Чек-лист — удобный инструмент для оптимизации времени. Он помогает последовательно продвигаться к намеченным целям, не дает отклоняться от графика, способствует выработке самодисциплины. Использовать чек-листы можно как в повседневности, так и в бизнесе, в том числе при управлении сотрудниками. Это повысит продуктивность, поможет работникам придерживаться техзадания, упростит взаимодействие между ними. В статье узнаете, зачем нужен чек-лист и как его оформить.
Содержание
- Что такое чек-лист
- Почему чек-листы нужны
- Виды чек-листов
- Как составить контрольный список
- Как оформить чек-лист
- Чем чек-лист отличается от простого списка дел
- Преимущества и недостатки чек-листов
Что такое чек-лист
В переводе с английского языка слово check означает «проверка». Чек-лист содержит последовательность действий, которые выполняют для достижения результата. Это могут быть проверка аттракционов в парке, контроль качества обслуживания продавца или уборка ресторана. По проверочному листу отслеживают прогресс, готовность к следующему этапу.
Чаще всего пункты списка не нумеруются, поскольку те равноценны и идут в произвольном порядке, однако в чек-листе могут присутствовать пошаговые инструкции. Строгих требований к формату нет, можно оставлять подробные расширенные указания, заметки к каждой позиции, необходимые вводные данные.
Почему чек-листы нужны
Благодаря пошаговым инструкциям одну большую задачу делят на несколько маленьких. Это положительно сказывается на продуктивности сотрудников и личной производительности. Справляться с небольшими делами проще, чем браться за все сразу. При таком подходе сотрудники охотнее приступают к выполнению обязанностей и реже поддаются фрустрации.
Формат чек-листа прост, понятен и нагляден. В отличие от больших служебных инструкций, он краток, не перегружен информацией, содержит только ключевые детали. По чек-листу легче ориентироваться во время работы — человек может быстро проверить, правильно ли действует.
Читайте по теме:
Пять признаков того, что вашей компании нужна оптимизация
Как оптимизировать рутинные рабочие задачи: 10 советов от экспертов
Список используют в качестве напоминалки. С чек-листом сверяются, чтобы не забыть о второстепенных, но важных задачах. В нем отмечают уже выполненные дела, чтобы оценить уровень готовности проекта и сосредоточиться на оставшихся пунктах.
Можно составлять чек-листы для клиентов, чтобы подтолкнуть их к действиям. Для этого оцените боли целевой аудитории и предложите простые и понятные шаги для достижения результата с вашей помощью.
Виды чек-листов
Существуют 3 типа проверочных списков: трекеры, read and do (от англ. «прочитай и сделай») и do and confirm (от англ. «сделай и проверь»). Между собой они отличаются форматом и назначением.
Трекеры
Самая простая разновидность, больше напоминающая тематический список дел. Этот формат подойдет для повседневных, постоянно повторяющихся процессов. Такие чек-листы чаще применяют в быту, но их используют еще в качестве памятки в бизнесе.
Среди преимуществ трекеров отмечают простоту оформления. Для их подготовки требуется сравнительно мало времени: достаточно расписать список задач. Чек-листы для отслеживания иногда выполняют в формате календаря, что помогает прививать новые привычки сотрудникам.
Трекеры не подходят для сложных задач, в которых требуются уточнения, уровни вложенности. Если пункты списка имеют разное значение и приоритет, используйте чек-листы с разветвленной структурой.
«Прочитай и сделай»
Эта разновидность чек-листов напоминает инструкцию. Они содержат последовательность действий, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это могут быть как долгосрочные масштабные, так и незначительные дела. Например, замена паспорта, передача заказа сотруднику службы доставки, оформление договора купли–продажи недвижимости.
Чек-листы read and do используют при работе с проектами, а также при взаимодействии с новыми сотрудниками, которым пока плохо даются служебные инструкции. Это может быть:
- памятка по общению с клиентами,
- открытию смены кухни су-шефа,
- профилактической дезинсекции помещения,
- обработки инструмента бьюти-мастера.
Чек-листы раздают работникам или оставляют в местах выполнения задач — рядом с оборудованием, возле компьютера, на шкафчике с расходными материалами.
«Сделай и проверь»
Используйте чек-листы формата do and confirm для контроля качества, отслеживания готовности к какому-либо событию или перед сдачей проекта. Список помогает подвести итог, проверить, не забыл ли сотрудник что-либо, оценить соответствие результата техническому заданию.
Подобные листы применяют не столько как инструкцию, сколько как памятку. Они помогают учитывать второстепенные, но важные детали, повышают качество работы сотрудников, поскольку побуждают к проверке выполненных задач.
Как составить контрольный список
Чтобы составить чек-лист, придерживайтесь следующего плана:
- Определите цель. Важно понимать, для кого или для чего предназначен список. От этого зависят манера подачи текста, допустимость использования сленга, стиль.
- Разбейте задачу на маленькие этапы. Если человек работает уборщиком, обозначьте, что ему нужно подмести входную зону, протереть столешницы влажной тряпкой, проверить наличие расходных материалов. Каждый пункт — 1 действие. Писать нужно кратко, желательно уложиться в 1 страницу.
- Сгруппируйте задачи в тематические блоки, если это нужно. Например: проверку наличия моющих средств и оформление заявки на их покупку объедините в заголовок «расходные материалы».
- Определите последовательность действий. Пронумеруйте их при необходимости. Если порядок шагов неважен, оставьте в начале самые главные пункты.
Желательно дополнить список ярким оформлением, но это необязательно, если вы работаете с сотрудниками. В случае с клиентами отсутствие дизайна оттолкнет потенциального покупателя.
Как оформить чек-лист
Для создания дизайна используют специальные программы и сервисы. Самые популярные — Canva, To Do, ChekOffice.
Canva
Конструктор чек-листов содержит более 50 готовых шаблонов, которые остается лишь заполнить. На сайте есть премиум-дизайны, но большинство файлов бесплатны. Однако для скачивания может понадобиться VPN: Canva официально не работает с пользователями из РФ.
CheckOffice
Гибкий сервис с шаблонами на все случаи жизни:
- для промышленности,
- клининга,
- работы с персоналом,
- индустрии красоты.
Сервис наглядный и гибкий. Для каждого шаблона есть описание и онлайн-версии для предпросмотра.
To Do
В сервисе от Microsoft можно создавать документы в онлайн-режиме и предоставлять совместный доступ сотрудникам. В To Do нет сложных привлекательных дизайнов, зато он простой, понятный и в нем есть дополнительные функции. Можно установить сроки для каждой задачи или установить напоминание.
Чем чек-лист отличается от простого списка дел
Чек-лист отличается от обычных записей в ежедневнике тематичностью задач. В простом списке дел пункт «сходить в аптеку» может соседствовать с «перерисовать фон на изображении». В случае с чек-листом это невозможно: его создают для четкой задачи, отслеживания ее выполнения, проверки условий.
Читайте по теме:
Не тупик, а возможность: как понять, что пришло время для пивота
Сделай дело: лучшие привычки продуктивных российских предпринимателей
Список дел ежедневно меняется. Чек-лист чаще всего используют для повторяющихся действий, поэтому он не утрачивает актуальности.
Преимущества и недостатки чек-листов
Среди преимуществ проверочных списков можно отметить:
- Простоту создания и внедрения. Оформление чек-листа ограничивается загрузкой шаблона, заполнением пунктов и распечаткой, а иногда достаточно бумаги и ручки. Сотрудники быстро осваивают информацию, указанную на листовках, поскольку пользоваться такими списками несложно. Метод дает быстрый результат при минимальных затратах.
- Упрощение всех этапов работы. Благодаря чек-листу человек лучше видит, какие дела он должен выполнить сам, а какие может делегировать. Деление сложных задач на простые позволяет составлять предельно понятные для других инструкции. По чек-листу можно отслеживать прогресс выполнения работы, устанавливать сроки.
- Повышение эффективности сотрудников. Работнику становится проще справляться со своими обязанностями, когда он четко понимает, что и как должно быть сделано.
- Улучшение качества работы. Благодаря дополнительным проверкам удается устранить больше недочетов перед реализацией продукта.
- Наглядность. Сотрудники нередко игнорируют длинные инструкции и не учитывают важные нюансы. Короткие списки не вызывают чувства отторжения. Они просты и понятны, а детали, на которые стоит обратить внимание, не тонут в полотне текста.
Главный недостаток чек-листа — нецелесообразность его применения для некоторых задач. Его не используют там, где нужны подробные инструкции, список перестанет быть кратким, наглядным и удобным. Иногда в дополнение к чек-листу требуется детальный инструктаж.
Проверочные списки хорошо работают с рутинными делами, не требующими творческого подхода. Если бизнесмен имеет дело с нестандартными задачами, одного чек-листа может оказаться мало.
Фото на обложке: Pexels
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Материалы по теме
ВОЗМОЖНОСТИ
10 ноября 2024