Как провести эффективное собрание по поиску решения проблемы

Что-то всегда идет не по плану. Это обычное дело. Несмотря на благие намерения и усердный труд, что-то пойдет не так. Без сомнений. Если же вы думаете, что все идет по плану, скорее всего, вы ошибаетесь. Возможно, люди, с которыми вы работаете, боятся сказать вам правду, либо они вам ее говорят, но вы не слушаете.

К счастью, в основном наши ошибки не определяют наш успех. Определяет его то, как мы на них реагируем.

Допустим, что-то получилось не так, как планировалось. После анализа была обнаружена ошибка в дизайне. Серьезный клиент недоволен сервисом. Что бы то ни было, вам нужно решить проблему вместе с командой.

Вы уже знаете, что не стоит собираться в конференц-зале и настаивать на том, чтобы все работали днями и ночами. Вы уже знаете, что не стоит искать виновного. Вы уже знаете, что не стоит пытаться решить проблему самостоятельно – это командное дело.

Что же делать? Вот пять шагов, которые помогут вам мотивировать сотрудников на поиск решения.

Шаг 1. Огласите заранее свои намерения

Фото: Unsplash

Цель такого совещания не должна быть сюрпризом, поэтому предупредите всех о его теме заранее. Люди и так нервничают из-за проблемы, и если вы не предоставите контекст, они испугаются еще сильнее.

Или еще хуже:

Четко изложите свои намерения. В приглашении в календаре укажите что-то вроде:

В самом начале совещания подтвердите свои слова. Четко объясните цель собрания. Так команда будет более открытой к обсуждению ситуации.

Шаг 2. Присутствуйте полностью

Фото: Financial Tribune

Если возможно, не берите с собой на совещание гаджеты. Делайте записи в блокнот. Если вам нужно сохранить их в электронном виде, сфотографируйте их после встречи и разошлите команде.

Если вам все же необходимо делать заметки на ноутбуке, подключите к нему проектор, чтобы все видели, что вы делаете. Вы должны полностью присутствовать на собрании и фокусироваться на обсуждении.

Можно даже уточнить в начале совещания:

Шаг 3. Не ищите виновных

Фото: Unsplash

Вы уже пообещали, что цель собрания – фокусироваться на будущем; на том, как решить проблему, а не на самой проблеме. Вы должны придерживаться своего обещания.

Не пытайтесь выяснить, что именно пошло не так, или кто виноват. Не задавайте следующие вопросы:

• Почему мы приняли такое решение?
• Как мы могли сделать неправильный анализ?
• Кто сказал, что надо было поступить так?

Неважно, насколько вежливо вы сформулируете такие вопросы, результат будет один и тот же. Защита. Люди не совершают ошибки умышленно. Не верите мне? Подумайте о своем последнем промахе. Это было специально?

Когда люди оправдывают свое поведение, они не думают о решении. Они лишь встают в оборонительную позицию и начинают отвечать эмоционально, а не рационально.

Задавайте лучше следующие вопросы:

• Что делать дальше?
• Как мы узнаем, когда проблема будет решена?
• Что мы должны сделать, как только выйдем из этого зала?
• Что мы будем делать? Когда?

Шаг 4. Задействуйте всех

Фото: EduBlogs

Одна из ваших ключевых задач – удостовериться в том, что каждый присутствующий принимает участие в обсуждении. Обратите внимание: кто высказывает свою точку зрения, а кто нет?

Либо: кто хочет принять участие, но у него нет возможности?

Вам нужны лучшие идеи на таких сессиях, а не просто громкие выкрикивания. Удостоверьтесь, что у каждого есть возможность высказаться.

Взгляд или жест могут дать вам понять, что человек хочет выступить. Новичок в углу? Он молчал с самого начала, но в критичный момент взглянул на вас. Это ваш шанс. Спросите, что у него на уме.

Если вы хотите услышать что-то от человека, который молчит, подтолкните его.

Дайте другим высказаться. Вы донесли посыл. Наблюдайте время от времени за Еленой, чтобы понять, готова ли она выступить. Вы подтолкнули ее. Когда она будет готова, она это сделает.

Шаг 5. Не осуждайте

Фото: Unsplash

Участники собрания волнуются. Неважно, насколько теплый вы задали тон. Многие все еще будут сомневаться. Вы просто хотите узнать, кто облажался, правда же?

Каждое ваше слово, каждая эмоция должны показывать, что вы лишь хотите найти решение. Следите за собой.

Когда кто-то высказывает идею, примите ее. Поблагодарите человека. Не спорьте с ним и не указывайте на недостатки. Не говорите: «Мы уже пытались сделать это раньше, и ничего не вышло».

Главное – позитив. Суть собрания в участии, в поиске идей, а не в том, чтобы убедить всех, что вы следующий Илон Маск. Это не так. Если бы у вас было гениальное решение, никто бы здесь не сидел.

Будьте открытым и поддерживайте обсуждение. Вы удивитесь, когда увидите, насколько талантливы ваши сотрудники, если на них никто не давит и они не пытаются оправдаться. Как только вы выполните эти пять шагов, у вас все получится.

Источник.

Материалы по теме:

«Что я узнал после 4000 собеседований с удаленными сотрудниками»

8 бессознательных ошибок, которые делают предприниматели

Как руководителю реагировать на негатив – базовые правила

Как все успевать: секрет Илона Маска