13 важных советов, как набирать подрядчиков

Подрядчики и их функции

Подрядчиком (подрядной организацией) называют одну из сторон рабочих отношений, которая обязуется выполнить задание заказчика (оговоренную работу) с использованием собственных или предоставляемых ресурсов.

Считается, что наиболее сложные сферы для поиска — это ремонтные работы и строительство.

В случае, когда подрядчик ненадежный, повышается вероятность возникновения проблем. Таких как крайне низкое качество работ, срывы сроков и контрактов, финансовые потери и снижение конкурентоспособности организации.

Если подрядчик подобран грамотно, то он не только выполнит поставленные задачи в назначенный срок, но и сможет привнести в проект свежие идеи и экспертное видение. Кроме того, снизит риски и повысит репутацию заказчика.

Важно: если возникает вопрос взять одного человека или команду, стоит всегда руководствоваться принципом разумности и ориентироваться на поставленные цели и задачи.

Ситуации, когда стоит прибегнуть к помощи подрядчиков

• Недостаточно собственных ресурсов или персонала. При этом вы не планируете расширять штат в ближайшее время.
• Надо выполнить краткосрочный проект и целесообразнее привлечь сторонних людей, чтобы выполнить задачи.
• Экономически выгоднее сотрудничать с подрядчиками, нежели распределять дополнительную нагрузку на постоянный штат.
• Задачи проекта не являются профильными для организации и требуют привлечения новых специалистов.
• Персонал не готов или не может взять на себя дополнительные функции.

Где искать подрядчиков

Задумываясь о привлечении сторонних специалистов, многие прибегают к собственному опыту или рекомендациям.

Крупные организации, находящиеся на рынке продолжительное время уже имеют проверенные агентства, способные помочь.

Есть и другие способы и площадки для поиска и найма.

Биржи фриланса

Подобные ресурсы позволяют найти исполнителей для краткосрочных задач.

Плюсом станет и невысокая стоимость услуг, а минусом — трудность в поиске высококлассных специалистов.

Социальные интернет-площадки

Для этого достаточно найти тематический канал, подписаться и выставить заказ или ознакомиться с предложениями соискателей.

Этот вид поиска хорош тем, что откликов довольно много, общение живое, детали можно обсудить до выбора подрядчика. Но придется потратить большое количество времени на анализ заявок и переписку с претендентами.

Всевозможные рекомендации

Рекомендации могут быть приняты не только от партнеров по бизнесу, но также от сотрудников, родственников и знакомых.

Этот способ поиска считается достаточно эффективным, так как основан на прошлых достижениях и репутации потенциального подрядчика.

Внимание. Приглашенные таким способом специалисты могут пренебрежительно относиться к компании и ее корпоративным правилам. При заключении договора или собеседовании эти детали озвучивают и знакомят с корпоративной этикой.

Чаты обучающихся или молодых специалистов

Несмотря на недостаток опыта потенциальных партнеров, плюсом будет их желание работать, энтузиазм и невысокая оплата труда.

В подобных сообществах действительно можно найти талантливых новоиспеченных специалистов, обратившись к ним напрямую или получив рекомендации от преподавательского состава.

Проведение конкурсов на сайте компании или на площадках для соискателей работы

Этот способ прекрасно подходит для формирования команды из нескольких человек. Однако требует много времени на отбор персонала.

До прохождения заключительного собеседования соискателям предлагают одинаковые тестовые задания.

Часть кандидатов даже не начнут его выполнять, а часть — сдадут с нарушением сроков.

Остальные работы можно проверить, отметив наиболее креативных, работоспособных и ответственных авторов. А с самыми лучшими провести индивидуальное собеседование.

Некоторые менеджеры могут прибегать к изучению рейтингов подрядных организаций.

Важно. Рейтинги не всегда отражают объективные данные о подрядчиках. Они могут быть составлены недобросовестно, быть проплаченными или составляться на основе некорректной выборки.

По теме:

Как провести тендер, чтобы стройка точно закончилась

Организуем тендерный процесс: способы и подходы

Тендеры

При внедрении сложных и серьезных проектов проводят тендеры. Как правило, не чаще одного раза в год.

Процедура проходит в несколько этапов:

1. Проводят конкурс (для участия требуется официальная форма работы и выполнение других условий, например, прохождение аккредитации или выполнение тестовых заданий).
2. После конкурса происходит выбор подрядчика. Обычно решение зависит от соотношения цены и опыта.
3. Разрабатывают и детализируют проект.
4. Затем происходит пошаговое выполнение работы подрядчиком.

На что стоит обратить внимание при оценке и найме подрядчика

Убедительное портфолио

При наличии примеров проделанных ранее работ легче предположить, как будет выполнен планируемый проект.

Просматривая портфолио, обращают особое внимание на сложные задачи и те, которые схожи с планируемыми.

Внимание. Лучше проверить проекты, отраженные в портфолио, и связаться с бывшими заказчиками, подробно расспросив их о проделанной работе.

Ответственность и хорошая репутация

Если известно, что подрядчик нарушал сроки и условия договора или вел себя некорректно, то от работы с ним лучше отказаться, даже если он имеет огромный профессиональный опыт.

Многие компании готовы нанять менее опытных, но более серьезных работников и потратить больше времени на то, чтобы ввести их в курс дела или обучить.

Внимание. Для оценки официальной организации можно собрать информацию о:

• долговых обязательствах,
• судебных тяжбах,
• финансовых сложностях,
• участии в тендерах и прочем.

Для этого доступны различные госресурсы (картотека арбитражных дел, сайт ФНС, реестр банкротств и данные Росстата).

Заказчик может попросить ознакомиться с предыдущими проектами или посетить объекты, на которых проводилась работа. Соискатель, которому нечего скрывать, не станет этому препятствовать.

Мотивированность и амбициозность

Чтобы лучше оценить внутренний потенциал и наличие мотивации, выделяют время на полноценное собеседование.

Важно: нередко в процессе разговора можно узнать о незаявленных умениях и талантах подрядчика, а также о его стремлении участвовать в нестандартных и масштабных проектах. Такая информация может быть началом долгосрочного и продуктивного сотрудничества.

Наличие постоянных партнеров и долговременных контрактов

Если будущий партнер выполняет не только разовые заказы, но имеет долгосрочные договоренности, то, скорее всего, он выполняет работу качественно и в срок.

Также, при контрактах и многочисленных задачах случаются ошибки, можно предположить, что они признаются и исправляются.

Планирование и готовность к основательному пошаговому исполнению

Если потенциальный подрядчик при изучении предстоящей задачи углубился в бизнес-среду организации, собрал необходимую информацию и разработал первоначальный пошаговый план, то это отличный показатель.

Как минимум он проявляет заинтересованность и серьезно относится к своему делу.

Адекватный прайс за услуги

Считается, что слишком низкий ценник может говорить о непрофессионализме соискателя или его недостаточном опыте.

Но если он мотивирован и проект позволяет потратить время на его обучение, то такой сотрудник может оказаться очень старательным и ответственным. Это риск, который может быть оправдан.

С другой стороны, известный подрядчик может завышать цену за свои услуги и требовать дополнительных условий и привилегий.

Конечно, выбор за работодателем. Это его решение, складывающееся из многих факторов, однако принцип «золотой середины» актуален в этом случае как никогда.

Комфортное общение

Можно предположить, что это последнее, что должно беспокоить работодателя, но в действительности предстоит рабочий процесс (возможно, долговременный) и тогда коммуникаций не избежать.

Как минимум, придется осуществлять контроль за этапами работы.

В этом случае не стоит пренебрегать ощущением комфорта и дружественной атмосферой.

Однако есть аспекты, которые могут говорить о недобросовестности будущего партнера.

Неадекватная самооценка и хвастовство

Когда человек верит в свои силы или отлично отзывается о своей команде, то это неплохо.

Но уверения в том, что для подрядчика нет невыполнимых проектов или что лучших исполнителей просто не найти, должны насторожить. Даже в том случае, если он предоставляет безупречное портфолио.

Поверхностность в профессиональных вопросах

Когда соискатель коммуникабелен, много говорит и располагает к себе, и при этом обсуждение рабочих вопросов лишено конкретики и глубины, то, возможно, работа не будет выполнена должным образом.

В таком случае можно перед принятием решения связаться с компаниями, с которыми ранее велась работа, и получить отзывы и оценки.

По теме:

Брошенные проекты: что делать, если подрядчик по разработке больше не может работать с Россией

30 признаков плохого подрядчика (и как выбрать адекватного)

Дополнительные действия перед утверждением подрядчика

Знакомство со всей командой

Известны случаи, когда подрядчиков предоставляли известные агентства, гарантируя, что работа будет произведена высокопрофильными специалистами, но на деле работала команда студентов, пытающихся подзаработать.

Поэтому лучше познакомиться со всеми членами рабочей группы лично и сохранять с ними связь на протяжении всего процесса (хотя бы онлайн).

Получение обратной связи

Проект лучше подробно обсудить, разбить на этапы и шаги. Важно выслушать все предложения и вопросы обратной стороны.

Если вопросов не поступает, это может говорить о низкой заинтересованности или отсутствии четкого понимания работы.

Погружение в интернет-ресурсы

Если у фрилансера или команды есть паблики, каналы и блоги, то с ними желательно ознакомиться.

Это даст возможность лучше узнать не только о рабочих моментах, но и о личностных характеристиках будущих партнеров.

Обсуждение бизнес-среды и ее специфики

Беседа о нюансах бизнеса, работы и даже возникающих проблемах позволят понять, насколько подрядчик ориентируется в своей сфере деятельности, как преодолевает сложности и как коммуницирует с другими партнерами.

Эта информация поможет предсказать потенциальное поведение в непредвиденных обстоятельствах.

Найти надежного подрядчика — непростая задача и требует времени и усилий.

При детальном и основательном подходе шансы найти идеального партнера возрастают.

Если первые проекты выполнены добросовестно, то стоит задуматься о заключении долгосрочных договоров.

Это позволит показать серьезность намерений компании и иметь возможность продолжить сотрудничество или возобновить его в случае необходимости.

Фото на обложке: Studio Romantic / Shutterstock