Как оптимизировать рабочую нагрузку, чтобы не тратить время на пустяки

Шаг 1: Анализируйте

Первый шаг на пути к тому, чтобы вернуть утраченное время – понять, как вы его проводите. Четко определите каждую свою обязанность, оцените время, которое вы на нее тратите, и подумайте, сможете ли вы ее оптимизировать.

Используйте для этого специальный журнал или инструмент вроде Toggl. При помощи него ответьте на следующие вопросы:

• Какие задачи вы выполняете регулярно?
• Какой цели они служат?
• Сколько времени на них уходит?
• Можно ли их оптимизировать?

Нет метода лучше для оценки рабочих задач, чем матрица Эйзенхауэра. Этот инструмент может в десять раз увеличить вашу эффективность на работе. Его изобрел 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, когда пытался приоритезировать все свои дела. В итоге получилась матрица, состоящая из четырех квадрантов, которые классифицируют занятия по двум параметрам: срочность и важность.

Вот как она выглядит:

Фото: Medium

Вы знаете, какой квадрант занимает наибольшую часть вашей рабочей недели? Вот несколько критериев:

• Квадрант I: Вам кажется, что вы постоянно тушите костры и работаете в аварийном режиме. Большинство ваших проектов требуют немедленного внимания из-за горящих дедлайнов.
• Квадрант II: Вы чувствуете, что у вас все получается, потому что вы осторожно планируете, готовитесь и предотвращаете проблемы до их возникновения. Вы можете тратить время на сложные проекты, новые возможности, обучение и построение отношений.
• Квадрант III: Большую часть вашего времени вы тратите на занятия, которые немедленно требуют вашего внимания, но не обязательно связаны с вашими приоритетами. Вы ходите на несрочные совещания, позволяете другим вас отвлекать и разбираете некритичные телефонные звонки и электронные письма. Вам кажется, что вы постоянно занимаетесь делами, важными для других, но не для вас.
• Квадрант IV: У вас часто складывается ощущение, что вы тратите время впустую. Вы занимаетесь работой, не связанной напрямую с вашими целями, смотрите сериалы, играете в игры и сидите в социальных сетях.

Как только вы поймете суть матрицы, вы сможете оптимизировать свою работу в стиле Эйзенхауэра:

1. Проанализируйте свое расписание и составьте список всех рабочих занятий. Особое внимание обратите на повторяющиеся процессы, такие как еженедельные встречи, отчеты и электронные письма, поскольку их можно легко оптимизировать. Не стесняйтесь добавлять задачи, которыми вы хотели бы заниматься, но у вас нет на это времени.
2. Классифицируйте дела согласно их срочности и важности при помощи матрицы Эйзенхауэра.
3. Посчитайте время, которое вы тратите на разные занятия в каждом квадранте. Для самых повторяющихся задач это не будет проблемой. Однако с социальными сетями все куда сложнее – вы ведь сидите в них, пока работаете над чем-то другим. Поэтому вы можете воспользоваться инструментами вроде Webtime Tracker и RescueTime, которые помогут вам понять, сколько времени у вас уходит на фейсбук и инстаграм.

Как оптимизировать повседневные задачи при помощи матрицы Эйзенхауэра

Фото: Unsplash

Успешные люди 70% своего времени тратят на проекты из второго квадранта. В результате они достигают своих целей, активно предотвращают кризисы и ведут более сбалансированный и спокойный образ жизни.

Большинство людей, однако, практически не занимаются делами из второго квадранта, потому что они заняты первым, третьим и четвертым. Тем не менее, утраченное время вернуть очень просто, и вот как упорядочить свои задачи в каждом квадранте:

• Квадрант I: Сперва фокусируйтесь на срочных и важных задачах.
• Квадрант II: Выделяйте время для важных, но несрочных занятий.
• Квадрант III: Устраняйте, оптимизируйте, делегируйте или автоматизируйте как можно больше срочных, но неважных задач.
• Квадрант IV: Полностью устраните все несрочные и неважные дела.

Шаг 2: Бросайте бесполезные занятия

Это самая эффективная и чистая форма упорядочивания: ничто не нужно оптимизировать, автоматизировать или делегировать, если это можно просто вычеркнуть из своего расписания. После определения задач, которые вы хотите упорядочить, разбейте их на максимально мелкие части и уберите все, что не играет никакой роли.

Вот две стратегии, которые всегда работают:

• Применяйте закон Парето, согласно которому 20% усилий дают 80 % результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата. Фокусируйтесь на самых важных занятиях и забудьте об остальных.
• Научитесь говорить «нет»: Когда вам поручают новую задачу, вместо «Как я могу это сделать?» спросите «Могу ли я отказаться?».

То же самое можно сделать и с вашими занятиями в интернете:

• При помощи Unroll.Me отпишитесь от новостных рассылок, которые вы больше не хотите получать.
• Отпишитесь от людей в социальных сетях, неактуальных подкастов и каналов на YouTube.
• Используйте инструменты вроде StayFocusd, Freedom и Offtime, чтобы заблокировать определенные сайты и приложения во время работы.
• Просто удалите свои аккаунты на Facebook, Instagram, Netflix и т.д.

Фото: Unsplash

Как не отвлекаться на работе:

• Подавайте неочевидные сигналы, что вас не стоит отвлекать (например, наденьте наушники или закройте дверь).
• Согласуйте с командой время, когда вас не нужно отвлекать. Определите темы, с которыми не стоит обращаться к коллегам.

Откажитесь от ненужных совещаний:

• Не посещайте совещания, где ваше присутствие не обязательно.
• Полностью отмените ненужные совещания.
• Замените встречу электронным письмом, если это возможно.
• Сократите частоту проведения совещаний.

Входящие телефонные звонки:

• Не указывайте свой номер телефона в подписи к электронному письму или визитке.
• Просите людей сперва писать вам на почту, а не звонить.

Рабочая рутина:

Рабочая рутина в каждой компании разная, но вот несколько общих примеров:

• Трудоемкие презентации или отчеты, которые легко можно обобщить в письме.
• Разные программы подготовки, конференции и встречи за чашкой кофе.

Вот несколько стратегий, как освободить от них свое время:

• Перед началом нового проекта задавайте себе вопрос: «Этот проект связан с моими целями и приоритетами?»
• Научитесь говорить «нет»: вежливо отклоняйте просьбы других людей.
• Не бойтесь спорить с начальником, если вы не видите смысла в определенной задаче. Но не стоит просто выражать несогласие, всегда предлагайте альтернативу.

Шаг 3: Оптимизируйте

Фото: Unsplash

Вот несколько способов, как оптимизировать свои занятия:

• Группируйте похожие задачи и выполняйте их в один присест.
• Выработайте привычку. Выделяйте временные интервалы для занятий. В итоге задача станет рутинной для вашего мозга и вы будете выполнять ее на автопилоте.
• Установите временной лимит. Согласно закону Паркинсона, «работа заполняет время, отпущенное на нее». Временной лимит на определенные задания заставит вас работать эффективнее!
• Документируйте все повторяющиеся процессы при помощи инструментов вроде Pipefy, Manifest.ly или Kissflow.
• Создавайте шаблоны для повторяющихся задач.
• Не забывайте про креативность! Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с повторяющимся занятием, ответьте на вопрос: «Можно ли выполнить его еще эффективнее?»

Шаг 4: Автоматизируйте

Обычно это самая веселая часть! Суть автоматизации заключается в использовании технологий для выполнения ручных и времязатратных процессов. Вот как можно упростить свою жизнь при помощи автоматизации:

• Использовать инструменты вроде IFTTT для выполнения простых задач, связанных с приложениями и сайтами. Например: автоматически публиковать пост из Facebook на LinkedIn и Twitter.
• Автоматическая доставка: Сервисы вроде Amazon Subscribe & Save будут автоматически пополнять ваши запасы продуктов и личной гигиены в соответствии с вашим графиком.

Есть огромное количество способов автоматизировать бизнес-процессы. Поищите полезные инструменты в Google или спросите своих знакомых, которые выполняют похожие задачи.

Шаг 5: Делегируйте

Делегировать задачи порой очень сложно, потому что мы считаем, что только мы можем нормально справиться с работой. Однако такой образ мышления мешает успеху и счастью; только забыв об эго, мы сможем достичь желаемых результатов для себя и для компании.  

Фото: Unsplash

Аутсорсинг – это идея покупки времени за деньги. Чтобы понять, стоит ли вам обращать на него внимание, ответьте на следующие вопросы:

• Сколько стоит час моей работы?
• Какие задачи я могу делегировать за меньшие деньги?

Делегируйте все, что не связано с вашими целями или не соответствует вашим сильным сторонам.

Три способа, как это сделать:

• Делегируйте простые задачи виртуальным ассистентам.
• Делегируйте целые проекты командам или фрилансерам, но четко объясните цели и приоритеты и регулярно проверяйте результаты.
• Чтобы делегировать решения, ответьте на вопрос: «С какими проблемами ко мне постоянно подходят сотрудники?» Затем составьте план действий для этих ситуаций и отправьте его команде. Например, установите правило вроде «покупки дешевле $50 не требуют одобрения» и доверяйте персоналу.

Источник.

Материалы по теме:

Чем полезно мышление разработчика и как ему научиться

Трудности с удержанием внимания? В этом есть свои плюсы

Самые важные дела лучше выполнять сразу после пробуждения

Сделайте подвижность стилем жизни — и мозг скажет вам спасибо