Завтра будет поздно: почему сфера B2C переходит на электронное подписание документов

Сайн.Клик — сервис молниеносного подписания документов с физлицами. Чтобы отправить документ на подпись, компании достаточно знать ФИО и номер телефона контрагента, а ему — перейти по ссылке из SMS и оставить подпись. В Сайн.Клике документы подписываются усиленной электронной подписью с криптографической защитой (УНЭП) в полном соответствии с №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Сокращение возможностей для развития компании

Пример. Онлайн-школа. После пандемии COVID-19 многие компании перешли в онлайн, и образовательный бизнес — не исключение. Любые занятия проводятся дистанционно, значит, и ученики могут жить в разных городах.

Проблема. С каждым студентом школа должна заключать договор об оказании образовательных услуг. При этом неважно, как именно происходит обучение: очно или удаленно. Бумажный документооборот обходится дорого, а подписанные сканкопии не имеют юридической значимости и могут привести к репутационным и финансовым рискам в случае спорных ситуаций и судебных разбирательств. 

Еще школа может пользоваться договором оферты, но и этот способ не лишен минусов: условия договора могут меняться в одностороннем порядке, оферту можно оспорить в суде, но затраты на разбирательства в разы превышают стоимость оказанных услуг.

Решение. Сервис электронного документооборота в таком случае — возможность вести дела, защищая себя от ненужных рисков. Если онлайн-курс стоит дорого, особенно важно, чтобы отношения бизнеса и клиента были прозрачными и надежными. В Сайн.Клике договор подписывается юридически значимой усиленной электронной подписью, значит, студент может быть спокоен за свои деньги и результаты обучения. Школа, в свою очередь, получает лояльного клиента и защищает себя от судебных издержек и недобросовестных пользователей: покупатель не сможет пройти обучение и не заплатить или получить возврат средств, если на то нет объективных причин.

Отсутствие защиты данных от порчи, редактирования и утери

Пример. Косметологическая клиника. При получении услуги, требующей медицинской лицензии — введение препаратов, процедура с нарушением кожных покровов — клиент должен подписать информированное добровольное согласие (ИДС).

Проблема. В работе с бумажными архивами всегда присутствует человеческий фактор, а документы и отчеты ошибок не любят и не прощают. В случае проверки Росздравнадзором или возникновения внештатной ситуации у клиники должна быть возможность «поднять» оригиналы документов — ведь сканы не являются юридически значимыми — и предоставить их по требованию. 

Чтобы это сделать, придется выделить помещение для архива и нанять специалиста. А вместо этого можно было бы открыть еще один косметологический кабинет и увеличить прибыль. Если бумажное согласие потеряется, ответственность за это будет лежать на компании. Такая ситуация приводит к репутационным рискам и потере клиентов. 

Решение. Электронное подписание документов. Клиенту приходит SMS со ссылкой на информированное добровольное согласие, можно ознакомиться и подписать его. В случае необходимости документы, подписанные усиленной электронной подписью, можно будет найти в электронном архиве. Компании не придется переживать из-за потери или порчи документа, тратить время и деньги на ведение бумажного архива — вместо этого можно более эффективно реализовать бюджет на развитие и масштабирование компании.

Замедление бизнес-процессов

Пример. Транспортно-логистическая компания. В этой отрасли всегда много документов: договоры на грузоперевозку, товарно-транспортные накладные, экспедиторские и другие. От скорости подписания зависит выплата зарплаты, география и масштаб бизнеса.

Проблема. Грузоперевозки происходят на дальние расстояния, поэтому от завершения рейса до передачи накладных проходит несколько дней, пока водитель не приедет в офис или логист не отправится в загрузочный пункт. Документы теряются или портятся в кабине большегруза, существует риск подписания бумаг неуполномоченными лицами.

Процесс подписания затягивается, и некоторые документы теряются, водители не получают выплаты вовремя, логисты слишком много времени уделяют документообороту. Чтобы масштабироваться, бизнес должен мириться с постоянными увольнениями водителей из-за сложностей бумажной работы или открывать больше офисов, где можно принять документы.

Решение. Выпуск электронной подписи для перевозчиков в сервисе Сайн.Клик. Теперь документы не теряются и подписываются сразу после завершения рейса, а чтобы масштабировать бизнес, не нужно открывать новые отделения. С клиентами тоже можно пользоваться электронной подписью — для заключения договоров на грузоперевозку и подписания других документов.

Проблемы с упорядоченностью документооборота

Пример. Любой бизнес с офисными или дистанционными сотрудниками. Правила внутреннего распорядка, расписание, график отпусков, кадровые документы необходимо подписывать с каждым сотрудником. Особенно много хлопот это доставляет крупному бизнесу, который должен хранить и содержать огромные архивы.

Проблема. Без электронной подписи сотрудники тратят время на обработку документов, бумаги повреждаются или теряются во время доставки, их приходится оформлять повторно. Обмен документами между удаленными офисами или с партнерами занимает много времени и требует расходов на логистику.

Решение. С электронной подписью дела идут по-другому. Неважно, работает сотрудник в офисе или удаленно, он может обмениваться юридически значимыми документами в режиме реального времени. Электронная подпись позволяет автоматизировать процесс подписания и сэкономить время для решения других задач. С электронной подписью компании легко расширять свою деятельность, открывать новые филиалы, сотрудничать с контрагентами на расстоянии, систематизировать свой документооборот.

Конечно, скорость подписания договоров ценится не только в логистическом бизнесе, а сохранность документов требуется не только в кабинете косметолога. Мы привели наиболее наглядные примеры, как электронная подпись меняет работу компаний в лучшую сторону: с Сайн.Кликом не нужно никуда ехать, заполнять заявки и скачивать приложение. Электронная подпись — цифровое решение для любого бизнеса.

Начать подписывать документы электронно в Сайн.Клике

Фото на обложке: CHIEW / Shutterstock

Реклама
 ООО "СМ"
erid: F7NfYUJCUneLt1LCVRZg