответствующие метки. Кстати, именно отметку на фото и email-уведомление об этом разработчики Facebook использовали в качестве основного инструмента вовлечения пользователей. 

Важно, чтобы корпоративная соцсеть предлагала сотрудникам инструменты, которых больше нигде нет. Это могут быть те же элементы геймификации, доступ к информации, облегченные коммуникации. Например, у нас можно зайти в профиль сотрудника и отправить ему смс. Также можно связаться с коллегой по телефону через офисную АТС — она позвонит обоим собеседникам и свяжет их. Это удобно, если у кого-то нет средств на счету. 

Будут и сложности: к чему готовиться

Трудно заставить людей писать. На сто читателей может приходиться только один готовый генерировать контент. Поэтому мы решили простимулировать пользователей конкурсом — предложили им рассказать о случаях, когда они предоставляли клиенту не просто рядовую услугу, а что-то за рамками стандартных скриптов, более неформальное. Например, кто-то помог клиенту зарядить телефон, а кто-то — организовать срочную доставку новогодней елки и подарков в детский дом. Победителей выбирают общим голосованием. Подразделение, где работает самый отзывчивый сотрудник, получает баллы. На них можно купить приз: кофемашину, холодильник, книги, курс Excel и т.д. 

Второе — люди могут начать отвлекаться на общение и фото в рабочее время. Представьте, чем могут быть заняты сотрудники в первые дни после корпоратива, особенно если в соцсеть только что выложили фото? Конечно, они будут обсуждать мероприятие. Чтобы не вовлекать сотрудников в процесс еще больше, мы отключили возможность поиска людей на фото по каким-либо параметрам, кроме имени. Хотя раньше нейросеть умела искать человека, например, по цвету волос и увлечениям.

В корпоративной соцсети, как и в любой другой, люди тоже ругаются. Даже если вы отказались от модерации, когда споры превращаются в оскорбления, появляются ненормативная лексика и агрессия, есть смысл вмешаться — соцсеть должна оставаться рабочим инструментом. Важно дать сотруднику понять, что его поведение некорректно — это может быть предупреждение, затем — краткосрочный бан. Случается, что и после этого человек не может оставаться в корпоративных рамках — тогда имеет смысл удалить его аккаунт. Плюс, такое поведение может быть сигналом для вашего HR-специалиста присмотреться к сотруднику. 

Но, на наш взгляд, неправильно применять к сотрудникам традиционные дисциплинарные взыскания — штрафы, выговоры и т.д., ведь соцсеть — инструмент за пределами трудового кодекса.

Что дальше?

Часто корпоративный портал — это некий «рупор» руководства, обращенный к сотрудникам. Мы отказались от этой концепции. В результате сотрудники стали более инициативными и открытыми, коммуникабельными и социально активными. В течение года в интранете было создано более 427 блогов, размещено более 5000 постов, опубликовано около 5000 комментариев. За разработку решения наша команда получила премию в области цифровой трансформации организаций CDO/CDTO Awards.

В наших планах — внедрение адаптированной версии интранета для иностранных работников. Для этого мы переводим интерфейс и необходимый контент на таджикский и узбекский языки.

Кроме того, для водителей сегмента «последней мили» разработана возможность оставлять голосовые комментарии. Это помогает пользоваться интранетом за рулем и не отвлекаться от дороги.

Следующий вектор — развитие персональных мобильных сервисов для сотрудников, связанных непосредственно с работой и решением кадровых вопросов. Например, они смогут отчитаться с телефона по командировке, запросить расчетный лист, уйти в отпуск, согласовать документы и так далее. Не исключаем, что в ближайшем будущем мобильные телефоны заменят сотрудникам электронные пропуска в системе контроля доступа.

 Фото на обложке: Pixabay.