Top.Mail.Ru
Истории

Что такое чек-лист и как его правильно составить?

Истории
Владислав Афонин
Владислав Афонин

Руководитель направления поискового контента

Владислав Афонин

Чек-лист — удобный инструмент для оптимизации времени. Он помогает последовательно продвигаться к намеченным целям, не дает отклоняться от графика, способствует выработке самодисциплины. Использовать чек-листы можно как в повседневности, так и в бизнесе, в том числе при управлении сотрудниками. Это повысит продуктивность, поможет работникам придерживаться техзадания, упростит взаимодействие между ними. В статье узнаете, зачем нужен чек-лист и как его оформить.

Что такое чек-лист и как его правильно составить?
  1. Истории

Содержание

Что такое чек-лист

В переводе с английского языка слово check означает «проверка». Чек-лист содержит последовательность действий, которые выполняют для достижения результата. Это могут быть проверка аттракционов в парке, контроль качества обслуживания продавца или уборка ресторана. По проверочному листу отслеживают прогресс, готовность к следующему этапу.

Чаще всего пункты списка не нумеруются, поскольку те равноценны и идут в произвольном порядке, однако в чек-листе могут присутствовать пошаговые инструкции. Строгих требований к формату нет, можно оставлять подробные расширенные указания, заметки к каждой позиции, необходимые вводные данные.

Почему чек-листы нужны

Благодаря пошаговым инструкциям одну большую задачу делят на несколько маленьких. Это положительно сказывается на продуктивности сотрудников и личной производительности. Справляться с небольшими делами проще, чем браться за все сразу. При таком подходе сотрудники охотнее приступают к выполнению обязанностей и реже поддаются фрустрации.

Формат чек-листа прост, понятен и нагляден. В отличие от больших служебных инструкций, он краток, не перегружен информацией, содержит только ключевые детали. По чек-листу легче ориентироваться во время работы — человек может быстро проверить, правильно ли действует.


Читайте по теме:

Пять признаков того, что вашей компании нужна оптимизация

Как оптимизировать рутинные рабочие задачи: 10 советов от экспертов


Список используют в качестве напоминалки. С чек-листом сверяются, чтобы не забыть о второстепенных, но важных задачах. В нем отмечают уже выполненные дела, чтобы оценить уровень готовности проекта и сосредоточиться на оставшихся пунктах.

Можно составлять чек-листы для клиентов, чтобы подтолкнуть их к действиям. Для этого оцените боли целевой аудитории и предложите простые и понятные шаги для достижения результата с вашей помощью.

Виды чек-листов

Существуют 3 типа проверочных списков: трекеры, read and do (от англ. «прочитай и сделай») и do and confirm (от англ. «сделай и проверь»). Между собой они отличаются форматом и назначением.

Трекеры

Самая простая разновидность, больше напоминающая тематический список дел. Этот формат подойдет для повседневных, постоянно повторяющихся процессов. Такие чек-листы чаще применяют в быту, но их используют еще в качестве памятки в бизнесе.

Среди преимуществ трекеров отмечают простоту оформления. Для их подготовки требуется сравнительно мало времени: достаточно расписать список задач. Чек-листы для отслеживания иногда выполняют в формате календаря, что помогает прививать новые привычки сотрудникам.

Трекеры не подходят для сложных задач, в которых требуются уточнения, уровни вложенности. Если пункты списка имеют разное значение и приоритет, используйте чек-листы с разветвленной структурой.

«Прочитай и сделай»

Эта разновидность чек-листов напоминает инструкцию. Они содержат последовательность действий, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это могут быть как долгосрочные масштабные, так и незначительные дела. Например, замена паспорта, передача заказа сотруднику службы доставки, оформление договора купли–продажи недвижимости.

Чек-листы read and do используют при работе с проектами, а также при взаимодействии с новыми сотрудниками, которым пока плохо даются служебные инструкции. Это может быть:

  • памятка по общению с клиентами,
  • открытию смены кухни су-шефа,
  • профилактической дезинсекции помещения,
  • обработки инструмента бьюти-мастера.

Чек-листы раздают работникам или оставляют в местах выполнения задач — рядом с оборудованием, возле компьютера, на шкафчике с расходными материалами.

«Сделай и проверь»

Используйте чек-листы формата do and confirm для контроля качества, отслеживания готовности к какому-либо событию или перед сдачей проекта. Список помогает подвести итог, проверить, не забыл ли сотрудник что-либо, оценить соответствие результата техническому заданию.

Подобные листы применяют не столько как инструкцию, сколько как памятку. Они помогают учитывать второстепенные, но важные детали, повышают качество работы сотрудников, поскольку побуждают к проверке выполненных задач.

Как составить контрольный список

Чтобы составить чек-лист, придерживайтесь следующего плана:

  1. Определите цель. Важно понимать, для кого или для чего предназначен список. От этого зависят манера подачи текста, допустимость использования сленга, стиль.
  2. Разбейте задачу на маленькие этапы. Если человек работает уборщиком, обозначьте, что ему нужно подмести входную зону, протереть столешницы влажной тряпкой, проверить наличие расходных материалов. Каждый пункт — 1 действие. Писать нужно кратко, желательно уложиться в 1 страницу.
  3. Сгруппируйте задачи в тематические блоки, если это нужно. Например: проверку наличия моющих средств и оформление заявки на их покупку объедините в заголовок «расходные материалы».
  4. Определите последовательность действий. Пронумеруйте их при необходимости. Если порядок шагов неважен, оставьте в начале самые главные пункты.

Желательно дополнить список ярким оформлением, но это необязательно, если вы работаете с сотрудниками. В случае с клиентами отсутствие дизайна оттолкнет потенциального покупателя.

Как оформить чек-лист

Для создания дизайна используют специальные программы и сервисы. Самые популярные — Canva, To Do, ChekOffice.

Canva

Конструктор чек-листов содержит более 50 готовых шаблонов, которые остается лишь заполнить. На сайте есть премиум-дизайны, но большинство файлов бесплатны. Однако для скачивания может понадобиться VPN: Canva официально не работает с пользователями из РФ.

CheckOffice

Гибкий сервис с шаблонами на все случаи жизни: 

  • для промышленности,
  • клининга,
  • работы с персоналом,
  • индустрии красоты.

Сервис наглядный и гибкий. Для каждого шаблона есть описание и онлайн-версии для предпросмотра.

To Do

В сервисе от Microsoft можно создавать документы в онлайн-режиме и предоставлять совместный доступ сотрудникам. В To Do нет сложных привлекательных дизайнов, зато он простой, понятный и в нем есть дополнительные функции. Можно установить сроки для каждой задачи или установить напоминание.

Чем чек-лист отличается от простого списка дел

Чек-лист отличается от обычных записей в ежедневнике тематичностью задач. В простом списке дел пункт «сходить в аптеку» может соседствовать с «перерисовать фон на изображении». В случае с чек-листом это невозможно: его создают для четкой задачи, отслеживания ее выполнения, проверки условий.


Читайте по теме:

Не тупик, а возможность: как понять, что пришло время для пивота

Сделай дело: лучшие привычки продуктивных российских предпринимателей


Список дел ежедневно меняется. Чек-лист чаще всего используют для повторяющихся действий, поэтому он не утрачивает актуальности.

Преимущества и недостатки чек-листов

Среди преимуществ проверочных списков можно отметить:

  1. Простоту создания и внедрения. Оформление чек-листа ограничивается загрузкой шаблона, заполнением пунктов и распечаткой, а иногда достаточно бумаги и ручки. Сотрудники быстро осваивают информацию, указанную на листовках, поскольку пользоваться такими списками несложно. Метод дает быстрый результат при минимальных затратах.
  2. Упрощение всех этапов работы. Благодаря чек-листу человек лучше видит, какие дела он должен выполнить сам, а какие может делегировать. Деление сложных задач на простые позволяет составлять предельно понятные для других инструкции. По чек-листу можно отслеживать прогресс выполнения работы, устанавливать сроки.
  3. Повышение эффективности сотрудников. Работнику становится проще справляться со своими обязанностями, когда он четко понимает, что и как должно быть сделано.
  4. Улучшение качества работы. Благодаря дополнительным проверкам удается устранить больше недочетов перед реализацией продукта.
  5. Наглядность. Сотрудники нередко игнорируют длинные инструкции и не учитывают важные нюансы. Короткие списки не вызывают чувства отторжения. Они просты и понятны, а детали, на которые стоит обратить внимание, не тонут в полотне текста.

Главный недостаток чек-листа — нецелесообразность его применения для некоторых задач. Его не используют там, где нужны подробные инструкции, список перестанет быть кратким, наглядным и удобным. Иногда в дополнение к чек-листу требуется детальный инструктаж.

Проверочные списки хорошо работают с рутинными делами, не требующими творческого подхода. Если бизнесмен имеет дело с нестандартными задачами, одного чек-листа может оказаться мало.

Фото на обложке: Pexels

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

EdTech: карта российского рынка
Все компании и инвесторы в области образовательных технологий
Перейти