Летние школы как трамплин в карьеру: что дают и как организовать

Кратко об истории

В 2021 году мы с нуля начали строить бренд AIRI. Перед нами стояла задача – привлечь к себе внимание профессионального сообщества и доказать наличие высокого уровня экспертизы. Разумеется, важно было изучить потенциал рынка для будущего найма. Выбирая концепцию флагманского мероприятия, мы остановились на летней школе для молодых ученых.

К 2024 году мы провели четыре мероприятия: летнюю школу и конференцию в «Сириусе», а также две школы в «Иннополисе» и «ПИШ ИТМО». За этот период мы изучили более 2,5 тысяч заявок, участие в школе приняли более 300 человек, некоторые из которых присоединились к нашей команде и командам наших партнеров, а также стали преподавателями следующих сезонов.

На «Лето с AIRI» берем бакалавров старше второго курса, магистров, аспирантов, обучающихся на естественно-научных и технических специальностях, и молодых ученых со всей страны. Желающие принять участие в школе отправляют резюме, пишут мотивационное письмо о своих планах в области искусственного интеллекта и рассказывают о научных проектах, в которых принимали участие, выполняют практическое задание.

Цели и средства

Диптех-проектам и научно-исследовательским компаниям порой бывает трудно найти сотрудников: даже если на рынке есть достаточно нишевые специалисты, уходит много сил и времени, чтобы их распознать. И, наоборот, перспективные молодые специалисты в наукоемких сферах не всегда видят четкую карьерную перспективу.

Например, студенты, которые обладают определенной компетенцией и экспертизой для того, чтобы продолжить работу внутри научно-исследовательской организации, не знают, где они могут работать и какие вообще функции могут выполнять. Это увеличивает время поиска работы, а порой приводит к тому, что значительный процент молодых ученых остается внутри бизнеса, где есть прозрачный список задач и, конечно, конкурентные зарплаты.

Важно знакомить начинающих и опытных ученых между собой, давать им возможность обменяться опытом не только рабочим, но и жизненным. Бывают разные форматы мероприятий, на которых участники собираются, слушают лекции, пробуют свои силы на практике, узнают, как отрасль работает изнутри и заводят друзей.

Основные форматы выездных мероприятий:

• буткемп;
• интенсив;
• однодневные семинары, посвященные узкой теме;
• школа-конференция;
• школа.

От выбранного формата зависит количество дней, необходимое для проведения ивента: 10–14 дней для школы, до семи дней для конференции, порядка трех для интенсива. Самый распространенный сезон для проведения школ – летний, так как студенты не заняты основной учебой. Но это не значит, что школу нельзя провести зимой или весной.

Мы некоммерческий институт и помимо научно-исследовательской деятельности нам очень важно заниматься популяризацией искусственного интеллекта, просветительской деятельностью. Одна из наших задач — растить новое поколение ученых и обеспечивать преемственность.

Компьютерные науки и ИИ — довольно молодое направление, в России есть не так много состоявшихся научных лидеров в этой сфере. Им, конечно же, нужны преемники для того, чтобы количество ярких представителей профессионального сообщества увеличивалось. Первое, что нужно сделать организации, которая задумалась над тем, чтобы провести школу, — определиться, а действительно ли вам нужна своя школа. В нашем случае это совпало с потребностью в развитии бренда и поиске сотрудников.

Сторон в таком проекте много, форс-мажоры случаются постоянно, и к этому надо быть готовым: партнер может в последний момент выйти из проекта, подрядчик — испортить намеченный на площадке брендинг, а лектор — не успеть подготовить доклад. Если дело только в пиаре или найме – стать спонсором уже работающей школы будет проще и дешевле.

Мы привлекаем к организации спонсоров и партнеров, чтобы оплачивать все, кроме обучения: площадка, оборудование, проживание с питанием, досуг. Не всегда получается закрыть все потребности. Например, в первый раз мы с партнером платили и за проезд, но пришли к выводу, что участники более ответственно относятся к школе, если вкладывают какую-то часть ресурса самостоятельно. Поэтому в будущих школах мы приняли решение не оплачивать проезд.

Какой функционал могут брать на себя партнеры или спонсоры:

• информационная поддержка;
• площадка;
• оплата проживания и питания;
• досуговые активности;
• мерч;
• карьерные консультации;
• вычислительные мощности или другие необходимые для проведения занятий ресурсы;
• контент для программы или задача, для решения которой вы ищите новых сотрудников.

Обоюдная ценность

Чтобы собрать большее количество заявок и заинтересовать наиболее релевантных для решения ваших задач участников, важно определить ценность мероприятия для целевой аудитории.

На школах участники прокачивают экспертизу и карьерные перспективы, находят научных руководителей, а сертификаты о прохождении зарекомендовавших себя школ становятся зеленым флагом и для следующих учебных заведений, и для будущих работодателей. Для этого программа должна быть достаточно сложной, направления — выверенными, а как минимум несколько лекторов – известными и уважаемыми экспертами.

Над созданием мероприятия работают две команды: организационная и научный комитет. Первая отвечает за поиск спонсоров и соорганизаторов, маркетинг, площадку, операционную деятельность, коммуникацию, а вторая — за отбор участников и преподавателей, содержание программы и оценку результатов.

В каждой команде обычно активно участвуют порядка пяти опытных сотрудников, на подготовку закладывается не меньше нескольких месяцев. Научную команду очень важно синхронизировать, для этого нужен лидер, который готов тянуть на себе мотивацию и вовлеченность комитета, ведь признанные специалисты часто расходятся в подходах и не всегда готовы подстраиваться друг под друга.

В этом году мы провели 44 лекции и семинара, разделив программу на шесть ключевых тематических треков, а также постерную сессию и защиту проектов. В расписании нужны лекции, семинары, время для командных проектов: теорию эффективнее ставить с утра, практику — вечером.

В некоторых школах участники проходят тематическое треки поочередно: два дня на одну тему, день на вторую и так далее. Это может оказаться выгоднее, потому что не приходится оплачивать каждому преподавателю проживание на все время школы, но мое мнение: ученики лучше запоминают суть, если треки миксовать: два часа в день на один, час на другой и так далее.

Лекции пусть ведут известные ученые, тимлиды, старшие научные сотрудники, а на семинары можно приглашать специалистов помладше. Главное — конкретно формулировать задачу, что показать участникам. Как минимум половина преподавателей должна быть из вашей компании — это поможет укрепить бренд, остальных приглашайте из партнерских организаций, дружественных вузов и лабораторий.

Детали о подготовке, которые важно знать

Место и соорганизаторов лучше искать за полгода–год — от этого зависят даты и бюджет. Проживание и питание — самый крупный блок трат. Далее идет поиск вычислительных мощностей, формирование командировочного бюджета для преподавателей и их расписания.

Площадку обязательно изучайте заранее и проверяйте лично все необходимое, вплоть до запасных проводов. Убедитесь, что оборудование работает, что отвечающие за него сотрудники не в отпусках, каждый день работают в аналогичном тайминге и смогут быстро исправить любую поломку.

Запомните — для того, чтобы различия во внутренней кухне не проявились уже в ходе реализации проекта (а различия будут гарантированно), каждая мелочь и нюанс должны быть обсуждены заранее. Если вы хотите сделать качественное мероприятие, готовьтесь закрывать большую часть задач силами собственной команды.

Если не готовы или не умеете организовывать большие мероприятия, наймите ивент-агентство — только учтите, что это удорожит проект на 20–30% и что крайне мало агентств работали с интенсивами в диптехе, поэтому появление подрядчика не отменяет высокой вовлеченности ваших сотрудников.

Обязательно уделяйте время софт-скиллам, помогите молодым преподавателям потренироваться перед докладами: например, пригласите на мастер-класс по публичным выступлениям, соберите обратную связь после.

Дальше организационная команда может заняться маркетингом: привлечением аудитории, подарками, дизайном. Каждый год школа «Лето с AIRI» слегка меняет свой дизайн-код, похожей остается только цветогамма. Под дизайн подгоняем все — от презентаций до мерча, а вот досуг зависит от природы и городов рядом с локацией. Несмотря на это, мы всегда стараемся комбинировать культурный и физический отдых.

Досуг участников следует тщательно продумать. Для того, чтобы не уставать от умственной нагрузки, деятельность должна меняться: не больше двух лекций подряд, каждый второй–третий день — совместный досуг или самопрезентации, командная работа должна чередоваться с индивидуальной.

Традиции – отличный способ укрепления бренда. Хотя бы одна активность должна стать неизменной в каждой школе. В AIRI это «Что? Где? Когда?» на ИИ-темы, сапы и благодарность – в конце, после вручения сертификатов, всем выдаются ленточки, которые можно подарить людям, которым человек особенно благодарен за время, проведенное на школе.

Проведя мероприятие, вы дали старт появлению комьюнити – не бросайте его: проводите афтепати, встречи выпускников, поддерживайте чаты и приглашайте на следующие наборы — еще поучиться или уже преподавать.

Фото на обложке и в тексте: Институт AIRI