Заменить Confluence? Просто!

Год назад в результате анализа рынка и общения с нашими клиентами, мы столкнулись с миграцией компаний с Confluence на российские решения. Atlassian покинула рынок, лицензии оплатить не получается, а долгосрочные контракты с вендором заканчиваются.

Логично, что российские компании отказываться от наработанных баз корпоративного контента не хотят. А поскольку спрос рождает предложение, то и появление альтернатив Confluence не заставило себя ждать.

Российский рынок отреагировал очень динамично. Доступны десятки отечественных систем класса KMS (система управления знаниями).

С помощью этих IT-инструментов можно автоматизировать процесс сбора, хранения и распространения корпоративных знаний, а также аккумулировать их внутри одной системы и открыть доступ для сотрудников или партнеров в любое время.

На деле Confluence тоже является KMS. Но интеграция с Jira, дополнительные плагины и копившаяся годами информация значительно усложняют «переезд» на другую систему. Однако ситуация быстро меняется.

Отечественные разработчики понимают ценность Confluence и стараются приблизиться к ней по функциональности. Предлагаемые ими инструменты совместной работы уже ничем не уступают «конфе», а возможности поиска вообще ушли далеко вперёд.

С 2022 года мы стали интеграторами ряда российских KMS и помогаем компаниям безболезненно мигрировать с Confluence. Сегодня наша команда поделится накопленным опытом и выделит наиболее интересные отечественные системы, каждая из которых обладает своими особенностями и подходит для определенных сфер. К слову, у некоторых даже есть специальный мигратор, который перенесет ваши данные из Confluence за пару часов. 

Обзор решений

Все названия компаний кликабельны, и можно посмотреть продукт на его официальном сайте.

• Minerva Knowledge 

Универсальное решение 

Лаконичный и удобный интерфейс подкупит тех, кому требуется настроенное решение «из коробки». Структурно и функционально придраться сложно — удобно выстраивать иерархию и делить базу знаний на пространства.

Ролевую модель можно настроить вплоть до одной статьи, а у редактора в наличии связка с Draw.io и PlantUML. Совместное редактирование контента — на месте, присутствует версионность и сравнение контента. В арсенале Minerva есть система управления обучением, отличное дополнение.

Поиск — это основа любой KMS-системы. Здесь он восприимчив к опечаткам, умеет искать информацию внутри документов и выделяет необходимые отрывки сразу в поисковой выдаче.

Minerva хорошо интегрируется с другими инструментами: таск-трекеры, CRM, программы для контакт-центров, а также Яндекс.Карты, YouTube, Google.Docs и Miro. Minerva Knowledge поддерживает макросы и добавление плагинов. 

Решение отлично подходит для клиентского сервиса, IT-подразделений, коммерции, HR-отделов и бэк-офиса за счет скорости, простоты использования и моментального ответа в поиске. Развернуть можно в облаке или на сервере вашей компании. Недавно разработчик представил мигратор контента из Confluence, позволяющий перенести все данные, в т.ч. комментарии и оценки статей, в Minerva Knowledge.

• Teamly

Для совместной работы

Teamly привлекает своим универсальным и красивым редактором с грамотной реализацией совместного редактирования статей. Эта функция будет полезна для материалов, где требуется «коллективное творчество».

В статьи можно добавлять блоки с контентом из YouTube, Google Docs и Draw.io. Интерфейс простой, но современный и функциональный. Интересная реализация разделения на пространства со статьями и файловое хранилище, которые взаимодействуют между собой. 

Поиск здесь уже отличается от предыдущих решений. Он простой, без учета опечаток и синонимов. Но есть поиск внутри файлов — этим не обделили.

Имеется встроенный в базовое решение модуль обучения для создания тестов и опросов, что будет полезно для HR-ов. Также в разработке находится таск-трекер для ведения проектов внутри базы знаний. Экспорт и импорт статей с офисными форматами тоже дружит. 

Teamly — хороший вариант для ведения проектной деятельности в маленьких и средних командах. Не самое шустрое решение для контактного центра, но с основными задачами справится неплохо. До 7 пользователей в облаке Teamly можно попробовать бесплатно, для пробы самое то.

Читать по теме: Удачная замена: подборка отечественных решений взамен ушедшим

• Плюс7 Маяк

Для продаж и внешних коммуникаций

Российская система управления знаниями от разработчиков израильской KMS Lighthouse. Она на первый взгляд обладает не самым современным дизайном, но в удобстве использования и расположении элементов не уступает другим решениям.

Визуальный редактор статей полнофункциональный, а основной его фичей выступает массовое редактирование материалов через выгрузку или интеграцию со сторонней системой. 

Поиск сход с предыдущим решением: есть фильтры, подсказки и исправления. Плюс7 Маяк интегрируется по API с большинством классов систем, которые могут использоваться в компании, а также с почтовыми и картографическими сервисами, голосовыми помощниками и чат-ботами. Мобильного приложения, к сожалению, нет.

Лучше всего Плюс7 Маяк раскроет себя в контакт-центре и отделе продаж из-за нацеленности на повышение эффективности внешних коммуникаций. Есть как в облаке, так и on-premise. Проведут демо, дадут доступ к демо-стенду – с этим проблем нет. 

• L2U InKnowledge

Для тех, кто хочет кастомизировать

Первое, что бросается в глаза – гибкий UI, позволяющий настроить большинство элементов под себя и выбрать дизайн системы из нескольких шаблонов.

В структуре можно создавать нечто похожее на сайты – отдельные области со своими пользователями и контентом. Редактор не обладает инструментами совместной работы, но хотя бы можно комментировать отдельные блоки текста в статье.

Поиск хороший, есть учет синонимов и опечаток. L2U может интегрироваться с разными решениями, а данные из системы послужат базой для чат-бота или FAQ-раздела. Дополнительным плюсом выступает возможность создать портал самообслуживания для внешних партнёров. 

Гибкая настройка позволяет применять решение в разных сферах, но эксперты рекомендуют использовать его в проектных командах, благодаря наличию функционала управления задачами внутри базы знаний. В то же время L2U очень не хватает режима совместного редактирования текста, инструментов обучения и мобильного приложения.

Читать по теме: Чем заменить иностранные сервисы для EdTech? Подборка доступных решений

• EvaWiki

Для проектных команд

Разработчик максимально пытался приблизить EvaWiki к Confluence, и это заметно. Использование отличных друг от друга по назначению модулей может образовать площадку для работы разных отделов в компании.

Дизайн системы приятный и современный, присутствует иерархия документов по папкам и статьям. Внутри базы знаний можно создавать доски и списки задач — задел на командную работу.

Редактор обладает широким функционалом и не уступает другим решениям, но для использования некоторых базовых функций приходится заходить в дополнительные меню, что замедляет работу. У статей присутствует контроль версий и режимы сравнений.

Но поиск по системе простой, без определения текста внутри файлов. Из плюсов — есть поиск сразу по всей базе знаний, а не только внутри пространства. Интеграции с внутренними продуктами Eva есть, а из сторонних он поддерживается Active Directory и Draw.io.

EvaWiki довольно универсальная платформа. Основной её недостаток — слабый поиск. Главное преимущество — широкий функционал по работе с документами (статьями), который сделает переезд с Confluence почти безболезненным. У системы есть 14-дневная демоверсия, которую, в отличие от некоторых конкурентов, можно поставить без особых заморочек. 

• CraftTalk KMS

Для контактных центров

В прошлом году на рынке появилась компания CraftTalk. Вся линейка её продуктов заточена под клиентский сервис и контактные центры. Новая KMS – не исключение.

Интерфейс прост и удобен в эксплуатации, все его элементы рассчитаны на быстрый доступ к самым полезным функциям. Редактор поддерживает всё, что нужно, в том числе рисунки.  Версионность дает возможность отследить изменения в статье и, при необходимости, откатиться назад.

На фоне конкурентов решение выделяется применением AI и интеграцией базы знаний в чат-боты. В поиске AI помогает находить информацию с учетом ошибок и делает это, действительно, быстро.

CraftTalk также позволяет использовать базу знаний из мессенджеров, что по скорости делает его эффективнее мобильного приложения. Кстати, стоит отметить, что очевидный упор на клиентский сервис не делает решение исключительно моносферным. 

• Битрикс 24

Для тех, кто хочет все и сразу

Система управления знаниями в Битрикс 24 — это лишь часть функционала большого программного комплекса. Из этого выходят определенные нюансы использования, но всё же её можно применять как полноценную KMS. Здесь присутствует wiki-структура, есть неплохой поиск в рамках отдельного пространства в базе знаний и настройка ролевой модели. 

Редактор статей очень необычный. Он построен на блоковой основе, а не на пустом полотне текста. Уже внутри блоков можно вносить изменения и редактировать текст. Привыкнуть несложно, а результат многим покажется очень даже интересным.

Интеграции тут завязаны на внутренние сервисы Битрикса, потому что решение предполагается как исчерпывающее. При желании можно подключить сторонние интеграции. 

В качестве системы управления знаниями использовать Битрикс 24 стоит в том случае, если ваша организация уже пользуется продуктами Битрикса или хочет на них перейти. В иных сценариях лучше обратить своё внимание на более продвинутые базы знаний. Система разворачивается как в облаке, так и на сервере компании. Попробовать продукт можно бесплатно.

• Атлас 24

Для тех, кто ценит простоту 

Атлас24 лаконичен во всём. Его дизайн воспринимается очень интуитивно и придётся по вкусу любителям минимализма. Редактор прост, но симпатичную статью написать вполне реально. Под разные отделы компании можно создать своё пространство, которое никак не будет связано с общим. 

Поиск работает только в рамках одного пространства и даёт чёткий результат слово в слово по запросу. «Интегрируйте с Битрикс24 и AmoCRM» гласит слоган на странице сайта. На этом интеграции заканчиваются, но зато с ними всё будет работать идеально. В системе также есть возможность создавать тесты для сотрудников и для внешних пользователей.

В теории решение не имеет какой-то конкретной специализации. Важное замечание: Атлас 24 существует только в облачном варианте, поэтому подходит, скорее, для тех компаний, которые не сильно беспокоятся о конфиденциальности данных.

Резюме

Как видим, заменить Confluence на отечественное решение, отвечающее запросу бизнеса, не так уж сложно. Да, в некоторых аспектах (дизайн, функциональность, экосистема и эргономика) есть, над чем работать. Однако у российских платформ полно собственных преимуществ. Например, отличный поиск.

Более того, российский рынок KMS только появился, поэтому все упомянутые решения будут продолжать совершенствоваться. При этом, миграция из системы в систему уже не представляется такой страшной, как это было ещё год назад. 

Исходя из направлений работы, которые наиболее приоритетны для вашей компании, все решения можно разделить на 3 группы:

1. Тем, кому важны скорость использования, быстрый поиск и свобода в организации знаний, подойдут уже набравшиеся опыта решения: Minerva Knowledge, Плюс7 Маяк, L2U InKnowledge и CraftTalk KMS.
2. Если в приоритете сервисы для совместной работы, то советуем обратить внимание на EvaWiki, Minerva Knowledge и Teamly.
3. В случае, когда требуется суперкомбайн со всем и сразу, лучший вариант — Битрикс 24. Ну, а тем, кому нужно что-то «попроще», можно порекомендовать Атлас 24.

Выбор оптимальной системы управления знаниями – долгий и сложный процесс для компании любого размера. Помочь с принятием решения вам поможет время, сбор данных, анализ и в некоторых случаях экспертиза коллег по рынку (например, специальный вебинар КГ «Полилог», посвященный альтернативам Confluence и «подводным камням» при переходе на аналоги).

Читать по теме: Импортозамещение в сфере промышленного IT. Отечественные производства остановятся?

Фото на обложке: Confluence