Как вернуть излишне выплаченную работнику сумму заработной платы?

Что такое счетная ошибка?

Переплата по зарплате сотрудника очень часто связана со счетными ошибками. Это означает, что при расчете зарплаты бухгалтер допустил арифметическую неточность. Речь идет именно об ошибке в подсчетах. Например, ошибку из-за проблем с программным обеспечением не всегда считают счетной ошибкой. Хотя стоит отметить, что сейчас судебная практика в этом вопросе неоднозначная. Существует прецедент, когда сбой в программе был признан вариантом счетной ошибки.

Вернуть переплату по зарплате в таких случаях возможно. Кроме того, возвращают переплату в следующих ситуациях:

• при доказанных и признанных нарушениях работником норм труда,
• если сотрудник признается виновным в собственном простое,
• если ошибка связана с неправомерными действиями работника (например, неверно поданные документы).

Эту информацию можно найти в ст. 137 Трудового Кодекса (ТК) РФ. Признание того, что сотрудник виноват в простое или нарушений норм труда производится, как правило, комиссией по трудовым спорам или судом. Неправомерные действия определяются судом.

Существуют и другие причины переплаты, но тогда возврат будет возможен только при согласии сотрудника. Если, например, ему выплатили зарплату дважды за один расчетный период, ответственный и порядочный работник может самостоятельно вернуть полученную по ошибке сумму. Работодатель вправе сообщить сотруднику по ошибке и попросить о возврате переплаты. Согласие сотрудника следует обязательно получить в письменном виде.

Если работник отказывается вернуть деньги, возможно обращение в суд. При таком развитии ситуации потребуются доказательства совершенной ошибки. Например, таким доказательством может послужить справка от специалиста о том, что произошел сбой в программе, которая помогает бухгалтеру в расчетах.

Порядок действий при возврате излишне выплаченной заработной платы работнику

Если обнаруживается переплата по зарплате, порядок действий всегда примерно одинаков вне зависимости от причины.

1. В первую очередь нужно изучить ситуацию и определить, как именно произошла переплата. Для этого может потребоваться создание специальной комиссии.
2. Далее нужно зафиксировать факт переплаты. Если эта ошибка счетная, информация об этом должна быть указана в акте.
3. Затем следует уведомить сотрудника о том, что переплату будут удерживать и его зарплаты. Срок удержания также должен быть указан. Это делается, чтобы сотрудник имел возможность ознакомиться с решением комиссии и оспорить его при необходимости.
4. Указ об удержании переплаты является следующим этапом. Помните, что в ст. 137 ТК РФ четко указываются сроки принятия этого решения. Это должно произойти в течение месяца с момента окончания срока для возврата неверных выплат. Но такое развитие событий может произойти, только если сотрудник не оспаривает принятого решения. Если прошло больше времени или сотрудник возражает, то переплату можно будет взыскать только через суд.

Важно отметить, что удержания из зарплаты (согласно ст. 138 ТК РФ) не могут составлять больше 20% суммы самой зарплаты. В некоторых случаях возможно повышение этого процента до 50%, но 50% зарплаты обязательно должно быть выплачено работнику. Поэтому возвращение переплаты может занять больше одного месяца.

Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен?

Теперь, в целом, понятно, как удержать переплату по зарплате у сотрудника. Но как выполнить списание переплаты по зарплате уволенному сотруднику?

На самом деле единственной разницей между взысканием переплаты с работающего и уволенного работника является то, что у последнего не удастся удержать сумму из зарплаты. Однако уволенный сотрудник также обязан вернуть средства, полученные в результате счетной ошибки, нарушения норм труда, простоя, в котором он виноват, а также его собственных неправомерных действий.

Читайте по теме:

Как выбрать зарплатный проект, который подойдёт вам

Что такое коммерческие расходы и как правильно их учитывать в бухгалтерии

Поэтому также требуется создать акт об ошибке, приведшей к переплате, и направить работнику уведомление. В последнем нужно отметить, что если указанная сумма не будет возвращена, работодатель подаст в суд.

Если дело дойдет до суда, то могут потребоваться такие документы:

• трудовой договор,
• документы о выплате зарплаты,
• акт об ошибке,
• уведомление работника с просьбой вернуть переплату.

При таком развитии событий вполне правомерно обращение в суд согласно статье 1102 Гражданского кодекса РФ, потому что переплата по зарплате может рассматриваться как обогащение за счет другого лица.

Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?

Очевидно, что бывает переплата зарплаты по вине бухгалтера. Как удержать средства в таком случае? Можно ли сделать это через взыскание суммы с самого бухгалтера?

В ст. 238 ТК РФ четко указывается, что прямой действительный ущерб, полученный работодателем из-за действий работника, подлежит возмещению. Поэтому если в переплате обнаружена вина бухгалтера, то с него можно взыскать сумму.

Фото в тексте: Freepik

Примером такой ситуации может быть техническая ошибка, но при этом должно быть доказано, что она произошла по вине бухгалтера. Техническая ошибка, согласно некоторым прецедентам, не позволяет получить средства с работника, которому выдали избыточную сумму. Но если в ней виноват бухгалтер, то эту сумму можно взыскать с него.

Чтобы сделать это, можно выполнить следующие действия.

1. Следует выяснить, как именно произошла переплата, и определить размер ущерба, который нанес бизнесу бухгалтер. Для этого можно сформировать специальную комиссию.
2. Бухгалтер должен составить письменное объяснение. Если он отказывается это делать, нужно это зафиксировать.
3. Бухгалтера следует ознакомить с результатами работы комиссии. Он имеет право обжаловать эти результаты.
4. В течение месяца после определения причиненного ущерба нужно взыскать с бухгалтера эту сумму.
5. Если бухгалтер не желает возмещать ущерб, то придется обратиться в суд, чтобы взыскать переплаченную сумму.

Бухгалтерский учет

Как отразить переплату по зарплате в бухгалтерском учете? Это действительно очень важный вопрос, потому что переплату всегда нужно отмечать должным образом.

Для этого нужно быть знакомым с корректировочной проводкой и методом «красное сторно». Этот метод используется для уже произошедшей, но должным образом не учтенной деятельности, когда сумма, указанная в учете, завышена, например, в случае переплаты по зарплате.

Обычно лишняя выплата выявляется при сверке расчетов или в момент подготовки отчетности. Если сумма небольшая, работник может сам сообщить о переплате.

Что важно учитывать:

• Деньги можно вернуть наличными в кассу или перечислить обратно на расчетный счет компании.
• Если сотрудник не против, можно удержать сумму из следующей зарплаты, но не более 20% от начисленной суммы (ст. 137 ТК РФ).

Работник согласился вернуть 10 тыс. рублей, но сразу всей суммы у него не было. Компания удержала 5 тыс. рублей из следующей зарплаты, а оставшуюся часть — через месяц.

В зависимости от способа возврата бухгалтер делает соответствующие проводки:

Если сотрудник вернул деньги наличными:

• Дт 50 (касса) — Кт 70 (расчеты с персоналом)

Если вернул переводом на счет:

• Дт 51 (расчетный счет) — Кт 70

Если удержание из следующей зарплаты:

• Дт 70 — Кт 73 (расчеты с персоналом по прочим операциям) — начисление долга
• Дт 73 — Кт 70 — удержание суммы при следующей выплате

Что делать, если работник отказывается возвращать деньги?

Работодатель может потребовать деньги только через суд. Однако есть исключения — работодатель вправе удержать сумму без согласия, если ошибка была вызвана счетной ошибкой (например, неправильное сложение при расчете).

Чтобы не сталкиваться с излишними выплатами, важно:

• Регулярно проверять расчеты перед выплатой.
• Использовать автоматизированные системы контроля.
• Фиксировать все начисления в бухучете своевременно.

Ошибки случаются, но правильный подход к возврату излишне выплаченной зарплаты поможет избежать конфликтов и проблем с отчетностью.

Пересчет налогов и взносов

Если работнику случайно выплатили больше, чем положено, важно не только вернуть лишние деньги, но и пересчитать налоги и взносы. Неверные начисления могут повлиять на отчетность, создать задолженность перед бюджетом или привести к проблемам при проверке. Разберем, как правильно все оформить.

Шаг 1. Определяем, какие налоги и взносы затронуты. При выплате зарплаты работодатель удерживает и перечисляет:

• НДФЛ (13% или 15% в зависимости от суммы дохода).
• Страховые взносы (на пенсионное, медицинское и социальное страхование).

Если часть зарплаты нужно вернуть, логично, что пересчет коснется и этих платежей.

Пример из бизнеса: компания ошибочно начислила сотруднику 100 тыс. рублей вместо 90 тыс. С лишних 10 000 рублей был удержан НДФЛ (13%) — 1,3 тыс. рублей, а страховые взносы составили 3 000 рублей. Теперь нужно вернуть излишек и скорректировать налоги.

Шаг 2. Как пересчитать НДФЛ. Здесь возможны 2 варианта:

Сотрудник еще не получил зарплату на руки. Бухгалтер просто пересчитывает сумму перед выплатой.

Сотрудник уже получил деньги:

• При возврате излишней суммы работник может вернуть и лишний удержанный НДФЛ.
• Бухгалтер корректирует налоговую отчетность и уменьшает платеж по НДФЛ в следующем месяце.

Важно! Если сотрудник не вернул лишнюю зарплату добровольно, пересчитать НДФЛ нельзя — налоговая считает, что деньги у него уже в распоряжении.

Страховые взносы начисляются на всю сумму зарплаты, даже если была ошибка. Если деньги возвращены, бухгалтер должен:

• Подать корректировку в отчетность (РСВ).
• Уменьшить базу для взносов в следующем периоде.
• Если взносы уже перечислены — зачесть или вернуть излишне уплаченную сумму через ФНС.

Компания исправила ошибку и вернула сотруднику 10 тыс. рублей. В следующем месяце бухгалтер уменьшил базу для взносов и подал уточненную декларацию.

Какие документы оформить:

• Заявление от сотрудника о возврате денег.
• Корректировочные ведомости по зарплате.
• Уточненные расчеты в ФНС и фонды.

Сумма удерживается из зарплаты

Начнем с ситуации, при которой излишняя сумма удерживается из зарплаты работника. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) удерживается при выплате, поэтому переплата и ее возвращение означают, что часть удержанного НДФЛ становится излишней.

Но это не значит, что немедленно надо возвращать излишнюю сумму. На самом деле налоговый период НДФЛ — календарный год, поэтому излишне удержанный НДФЛ будет вычтен из тех сумм, которые предприятие будет удерживать из зарплаты сотрудника.

Читайте по теме:

Выбор системы налогообложения

Право подписи на документах для руководителя: у кого есть право первой и второй подписи

Исключение составляет ситуация, в которой такой зачет нельзя провести. Это может случиться из-за того, что работник был уволен (в таком случае ничего удержать из его зарплаты не удастся), или если переплата произошла в конце календарного года, то есть при завершении налогового периода НДФЛ.

Расчет по форме 6-НДФЛ включает следующие пункты при корректировке:

• правильно рассчитанную (в данной ситуации уменьшенную) сумму дохода;
• уменьшенную сумму НДФЛ по этому доходу;
• фактически удержанную сумму;
• излишне удержанный НДФЛ.

При удержании переплаты та же форма будет включать следующие пункты:

• полную сумму дохода;
• сумму НДФЛ по этому доходу;
• фактически удержанную сумму НДФЛ (она будет уменьшена из-за зачета);
• уменьшенный на сумму зачета излишне удержанный НДФЛ.

Страховые взносы не требуют корректировок при удержании переплаты, потому что для них используются начисленные суммы. Таким образом, поскольку работнику была начислена переплата, страховые взносы за нее начисляются повышенные.

А при удержании сумм из дальнейших зарплат взносы будут меньше. Единственная ситуация, когда в отчетности (расчет по страховым взносам и единая форма сведений) нужно внести изменения, наступает, если ее надо привести в соответствие с 6-НДФЛ и обеспечить корреляцию показателей между этими документами.

Итог

Итак, мы определили, можно ли удержать переплату по зарплате. Ответ — это зависит от ситуации. Если причиной переплаты является счетная ошибка, а также нарушение норм труда, простой по вине сотрудника или его неправомерные действия, то взыскание переплаченной суммы возможно. Даже от уволенного сотрудника можно добиться возвращения переплаты.

Иногда можно решить проблему переплаты зарплаты по вине бухгалтера через взыскание суммы с самого бухгалтера. Если производится возврат переплаты по зарплате в кассу, всегда важно обращать внимание на налоги и страховые взносы. Переплата зачастую приводит к трудностям, а в некоторых случаях для ее возврата требуется обращение в суд. Но добросовестный сотрудник вернет сумму, которую ему переплатили.

Фото на обложке: Freepik