Диджитализация рабочих мест: мировые тренды и IT-решения для офиса

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Мировые тенденции диджитализации

Общий тренд перехода в цифру существовал задолго до пандемии 2020 года. Бизнес все больше уделял внимание облачным решениям, которые помогали более простому масштабированию компании и оптимизации ее расходов. По данным IDC, в 2019 году объем рынка облачных сервисов составил $233,4 млрд — это на 26% больше, чем в 2018-м, когда он равнялся $185,2 млрд.

В 2020 году ситуация изменилась. COVID-19 не просто ускорил уже существовавшие процессы, но и вынудил самых упрямых скептиков присмотреться к новым технологиям из-за общего перехода компаний на удаленный или гибридный форматы.

Смена форматов заставила работодателей, во-первых, сократить пространства, так как теперь в офисе присутствуют не все сотрудники, а арендная плата не думает снижаться. А во-вторых, менеджмент решил трансформировать рабочие места, делая их более универсальными. Вот несколько примеров:

• Управление отделом кадров, недвижимости и технологий Thomson Reuters, осознав, что важно заблаговременно планировать выход части сотрудников обратно в офис, внедрило грамотное комбинирование технологий онлайн- и офлайн-работы. Так, подключение оборудования видеоконференцсвязи во всех открытых пространствах офиса и переговорных комнатах помогло сотрудникам без проблем начать общаться с коллегами, которые сейчас работают из дома.
• В PayPal тоже обратили внимание на преимущества гибридного формата работы. Компания предложила своим сотрудникам виртуальные пространства, в которых они смогут встречаться не для обсуждения рабочих вопросов, а для маленькой паузы на чашку кофе, которую так приятно выпить с коллегами в офисе. Эти неформальные встречи помогают командам не терять контакт друг с другом, делая работу в новых распределенных условиях более комфортной.

Цифровизация и смена форматов в России

В нашей стране переход на дистанционный формат до кризиса был сильно затруднен общепринятым мнением работодателей, что удаленная работа недостаточно эффективна. Пандемия стала мощным катализатором, который во многом вынудил бизнес пересмотреть свое отношение к альтернативным вариантам организации рабочего процесса. Кризис доказал, что эффективность зависит не от территориального распределения команды, а от самой организации взаимодействия ее членов и тех инструментов, которыми они пользуются.

Несмотря на первоначальный скепсис, сейчас в России становится все популярнее идея «гибкого офиса» — способа организации рабочего пространства, который объединяет преимущества коворкинга, сервисного центра и классического офиса. Такой формат позволяет сотрудникам совмещать удаленную занятость с работой в офисе, а работодателям — сокращать и оптимизировать свои площади, повышая их рентабельность и общую удовлетворенность коллектива условиями труда.

По прогнозам экспертов, в 2021 году общая площадь гибких офисов в России может увеличиться со 182 до 350 тыс. кв. м. В 2020 году их стали выбирать не только участники IT-рынка, но и более консервативные организации: банки, госкорпорации, реальный сектор и так далее.

Фото: Unsplash

Новые IT-решения для офиса

Бронирование переговорных комнат

Такой пример модернизации офиса крайне популярен, так как повышает эффективность использования пространства. Благодаря синхронизации системы с корпоративным календарем, сотрудники могут удаленно бронировать необходимую для встречи переговорную комнату и приезжать к точному времени, не находясь в офисе целый рабочий день. Настенные сенсорные панели фиксируют и отражают занятость помещений, что также дублируется и в установленном ПО, и в корпоративных календарях.

Это решение сейчас пользуется особым спросом среди компаний, которые проводят частые переговоры с клиентами или партнерами на своей территории. Менеджменту особенно важно произвести на гостей правильное первое впечатление, продемонстрировав свою инновационность и высокий уровень организации внутренних процессов.

Более того, предпочтение технологии бронирования переговорных комнат отдают предприятия реального сектора и консалтинговые компании, которые заботятся об оптимизации и экономии времени сотрудников, а также особенно трепетно подходят к формированию HR-бренда своей организации.

Виртуальный офис

Относительно новое направление, которое вобрало в себя не только специальные ПО для удаленной работы, но и продукты, ранее немыслимые в онлайне. Компании, предлагающие решения для создания виртуального офиса, помогают заводить почтовые адреса, регистрировать телефонные номера и факсы, обрабатывают и хранят записи звонков и даже оказывают бухгалтерские услуги из любой точки мира. Иначе говоря, вы получаете полностью укомплектованный офис со всеми внутренними процессами, который может быть оформлен по всем бумагам, например, в Нью-Йорке, в то время как вы будете находиться и работать в Москве.

Помимо продвинутой телефонии и почты, сотрудники такой компании могут общаться в специальных облачных сервисах, пользоваться таск-менеджерами для постановки и контроля выполнения задач. Они могут как пользоваться всем известными Skype, Zoom, Trello, Jira, так и специальными решениями, собранными в виртуальном офисном пространстве с настоящими моделями переговорных комнат и рабочих мест. Зайдите в кабинет к начальнику и посмотрите расписание его встреч на сегодня. Очень удобно, не правда ли?

Большое количество компаний уже внедрили технологии виртуального офиса целиком или частично, задействовав лишь некоторые инструменты из предлагаемого комплекса. Многие оценили общение в специальных корпоративных мессенджерах и трансформацию привычных процессов работы с документами, которая почти целиком перешла в онлайн-пространство облачных сервисов.

Автоматизация пространства: сокращение площадей, внедрение hot desking

Отличный пример автоматизации офиса — внедрение технологии hot desking (в переводе с англ. — «горячие столы»), которая позволяет оставить в офисе ровно столько мест, сколько необходимо для безопасной и комфортной работы, а также сэкономить на офисной недвижимости благодаря сокращению арендуемых площадей.

Суть технологии — создать закрепленные места для тех, кто вынужден или хочет постоянно работать в офисе, и предоставлять остальным гибкие рабочие места с возможностью удаленного бронирования. Синхронизация с корпоративными календарями делает эту технологию универсальной для сотрудников, а возможность проанализировать посещаемость офиса особенно привлекает внимание менеджмента, который стремится сократить свои издержки в кризисный период. Так, согласно исследованиям IWG, 85% представителей топ-менеджмента уверены, что повышение гибкости рабочего пространства уже привело к росту производительности труда их сотрудников.

Кто особенно оценил преимущества hot desking:

• IT-компании, которые до пандемии не прибегали к практике дистанционной занятости, но после успешного опыта сотрудников работы из дома задумались о сокращении занимаемых площадей и внедрении гибкого формата с периодическим посещением офиса.
• Страховые компании, агентства, торговые представительства, у которых нет потребности в постоянном присутствии сотрудников на рабочем месте.
• Учреждения онлайн-образования, которым удалось масштабироваться за период пандемии — их новый штат вряд ли сможет поместиться целиком на старой площади.
• Компании, которые не просто хотят внедрить передовые технологии, но и предварительно провести аналитику использования офиса, чтобы предложить своим командам лучший опыт работы.

Офис будущего: что ждет нас после пандемии

Сегодня можно с уверенностью сказать, что в ближайшие несколько лет произойдет настоящая революция в организации офисного пространства и в тех инструментах, что составляют цифровое рабочее место сотрудника. Рост популярности гибридного формата работы закономерно приведет бизнес к созданию гибких рабочих мест, которые будут удобны членам распределенных команд и не вызовут сложностей в их коммуникации друг с другом. Сотрудникам станет комфортно работать и в офисе, и дома, а предприниматели, в свою очередь, избавят себя от лишних издержек.

Фото на обложке: ImYanis / Shutterstock