Тонкости сотрудничества: как работать с производителем в Китае и остаться в плюсе

Обязательно проверяйте качество

Вы должны решить, когда стоит отправить инспектора по качеству на фабрику. Это зависит от рисков, которых вы хотите избежать. Контрольные точки для проверки показаны на рисунке ниже. 

Давайте подробнее рассмотрим, в каких ситуациях, при каких рисках и что именно стоит проверять на разных этапах — подготовки к производству, собственно производства, упаковки и отгрузки вашего товара.

• Вы боитесь, что фабрика будет использовать не те материалы или компоненты, которые были утверждены. 

Такое часто встречается при выполнении заказов в Китае. Для снижения издержек производства и ускорения его хода поставщик может использовать не дорогостоящие импортные материалы и компоненты, которые вы утверждали, а их более дешевые китайские аналоги. 

• Вы профессионал в производстве своего товара, и для вас важно, учтены ли все технические моменты при его изготовлении. 

В этом случае стоит посетить фабрику после начала производства, убедиться, что все делается правильно, и вовремя скорректировать какие-то процессы, если что-то не устраивает. Иногда производитель нуждается в ваших рекомендациях и технической поддержке во время производства.

• Фабрика согласилась на пилотный запуск производства и сделала несколько образцов. 

Она использовала те же компоненты и те же технологии, которые собирается применять для изготовления крупных партий товара. Инспектору нужно приехать сразу же после запуска и проверить эти образцы. Он увидит, каким товар будет в партии, и если что-то не так, то подкорректирует все, что необходимо.

• У вас не было возможности договориться о пилотном запуске производства. 

Рекомендую посетить фабрику сразу после того, как она начнет выдавать с поточной линии первые экземпляры изделия. Так вы проверите, все ли идет нормально и можно ли продолжать производить продукцию. 

• Ваш товар обязательно нужно отправить в лабораторию для проверки свойств и состава. 

В любой момент производства, когда готовый товар уже начал сходить с конвейера, возьмите несколько образцов продукции и отправьте в выбранную вами лабораторию на тестирование. 

Это особенно важно, если для вас производят продукты питания, косметические средства, игрушки, медицинские товары. Вам своевременно нужно самому убедиться, что изделия не содержат вредных веществ и соответствуют всем необходимым нормам. 

• Ваш заказ не больше 500 штук. 

Если вы считаете, что проверка первых нескольких штук продукции для вас не особо репрезентативна и, чтобы сделать выводы, нужно проверять больше товара, то приезжайте на проверку, когда выполнено 30% заказа.

• У вас нет сомнений в качестве упаковки или она не особенно важна. 

Вы можете не проверять специально упаковку, тем не менее до отгрузки крайне важно провести выборочную или полную проверку партии. Без этого вы не поймете, какую продукцию и в каком виде вы в итоге получите. 

Проверка на этой стадии обязательна, даже если вы проводили более ранние проверки. Здесь вы видите полную картину.

• Для вас очень важно высокое качество упаковки товара, или она технически сложная и требует тщательного контроля. 

Лучше устроить проверку до того, как товар начали упаковывать, — в тот момент, когда готовая партия упаковки поступила на фабрику. 

Упаковщики на производстве обычно самые низкоквалифицированные и чаще всего не постоянные работники. Их приглашают на временную почасовую работу по мере необходимости. Так что тут могут быть проблемы, если над ними нет жесткого контроля со стороны менеджеров фабрики.

• Вы сомневаетесь в том, что поставщик отгрузит правильный товар в нужном количестве, что не будет пересортицы или что во время загрузки товар не подпортят и не разобьют. 

При погрузке ошибки бывают редко, но, чтобы их совсем избежать, нужно четко проинструктировать поставщика, показать, что оплошности повлекут серьезные последствия. 

Если четко проинструктировать поставщика по загрузке контейнера (что делать можно, что нельзя), то обычно проблем не бывает. Но посоветую обязательно проконтролировать загрузку, если у вас хрупкий товар. 

Не ждите отгрузки

Чем раньше организована проверка качества, тем лучше. Тут уже все зависит от конкретной специфики, и вы лучше понимаете, что в товаре для вас важнее всего. 

Обнаружение проблем на ранней стадии производства дает время на их изучение, подготовку подробных требований для исправления ситуации, на разработку мер предотвращения таких проблем в будущем. 

Если вы ждете, пока весь товар будет произведен, и проблемы обнаруживаются только после этого, то бывает, что уже ничего не исправишь. А если и есть решение, то на сортировку всей партии и переработку брака требуются недели. Если же товар невозможно исправить, то придется производить всю партию заново. Это тоже очень затратно по времени. 

Еще один плюс ранних проверок: если для вашего товара требуются лабораторные тесты, то вы можете во время производства сразу «выцепить» товар или компоненты и отправить их в лабораторию. 

Такие тестирования обычно длятся несколько недель, поэтому вы получите результаты до того, как надо будет дать отмашку на отгрузку товара, и в случае несоответствий сможете разобраться с фабрикой, пока товар еще не отгружен и полностью не оплачен. 

Если же вы начнете делать тесты после того, как товар произведен, то либо вся партия будет лежать мертвым грузом на фабрике в ожидании результатов, либо результаты придут, когда товар будет в пути или уже у вас на складе. Тогда, если тесты выявят какие-либо отклонения, что-нибудь сделать вы уже вряд ли сможете.

В начале конвейерной ленты товар очищают всеми возможными способами. Затем его проверяют фабричные инспектора по качеству. Вы встаете на конвейере после этих инспекторов. Смотрите, как они действуют. И если недовольны их работой, то поправляете их, показываете, что вам не нравится. 

После вас можно поставить сотрудников, которые сразу вкладывают хороший проверенный товар в потребительскую упаковку, а брак собирают в специальные ящики, чтобы потом отправить на доработку. Так проверка проходит намного быстрее. 

В общем, внедряйтесь в фабричные проверки качества, корректируйте, обучайте. И вы увидите, что вам впоследствии будет легче проверять товар и проверок станет меньше, так как за вас уже полработы сделают фабричные инспектора по качеству. 

Запоминайте их, чтобы понимать, когда происходит смена персонала. Тогда вы сможете вовремя установить строгий контроль за новыми работниками, а потом их так же обучить.

Что делать, если ошибки обнаружены

Если ваш инспектор обнаружил проблемы с товаром, дальнейшие действия зависят от типа этих проблем.

• Инспектор увидел, что вся партия товара или ее часть производится не на фабрике поставщика, а на посторонней, неизвестной вам фабрике. 

Нужно потребовать от поставщика объяснений, почему так получилось. 

Если еще не совсем поздно, то настаивайте, чтобы производство было перенесено обратно на фабрику поставщика. Но если работа уже идет полным ходом, то потребуйте от поставщика всестороннего контроля за производством на другой фабрике и гарантию качества на продукцию. Наряду с этим было бы неплохо получить доступ на другую фабрику, чтобы осуществить проверку качества там.

• Инспектор обнаружил, что компоненты или материалы не соответствуют вашим стандартам качества или используется не то, что было утверждено в спецификации, заказе или инвойсе. 

Потребуйте вернуть некондиционные компоненты и материалы поставщикам, и пусть те как можно быстрее заменят их на утвержденные. 

• Фабрика не следует тому регламенту производства, который вы рекомендовали и утверждали с ее представителями. 

Действительно, не исключено, что методы производителя лучше. Но вам нужно получить этому подтверждение. В такой ситуации целесообразно осуществить пилотный запуск производства и получить несколько образцов, которые убедят вас в правоте фабрики. 

Но, возможно, дело в другом: сотрудников производственного отдела могли плохо проинструктировать, недостаточно четко объяснить, как они должны действовать. Если это так, настаивайте на необходимости строго следовать технологиям и утвержденному регламенту. Поучаствуйте в составлении инструкций для работников, производящих ваш товар, и проконтролируйте, что эти инструкции применяются.

• Инспектор обнаружил, что во всей продукции или в ее части есть какие-то недостатки. 

Во-первых, потребуйте, чтобы производство заказа было остановлено до тех пор, пока не будет найдено решение проблемы. Фабрика не должна продолжать делать некачественный товар. 

Во-вторых, подготовьте инструкцию с четкими критериями, по которым работники отберут весь уже произведенный товар и смогут определить, какой из них нужно отбраковать, а какой можно все-таки упаковать и подготовить к отгрузке. 

Теперь разберем ситуацию, описанную в последнем пункте, подробнее. Представим несколько сценариев.

• Вы обнаружили очень серьезный недостаток в товаре, который невозможно с легкостью исправить. 

Будьте строги с поставщиком, не спускайте ему с рук такие проблемы. Не пытайтесь быть хорошим, тут нужно играть жесткого человека. И ни в коем случае не перечисляйте оставшуюся часть оплаты до тех пор, пока он все не исправит в произведенной партии. 

• Обнаружены мелкие недоработки, которые можно исправить, и тогда не придется производить дополнительный товар для замены отбракованного. 

Просите фабрику отсортировать бракованный товар согласно вашим инструкциям и доработать его так, чтобы он соответствовал утвержденному стандарту качества. Вы можете следовать этой схеме:

• Вы видите проблему с качеством товара, однако совсем не понимаете, в чем ее причина и можно ли это исправить. 

Попросите поставщика исследовать причину и подготовить для вас отчет. В отчете должны быть описаны:

1. проблема;
2. какие тесты были сделаны и как проходило исследование проблемы;
3. можно ли это исправить в уже произведенном товаре, и если да, то как;
4. какие меры нужно предпринять, чтобы избежать этой проблемы в последующих заказах.

На основе полученных данных вы примете решение, как поступить с бракованным товаром. 

Может оказаться, что производитель ничего не предпринимает, чтобы разобраться с проблемой, или вы видите, что он идет не тем путем, который приведет к ее решению. Проявите инициативу. Для начала попробуйте разобраться, что делается не так, в чем загвоздка. 

Ваш инженер должен исследовать производство, понять, почему возникла проблема, и предложить меры по ее решению. После изменений надо провести тестирование производства. Лучше, если инженер или хотя бы инспектор по качеству присутствует на этом тестировании и имеет возможность посмотреть товар, который получился в итоге.

В общем, в таких случаях крайне важно общение с поставщиком. Нужно разобраться, в чем проблема, и совместно ее решить, чтобы в итоге получить нормальный товар. Не стоит сразу прерывать сотрудничество. 

На производстве всегда бывают какие-то проблемы, но, если поставщик все оперативно и охотно решает, вы вполне можете стать партнерами на долгие годы. Дайте ему шанс исправиться — но исправиться за свой счет, а не за ваши деньги.

Отправьте поставщику отчет о проверке

После того как прошла любая проверка качества, обязательно отправляйте поставщику отчет о ней по электронной почте.

Если все нормально, вы благодарите и даете добро на дальнейшее производство или отгрузку товара. А вот если обнаружены какие-то проблемы и несоответствия, вам понадобится отчет вашего инспектора по качеству. 

На основе отчета инспектора составьте подробный отчет с фото и пояснениями для фабрики и укажите в нем процент брака в проверенном товаре. Пишите четко и кратко, без воды. Отчет нужно отправить срочно, и не только менеджеру по продажам, но и обязательно владельцу фабрики, чтобы он был в курсе этой проблемы. 

Отправив письмо с отчетом, позвоните владельцу фабрики, убедитесь, что он получил ваше послание, и попросите его прочитать. Потребуйте скорейшей реакции с его стороны. 

Будьте четки в требованиях и в объяснениях недостатков товара. Выражение «некачественный товар» или «брак» ни о чем не говорит. Нужно определение проблемы, иллюстрация и пояснение, как отреагируют потребители на подобный прокол, почему он вызовет негативную реакцию. 

Возможно, в качестве решения проблемы поставщик предложит вам скидку. Здесь принципиальный момент в следующем: независимо от того, насколько поставщики хороши и добры, независимо от того, какие скидки они сулят, не давайте им возможность поменять ваши стандарты качества. 

Как только вы принимаете скидку в качестве компенсации за какой-то промах и миритесь с тем, что промах остался неисправленным, вы даете им понять, что есть определенная цена за снижение качества. И они перестанут бояться ошибок в следующих заказах. 

Для высококлассного брендового товара одноразовой проверки обычно недостаточно. Чем проверок больше, тем лучше. 

Оптимально, если это три проверки:

• когда произведено 20–30% партии;
• когда произведен весь товар полностью;
• когда товар упакован (проверяется упаковка) и когда загружается контейнер (подтверждается, что контейнер загружен и все сделано согласно инвойсу).

Понятно, что для многих компаний многочисленные проверки непозволительно дороги. Тогда просто оцените все риски и проверьте именно тот этап, который предвещает большие риски для вас. Делайте как можно больше проверок — столько, сколько можете себе позволить. 

Оцените свои потери из-за бракованного товара. Может быть, эти потери настолько большие, что затраты на проверки по сравнению с ними мизерны. А может оказаться и наоборот — проще получить часть бракованного товара и не тратиться на проверки, его все равно купят. 

И запомните: никогда не платите за товар полностью, пока он не проверен. Сначала убедитесь, что все в порядке. Иначе поставщик не станет ничего дорабатывать и заменять бракованные изделия.

Как достичь максимума

• Запланируйте как можно больше проверок — столько, сколько можете себе позволить. 
• Для первой проверки не дожидайтесь упаковки товара — исправить брак будет гораздо сложнее.
• При необходимости протестируйте образцы продукции в лаборатории.
• На этапе доставки материалов и компонентов на фабрику проверяйте, чтобы они соответствовали оговоренным.
• После каждой проверки составляйте отчет и отправляйте его не только вашему менеджеру, но и владельцу фабрики.
• Не позволяйте поставщику откупаться от ваших претензий. Даже если скидка выглядит очень заманчиво, не соглашайтесь на нее, а требуйте устранения выявленных недостатков.
• При возникновении проблемы не стоит сразу прерывать сотрудничество. Нужно разобраться, в чем проблема, и решить ее совместно с производителем. 

Фото на обложке: Maxx-Studio/Shutterstock