Что такое цифровизация рабочего места и как ее организовать

• Что такое цифровое рабочее место сотрудника (digital workplace)
• Преимущества цифрового рабочего места для предприятия
• Для чего внедрять digital workplace
• Организация digital workplace: как избежать ошибок

Что такое цифровое рабочее место сотрудника (digital workplace)

Термином «цифровое рабочее место» обозначают интеграцию всех технологий, используемых на предприятии, для выполнения рабочих задач. Это любые приложения, инструменты, с помощью которых сотрудники могут взаимодействовать друг с другом, работать с документацией, выполнять свои обязанности. Например, электронная почта, текстовые редакторы. Понятие включает и более сложное ПО (в том числе платформы виртуальной реальности). 

Внедряется совокупность инструментов, позволяющих автоматизировать бизнес-процессы. Например, корпоративный портал, веб-конференции, CRM-системы. Подобные сервисы освобождают команду от рутинных задач, позволяют сосредоточиться на основной деятельности. Благодаря грамотному распределению времени сотрудники могут выявить запросы клиентов, удовлетворить их.

Цифровизация, создание единой онлайн-структуры, дает возможность развиваться с помощью интернета, корпоративного взаимодействия.

Она помогает:

• обмениваться опытом, получать новые знания;
• работать над общим проектом, даже находясь на удалении от других членов команды;
• быстро решать любые возникающие вопросы;
• использовать специальное программное обеспечение для выполнения рабочих задач;
• получать доступ к полезным сервисам, при этом не зависеть от локации или устройства, с которого был выполнен вход.

Этот формат — намного больше, чем корпоративная социальная сеть. Его задача — создать условия, при которых каждый сотрудник может выполнять свои рабочие обязанности, используя ПК или другой личный гаджет. При этом укрепляются командный дух, корпоративная культура. Проще становится удержать в компании специалистов, мотивировать персонал повышать показатели.

Решение подходит как малому или среднему бизнесу, так и крупным корпорациям. Набор инструментов подбирается индивидуально для каждой компании. При этом учитываются потребности организации, ее масштабы, уже внедренные приложения.

Из инструментов для проведения видеоконференций часто применяют специальное ПО, в частности Zoom. Программа предоставляет виртуальные переговорные комнаты. Через нее можно провести вебинар или видеозвонок. Функция совместного использования экрана делает онлайн-собеседования интерактивными, более продуктивными.

Крупные корпорации внедряют приложения VR. Виртуальная реальность ускоряет процесс обучения соискателей, стажеров, поскольку процесс можно вести удаленно. Удобно с помощью подобных сервисов и повышать квалификацию имеющихся работников.

Инструменты планирования нужны для распределения команды. Предприниматель может разбить проект на отдельные задачи, раздать их специалистам или группам. При этом отслеживать их выполнение, при необходимости оперативно перераспределять ресурсы, перепоручать задания. 

Преимущества цифрового рабочего места для предприятия

Цифровое рабочее пространство имеет ряд преимуществ:

1. Снижение риска утечки конфиденциальной информации. При использовании популярных мессенджеров посторонние могут получить доступ к секретным сведениям. Чтобы избежать этого, используют специальные приложения. ПО встраивается во внутренние системы безопасности, поэтому данные хорошо защищены. Коллеги могут обмениваться информацией, при этом посторонние доступа к перепискам не получают.
2. Улучшенную внутреннюю коммуникацию. Обмен данными, документами и файлами происходит быстрее. Поскольку взаимодействие между людьми, отделами упрощается, удается ускорить многие рабочие процессы. Также избежать ситуаций, при которых работники остаются в неведении относительно ключевых элементов проекта. Взаимосвязь можно наладить и между разными филиалами фирмы.
3. Экономию времени на выполнение рутинных действий. Необходимость распечатывать документы, искать данные в интернете или звонить коллегам отвлекает сотрудников от их главных обязанностей. Эти задачи можно поручить виртуальным ассистентам с голосовым управлением. Технологии также дают подсказки по загруженным алгоритмам, благодаря чему аналогичные задания выполняются быстрее.
4. Повышенный уровень удовлетворенности работников, клиентов. То, как люди относятся к работе, влияет на их результаты, в том числе качество услуг или товаров. Чем оно выше, тем больше клиентов можно привлечь. Цифровизация экономит время, и люди работают быстрее, а при грамотно выстроенной системе мотивации стараются создавать лучшие продукты. Это повышает лояльность клиентов и прибыль фирмы.
5. Возможность обходиться без личных встреч. Участники могут зайти в видеоконференцию из любого места (например, из дома или кофейни). Это позволяет экономить время. Кроме того, дату созвона проще назначить, поскольку необязательно, чтобы все участники находились рядом. Организатор при этом может показать презентацию, переслать документы, файлы, получить обратную связь.
6. Сокращение рабочего пространства. Поскольку сотрудники могут работать удаленно, можно найти помещение поменьше и сэкономить на аренде или покупке. Закрепленные места остаются только для тех работников, которые вынуждены или хотят находиться в офисе. Для остальных создаются гибкие условия, с возможностью бронирования.
7. Сокращение расходов. Снижается потребность в физических ресурсах. Например, программы позволяют пересылать документы в виде файла. При этом их не приходится распечатывать. Это позволяет экономить бумагу, краску для картриджей и так далее.

Помогает цифровизация и в анализе диалогов с клиентами. В частности, полезна при поиске устраивающих обе стороны решений в конфликтных ситуациях.

Читайте по теме:

Релакс-комнаты, смузи-бары и тренажерные залы в офисе: как в кино показывают работу в IT-компаниях

Что такое бэк-офис

Для чего внедрять digital workplace

Технологии позволяют отделить работу от физического пребывания сотрудника в офисе, кабинете на протяжении большей части времени. Людям не приходится тратить время на проезд, благодаря чему снижается вероятность опозданий. А специалисты, желающие работать по гибкому графику, смогут выполнять задачи удаленно.

Начальник может повысить эффективность управления подчиненными.

С помощью HR-платформ возможно:

• ставить цели, распределять задания между сотрудниками;
• контролировать, анализировать эффективность работы подчиненных;
• оценивать результаты сотрудников (в том числе итоги деятельности самого руководителя);
• организовывать мероприятия, встречи, веб-конференции и уведомлять о них подчиненных;
• изучать образовательный контент, создавать информационные рассылки;
• взаимодействовать с соискателями, списком вакансий.

Все процессы становятся прозрачными. Анализировать результаты деятельности подчиненных можно исходя из цифр, статистики. На основе полученных данных легче определить, кому назначить премию или выписать штраф по итогам периода.

Организация digital workplace: как избежать ошибок

Важно, чтобы автоматизация способствовала повышению производительности труда. Поэтому фокус внимания смещается на пользователей внутренних систем. Нужно сделать взаимодействие между отделами удобным, поэтому недостаточно обеспечить каждого отдельной информационной системой. В противном случае возникнут затруднения с переносом сведений. Качество работы при этом снизится.

Внедрять технологии нужно тогда, когда в этом есть потребность. Если рабочие процессы уже оптимизированы, налажены, следовать этому тренду необязательно. Самостоятельно справиться с задачей будет затруднительно. Следует найти подрядчика. В противном случае предприниматель потратит много времени, но результат при этом может остаться неудовлетворительным.

Читайте по теме:

Как работать с сотрудниками, чтобы не провалить цифровую трансформацию

Автоматизация или Excel: почему компании продолжают вести учет в таблицах

Важно избегать спешки. На то, чтобы отладить все процессы, потребуется несколько месяцев или лет. Придется на каждом этапе проводить собрания, обучение, чтобы подчиненные были в курсе происходящего, умели пользоваться новыми инструментами.

Работать в созданном пространстве будут сотрудники, поэтому стоит учитывать их мнение. Чем удобнее людям пользоваться внедряемым ПО, тем выше их результаты, а значит, и прибыль компании. Провести анализ можно на основе анкетирования работников, опросов. Ознакомиться стоит и с мнением IT-специалистов.

Важно продумать систему защиты информации. Угрозы безопасности могут возникать не только на цифровом, но и на простом рабочем месте, поэтому не нужно бояться технологий. Нужно выбрать надежное ПО для шифрования, чтобы снизить риски.

Главная проблема, возникающая при цифровизации, — сложность, неопределенность. Некоторые функции внедренного ПО могут быть непонятны сотрудникам. Чтобы люди не тратили время на попытки самостоятельно разобраться с приложениями, нужно проводить обучение. Кроме того, сообщить подчиненным, к кому они могут обращаться за помощью, если возникнут трудности с новыми программами.

Проблемы могут возникнуть при технических неполадках и сбоях. Потребуется специалист, который сможет устранить неисправность, восстановить работу ПО.

Фото на обложке: Freepik