Переезд без лишних расходов: чек-лист для тех, кто меняет офис

Чек-лист поможет трезво оценить возможности нового офиса и понять, как работают его системы жизнеобеспечения. Это позволит не переплачивать за адаптацию помещения под нужды компании и избежать лишних трат во время аренды. На какие моменты стоит обратить внимание? 

Входная зона

На самом первом этапе посмотрите, сколько входов имеет здание и разграничены ли потоки сотрудников, которые работают в разных компаниях. Если в здании только один вход на пять и более этажей, это может стать зоной дополнительного риска в случае второй волны пандемии. Заодно посмотрите, есть ли на входе системы бесконтактного измерения температуры — казалось бы, мелочь, но может пригодиться.

Гардероб и лифты

При выборе помещения в аренду редко кто обращает внимание, как организован гардероб. Но мы все-таки советуем не сбрасывать этот критерий со счетов. Вариант с общим гардеробом для всего бизнес-центра, очевидно, не самый удачный. 

Пристально стоит посмотреть и на лифты. Уточните, сколько в здании лифтовых холлов и сколько лифтов в каждом из них. Задайте вопрос администрации здания, с какой скоростью они реагируют на поломки лифтов, есть ли собственная служба эксплуатации или нужно вызывать специалистов из сторонней организации (последнее может занять больше времени). 

Shutterstock/Zastolskiy Victor

Розетки

Обратите внимание на количество и места расположения информационных розеток. Они необходимы для подключения к локальной сети и интернету. Хорошей практикой считается наличие двух информационных розеток на рабочем месте для каждого сотрудника и по две розетки для подключения оборудования (Wi-Fi, телефон, принтер). Если розеток мало, придется дополнительно потратиться на их установку. 

Кабельная система

При аренде офисного помещения с готовой инфраструктурой важно оценить качество кабельной системы. Даже если вы никогда о ней не задумывались прежде! Мы создаем кабельные системы в офисах и знаем, что от того, как они сделаны, во многом зависит удобство работы. 

Во-первых, осмотрите кабельные трассы и оцените то, как они смонтированы. Если монтаж выполнен скрыто в стене, переставить столы или по-другому зонировать пространство будет сложнее — возрастет стоимость переноса информационных розеток или добавления новых. Если же кабельные линии смонтированы в пластиковом коробе и в нем есть резерв, то таких проблем не возникнет. В идеале должно остаться не менее 30% от емкости короба в качестве резерва. 

Во-вторых, запросите у арендодателя документацию с характеристиками кабельных линий. Проверьте соответствие характеристик требованиям сервисов вашей компании.

Но и это еще не все. Пусть администрация здания покажет вам лотки для прокладки кабеля. Как правило, они располагаются за фальшпотолком или фальшполом. Вы должны видеть всю кабельную трассу. В лотке должно быть достаточно места для прокладки новых кабельных линий на случай, если вам понадобится поставить дополнительную технику или рабочие столы. Хорошей практикой считается оставлять 30-50% от емкости лотка в качестве резерва.

Серверная и не только

Перед подписанием договора аренды осмотрите кроссовое и серверное помещения. В них располагается оборудование, которое обеспечивает работоспособность офиса. Прежде всего, обратите внимание на климат: в таких помещениях не должно быть влажно или жарко. Запрещен транзит инженерных систем через эти помещения, так что уточните этот момент у арендодателя. 

Конечно, хорошо, если у вашей компании будут отдельные кроссовые и серверные помещения, но если это невозможно, рассмотрите вариант установки отдельных серверных шкафов с уникальным ключом.

Вентиляция и кондиционирование

После вспышки коронавируса часть офисов в Китае отказалась от централизованной системы кондиционирования. Этот факт показывает, насколько внимательно и даже настороженно компании стали относиться к этим системам. Поэтому рекомендуем задать все вопросы о воздухе в помещении до подписания договора аренды и не рисковать здоровьем сотрудников. 

Если офис оборудован приточно-вытяжной вентиляцией, спросите, какова кратность воздухообмена. Нормой считается воздухообмен пять раз в час без возможности открывания окон и три раза в час с возможностью открытия. Уточните, каким образом осуществляется воздухоподготовка, есть ли центральное кондиционирование, когда последний раз проводилась дезинфекция систем и как часто ее планируют проводить в будущем.

Если комфортный климат для вас особенно важен, поинтересуйтесь, доступна ли точечная настройка кондиционера, есть ли возможность направить поток на определенную зону.

Пожарная безопасность

Внимательно изучите, какие меры пожарной безопасности предпринимает собственник здания и какие обязанности возникают у вас при подписании договора. Посмотрите, какие системы пожарной сигнализации и оповещения применяются в офисе, есть ли датчики дыма или тепла, динамики оповещения, ручные извещатели. Поинтересуйтесь, есть ли в здании понятные указатели, которые ведут к эвакуационным выходам, пожарные краны или огнетушители. 

Техническое обслуживание

Все инженерные системы здания нуждаются в периодическом техническом обслуживании. Это касается кондиционирования, отопления и других систем. Задайте вопрос арендодателю, с какой регулярностью и как именно проводятся подобные работы, выполняются ли они силами собственной эксплуатационной службы или силами внешних подрядчиков. 

И еще один момент: совсем недавно обеззараживание офисных пространств практически нигде не применялось. Сегодня многие компании более внимательно относятся к этому вопросу. Если для вас он тоже важен, спросите заранее, какие меры предпринимает собственник здания и потребуется ли вам приобретать собственные устройства по обеззараживанию, будь то ультрафиолетовые лампы, генераторы озона или рециркуляторы с ультрафиолетовыми лампами. 

Специальные зоны

Речь, например, о зоне для курения. Проверьте, как она оформлена? Достаточно ли обособлена или некурящие сотрудники вынуждены проходить рядом? Другой момент — принтерные комнаты. Предоставляет ли их арендодатель? Если да, то на каких условиях? 

Нелишним будет вопрос про мини-кухни на этаже и кафе в здании. Если в кафе расположен пункт общепита, не забудьте поинтересоваться, как соблюдаются технические нормы — например, как осуществляются жиропоглощение и купирование запахов. Ведь сидеть целый день в аромате «столовой» понравится далеко не всем. 

Shutterstock/ LI CHAOSHU

Организация безопасности 

Если вы планируете арендовать этаж или несколько комнат, обратите внимание, изолировано ли это пространство, как осуществляется проход на ваш этаж. Идеальный вариант — система контроля доступа, пройти через которую могут только ваши сотрудники, их посетители и персонал клининговой компании. Тренд на рынке систем контроля доступа задают бесконтактные технологии, так что если встретите их, поставьте офису дополнительный плюс. 

Нелишним будет изучить и то, какие системы безопасности есть на входе в здание, что делается для того, чтобы в него не попали посторонние. Охранник на входе — это хорошо, но часто недостаточно. Задайте вопросы арендодателю, какая система установлена и насколько она автоматизирована, есть ли видеонаблюдение, в том числе и за парковкой. 

Как получить максимум

Учесть все описанные выше параметры, да еще при ограниченном бюджете, может быть непросто. Так что если вы стоите перед жестким выбором, прежде всего ориентируйтесь на вот эти критерии: 

• организация безопасности в здании, в том числе пожарной;
• состояние кабельной системы, наличие информационных розеток;
• работа систем вентиляции и кондиционирования;
• техническое обслуживание всех инженерных систем;
• организация серверных и кроссовых помещений. 

Обратить особое внимание на эти пункты стоит потому, что в процессе эксплуатации арендуемого офиса повлиять на них будет сложно или дорого (или и то и другое вместе). А от работы систем вентиляции и кондиционирования, равно как и от организации безопасности, напрямую зависит здоровье сотрудников. 

Удачи в поисках и переезде!