Акт сверки нужен, чтобы проверить все финансовые записи и расчеты и подтвердить, что они совпадают. Это важно, чтобы избежать ошибок и недоразумений. В статье узнаете, что такое акт сверки, зачем он используется и как сделать акт сверки правильно.
Содержание
- Что такое акт сверки?
- Для чего используется акт сверки?
- Составление документа
- Проведение сверки по расчетам
- Как сделать акт сверки?
- Что делать, если в акте сверки была ошибка?
- Как подписать акт сверки?
Что такое акт сверки?
Акт сверки взаиморасчетов — бухгалтерский документ проверки достоверности сведений о платежах с контрагентами, наличия задолженностей или переплат. Он не строго регламентирован по срокам проведения и оформлению. Но регулярная проверка помогает избежать ошибок в бухгалтерском учете, претензий со стороны поставщиков, партнеров и заказчиков.
ИП и организации могут сверять взаиморасчеты с определенной периодичностью, например, ежегодно, перед тем, как сдавать отчетность. Также возможно проводить проверки по конкретному договору.
Для ИП сверять расчеты с другими организациями необязательно. Но рекомендуется периодически проверять актуальность данных, особенно в спорных ситуациях.
Для чего используется акт сверки?
Сверять взаимные расчеты между компаниями нужно для решения сразу нескольких задач:
- Уточнить взаиморасчеты с поставщиками и покупателями. Главная задача процедуры — выявить и зафиксировать расхождения по денежным поступлениям, уточнить верность взаиморасчетов. Например, при возврате или изменении данных в поставках документация была утеряна или не передана партнеру. В результате возникли разногласия по взаиморасчетам. Акт сверки денежных средств дает возможность их устранить, обнаружить неучтенную переплату или долг.
- Актуализировать платежную информацию с ведомственными структурами. Акт сверки взаимных расчетов составляют не только с торговыми партнерами. Его можно провести с Социальным фондом России и налоговой инспекцией. Так можно избежать штрафов за просрочку платежей, а переплаты учесть при последующих отчислениях.
- Избежать ошибочных сведений в бухгалтерском или налоговом учете. Если при анализе документации проводки контрагента совпали с вашими записями, значит, все сделки оформлены верно, сведения не задублировались и не потерялись. Перед тем как сдавать годовую отчетность, нужно выполнить эту процедуру.
- Подтвердить задолженность по налогу на прибыль. Если организации с ОСН в конце отчетного периода делает резерв по необеспеченным долгам, она должна подтвердить наличие дебиторской задолженности.
- Подстраховка на случай судебных разбирательств. Если была выявлена задолженность по акту сверки, стороны договариваются о сроках и условиях ее погашения. Если возникают проблемы с оплатой или стороны не могут договориться, вся документация по сделке станет доказательством нарушения договорных обязательств в суде. Подписанный акт сверки — свидетельство того, что другая организация согласна с указанными сведениями.
- Продлить установленные сроки исковой давности. Нужно регулярно сверять взаиморасчеты, чтобы не был пропущен срок исковой давности для взыскания задолженности по суду. По ГК РФ взыскать долги по суду можно в течение 3 лет с даты их обнаружения. Если время упущено, вернуть денежные средства не получится.
- Иметь значимые преимущества при бухгалтерском или налоговом аудите. Регулярные проверки взаиморасчетов говорят о том, что компания надежна и правильно ведет учет.
Как только сверочные документы подписаны (и признана сумма задолженности), весь срок исковой давности продлевается и начинает отсчитываться заново. Таким образом, эта процедура служит основанием для прерывания сроков исковой давности.
С момента появления задолженности прошло 2,5 года. Предусмотренный срок давности — 3 года. Если не предпринимать никаких действий, через полгода нельзя будет взыскать долг. А при инициировании проверки и документальном подтверждении долга трехлетний срок начинает идти заново, и время взыскания долгов продляется еще на 3 года.
Составление документа
Акт сверки взаиморасчетов оформляется в бухгалтерии. Информация «подтягивается» из первичной документации:
- счетов-фактур,
- накладных,
- счетов,
- платежных поручений.
Инициировать запрос акта сверки может любая сторона сделки — поставщик, покупатель.
Перед отправкой документа партнерам его подписывает главбух или другое уполномоченное лицо на основании доверенности. Отсутствие доверенности у лица, подписавшего документацию, делает ее юридически бессмысленной. От имени ИП все подписывает сам индивидуальный предприниматель.
Юридическую силу документ обретает с момента его подписания обеими сторонами сделки.
Проведение сверки по расчетам
Сверять взаимные расчеты можно на любое число. Чаще всего процедура проводится в конце отчетного периода или при завершении договорных обязательств (отгрузки товара, оказания услуг и оплаты).
Детализация может осуществляться:
- по артикулу товара,
- по названию товара/услуги,
- за определенный период времени,
- по конкретному договору,
- по определенному этапу сделки.
Эти параметры могут комбинироваться. Рекомендовано составлять акт сверки после перечисления денег за поставку.
Читайте по теме:
Что такое закрывающие документы и как их правильно составить
Как с налоговой запросить и получить акт сверки в 2024 году
Иногда сверяют данные в рамках инвентаризации активов и средств компании, когда обнаруживается кредиторская или дебиторская задолженность. Тогда по итогам инвентаризационных мероприятий оформляется документ, который подтверждает долг или переплату и направляется для утверждения контрагенту.
Как сделать акт сверки?
Строго утвержденной формы акта сверки нет. Его можно оформить в произвольном формате, гугл-таблицах или Excel. Удобнее всего сделать акт сверки в 1С. Его можно сформировать в разделе:
- «Покупки».
- Затем нужно выбрать «Расчеты с контрагентами».
- И «Акт сверки расчетов».
Чтобы заполнить документ, нужно выбрать контрагента, договор, указать нужный период, выбрать счета. Затем нужно нажать кнопку «Заполнить» и выбрать 1 из вариантов заполнения (по своей организации или по своей организации и выбранному контрагенту). Затем указываются лица, которые имеют право подписи и отправляют бланк на печать.
Документ состоит из 3 частей:
- Вводная (шапка) — включает название и дату документа, реквизиты компаний, между которыми осуществляется проверка, данные документа, который служит основанием для проведения расчетов, период проверки.
- Табличная — содержит информацию о входящем и конечном сальдо за указанный период, дате отгрузки товаров или оказания услуг и поступления денежных средств за них, обороте по кредиту и дебету. Некоторые компании отдельной строкой указывают сумму НДС. Таблица состоит из 2 частей — в 1 указаны данные инициатора проверки, во 2 – информация от контрагента. При правильно проведенных операциях проводки отображаются зеркально: данные по кредиту в компании учтены по дебету у контрагента, и наоборот. После таблицы отдельной строкой указывается итоговая задолженность одной организацией перед другой на определенную дату.
- Заключительная — содержит подписи и печати обеих сторон. Законодательством допускается отсутствие печати. Но лучше ее поставить, иначе документ нельзя будет использовать в суде. Если документация подписывается по доверенности, нужно указать ее данные.
Составление акта сверки производится в 2 экземплярах. В заполненном и подписанном виде он отправляется партнеру по почте, передается лично или с помощью курьера. Можно оформлять акт сверки онлайн, в специальных сервисах или с помощью дистанционных технологий. Если информация корректна, суммы в акте сверки совпали и нет расхождений с бухгалтерией контрагента, его представитель ставит подпись, один экземпляр оставляет себе, а другой возвращает.
Чтобы не затягивать проверку, рекомендуется указать сроки возврата 2 экземпляра подписанного документа.
Что делать, если в акте сверки была ошибка?
Результаты всех проводок формируются в программе автоматически на основании ранее введенной первичной документации и банковских операций. Если какая-то операция была не учтена или внесены ошибочные данные, сумма долга или переплаты будет указана некорректно.
Причина расхождения информации может быть в следующих ситуациях:
- дублирование поставки у какой-то из сторон;
- одна сторона отобразила отгрузку товара в своем учете, а другая — не оформила его на учет;
- оплата за поставленную продукцию или услуги не поступила из-за ошибок в платежках или при оплате наличными;
- операция проведена у организаций в разных периодах и поэтому не попадает в указанный интервал сверки.
В случае, если оба экземпляра уже подписаны, а ошибка обнаружилась позже, лучше сверить расчеты повторно и заново заказать акт сверки. Документ стоит отправить контрагенту с сопроводительным письмом и информацией об ошибках.
Как подписать акт сверки?
Это можно сделать 2 способами:
- вручную,
- с помощью электронных сервисов.
Процедура считается проведенной с момента двустороннего подписания документа. С этого времени начинает исчисляться срок исковой давности.
Лучше еще на этапе заключения договора зафиксировать периодичность проверки и подписания документации по ней. Также следует указать последствия, если подписать акт не получится в установленный срок. Например, документ считается подписанным, если с момента отправки контрагенту прошло 2 недели.
Читайте по теме:
Cервисы электронного документооборота (ЭДО) в 2024 году
Как повысить эффективность учета в компании
Встречаются ситуации, когда контрагент отказывается подписывать документ. Если в договоре отсутствует информация о такой договоренности, заставить его это сделать нельзя. Но добросовестные компании заинтересованы в правильности отображения расчетов и не отказывают своим партнерам в подтверждении платежей.
Итоги:
- Организации и ИП составляют акт сверки расчетов, чтобы обнаруживать задолженности и переплаты.
- Проверку может инициировать любая сторона за любой интервал времени.
- Процедура для ИП выполняется по желанию, для компаний — перед итоговой годовой отчетностью.
- Подписанный акт обновляет срок исковой давности. Задолженность можно взыскать по суду до истечения 3 лет с момента, как был подписан акт.
- Документ подписывает непосредственно руководитель организации, уполномоченное лицо или сам индивидуальный предприниматель, если речь идет об ИП.
- Контрагент не обязан подписывать результаты проверки, если это обязательство не указано в договоре между компаниями.
- При согласии сторон с результатами проверки и двустороннего подтверждения данных процедура заканчивается.
Фото на обложке: Freepik
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Материалы по теме
ВОЗМОЖНОСТИ
08 ноября 2024