Top.Mail.Ru
Истории

Что такое акт сверки и зачем он нужен

Истории
Владислав Афонин
Владислав Афонин

Руководитель направления поискового контента

Владислав Афонин

Акт сверки нужен, чтобы проверить все финансовые записи и расчеты и подтвердить, что они совпадают. Это важно, чтобы избежать ошибок и недоразумений. В статье узнаете, что такое акт сверки, зачем он используется и как сделать акт сверки правильно.

Что такое акт сверки и зачем он нужен
  1. Истории

Содержание

Что такое акт сверки?

Акт сверки взаиморасчетов — бухгалтерский документ проверки достоверности сведений о платежах с контрагентами, наличия задолженностей или переплат. Он не строго регламентирован по срокам проведения и оформлению. Но регулярная проверка помогает избежать ошибок в бухгалтерском учете, претензий со стороны поставщиков, партнеров и заказчиков.

ИП и организации могут сверять взаиморасчеты с определенной периодичностью, например, ежегодно, перед тем, как сдавать отчетность. Также возможно проводить проверки по конкретному договору.

Для ИП сверять расчеты с другими организациями необязательно. Но рекомендуется периодически проверять актуальность данных, особенно в спорных ситуациях.

Для чего используется акт сверки?

Сверять взаимные расчеты между компаниями нужно для решения сразу нескольких задач:

  1. Уточнить взаиморасчеты с поставщиками и покупателями. Главная задача процедуры — выявить и зафиксировать расхождения по денежным поступлениям, уточнить верность взаиморасчетов. Например, при возврате или изменении данных в поставках документация была утеряна или не передана партнеру. В результате возникли разногласия по взаиморасчетам. Акт сверки денежных средств дает возможность их устранить, обнаружить неучтенную переплату или долг.
  2. Актуализировать платежную информацию с ведомственными структурами. Акт сверки взаимных расчетов составляют не только с торговыми партнерами. Его можно провести с Социальным фондом России и налоговой инспекцией. Так можно избежать штрафов за просрочку платежей, а переплаты учесть при последующих отчислениях.
  3. Избежать ошибочных сведений в бухгалтерском или налоговом учете. Если при анализе документации проводки контрагента совпали с вашими записями, значит, все сделки оформлены верно, сведения не задублировались и не потерялись. Перед тем как сдавать годовую отчетность, нужно выполнить эту процедуру.
  4. Подтвердить задолженность по налогу на прибыль. Если организации с ОСН в конце отчетного периода делает резерв по необеспеченным долгам, она должна подтвердить наличие дебиторской задолженности.
  5. Подстраховка на случай судебных разбирательств. Если была выявлена задолженность по акту сверки, стороны договариваются о сроках и условиях ее погашения. Если возникают проблемы с оплатой или стороны не могут договориться, вся документация по сделке станет доказательством нарушения договорных обязательств в суде. Подписанный акт сверки — свидетельство того, что другая организация согласна с указанными сведениями.
  6. Продлить установленные сроки исковой давности. Нужно регулярно сверять взаиморасчеты, чтобы не был пропущен срок исковой давности для взыскания задолженности по суду. По ГК РФ взыскать долги по суду можно в течение 3 лет с даты их обнаружения. Если время упущено, вернуть денежные средства не получится.
  7. Иметь значимые преимущества при бухгалтерском или налоговом аудите. Регулярные проверки взаиморасчетов говорят о том, что компания надежна и правильно ведет учет.

Как только сверочные документы подписаны (и признана сумма задолженности), весь срок исковой давности продлевается и начинает отсчитываться заново. Таким образом, эта процедура служит основанием для прерывания сроков исковой давности.

С момента появления задолженности прошло 2,5 года. Предусмотренный срок давности — 3 года. Если не предпринимать никаких действий, через полгода нельзя будет взыскать долг. А при инициировании проверки и документальном подтверждении долга трехлетний срок начинает идти заново, и время взыскания долгов продляется еще на 3 года.

Составление документа

Акт сверки взаиморасчетов оформляется в бухгалтерии. Информация «подтягивается» из первичной документации: 

  • счетов-фактур,
  • накладных,
  • счетов,
  • платежных поручений.

Инициировать запрос акта сверки может любая сторона сделки — поставщик, покупатель.

Перед отправкой документа партнерам его подписывает главбух или другое уполномоченное лицо на основании доверенности. Отсутствие доверенности у лица, подписавшего документацию, делает ее юридически бессмысленной. От имени ИП все подписывает сам индивидуальный предприниматель.

Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте

Юридическую силу документ обретает с момента его подписания обеими сторонами сделки.

Проведение сверки по расчетам

Сверять взаимные расчеты можно на любое число. Чаще всего процедура проводится в конце отчетного периода или при завершении договорных обязательств (отгрузки товара, оказания услуг и оплаты).

Детализация может осуществляться:

  • по артикулу товара,
  • по названию товара/услуги,
  • за определенный период времени,
  • по конкретному договору,
  • по определенному этапу сделки.

Эти параметры могут комбинироваться. Рекомендовано составлять акт сверки после перечисления денег за поставку.


Читайте по теме:

Что такое закрывающие документы и как их правильно составить

Как с налоговой запросить и получить акт сверки в 2024 году


Иногда сверяют данные в рамках инвентаризации активов и средств компании, когда обнаруживается кредиторская или дебиторская задолженность. Тогда по итогам инвентаризационных мероприятий оформляется документ, который подтверждает долг или переплату и направляется для утверждения контрагенту.

Как сделать акт сверки?

Строго утвержденной формы акта сверки нет. Его можно оформить в произвольном формате, гугл-таблицах или Excel. Удобнее всего сделать акт сверки в 1С. Его можно сформировать в разделе:

  1. «Покупки».
  2. Затем нужно выбрать «Расчеты с контрагентами».
  3. И «Акт сверки расчетов».

Чтобы заполнить документ, нужно выбрать контрагента, договор, указать нужный период, выбрать счета. Затем нужно нажать кнопку «Заполнить» и выбрать 1 из вариантов заполнения (по своей организации или по своей организации и выбранному контрагенту). Затем указываются лица, которые имеют право подписи и отправляют бланк на печать.

Документ состоит из 3 частей:

  1. Вводная (шапка) — включает название и дату документа, реквизиты компаний, между которыми осуществляется проверка, данные документа, который служит основанием для проведения расчетов, период проверки.
  2. Табличная — содержит информацию о входящем и конечном сальдо за указанный период, дате отгрузки товаров или оказания услуг и поступления денежных средств за них, обороте по кредиту и дебету. Некоторые компании отдельной строкой указывают сумму НДС. Таблица состоит из 2 частей — в 1 указаны данные инициатора проверки, во 2 – информация от контрагента. При правильно проведенных операциях проводки отображаются зеркально: данные по кредиту в компании учтены по дебету у контрагента, и наоборот. После таблицы отдельной строкой указывается итоговая задолженность одной организацией перед другой на определенную дату.
  3. Заключительная — содержит подписи и печати обеих сторон. Законодательством допускается отсутствие печати. Но лучше ее поставить, иначе документ нельзя будет использовать в суде. Если документация подписывается по доверенности, нужно указать ее данные.

Составление акта сверки производится в 2 экземплярах. В заполненном и подписанном виде он отправляется партнеру по почте, передается лично или с помощью курьера. Можно оформлять акт сверки онлайн, в специальных сервисах или с помощью дистанционных технологий. Если информация корректна, суммы в акте сверки совпали и нет расхождений с бухгалтерией контрагента, его представитель ставит подпись, один экземпляр оставляет себе, а другой возвращает.

Чтобы не затягивать проверку, рекомендуется указать сроки возврата 2 экземпляра подписанного документа.

Что делать, если в акте сверки была ошибка?

Результаты всех проводок формируются в программе автоматически на основании ранее введенной первичной документации и банковских операций. Если какая-то операция была не учтена или внесены ошибочные данные, сумма долга или переплаты будет указана некорректно.

Причина расхождения информации может быть в следующих ситуациях:

  • дублирование поставки у какой-то из сторон;
  • одна сторона отобразила отгрузку товара в своем учете, а другая — не оформила его на учет;
  • оплата за поставленную продукцию или услуги не поступила из-за ошибок в платежках или при оплате наличными;
  • операция проведена у организаций в разных периодах и поэтому не попадает в указанный интервал сверки.

В случае, если оба экземпляра уже подписаны, а ошибка обнаружилась позже, лучше сверить расчеты повторно и заново заказать акт сверки. Документ стоит отправить контрагенту с сопроводительным письмом и информацией об ошибках.

Как подписать акт сверки?

Это можно сделать 2 способами:

  • вручную,
  • с помощью электронных сервисов.

Процедура считается проведенной с момента двустороннего подписания документа. С этого времени начинает исчисляться срок исковой давности.

Лучше еще на этапе заключения договора зафиксировать периодичность проверки и подписания документации по ней. Также следует указать последствия, если подписать акт не получится в установленный срок. Например, документ считается подписанным, если с момента отправки контрагенту прошло 2 недели.


Читайте по теме:

Cервисы электронного документооборота (ЭДО) в 2024 году

Как повысить эффективность учета в компании


Встречаются ситуации, когда контрагент отказывается подписывать документ. Если в договоре отсутствует информация о такой договоренности, заставить его это сделать нельзя. Но добросовестные компании заинтересованы в правильности отображения расчетов и не отказывают своим партнерам в подтверждении платежей.

Итоги:

  1. Организации и ИП составляют акт сверки расчетов, чтобы обнаруживать задолженности и переплаты.
  2. Проверку может инициировать любая сторона за любой интервал времени.
  3. Процедура для ИП выполняется по желанию, для компаний — перед итоговой годовой отчетностью.
  4. Подписанный акт обновляет срок исковой давности. Задолженность можно взыскать по суду до истечения 3 лет с момента, как был подписан акт.
  5. Документ подписывает непосредственно руководитель организации, уполномоченное лицо или сам индивидуальный предприниматель, если речь идет об ИП.
  6. Контрагент не обязан подписывать результаты проверки, если это обязательство не указано в договоре между компаниями.
  7. При согласии сторон с результатами проверки и двустороннего подтверждения данных процедура заканчивается.

Фото на обложке: Freepik

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

RB в Telegram
Больше полезного контента в Telegram
Подписывайтесь!