8 правил онлайн-работы, которые будут актуальны в 2022 году

Правило 1. Договариваться о включенной камере на старте

Включенная камера заставляет людей подходить более ответственно к созвонам. Видео мотивирует в большей степени включаться в разговор, внимательно слушать и задавать вопросы.

Во время онлайн-встреч вы наверняка не раз слышали намеки на выключенную камеру в духе «тебя не видно» и ответы в стиле «коллеги, а у меня сегодня камера не работает». В результате один собеседник не уверен, что его достаточно внимательно слушают, а второй ощущает вторжение в личное пространство — при этом оба чувствуют себя неловко.

Наилучшим способом будет разобраться с этим вопросом вместе. Например, договориться, что «картинка» обязательна: невербальные сигналы вроде мимики и жестов очень важны для оценки реакции собеседника. Какие-то незначительные факторы, например, новая стрижка или сонный внешний вид сотрудника подскажут что-то о его состоянии и позволят выстраивать коммуникацию, используя контекст.

Для повышения вовлеченности можно использовать фильтры заднего плана.

• Во-первых, такой фон поможет скрыть утренний бардак.
• Во-вторых, тематические корпоративные заставки создают эффект единения.

Например, наши IT-специалисты сделали цифровые «обои» для каждого отдела, используя фото переговорных, конференц-залов, столовой. Эти усилия оказались успешны — буквально каждый сотрудник использовал фото офиса в качестве фона.

Правило 2. Встречаться со всей командой

С массовым переходом на удаленку изменились и правила коммуникации. Возросла необходимость командных встреч. Организовать постоянное взаимодействие с сотрудниками просто: достаточно добавить в календарь еженедельные общие для всей компании онлайн-конференции, где могут выступить и руководители с важными новостями, и сотрудники любого подразделения, желающие поделиться своим инсайтами и успехами.

Подобные онлайн-встречи помогают при решении сложных организационных вопросов. Так, в первые недели локдауна мы проводили что-то вроде внутренних демо-дней, где был отдельный блок вопросов-ответов на тему пандемии: руководители отвечали на вопросы по быстро меняющейся повестке.

«Да, мы продолжаем работу», «нет, не из офиса», «зарплаты придут вовремя» — такие простые ответы очень нужны сотрудникам, особенно в период нестабильности.

Правило 3. Держать календарь открытым

Важно поддерживать политику «открытого календаря». Что это значит? В Google-сервисе, например, есть опция «сделать события видимыми» или «невидимыми» для других пользователей, имеющих доступ к твоему расписанию.

Все события, запланированные на рабочие часы, лучше держать открытыми. Это помогает не тратить время на организационные вопросы, когда будет удобно поставить встречу, коллегам сразу ясно, в какой слот встроиться.

Для руководителей это важный управленческий инструмент — открытое расписание показывает, чем и как загружены сотрудники. Это помогает выстраивать рабочие процессы открыто и прозрачно.

Правило 4. Придерживаться более широкого взгляда на график

Ставить в видимое коллегам расписание стоит не только встречи. Эффективной можно считать практику, когда сотрудник бронирует слот для работы, которая требует сосредоточенности, например, чтобы «протестровать код» или «написать статью», а какое-то время отводит под «приемные часы».

Такой подход к планированию важен — особенно для тех, кто занимается непосредственно практическими задачами, а не управляет бизнес-процессом.

Сотрудников, которые создают основную ценность, сам продукт компании, важно ограждать от затянутых встреч и избыточной коммуникации. Так, в какой-то момент наши разработчики договорились, что их команды могут выделять около четырех часов в неделю, куда должно войти все: от часовых конференций до 15-минутных статус-звонков.

Конечно, есть «творческие» задачи, когда нужно разработать гипотезу, нарисовать прототип — в таких случаях сложно запланировать, сколько потребуется времени.

Специально под такие задачи можно поставить в календарях «день тишины» — один день в неделю с 12 до 18 не ставить встречи, не переписываться, не присылать отчеты — дать возможность сотрудникам заниматься креативными задачами, которые требуют сосредоточенности и творческого подхода.

Впрочем, забронировать время можно не только под бизнес-задачи. В офисах сотрудники часто встречаются у кофейных автоматов, спонтанно обсуждают деловые вопросы. Важно сохранить эту традицию и на удаленке — ставить групповые встречи с необычными темами «чай и эмоции», «у кого что на обед» или «болталка».

Если взглянуть в календари, видно, как укрепляется неформальная связь между сотрудниками и формируется «живая корпоративная культура».

Правило 5. Не бояться «резать» тайминг

Довольно долго мы привыкали к коротким созвонам: казалось, что если ставить встречу, то не меньше, чем на полчаса. В результате такие продолжительные встречи оказались не слишком продуктивными.

А если звонок переносится или кто-то опаздывает, все еще больше затягивается. Поэтому мы начали ограничивать тайминг и ставить короткие встречи на пятнадцать, десять, даже пять минут.

Как показывает практика, если команда не договорилась за полчаса, она не договорится и за больший срок, и тогда здесь важно: проанализировать цели, корректно определить и разделить ответственность, еще раз разобрать процесс работы над задачей.

Правило 6. Держать в заметках, а не в голове

Как эффективно донести свои идеи до коллег во время выступления? Берите листочек, доску, ноутбук — и записывайте, показывайте, рисуйте. С переходом в онлайн это правило стало соблюдать сложнее, возникли дисконнекты при решении многоуровневых сложных задач.

Поэтому мы выработали несколько правил: во-первых, на старте любой деловой встречи фиксировать в чате предмет обсуждения, во-вторых, сразу протоколировать договоренности и, в-третьих, использовать инструменты и платформы, где синхронно могут работать несколько человек.

Правило 7. Сверять цели

Особенную роль в условиях удаленки играет грамотное целеполагание, а также то, насколько верно сотрудники понимают сверхцель компании и свои личные цели. В офисе при большей возможности неформального «стихийного» общения потоки информации смешивались, все узнавали об общем курсе как бы между делом, так что о многих рядовых моментах не требовалось напоминать дважды.

На удаленке «замер пульса» нужно делать чаще: лучше конкретизировать цели, перепроверять, действительно ли состоялись все кросс-функциональные коммуникации.

Так, у нас есть основные три «сцепки»: встреча топ-менеджеров, встреча каждого директора со своей командой, горизонтальная встреча менеджеров. Такими пересечениями регулярно отслеживаем все, что связано с привлечением клиентов (PR, маркетинг, продажи и т.д.), удержанием клиентов (маркетинг, продакт-менеджмент, техподдержка и т.д.), с техническим и продуктовым стримами (маркетинг, продакт-менеджмент, разработка и т.д.).

Правило 8. Нести ответственность за время

Это правило работает в обе стороны. Во-первых, каждый отвечает за свое рабочее время — чтобы сохранять эффективность, важно помнить про перерывы на отдых и обед и разделять личное с рабочим. В начале пандемии часто можно было услышать, что рабочий день сотрудника становился рабочей ночью, с помощью грамотной расстановки приоритетов таких ситуаций можно избежать. 

Во-вторых, ответственность нужно нести и за «отнятое» время. Поэтому мы работаем над «Zoom-вежливостью»: инициатор встречи здраво оценивает требуемое количество минут, емко описывает суть задачи и ее дедлайн.

Конечно, нужно учитывать, что «кодекс» коммуникации формируется каждой командой под себя. Однако, по нашему опыту и опыту коллег из других компаний, описанные восемь правил — база, которая будет актуальна и в 2022, и на которой формируется доверие и комфорт совместной работы.

Итоги года — 2021 на RB.RU 

Фото на обложке: Shutterstock / ST.art