Что включают в себя управленческие расходы

Что такое управленческие расходы

Это условно-постоянные издержки, которые предназначены для поддержания административной работы организации, решения задач по управлению. Эти затраты не зависят от объема производимой продукции. Включают заработную плату руководящего персонала, секретарей, офисных сотрудников, другие издержки организации.

Классический подход к расходам управленческим разделяет их от коммерческих и иных затрат. 

Например, если заработная плата сотрудников цеха включается в себестоимость продукции, то зарплата главного бухгалтера входит в учет управленческий, поскольку не связана с выпуском товаров.

Общехозяйственные расходы могут частично входить в стоимость товара через косвенные методы, однако их основная цель — поддержание, организация внутренней деятельности предприятия, а не влияние на объемы продукции.

Состав управленческих расходов

Эти затраты не участвуют в производственном процессе, не относятся к коммерческим, поскольку не направлены на реализацию продукции. Их считают общехозяйственными и включают в статьи, не влияющие напрямую на себестоимость товаров или услуг. 

Состав управленческих расходов включает широкий спектр издержек, которые связаны с обеспечением административной работы предприятия.

Что входит в управленческие расходы:

1. Заработная плата, взносы административного персонала. Сюда входят выплаты руководящим, офисным сотрудникам, которые не участвуют в производстве продукции. Например, оплата труда генерального директора, а также страховые и пенсионные отчисления.
2. Затраты на аренду административных зданий или офисов, коммунальные услуги (электроэнергию, отопление, водоснабжение), техническое обслуживание офисного оборудования и оргтехники.
3. Затраты на служебные поездки, в том числе транспортные и на проживание. Представительские издержки могут включать организацию деловых встреч, корпоративных мероприятий, направленных на поддержание репутации.
4. Затраты на интернет, телефонию, почтовые услуги, которые требуются, чтобы выполнять административные задачи.
5. Оплата труда специалистов-консультантов, аудиторов и других экспертов, чья деятельность направлена на повышение эффективности управления, финансовой отчетности компании.
6. Затраты на амортизацию офисного оборудования, ремонт помещений для административных нужд.
7. Административно-хозяйственные расходы на закупку канцелярских принадлежностей, бытовую химию, кофе, воду для офисного пользования, а также прочие нужды, которые нужны для бесперебойной работы.

Управленческие расходы условно-постоянны, поскольку их величина мало зависит от объема производства. В случае расширения организации их объем на единицу товара может снижаться, что увеличивает прибыль предприятия.

Как снизить управленческие расходы

Основные меры снижения общехозяйственных расходов допускается классифицировать.

Оптимизация административных затрат предполагает, что:

1. Командировочные начисления можно сократить за счет жесткого контроля служебных поездок, установления лимитов на проезд, проживание, отказа от бизнес-класса или VIP-сервисов. Регламентация затрат по категориям сотрудников, ограничение сверхнормативных издержек помогают уменьшить их.
2. Представительские затраты можно оптимизировать, установив нормативы затрат на деловые встречи, сократив количество мероприятий.
3. Офисные траты стоит уменьшить путем выбора экономичных тарифов на мобильную связь, интернет, внедрения контроля за использованием служебных телефонов, сокращения бумажного документооборота, оптимизации закупок канцелярских товаров.

Читайте также: Кассовый метод учета доходов и расходов: кто может его применять

Сокращение общехозяйственных расходов на содержание автопарка, которые включают амортизацию, техническое обслуживание, страховку служебных автомобилей, происходит, если:

• провести инвентаризацию автопарка, ликвидировать или перевести на консервацию «лишние» автомобили;
• ограничить использование автомобилей в личных целях, установить корпоративные лимиты на топливо;
• контролировать маршруты, ввести корпоративные топливные карты;
• рассмотреть возможность сдачи автомобилей в аренду, заключить корпоративные договоры на их техническое обслуживание, страхование.

Читайте также: Что такое расходы организации и их виды

Велика роль экономии на аренде офисных помещений. Аренда административных площадей — крупная статья затрат компании.

Снизить затраты можно за счет учета следующих факторов:

• оптимизации офисного пространства, сокращения личных кабинетов, переговорных комнат, ликвидации избыточных площадей с последующей сдачей их в субаренду;
• пересмотра арендной ставки путем переговоров с арендодателем или переезда в более экономичное здание;
• аутсорсинга клининговых услуг, позволяющего сократить начисления за штатный персонал, перейти к почасовой оплате уборки.

Издержки на непроизводственный персонал могут составлять весомую часть бюджета компании, поэтому уменьшение затрат на сотрудников административного аппарата имеет высокую эффективность.

Как их снизить:

• отказаться от дополнительных льгот, таких как оплата фитнеса, добровольного медицинского страхования или языковых курсов;
• пересмотреть окладную часть зарплаты, увеличить долю переменных выплат, привязанных к выполнению ключевых показателей;
• отказаться от оплаты программ переподготовки сотрудников;
• ввести сокращенный рабочий день или неделю, предоставить неоплачиваемые отпуска;
• перераспределить функцию среди сотрудников для снижения необходимости в дополнительных кадрах.

Комплексный подход к снижению управленческих расходов не только оптимизирует затраты, но и способствует обретению долгосрочной устойчивости компании, позволяя направить высвобожденные ресурсы на стратегические цели и развитие.

Виды управленческих расходов

Управленческие расходы организации не нормируются по количественным показателям, а лимитируются, что позволяет устанавливать для них пределы затрат на период.

Их принято разделять по двум ключевым категориям:

1. Траты на поддержание и использование активов, обеспечивающих работу административного аппарата.
2. Затраты на развитие и деятельность компании: поддержание ее работы, повышение квалификации персонала, а также проведение мероприятий, направленных на развитие бизнеса.

Сюда относятся:

• заработная плата сотрудников аппарата управления, включая оплату отпусков и иные социальные выплаты;
• командировочные расходы, которые включают затраты на поездки, проживание и сопутствующие нужды сотрудников;
• прочие расходы на профессиональное развитие, в том числе обучение, тренинги и повышение квалификации административного аппарата.

Затраты первой группы проще планировать, поскольку они более стабильны, в отличие от издержек второй, которые могут изменяться в зависимости от текущих потребностей и деловой активности компании.

Планирование управленческих расходов

Чем выше мотивация управленческого аппарата и лучше распределение средств на административные нужды, тем конкурентоспособнее становится организация. 

В зависимости от специфики предприятия и его стратегических задач используется несколько подходов:

1. Традиционный. Предполагает определение управленческих расходов как процента от фонда оплаты труда. Сейчас он почти не применяется ввиду своей низкой эффективности: такая система не стимулирует улучшение показателей деятельности компании.
2. Планирование на основе достигнутых результатов. Популярный среди коммерческих организаций подход, предполагающий ежегодную индексацию затрат на основе темпов роста расходов. Позволяет гибко реагировать на изменения и учитывать результаты предыдущих периодов.
3. Планирование, ориентированное на результаты. Один из самых эффективных методов, широко используемый на крупных предприятиях. Расходы соотносятся с целевыми показателями и регулярно корректируются.

В большинстве российских организаций применяется второй подход, хотя выбор способа планирования всегда зависит от приоритетов и задач предприятия.

Основные этапы планирования управленческих расходов

Этапы планирования управленческих расходов помогают грамотно подойти к процессу и выйти из затруднительных для компании ситуаций.

Если организация будет правильно делать рекомендуемые шаги, то быстро избавит себя от ненужных расходов.

Определение принципов бюджетирования

На первом этапе определяются принципы учета расходов.

Бюджетирование проводится по нескольким категориям, включая:

• центры финансовой ответственности (ЦФО),
• виды затрат (операционные и капитальные),
• периоды (месячные начисления и выплаты),
• прочие критерии.

Такая детализация позволяет финансовому директору отслеживать динамику расходов и анализировать отклонения от плана.

Распределение ответственности между ЦФО

Функциональный подход к распределению ответственности помогает обеспечить эффективность расходов каждого подразделения. 

Для каждого ЦФО формируется собственный бюджет, учитывающий специфические функции и категории затрат (например, фонд оплаты труда для HR или офисные издержки для административного отдела).

Утверждение сроков и порядка планирования

В крупных организациях этот этап может быть зафиксирован в бюджетном регламенте — документе, описывающем принципы и сроки управления доходами и затратами.

Ознакомление ответственных исполнителей с принципами планирования

Бюджетный контролер, часто назначаемый для сопровождения процесса, объясняет каждому ответственному сотруднику его задачи и помогает составить план на основе данных прошедших периодов. Такая система обеспечивает прозрачность процесса и позволяет избежать необоснованных расходов.

Обсуждение параметров бюджета с руководителями ЦФО

Финансовый директор и руководители ЦФО совместно обсуждают бюджет каждого подразделения в управленческом учете. На этом этапе создается «резервный проект», который позволяет предусмотреть финансирование для возможных непредвиденных расходов.

Анализ показателей бюджета

Финальный этап включает анализ выполнения бюджета. Сравниваются фактические и плановые затраты, анализируются причины отклонений и пересматриваются проекты для оптимизации затрат на следующий период при необходимости. 

Такой анализ позволяет находить резервы для сокращения издержек и приоритизировать проекты в кризисных ситуациях.

Как управленческие расходы отразить в бухгалтерском учете

Учет управленческих расходов чаще всего осуществляется на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Особенностью подхода считается то, что эти издержки нельзя напрямую отнести к выпуску продукции или оказанию услуг.

Важно учитывать, что управленческие расходы распределяются на себестоимость товаров, если они представляют собой затраты деятельности текущего периода. Существует и альтернативный вариант их учета: можно полностью включить издержки в стоимость реализованного продукта.

Если в учетной политике предприятия установлена необходимость частичного включения этих затрат в себестоимость продукции, то для корректного отражения затрат используются следующие проводки:

• для основного производства: Дт 20 Кт 26;
• для услуг: Дт 29 Кт 26;
• для продукции вспомогательного производства: Дт 23 Кт 26.

Таким образом, затраты добавляются в стоимость производства по мере реализации продукции, что постепенно отражается списанием с указанных счетов на счет 90 (по дебету).

Если же расходы включаются в себестоимость полностью, то списываются в периоде их возникновения в следующей корреспонденции: Дт 90 Кт 26, где отражение издержек производится по цене в отчетный период текущей деятельности.

При заполнении годового отчета обратите внимание, что в графе 2220 формы 2 указывается 0 в случае, если доходы и расходы распределены по расчетным объектам и не учитываются в строке.

Способы бухгалтерского учета на счете 26:

1. Списание на счет 20 — управленческие расходы включаются в состав затрат основного производства и формируют полную себестоимость готовой продукции.
2. Отражение на счете 91 — затраты указываются как прочие расходы и формируют финансовый результат отчетного периода, учитываемый на счете 91-2.

Для бухгалтерского учета этих расходов при налогообложении применяются критерии, установленные в ПБУ 10/99, а именно: документальное подтверждение и экономическая обоснованность затрат.

Фото на обложке: Freepik