Опыт внедрения российского ПО: 3 ошибки и как их избежать

Как раньше относились к отечественному ПО?

Идея цифровой платформы в ТюмГУ возникла в 2016 году. В то время университеты очень мало понимали в продуктовых разработках, потому что работа государственного вуза ранее никогда не ассоциировалась с бизнес-процессами.

Многие считали, что российское ПО, которое у нас тогда было, нужно лишь для автоматизации рутинных процессов, полагая, что студенты «никуда от них не денутся». 

Это типичная ошибка не только университетов, но и коммерческих компаний, которые думают, что они полностью заняли нишу. Мне кажется, на тот момент многие корпорации рассуждали так же: автоматизируем рутину, а бó‎льшего не надо.

Но конкуренция обязательно вернет вас на землю. В нашем случае это была конкуренция со стороны онлайн-образования. Так появился запрос на цифровую трансформацию в сфере высшего образования.

Для нас удачно сошлись несколько факторов, схожих с теми, что мы видим на рынке сегодня:

• Низкий уровень цифровизации отрасли. Это открывает большое пространство возможностей по созданию новых продуктов и решений. 
• Противоречие между динамично меняющимися запросами рынка труда и ограниченными возможностями большинства вузов по адаптации своих программ.

Сейчас рынок труда становится еще более волатильным, чем во время пандемии, а значит, нам и другим университетам для подготовки востребованных специалистов нужны будут цифровые продукты с еще более гибким функционалом.

Параллельно в вузе была сформирована мощная команда по внедрению изменений и перестройке процессов. 

Почему на иностранное ПО больше нельзя надеяться?

Тренд на импортозамещение устойчиво развивается с начала 2010-х годов, а сейчас его значение становится особенно важным.

За это время были разработаны различные российские продукты для использования во всех отраслях, но многие коммерческие компании и образовательные структуры считают, что иностранное ПО надежнее и качественнее. Сегодня полагаться на такое мнение — большая ошибка. 

В настоящий момент министерства и государственные ведомства говорят о введении реестров замещения. Вскоре большинство закупок будут производиться с учетом сведений, которые содержатся в этих реестрах.

Наши вузы уже сейчас используют российские цифровые разработки. Но до сих пор прибегают к некоторым системам управления обучением, к примеру, LMS (Learning management system), которые должным образом еще не замещены. Вероятно, это произойдет в ближайшие годы.

Когда мы столкнулись с необходимостью внедрить цифровую платформу в ТюмГУ, мы быстро поняли, что иностранное ПО невозможно или очень дорого адаптировать к российской системе образования.

Зарубежные решения поддерживают не такой широкий спектр функций, необходимый российским университетам, не говоря уже про соответствие условиям и требованиям Минобрнауки и Рособрнадзора.

Цифровая платформа Modeus зарегистрирована в Минцифры и работает на технологическом стеке, который наименее подвержен влиянию санкций.

Можно сказать, что мы занялись не импортозамещением, а перешли на новый уровень и создали такой продукт, какой зарубежные компании не смогли подстроить под наш рынок.

При внедрении ПО можно столкнуться с распространенными ошибками, от которых мы бы хотели предостеречь коллег. 

Ошибка № 1. Все внимание уделить разработке ПО, забыв про обслуживание

Запрос от ТюмГУ на создание цифровой платформы, получившей впоследствии название Modeus, был такой: студенты должны получить электронный доступ с удобным интерфейсом к выбору учебных дисциплин, преподавателей, уровней обучения, тем проектов, отслеживанию успеваемости, конструированию расписания без коммуникации с деканатом, а сотрудники вуза — к автоматическому отслеживанию всех вносимых изменений.

Платформа должна была содержать все необходимые цифровые инструменты для управления образовательным процессом, планирования нагрузки, составления индивидуальных расписаний и контроля успеваемости десятков тысяч студентов. 

Поначалу мы вместе с создателем платформы, компанией Custis, все силы бросили именно на разработку архитектуры платформы, посчитав, что самостоятельно справимся с обслуживанием. Но у вуза просто нет таких ресурсов, как и у многих небольших коммерческих компаний.

Как избежать ошибки 

Modeus был создан в формате SaaS (от англ.Software as a Service — программное обеспечение как услуга), то есть мы, поняв, что не потянем обслуживание, договорились с разработчиком, что получим уже готовое ПО, которое будет полностью обслуживать разработчик.

При этом вузы-клиенты создали сообщество, где они периодически обмениваются опытом внедрения и доработки архитектуры Modeus. На мой взгляд, это оптимальное решение проблемы.

Ошибка № 2. Не продумать коммуникацию 

При внедрении нового ПО мы столкнулись с двумя проблемами. Первая — техническая. Она состояла в том, что требовалось бережное отношение к сложившемуся в университете ИТ-ландшафту.

Вуз — очень консервативный институт. Поэтому разработчик включил в пакет услуг при внедрении не только настройку технических протоколов интеграции, но и первичное наполнение данными, контролируя качество вносимой информации и помогая нашим пользователям на ранних этапах работы с новой платформой.

Конечно, этот процесс потребовал больших временных и денежных ресурсов. Основными требованиями к нашему разработчику на момент внедрения стали постоянная терпеливая поддержка с их стороны, готовность быть на связи, отвечать на простые вопросы пользователей и помогать при технических трудностях.

Это очень важный момент и для коммерческих компаний, которые уже работают в своем ИТ-ландшафте, например, с продуктами 1С.

Вторая проблема касалась внутренней коммуникации в ТюмГУ. Могу сказать, что тяжелее всего оказалось работать с людьми — они не поддаются алгоритмизации. 

На первоначальном этапе мы не до конца оценили трудоемкость работы и обеспеченность вуза кадровыми ресурсами. Переход традиционной системы на бизнес-модель требовал от преподавателей не только изменений в учебной деятельности, но и в организации повседневных рутинных процессов.

Не все были к этому готовы. В корпорациях новые продукты, как правило, вводят в конкретных подразделениях, поэтому возникают локальные проблемы на отдельных участках.

Но даже они могут привести к глобальным сбоям, поэтому не меньшее внимание, чем разработке ПО, коммерческим компаниям стоит уделять планированию коммуникации при его внедрении.

В ТюмГУ огромное количество сотрудников работает линейно, и введение нового продукта может привести к сбою работы всего университета.

Как избежать ошибки

При помощи терпеливого общения. У нас все недопонимания были устранены именно так. Внутренняя коммуникация играет колоссальную роль при настройке процессов, и многие ее по-прежнему недооценивают.

Мы создали несколько рабочих групп: в итоге около 30% сотрудников так или иначе приняли участие в обсуждении архитектуры платформы. Это решение вписывается в общий тренд демократизации системы управления, в том числе в корпорациях.

Ошибка № 3. Остановиться на достигнутом

Сейчас платформой и консультационной поддержкой Modeus, кроме ТюмГУ, который стал своеобразной испытательной базой для разработчика, пользуются 11 крупных университетов: ДВФУ, ИРНИТУ, НИЯУ МИФИ, Сеченовский университет, СПбГЭТУ «ЛЭТИ», САФУ, СФУ, ТГУ, УрФУ и ЮФУ.

Спустя несколько лет работы мы можем отметить, что помимо технического удобства использование платформы привело к развитию самостоятельности и ответственности у студентов. 

Простой пример: когда студент сам себе составляет расписание, выбирая учебные предметы, ему нужно сделать так, чтобы у него не было продолжительных «окон». То есть студенты при помощи этой платформы учатся оптимизировать и свой учебный процесс, и личное время, понимая, что университет теперь за них это не сделает.

Помимо этого, были упрощены внутренние бюрократические процессы, которые до этого требовали больших административных и человеческих ресурсов.

Пользу от внедрения платформы мы смогли оценить и во время пандемии, когда в оперативном режиме весь штат и тысячи студентов нужно было перевести на удаленный формат работы. Мы оказались более подготовлены к этому с технической и кадровой точек зрения.

Но в какой-то момент мы поняли, что топчемся на месте, а цифровизация движется семимильными шагами.

Как избежать ошибки

Создавать собственные проекты. Да, сегодня многие опасаются краха отечественного ИТ-рынка. Но как только вы начнете думать, что уже все сделали и можете расслабиться, конкуренты сразу этим воспользуются.

Поэтому мы решили действовать — сейчас продолжаем работать над созданием нового цифрового проекта, который будет интегрироваться в Modeus и позволит преподавателям менять контент и оценочные материалы. Таким образом даст возможность сделать сам учебный процесс еще более мобильным и интересным. 

Сейчас университеты, корпорации и даже небольшие стартапы вполне могут стать площадкой для совместной разработки цифровых технологий в сфере высшего образования.

Будущее вузов и других российских компаний за развитием собственных технопарков и сильных внутренних ИТ-коллективов. 

Фото на обложке: Shutterstock / REDPIXEL.PL