4 функции HR-менеджера, которые можно поручить машине

Уже много лет производятся попытки автоматизировать работу с персоналом, чтобы максимально быстро и качественно выполнять функции HR-отделов. Мы провели небольшое исследование в этой области и готовы представить его результаты.

Компания HeadHunter опросила российских специалистов по HR и большинство из них сошлись на том, что идеальный софт в HR должен:

1. экономить время
2. формировать единую базу данных
3. быть доступным со всех устройств
4. быстро выгружать любые отчеты

Большинство разработчиков делают программы для автоматизации отдельных функций HR-департамента. Другие решения (обычно их называют «автоматическая система учета рабочего времени») направлены на комплексный анализ сразу нескольких направлений работы:

• Оценка продуктивности

Если оставить за скобками многочисленные теории, то продуктивность офисного сотрудника складывается из того, что именно он делает на рабочем месте. Если говорить буквально: на какие кнопки нажимает, какие программы задействует, как работает с документами.

«У меня 45 сотрудников, за всеми не уследишь», — скажете вы. Несомненно, это так. Поэтому программы такого рода позволяют контролировать продуктивность работы на одном экране и тратить на это не больше 15 минут в день.

Но как программа поймет, что живой человек работал продуктивно или спустя рукава?

Все просто. У каждого в офисе есть свой круг обязанностей. Для выполнения этих обязанностей используется определенный набор компьютерных программ, приложений и сайтов. Время, которое сотрудник потратил на использование своих «профильных» программ, и есть его «продуктивное» время. Все остальное — отвлечения. Программа автоматически считает активное время работы в конкретной программе по кликам мыши и нажатию на клавиши.

Менеджер, посмотрев на экран своего компьютера, за несколько минут узнает, кто в компании перерабатывает, кто занят не своим делом (много работает в «непрофильной» для себя программе) и поймет, почему нарушены рабочие процессы компании.

• Прогнозирование увольнений

Увольнение ценного работника по собственному желанию — ночной кошмар HR-директора. Тем не менее в России даже среди управленческих кадров  распространено мнение, что нужно менять работу каждые два года.

Объективным признаком того, что сотрудник скоро уволится, может быть обнаружение факта о поиске новой работы. Каждый HR-менеджер должен хотя бы раз в месяц проводить мониторинг активности сотрудников на хантинговых ресурсах и сайтах конкурентов. Как это сделать? Система рабочего времени показывает все сайты, которые посещал сотрудники, поэтому узнать кто в компании интересуется вакансиями можно за пару кликов (большинство систем имеют кнопку быстрого поиска по сайтам или сотрудникам). Причин же, по которым сотрудник хочет сменить работу, может быть несколько.

Вот самые распространенные из них:

1. Сотрудник ищет вакансии, аналогичные его должности. Можно выдохнуть: работа его устраивает. Но, возможно, не нравится коллектив или не устраивает зарплата. HR-менеджеру стоит выяснить возможные проблемы, возникшие у сотрудника внутри компании, кроме связанных с его должностными обязанностями и мотивировать его на дальнейшую работу на прежнем месте.
2. Сотрудник рассматривает смежные вакансии. В этом случае ситуация усложняется. Если специалист ищет работу в той же области, но на другой позиции или в другом отделе, это означает, что он чувствует себя не на своем месте и его текущие обязанности его не устраивают. Возможно, пришло время поручить вашему сотруднику более интересный проект или перевести в интересующий его отдел внутри компании.
3. Работник просматривает вакансии не связанные с текущей должностью. Тут стоит бить полноценную тревогу. Поиск работы в другой профессии – один из главных признаков «эмоционального выгорания». Причины такого поведения гораздо глубже неудовлетворительной зарплаты. Обычно объяснения нет вообще: «Все достало», «Нет больше сил». Чтобы заново мотивировать такого сотрудника понадобится весь арсенал профессиональных навыков HR-менеджера.

• Тестирование нового сотрудника

При приеме на работу мало выбрать лучшего кандидата, нужно еще грамотно ввести его в курс дел. Чтобы по истечении испытательного срока быть уверенным, что сотрудник полностью вник в бизнес-процессы и приносит компании пользу.

Большинство автоматизированных решений для управления временем показывают точное время работы в каждой программе и даже с каждым документом. Просмотрев эти данные, HR понимает, сколько времени занимает у нового сотрудника выполнение возложенных на него обязанностей. Становятся видны все узкие места в квалификации сотрудника.

Обратите внимание на время, потраченное новым коллегой на поиск в интернете. Если во время выполнения определенной задачи в одной из программ сотрудник часто обращается к интернет-поиску, значит он недостаточно знаком с самой программой или алгоритмом работы. Для такого сотрудника можно организовать корпоративное обучение и решить проблему еще до ее возникновения. 

Статистика работы сотрудника за компьютером позволит менеджеру понять методику работы нового сотрудника, увидеть как он использует ресурсы компании и какие конкретные действия совершает в рамках каждой поставленной задачи. С этими данными корректировать рабочее поведение сотрудника гораздо проще, чем с помощью традиционных опросов и собеседований.

• Создание отчетов и табелей рабочего времени

Отчетность иногда занимает до 30% рабочего времени HR-менеджера. Руководитель может постоянно требовать отчеты: по одному из проектов, по отделу, по отдельным сотрудникам.

Большинство автоматических систем учета рабочего времени предлагают автоматическое формирование отчетов,которые можно выгрузить в виде Excel-файла непосредственно из интерфейса системы, распечатать или отправить по email. Это делается нажатием одной кнопки.

Нажмите, чтобы увеличить. Пример отчета в формате Excel, скачанного из системы учета рабочего времени

Такие отчеты нагляднее и удобнее, чем обычные, а главное, они содержат больше важной информации о бизнесе. Эти данные привязаны к конкретным показателям и вызывают большее доверие у руководителей.

Отдельная головная боль — табель учета рабочего времени. В некоторых компаниях все еще используют журналы для учета посещаемости и отработанного времени. Анализ такого журнала – настоящая каторга для HR-отдела.

Материалы по теме:

HR-сервисы в России: обзор рынка

6 типов интервью: как пройти все уровни и получить работу

Ищите женщину: сказ о том, как IT не хватает внимания прекрасного пола

Как удалить всю информацию о себе при увольнении

Какие технологии нужны в HR?