Как и зачем интегрировать чат-боты в систему 1С

Содержание:

• Почему бизнесу нужны мессенджеры
• Интеграция 1С и чат-ботов различных мессенджеров
• В чем выгода
• Пример из нашей практики: какие боты на основе данных из 1С можно создать
• Чек-лист. Нужен ли вашей организации чат-бот

Почему бизнесу нужны мессенджеры

У большинства пользователей смартфонов установлен хотя бы один мессенджер. Уведомления от различных источников мессенджеры доставляют до нас одновременно через несколько органов чувств — при помощи вибрации, звуковых сигналов и мигающих экранов. Упустить важную информацию очень сложно.

Мессенджеры, помимо общения между пользователями, позволяют бизнесу вести диалог с клиентами или сотрудниками. Бизнес, в свою очередь, выступает драйвером для развития новых функций сервисов обмена быстрыми сообщениями. За последние пять лет очень популярной «функцией» стали чат-боты.

Сейчас большинство мессенджеров дают разработчикам возможность создавать чат-ботов — алгоритмы, с которыми можно взаимодействовать по заранее установленным сценариям либо вести диалог (практически как с живым человеком). Это реально благодаря достижениям в области искусственного интеллекта и развитию языковых моделей.

Зачем нужны боты? Вот популярные опции, которые можно доверить чат-боту:

• Онлайн-запись для пользования какой-либо услугой. И напоминание о запланированном посещении специалиста;
• Управление системами физического доступа — дворовый шлагбаум, дверь подъезда и даже квартиры;
• Управление работой физических устройств — завести автомобиль, включить уборку робота-пылесоса;
• Регистрация различных заявок с дальнейшей обработкой — заявки от сотрудников предприятия к внутренним службам, заказ товаров;
• Получение информации — отчеты по текущим показателям компании для руководства, уведомление клиентов о текущем этапе готовности работы;
• Усиление информационной безопасности — двухфакторная аутентификация.      

Интеграция 1С и чат-ботов различных мессенджеров

В России очень популярны продукты 1С, а в частности решения для ведения бухгалтерской отчетности, управления процессами закупок, логистики, производства и продаж, расчета заработной платы и управления кадровой информацией.

Данные в информационных базах 1С обычно являются коммерческой тайной, и доступ к ним закрыт при помощи нескольких слоев защиты. Часто руководители отдела продаж одного подразделения не могут видеть информацию о продажах другого подразделения, а тем более данные, к примеру, кадровой службы. По политике безопасности организаций прямой доступ к 1С часто запрещается для внешних пользователей, контрагентов, ряда сотрудников предприятия.

Но что делать, если необходимо быстро и без лишних затрат предоставить доступ к 1С внешним пользователям — при этом не нарушив политику информационной безопасности? 

Можно создать сайт и интегрировать с ним информацию баз 1С, также можно создать мобильное приложение, интегрированное с 1С, воспользоваться существующими решениями, входящими в состав поставок продуктов для платформы 1С (готовые мобильные приложения и веб-порталы, интегрирующиеся с базами 1С «из коробки»). Ещё один вариант — интегрироваться с чат-ботом в мессенджере.

Чат-боты — эффективный и экономически выгодный инструмент для взаимодействия с клиентами. Они автоматизируют рутинные задачи, ускоряют процесс обслуживания клиентов и повышают удовлетворенность — благодаря своей доступности и непрерывной работе. Кроме того, чат-боты могут собирать данные о предпочтениях пользователей, что даёт возможность компаниям совершенствовать товары или услуги. Когда информацию можно напрямую получить из 1С, перенос данных больше не будет рабочей задачей сотрудника.

Если говорить про внутренние процессы компании — интеграция 1С с чат-ботами мессенджеров будет отличным способом улучшить коммуникацию и повысить эффективность рабочего процесса. Среди популярных мессенджеров, боты которых можно интегрировать с 1С, — Whats App, Microsoft Teams, Viber, Telegram, Skype и другие.

По теме: Телеграм-боты как инструмент для увеличения вовлеченности аудитории

В чем выгода

Инструменты 1С позволяют легко интегрироваться с мессенджерами. Поэтому, на мой взгляд, мессенджеры — идеальный способ обмена информацией между 1С и внешними пользователями. Я подготовил сравнительную таблицу двух подходов к организации безопасного «общения» 1С и внешнего пользователя:

Таблица, которая показывает разницу взаимодействия с пользователем через сайт и чат-бот

Интеграция 1С с мессенджерами повысит эффективность работы сотрудников. Вот как:

• Улучшение коммуникации внутри компании — сотрудники смогут общаться эффективнее благодаря функциям мгновенного обмена сообщениями, таким как чаты или аудио/видеозвонки — благодаря интеграции с мессенджерами;
• Быстрое решение проблем — благодаря инструментам совместной работы, таким как общие рабочие пространства или возможности обмена файлами (входит в некоторые интеграции с мессенджерами), сотрудники смогут обмениваться идеями и работать над задачами быстрее;
• Улучшение координации работы — Интеграция 1С с мессенджерами позволяет получать уведомления об изменениях статуса задач.  

Пример из нашей практики: какие боты на основе данных из 1С можно создать

Личный кабинет сотрудника

Позволяет заказывать справки с места работы, оформлять отпуска и больничные, получать уведомления от работодателя. Разработан в первую очередь для сотрудников без персональных компьютеров на рабочем месте — сотрудники строительной сферы, обслуживающий персонал. Реализован через Telegram.

Оповещение клиента о статусе заказа

Позволяет клиентам через уникальный номер отслеживать состояние заказов — от старта производства до готовности к получению, а также получать уведомления о смене этапов подготовки заказа. Реализован через Telegram.

Опросы сотрудников

Позволяет кадровой службе запускать опросы на 7 и 45 дни после трудоустройства, а также опросы после увольнения сотрудника. Чат-бот остается в мессенджере сотрудника даже после увольнения, что позволяет не терять связь с бывшими сотрудниками. Реализован через Telegram.

Корпоративный информационный портал

Позволяет получать уведомления о бизнес-событиях в 1С, запускать бизнес-процессы, а также уведомлять коллег о выполнении поставленных задач. Реализован через Rocket.Chat.

Горячая линия с отделом поддержки

Обеспечивает единую точку входа для взаимодействия бизнес-пользователей с отделом внутренней поддержки. Позволяет видеть созданные заявки, отслеживать статус их выполнения и вести прямой диалог с исполнителем заявки. Реализован через Telegram.

Как быть с информационной безопасностью

В базовом варианте, в частности Telegram и Whats App, хранят данные на собственных серверах. Такой вариант не требует никаких затрат на серверные мощности, но не всегда хорош с точки зрения информационной безопасности.

Большинство сервисов предлагают решения, которые можно разместить на мощностях своего предприятия. В таком случае данные хранятся на серверах предприятия, а приложения-клиенты мессенджеров выступают в роли прокси для транспорта сообщений — то есть данные не сохраняются на серверах мессенджеров, а доступ в базе можно ограничить в любой момент.

В некоторых случаях можно сделать так, чтобы приложения-клиенты мессенджеров могли работать только в частных сетях. С такой задачей отлично справляется Rocket.Chat.

Помимо шифрования через HTTPS, некоторые мессенджеры предлагают End-to-End-шифрование, когда сами сообщения хранятся в базе данных в закрытом виде и могут быть расшифрованы только на конечных устройствах клиентов.

По теме: Мобильные приложения 1С глазами бизнеса: 8 идей использования 

Чек-лист. Нужен ли вашей организации чат-бот

Перед началом внедрения решения нужно понять, какие «боли» это решение закрывает, а еще — какие «боли» способно создать.

Ответив на большинство следующих вопросов положительно, можете смело включать чат-бот в одно из возможных бизнес-решений.

• 1С содержит более полную и актуальную информацию о состоянии процессов предприятия, чем иные системы компании?
• Требуется обмен информации между 1С и внешними пользователями (клиенты, сотрудники предприятия без рабочих мест с персональными компьютерами)?
• Компания обладает ресурсами 1С-разработчиков, но при этом не располагает командой программистов других направлений (Java, Python, веб-дизайн и прочее)?
• Требуется уменьшить сроки и затраты на внедрение решения?
• Затраты на поддержку решения необходимо снизить до нуля?

Интеграция 1С с чат-ботами в мессенджерах открывает новые горизонты для бизнеса в плане автоматизации рабочих процессов и улучшения коммуникации с клиентами. Это не только экономит время и ресурсы, но и предоставляет возможность для персонализированного обслуживания клиентов в режиме реального времени.

Фото на обложке: storyset / Freepik