Организация питания сотрудников — это не просто удобство, но и важный элемент заботы о персонале. Вкладываясь в улучшение условий, к компании повышается лояльность, а также растет мотивация в коллективе.
Однако такие расходы организации на питание требуют особого внимания с точки зрения бухгалтерского учета и налогов. Правильное оформление организацией всех документов и учет затрат на питание помогают избежать конфликтов с налоговыми органами, поддерживать стабильность бизнеса и не понести лишние расходы.
В статье рассмотрим основные аспекты компенсации питания и их налогообложения, а также как формировать счета.
Содержание
Организация питания для работников
В Трудовом кодексе РФ указано: кто имеет право питаться за счет работодателя. Согласно ст. 222 это работники, трудящиеся на вредной и особо вредной работе.
Список продуктов и их нормы выдачи определены приказом Минтруда № 291н от 12 мая 2022 года.
Эти продукты должны предоставляться сотрудникам бесплатно, и вычитать их стоимость из зарплаты нельзя.
На человека влияют разные факторы во время работы. Если их уровень слишком высокий, это может навредить здоровью. В таких случаях работнику положены дополнительные льготы.
Налогообложение и льготы прописаны в ТК РФ, Федеральных законах, нормах ГОСТ и Постановлениях Правительства. Организация питания регулируется эти же актами.
Способы организации питания для сотрудников
Расходы на бесплатное питание сотрудников оплачивает работодатель, если они работают:
- во вредных условиях,
- в особо вредных условиях.
Но часто организация предоставляет питание бесплатно (или частично оплачиваемое) и для остальных сотрудников. Это можно сделать по-разному:
- Открыть свою столовую.
- Договориться с другой компанией, чтобы сотрудники в обеденный перерыв ели там, либо им присылали готовые супы и каши прямо на работу.
- Закупать продукты, чтобы сотрудники сами себе готовили.
- Выплачивать сотрудникам деньги, чтобы они могли оплатить своё питание.
Если работодатель бесплатно предоставляет питание, это считается дополнительным доходом сотрудника, похожим на часть зарплаты.
Чтобы такие расходы считались официальной частью оплаты труда, это нужно прописать в одном из внутренних документов компании: положении об оплате труда, коллективном или трудовом договоре.
Кроме того, питание считается «натуральной» формой оплаты, и тут есть важные правила:
- оно не может составлять больше 20% от всей зарплаты сотрудника за месяц;
- сотрудник должен дать согласие (собственноручно написав заявление) на получение части зарплаты в такой форме.
Чтобы учитывать такие расходы на питание, важно вести учет, сколько именно получает каждый сотрудник. Это можно сделать, например, выдавая талоны или карточки для организации питания, либо записывая, кто и что получил.
Но бывают случаи, когда это сделать сложно. Например, если продукты или угощения (сладости к чаю, напитки) находятся в свободном доступе или питание организовано как «шведский стол». В таких ситуациях невозможно посчитать, кто сколько получил.
Расходы на питание: методы учета в бухгалтерии
Как учитывать затраты на питание специалистов — зависит от организации. Вариантов несколько.
- Компания обустраивает собственную столовую. Её нужно выделить в отдельный раздел учета. Все сопутствующие расходы (нужное оборудование, припасы, зарплаты обслуживающего персонала) записываются в бухгалтерии, чтобы учитывать при формировании стоимости обедов.
- Договаривается с другой организацией либо работодатель выступает в роли закупщика продуктов. Стоимость этих обедов записывается, когда продукты (готовые блюда) поступают от поставщика.
- Выдаёт питание сотрудникам. Когда питание предоставляется работникам (например, бесплатно или по льготной цене), это записывается вместе с зарплатой каждого сотрудника.
- Расходы на питание сотрудников не разделены по персонам. В таком случае затраты нельзя связать с зарплатой. Учитываться они будут как общие расходы компании.
- Информация о расходах записывают не как часть затрат на оплату труда, а как прочие.
Читайте также: Как вести учет ГСМ (расходы на топливо) – инструкция для бухгалтера
Какие расходы можно добавить в графу затрат фирмы:
- Если об обязательном питании указано в законе обязательно по закону (например, спецпитание) и предоставляется в порядке, зафиксированном в актах.
- Если оно прописано во внутренних правилах компании.
Пункт о компенсации обедов нужно включать в трудовой договор. Чтобы документально фиксировать положения о питании сотрудников, меню, расходах и прочих нюансах, полагается издавать отдельные приказы на организацию питания на заводе и о выплатах в качестве компенсации.
Расходы на питание и их учет для налогообложения
Работодатель может учитывать расходы на питание сотрудников при расчете налога на прибыль, но только при прямом указании на это в ТК или во внутренних правилах компании. Такие расходы минусуют из налогооблагаемой прибыли.
Если же расходы на питание в учете отражены как «прочие», то их нельзя учитывать для уменьшения налога на прибыль.
В таком случае возникают различия между налоговым и бухгалтерским учетом, которые надо правильно записать.
Если расходы на питание указаны в правилах компании, но не распределены между конкретными сотрудниками, есть 2 вариант событий:
- Рассчитывая налог на прибыль их учитывать не будут.
- Их можно учитывать, даже если они не разделены по трудящимся.
С продуктовым обеспечением в рабочих поездках тоже есть два противоположных мнения:
- Их могут не относить к командировочным тратам (об этом недвусмысленно намекается в письмах Министерства финансов: первое, второе);
- Работодатель может оформить их как часть командировочных расходов в своих внутренних правилах (письмо УФНС России от 8 октября 2015 года).
Если стоимость продовольствия включена в документы о командировке, но не выделена отдельно, налоговая не сможет точно определить её сумму.
Читайте также: Что включают в себя управленческие расходы
Организациям на упрощённой системе налогообложения (УСН) приходится соблюдать те же правила. Расходы на питание можно учитывать, если они обязательны или относятся к оплате труда сотрудников.
Если платеж за продовольствие не прописан в трудовом или коллективном договоре, такие расходы считаются прочими. Их записывают как «Прочие расходы» в паре с «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Правила перечисления НДС
Можно ли говорить о питании как об объекте обложения НДС?
Аргументы в защиту своей позиции есть у обеих сторон. Налоговые органы ссылаются на Налоговый кодекс РФ, а именно — на 39 и 146 статьи. Согласно статье 39 НК РФ, любая передача товаров от одного человека другому, оказание услуг друг другу (даже если деньги при этом не передаются) считается продажей.
И когда компания бесплатно организует питание своим сотрудникам — это тоже продажа.
Поскольку по статье 146 того же свода законов безвозмездные операции по реализации товаров, проведению работ и оказанию услуг являются объектами налогообложения, то и налог на добавленную стоимость начислять тоже нужно. Работодатель обеспечивает питанием, речь идет о расходах, значит, и налоги тоже должны быть.
В некоторых письмах Министерства финансов разъясняется, что платить НДС за бесплатное питание придется только в случае, когда можно с уверенностью выявить — кто его получал. Если сделать это невозможно, то и налог уплачивать не нужно.
Компании же в качестве аргументов используют судебные акты.
Например, 10 лет назад Арбитражный суд Дальневосточного округа указал, что питание для работников давалось на основании коллективного договора как мера социальной поддержки, потому НДС уплачивать не нужно.
Читайте также: Что относится к внереализационным доходам и расходам и как их учитывать
В 2019 году аналогичное решение вынес и АС Центрального округа: компания, обеспечивая питание сотрудникам по условиям коллективного договора, пыталась улучшить их условия труда, причем никакой выгоды от этой деятельности не получала. А раз и выгоды не было, то и передачей товара или оказанием услуги действие не считается, и НДС облагаться не должно.
К вышеуказанному можно добавить и постановление арбитражного суда от 2016 года № Ф02-7156/2015.
Лучше перестраховаться и начислить НДС на бесплатное питание. Одновременно можно вернуть НДС, который заплатили за продукты. Если этого не сделать, есть риск судебных разбирательств.
Если суд будет проигран, компании окажется в положении должников и ей придется заплатить НДС на стоимость питания. А вернуть его уже не получится, так как срок для оформления возврата может истечь за время суда. Но не стоит бояться сложностей: судя по текущей судебной практике, суд чаще встает на сторону компаний.
Оплата страховых взносов и НДФЛ
Питание считается доходом, который выдается не деньгами, а продуктами. Поэтому при расчете налогов и страховых взносов берут его рыночную цену на день выдачи.
Если специальное питание, получаемое работником, не превышает установленных законом норм, начисления налоговых расходов (страховых взносов и НДФЛ) не производится. Об этом говорится в статьях 217 и 422 НК и в ФЗ N 125-ФЗ.
В каких еще случаях есть освобождение от уплаты НДФЛ?
Смотрим ту же 217 статью НК:
- Спортсмены, арбитры, а также лица, имеющие установленную законом спортивную и профессиональную квалификацию, и занимающиеся физкультурно-оздоровительной и спортивно-педагогической работой — имеют право на питание, но от НДФЛ есть освобождение;
- Персоны, привлекаемые к работе на полях в определенные сезоны — как и в пункте первом.
А что со страховыми расходами (взносами)?
В законе «Об обязательном соцстраховании» указано, за кого их вносить нет нужды, а также за военнослужащих (статья 422 НК РФ). Прочее питание, которое человек может получить как оплату за работу, уже относится к налогооблагаемой (пункт 1 статьи 210 НК).
Страховые взносы также должны взиматься в порядке, предусмотренном ФЗ № 125 и Налоговым кодексом.
Важно помнить, что по этой же причине взносы начисляются на стоимость специального питания, которое предоставляется работнику помимо установленных норм, а также на питание, не относящееся к заработной плате
- Если в командировочной документации указано, что работник получал питание, но его стоимость отдельно не прописана, то на него не нужно начислять страховые взносы (пункт регулируется письмом из Министерства здравоохранения и социального развития России РФ N 2519-19, а также письмом Фонда социального страхования «Об уплате взносов»).
- Если невозможно понять, кто именно из сотрудников получил питание, то ни налоговые, ни страховые взносы платить не нужно (об этом говорится также в письмах Министерства финансов России № 03-04-06/51326 и № 03-04-06/55047).
- От работодателя требуется сделать всё возможное, чтобы определить: кто из сотрудников получил питание. Если это невозможно, можно рассчитать доход для каждого работника, разделив общую сумму, потраченную на питание, с учётом их посещаемости на работе.
Приведем в качестве примера судебное разбирательство 2009 года. Организация предоставляла своим работникам бесплатное питание и относила эти расходы на себестоимость продукции, уменьшая налогооблагаемую прибыль.
Налоговый же орган посчитал, что эти расходы нельзя связывать с производственным процессом, а значит и уменьшать налогооблагаемую базу невозможно.
Суд встал на сторону инспекции, указав, что о расходах на бесплатное питание сотрудников как об обязательных говорить нельзя, напрямую с производством они не связаны и уменьшать налогооблагаемую прибыль организации не могут.
Читайте также: Что такое расходы организации и их виды
Когда из зарплаты работника удерживают НДФЛ, это отражают в учете так: «на счете зарплаты сотрудника (Дт 70) фиксируется уменьшение, а на счете налогов (Кт 68) — передача всей суммы в бюджет».
Суммы страховых взносов, рассчитываемые с зарплаты плюс иных финансовых возмещений рабочим, записывают как расходы компании. Они же уменьшают налоги на прибыль. В учете это отображается так: деньги списываются на затраты и направляются в фонд страховых взносов.
Контроль за расходами на продовольствие осуществляют бухгалтерия, руководство компании, налоговые органы, внутренние аудиторы (если есть) и трудовая инспекция (если присутствуют вредные условия труда).
Фото на обложке: Freepik
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter