Истории

Как организовать онлайн-мероприятие: восемь советов от Microsoft

Истории
Анна Полякова
Анна Полякова

Редактор

Анна Полякова

Из-за вспышки коронавируса Microsoft перенес более 30 внутренних и внешних событий в онлайн. Почти половина из них уже состоялась, в том числе встреча партнеров, на которую пришли более 4 тысяч человек. Вот чему этот опыт научил организатора мероприятий Microsoft Боба Беджана.

Как организовать онлайн-мероприятие: восемь советов от Microsoft

1. Мыслите кинематографически, а не театрально

Люди приходят на мероприятия — неважно, реальные они или виртуальные — чтобы чему-то научиться, заняться нетворкингом и что-то для себя открыть. Это не изменится. Но для реализации этих процессов в цифровой среде требуется несколько стратегических сдвигов.

Они начинаются с продакшна. События с личным присутствием носят более театральный характер, а виртуальные требуют кинематографического подхода. Реальную конференцию не перенесешь в чат.

При организации онлайн-мероприятий мне нравится мыслить «эпизодами». Аудиторию не увлечешь часовым видеопотоком с одной камеры, направленной на спикера. Вместо этого разделите час на сегменты. Используйте несколько камер и планов, чтобы менять угол зрения. Вы можете создать непринужденный разговор, даже если собеседники сидят на расстоянии шести футов друг от друга.

2. Оцените масштаб, задачи и технические возможности

Планируя виртуальное мероприятие, важно понять, как можно лучше всего удовлетворить запросы аудитории. Масштаб имеет решающее значение, причем не только с точки зрения технических возможностей, но и с точки зрения контента. Возможно, нет смысла принимать 10 тысяч человек одновременно, а лучше разделить конференцию на несколько тематических сессий для небольших групп. Если вы считаете, что аудитория настроена именно на единый сеанс, подумайте,  получится ли сделать его запись, чтобы как можно больше людей смогли посмотреть видео в удобное для них время.

Важно, чтобы участники мероприятия чувствовали себя уверенно и безопасно: это остается актуальным и в цифровом пространстве. Чтобы сохранить живое общение и дух настоящего события, необходимо создать виртуальную сцену, то есть выбрать технологии и инструменты, отвечающие вашим нуждам.

Независимо от того, проводите ли вы тренинг в мини-группе или масштабную встречу всех сотрудников, стратегические размышления о том, какой контент вы предоставляете и почему, повлияют на способ организации события.

3. Пусть спикеры адаптируются к онлайн-формату

Спикерам необходимо адаптировать свою подачу для камер, а не для сцены точно так же, как и вам — скорректировать свою продакшн-стратегию. Здесь потребуется практика. Многим опытным спикерам ближе театральность: они научились наполнять собой все помещение, находясь на сцене.

Но сейчас им придется поменять привычки и научиться заполнять собой экран компьютера. Там нет фоновой презентации PowerPoint и толпы, поэтому следует сбавить тон и настроиться на другую волну. Нужно понять, как вести увлекательный разговор с аудиторией непосредственно через камеру, — это урок, который прямо сейчас пытаются усвоить даже ведущие ночных ток-шоу.

4. Обеспечьте общение

Есть много способов организовать общение на виртуальной конференции, и, опять же, лучше спланировать этот процесс заранее. Например, начните обсуждать предстоящее мероприятие в своих сообществах в соцсетях, в которых уже состоят его потенциальные участники. Это наладит диалог и воодушевит людей размышлять и задавать вопросы, а также поможет спикерам понять настроение аудитории. Если говорить о внутренних мероприятиях, то группы сотрудников — идеальное место для общения до, во время и после события.

В любом случае, важную роль в построении беседы играют модераторы. Они должны не просто следить за чатом, а работать в тандеме со спикерами и развивать живое общение. Например, вместо 45-минутного выступления и 15-минутной Q&A-сессии можно предложить зрителям задавать вопросы в режиме реального времени.

5. Ориентируйтесь на глобальную аудиторию

Виртуальные события разрушают географические барьеры. Распределите ваше мероприятие по часовым поясам, чтобы участники могли увидеть прямую трансляцию, где бы они ни находились. Платформы для видеосвязи наподобие Microsoft Teams позволяют создавать субтитры и переводить доклады спикеров, чтобы зрители могли воспринимать информацию на родном языке.

Подумайте, как сделать запись события. Microsoft публикует их в Stream и Yammer, чтобы люди могли посмотреть выступления позже.

6. Помните о пути зрителя

Посетитель офлайн-мероприятия проходит как минимум три этапа: общение до него, собственно посещение и подведение итогов. То же самое происходит и с онлайн-событиями, но они требуют других методов взаимодействия.

Например, виртуальная среда очень удобна для самостоятельного обучения. Участникам можно задать «домашнюю работу» до мероприятия, а после него — предложить дополнительные онлайн-курсы или возможность пройти сертификацию.

7. Адаптируйте показатели успеха

Не менее важно изменить показатели успеха для виртуальных событий. Используйте комбинацию стандартных метрик офлайн-мероприятий и цифровых индикаторов эффективности, таких как время задержки, количество просмотров и загрузок. Важную роль играют и отзывы. Честно говоря, еще несколько месяцев назад я скептически относился к проведению крупных событий в интернете, но мы обнаружили, что интерес к ним очень силен.

Например, чтобы принять более 4 тысяч участников на виртуальной встрече партнеров в марте этого года, мы разделили конференцию на 810 сессий. Они отличались по размеру: от маленьких сессий для 20 человек до больших сессий для всех участников мероприятия, включая время для коктейлей и общения. Полученные выводы изменили наше мнение не только о том, что возможно в цифровом пространстве, но и о том, как мы можем привлекать зрителей.

8. Возьмите установку на развитие

Хотя будущее непредсказуемо, маловероятно, что спрос на крупные офлайн-конференции в скором времени вернется на прежний уровень. Организаторам мероприятий, продюсерам и специалистам по маркетингу необходимо найти новые способы привлечения аудитории.

Нам нужно разобраться во всех различиях организации офлайн- и онлайн-мероприятий: от планирования до продакшна и шоу. Даже в свете проблем, с которыми сейчас многие сталкиваются, это время значительных изменений может прояснить, почему мы просим нашу аудиторию проводить время с нами.

На человеческом уровне ценность живой, личной связи останется. Наша новая реальность — это возможность пересмотреть то, как и почему мы взаимодействуем с людьми. Это хорошо как для компаний, так и для их аудитории.

Источник.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Выглядеть по-деловому и ставить цели: какие привычки нужно сохранить на удаленной работе
  2. 2 Как повысить эффективность видеоконференций: 25 правил успешной подготовки
  3. 3 Пять упражнений, которые помогут сохранить креативность при работе из дома
  4. 4 Event на карантине: как сделать презентацию для онлайн-мероприятия

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase