Избавьтесь от «организационных помех»: 4 способа работать продуктивнее с меньшими усилиями

Чтобы перейти от стратегии к ее выполнению, необходимо устранить «организационные помехи». Руководитель должен сохранять энергию и внимание, чтобы организовать работу и контролировать производительность сотрудников.

Рассказываем, как добиться этого с минимальными усилиями.

Отказывайтесь от лишних задач

Зена Эверетт опросила руководителей, сколько времени они уделяют вопросам, которые оказывают важнейшее влияние на бизнес. Распространенный ответ — менее 5% рабочего времени. 

Однако расставлять приоритеты — это умение не только соглашаться на важную задачу, но и отказываться от всего, что мешает ее выполнению. Научите сотрудников просить перенести дедлайн, чтобы они могли реалистично планировать график и работать качественно. Привлекайте их еще на этапе обсуждения и планирования, чтобы предупредить проблему и не тратить драгоценное время на ее устранение.

Повышайте производительность за счет концентрации

Не пытайтесь решать важные задачи в перерывах между встречами и звонками. Зарезервируйте в календаре время для работы, требующей 100% концентрации, в идеале — отрезками по 1,5 часа.

Постоянное переключение между задачами не позволяет сосредоточиться, так как наш мозг продолжает тратить часть своих ресурсов на незакрытые вопросы и не может полностью сконцентрироваться на текущей проблеме. Используйте такой подход не только сами, но приучайте к нему своих сотрудников.

Вводите ограничения для встреч

Самая бесполезная трата времени — это участвовать в собрании, чтобы поговорить о работе, вместо того, чтобы сделать ее. В среднем менеджеры проводят по 23 часа в неделю на собраниях, и все, что они успевают сделать в перерывах, — это написать письмо по электронной почте. 

Установите строгие правила для встреч: ограничьте их длительность 45 минутами и заранее уточняйте цель. Собраться можно чтобы принять решение, найти проблему, провести мозговой штурм или отпраздновать событие, но не чтобы обмениваться информацией. Для этого хватит письма или сообщения, с которым можно ознакомиться в любое время и не откладывать все дела ради этого. Ограничьте количество участников, чтобы быстрее принимать решения.

Включайте режим «оффлайн»

Такие инструменты, как Zoom, Slack и Microsoft Team, позволяют нам оставаться на связи, но мы зачастую злоупотребляем их использованием. Находясь постоянно в режиме «онлайн», мы переходим от одного разговора или задачи к другому, тратя время на переключение. 

Выберите время, когда вы будете выходить из сети и концентрироваться. Отключайте уведомления и договоритесь, как с вами можно связаться и по каким вопросам, если у вас включен режим «оффлайн». Не используйте технологии, чтобы наблюдать за подчиненными. Оценивайте только результат, а не время, проведенное на работе.

Источник.

Фото на обложке: Pikhandina / Shutterstock