Цифровые стажеры: как школьники и студенты могут помочь вашему бизнесу

Пандемия COVID-19 нанесла серьезный удар по российскому рынку труда — увольнения для экономии ресурсов затронули множество бизнесов. Однако потребность в рабочей силе не сократилась: работу ушедших специалистов по-прежнему должен кто-то выполнять.

При этом меньше всего повезло самым молодым. У них меньше опыта, что снижает их ценность для организации, а традиционных возможностей для старта карьеры (ярмарки вакансий, мероприятия в университетах) в ближайшее время не предвидится.

В таких условиях онлайн-стажировка — решение, выгодное и работодателям, и стажерам. Для компаний это инструмент оптимизации бизнес-процессов и инвестиция в человеческий капитал. Для участников программы — практический опыт, рекомендации к резюме и возможность обеспечить себе место в будущем.

Каким компаниям подойдет онлайн-стажировка

Задумываясь о запуске программы стажировки, помните: вам предстоит работать с представителями поколения Z. Об их особенностях существует немало мифов, но кое-что можно знать наверняка.

Это эмоциональные люди, легко осваивающие цифровые технологии и нуждающиеся в творческой составляющей труда. В конце концов, это просто молодежь со свежим взглядом на вещи и знанием последних трендов.

Таким образом, онлайн-стажеров лучше искать для «креативных» вакансий, применяющих электронные инструменты. Например, маркетолог, пиарщик, дизайнер, event-менеджер. А также офис-менеджер, чтобы координировать коммуникации в компании удаленно.

Этапы организации стажировки

1 этап: определение потребностей

Вначале проанализируйте бизнес-процессы, чтобы понять, каким операциям нужна дополнительная рабочая сила. Это позволит составить пул задач, которые будут выполнять стажеры. Например:

• подготовка документов;
• создание презентаций;
• ведение соцсетей;
• наполнение страниц контентом;
• помощь в организации мероприятий.

Список поможет точнее составить требования к участникам программы. Так будет проще найти заинтересованных кандидатов, чтобы избежать разочарований как со стороны стажеров, так и со стороны сотрудников.

2 этап: разработка программы

Далее необходимо составить программу, то есть спланировать, в каких мероприятиях будут участвовать стажеры. Пропускать этап нельзя, иначе стажировка превратится в выполнение разовых поручений — аналог «перекладывания бумаг» в офисе. Это подорвет мотивацию школьников и студентов, мешая раскрыть их потенциал.

Поскольку стажеры не имеют профессионального опыта, важно продумать обучающие активности, личные и групповые. В онлайне для этого огромный выбор форматов от курсов и индивидуальных заданий до вебинаров и менторинга. Например, наша очная стажировка в Coca-Cola сорвалась из-за эпидемии COVID-19. Выйти из положения удалось, заменив офлайн-мероприятия вебинарами и командной работой с кейсами.

Программа не обязательно должна быть линейной и одинаковой для всех. Этапы могут разделять тесты, по итогам которых мотивированные участники проходят дальше, а остальные — покидают программу. Если стажировка охватывает несколько департаментов, по результатам можно определять, куда далее отправятся стажеры. Систему с промежуточным тестированием мы применяли, например, в Danone.

3 этап: организация и оформление

Когда дело доходит до реализации программы, у компании есть два пути:

1. Организовать все самостоятельно.
2. Заказать стажировку «под ключ».

Первый вариант обойдется дешевле, но на него уйдет больше времени. Во-первых, нужно найти заинтересованных стажеров. Для этого важно понимать, в каких школах и вузах они учатся и как к ним обратиться (рассылки, соцсети, таргетированная реклама). Параллельно понадобятся вакансии на рекрутинговых сайтах.

Во-вторых, не обойтись без первичного отбора в виде онлайн-собеседования или общего теста. Вы должны убедиться, что берете на обучение кандидатов с нужными качествами, а не всех, кто записался от скуки.

Заказ стажировки «под ключ» требует вложений, но избавляет от многих проблем. Компания получает работающую систему с продуманными и последовательными заданиями и вовлекающими активностями для стажеров, специально отобранных под эту программу кандидатов. Кроме того, данный путь позволяет обойти вопрос с официальным оформлением стажеров — работодатель заключает договор с организатором, а организатор подписывает соглашение со стажерами на участие в образовательных и практических мероприятиях.

4 шаг: оценка эффективности

Главный риск проведения стажировки — несоответствие результатов затраченным ресурсам. Вот почему важно сразу разработать систему оценки стажеров.

Она должна быть прозрачной и для участников программы, и для сотрудников, которые будут с ними взаимодействовать. Сделайте так, чтобы ученик мог в любой момент получить обратную связь по своей работе. Расскажите коллегам, как правильно оценивать стажеров и общаться с ними.

Например, участники стажировки в Danone набирали баллы за прохождение обучающих курсов. Только попав в топ, они могли получить уникальные кейсы для разбора. Похожая система применяется и в проекте стажировок в Coca-Cola. Оценки ставятся за каждое задание, а при успешном выполнении их всех можно получить сертификат о прохождении программы.

Еще один кейс из нашего опыта — архитектурное бюро, которому удалось с помощью четких требований получить от стажера блестящую работу. Школьник создал собственный концепт, который теперь используется в реальном проекте. Это было бы невозможно без продуманной системы оценок.

Как получить максимум

Для запуска онлайн-стажировки вам предстоит пройти следующие этапы:

1. Анализ бизнес-процессов, выявление потребностей в рабочей силе.
2. Выбор форматов мероприятий, составление программы.
3. Разработка системы оценок, критериев к заданиям.
4. Составление промежуточных тестов.
5. Поиск участников, реклама стажировки.
6. Отбор кандидатов.
7. Официальное оформление.
8. Оценка стажеров.

Разумеется, онлайн-формат имеет свои ограничения. Дискуссии в видеоконференциях и чатах модерировать сложнее, чем вживую. На отслеживание вопросов и контроль выполнения работ нужно больше персонала.

Однако в условиях кризиса такие стажировки — возможность снизить издержки на рутинные задачи без расширения штата. Для работодателей это не только экономия ресурсов, но и проявление социальной ответственности. Так даже небольшой бизнес может внести вклад в социально-экономическое развитие своего региона.

Фото на обложке и в материале: Unsplash