Колонки

Как стать продуктивнее с помощью джедайских техник

Колонки
Владимир Стекольщиков
Владимир Стекольщиков

Руководитель конструкторского бюро «Диджитал Дизайн»

Ирина Печёрская

Владимир Стекольщиков, руководитель конструкторского бюро «Диджитал Дизайн», как и большинство сотрудников современных компаний, столкнулся с профессиональным выгоранием. Преодолеть его и стать более эффективным в работе и личной жизни ему помогли джедайские техники Максима Дорофеева (речь здесь не о борьбе с Империей: слово «джедайские» было выбрано рандомно). Разбираемся, что это и какие результаты дает.

Как стать продуктивнее с помощью джедайских техник
Ак Барс Банк начал прием заявок по программе льготной ипотеки для сотрудников IT-компаний. Подробнее по ссылке

Я заинтересовался джедайством как концепцией личной продуктивности в 2015 году, когда мой руководитель (на тот момент я был PM’ом) предложил мне поучаствовать в тренинге Максима Дорофеева. Я решил заранее посмотреть материалы по этой теме, постепенно углубился в нее: проблемы выгорания и частых переключений внимания очень отзывались.

Как-то раз помню, что была пятница и оставалось много работы, мне нужно было сделать предпроектную оценку, и я понимал, что придется отпрашиваться у своей девушки поработать на выходных. В районе обеда пошел прокрастинировать, понимая, что в выходные все равно работать.

Я посмотрел слайдкаст Макса с зарисовками о том, что с нами не так. Как результат, мгновенно решил воспользоваться хотя бы одним советом и отключить уведомления. И это был один из самых счастливых день в моей жизни!

Жизнь реально разделилась на до и после. Что интересно, от многих людей слышу подобное именно касательно этого совета. Я до конца дня завершил экспертизу и ушел домой.

Конечно, я начал изучать доступные материалы подробнее, почувствовал значительную пользу от предложенных практик, поэтому к тренингу в нашем офисе я знал уже большую часть информации. После тренинга появилось желание делиться знаниями, я написал об этом Максу и получил от него нужные материалы. Идея взлетела не с первого раза, потому что не для всех людей очевидна польза от посещения подобных обучалок, да и всегда трудно выделить время тем, для кого практики наиболее актуальны. 

В конце прошлого года Максим предложил мне поучаствовать в проведении корпоративных тренингов в «Многосделал» в роли тренера, а месяц назад я провел первую полномасштабную серию семинаров в Digital Design, и, мне кажется, первые результаты вполне оправдали потраченное на подготовку  усилия: почти все участники прошли тренинг до конца и дали хороший фидбэк. Хотя почему об этом рассказываю я? Давайте лучше узнаем у них, что полезного они вынесли.

 

Наталья Колхидашвили, директор по персоналу, руководитель IT-университета


Про тренинги по джедайству я узнала от коллег более пяти лет назад: видела, например, что некоторые отделы устраивают тихий час в офисе. Когда я перешла в департамент управления персоналом, была просто в шоке от количества задач. Примерно тогда же Вова предложил поделиться советами по джедайским техникам, и я, конечно же, заинтересовалась. 

Помню, как опаздывала на него и думала, как ужасно не рассчитать время для участия в мероприятии по личной эффективности и тайм-менеджменту, а потом успокоилась, потому что пришла первой. И практически единственной. 

Вова провел тренинг в формате обмена опытом. Оказалось, что некоторые практики я уже применяла, но в таком деле, как управление личной эффективностью, постоянно происходит «откат», поэтому в декабре прошлого года я прошла марафон Максима и хочу поделиться выжимкой практик, которые прижились и которыми пользуюсь ежедневно:

  • Отсутствие уведомлений.

Сейчас мне приходят только смс, уведомления от банков и о приближающихся митингах. Все равно я часто проверяю почту и мессенджеры, а семья знает, что, если что-то срочное, то надо позвонить. И я не упустила никакой важной информации, а лайки приятнее получать оптом!

  • Записывать все задачи.

Нет, я имею в виду действительно все. Если я отправляю кому-то письмо и хочу в течение трех дней получить ответ, то записываю проверить эту задачу через три дня. Ежедневно я получаю порядка 100 писем и 50 обновлений чатов, помимо этого массу «прямоходящих входящих» (это когда люди пришли с проблемой ногами). И все это я записываю. 

Если меня кто-то поймал в коридоре, я прошу написать на почту, чтоб точно зафиксировать, иначе голова пухнет от того, что нужно запомнить. Бывает, конечно, что утром я просыпаюсь с мыслью о том, что есть незафиксированная задача, и это важная часть моего дня — выписать все и разгрузить голову для полезного. 

Так легче увидеть реальную ситуацию, расставить приоритеты и определить необходимость делегирования. Все действия я разбиваю по срокам: «Сегодня», «В течение недели», «Позже». Новые помечаю датой или определяю ее через неделю.

  • Пустой Inbox.

Когда я разбираю почту, то сразу принимаю решение по каждому письму: быстро ответить/ удалить/ зафиксировать суть письма как задачу, которую заношу в task-tracker. Это создает ощущение порядка.

Следующим этапом я еще хочу попрактиковать тихий час, когда ты можешь сконцентрироваться и никто не должен тебя дернуть. Но к такой практике должен быть готов весь коллектив. Эти принципы помогают мне разгружать мозг и думать о главном, а не пытаться вспомнить, кому я что пообещала. Для меня это значит не просто больше успевать, а быть спокойнее и уметь концентрироваться на важном.

 

Виктор Шевцов, руководитель отдела маркетинга «ДоксВижн» (ГК «Диджитал Дизайн»)


Я давно, с начала 2000-х, интересуюсь темами тайм-менеджмента и эффективной организации дня. Тогда я читал статьи и книги Глеба Архангельского, что-то применял, что-то бросал. Поэтому, когда я два месяца назад увидел в корпоративной газете предложение присоединиться к тренингу, то заинтересовался этой темой: раньше не слышал про эту методику. 

Мне понравилось, что здесь нет жесткого тайм-менеджмента — это, скорее, об уменьшении стресса и получении большего удовольствия от происходящего. Понравился и сам формат обучения: не просто прочитать книгу и забыть, а сразу в режиме реально времени обсуждать и пытаться применять. Было много взаимодействия и работы в группах, все происходило довольно интенсивно.

Расскажу о том, что вынес для себя и уже начал применять:

1) Концепция вакцин, индикаторов и практик.

Вакцины — это задачи, которые, как и медицинские прививки, требуют разовых действий: удалить приложение соцсетей из телефона, настроить ночной режим на телефоне и т.д. Индикаторы — это показатели положения дел, которые необходимо замерять: количество сна, число разблокировок экрана телефона и часы экранного времени. Благо сейчас масса инструментов, позволяющих легко собрать данные.

Концепция предполагает, что если ты за чем-то следишь, то этот показатель автоматически улучшается, в жизни появляется больше жизни и меньше соцсетей и прочего информационного шума и мусора. А практики — это то, что влияет на индикаторы. 

Раньше я не смотрел на проблему под этим углом, а теперь стал отслеживать ситуацию в таком формате. Сейчас я ежедневно веду чек-лист по тем практикам, которые стараюсь применять, и я понимаю, что в длительной перспективе это положительно скажется на моем эмоциональном и общем состоянии, рабочих способностях. Чаще всего нам не хватает не времени, а жизненной энергии: мы быстро выдыхаемся.

2) Планирование и постановка задач.

Различных помощников, например, планировщиков, есть сотни, и не важно, какими ты пользуешься: ведешь список дел на бумаге, в Excel или TickTick. Главное, чтоб идея их использования взлетела, а для этого:

  • делай это постоянно; 
  • любая сущность должна быть зафиксирована и сформулирована: когда нам поступают задачи, мы их обязательно фиксируем и перемещаем в единый список; 

в формулировке должен быть глагол действия: не «мойка машины», а «позвонить на мойку и записаться на определенное время» (предполагается, что номер уже есть), «приехать на мойку и отдать машину приемщику». Тут даже несколько действий, которые нужно выполнить, так что это можно назвать мини-проектом, состоящим из двух «обезьяноподобных» задач.

Все планы формулируем в «обезьяноподобном» виде. Наш мозг делится на две части: ту, что занимается обработкой необходимых действий, и ту, что не требует определенных раздумий (например, почистить зубы). И цель здесь — добиться того, чтоб не думать о том, что, как, зачем нужно сделать, а пойти и сделать. Поэтому мы формулируем необходимые действия, как для «внутренней обезьянки». Остальные задачи, требующие осмысления и понимания, мы относим к категории «проект». 

  • размечай задачи цветом. Например, нам была предложена классификация задач на красные и зеленые. Красные помогают нам не падать, оставаться на своем месте. Для работы это действия, которые ты выполняешь, чтобы не уволили: вовремя прийти на работу, выполнить свои задачи, уложиться в дедлайны. 

А зеленые пункты двигают тебя вперед — это твои хотелки и мечты. Они будут приближать тебя к поставленной цели. Рекомендуется начинать день как раз с «зеленой» задачи, даже до открытия почты и чатов.

Для меня важно, что эти практики позволяют не просто систематизировать деятельность и быть эффективным, а повышают уровень спокойствия. Ты знаешь, что ничего не забудешь, знаешь, где зафиксированы все пункты. Мне хотелось бы достичь целей в различных сферах жизни, а для этого мало знать эти практики, важно постоянно применять их в жизни и извлекать пользу. 

 

Анастасия Строкова, телемаркетолог


Интересно, что я об увлечении Вовы практиками джедайства узнала не в компании, а в YouTube. Однажды я искала удобный инструмент для планирования дел и наткнулась на Вовино видео на канале Максима Дорофеева о решении TickTick. Я очень удивилась этому, но потом увидела, что он проводит внутренние тренинги по этой теме и заинтересовалась. Сейчас, когда я уже прошла тренинг, могу сказать, что точно буду использовать некоторые практики:

  • Разгрузка памяти крючками или выписывание всех идей, которые крутятся в голове.

У меня есть список задач, которые я просматриваю и пополняю таким образом раз в неделю. Раньше некоторые идеи или планы я могла крутить в голове по несколько дней, они периодически всплывали и занимали оперативную память, а я старалась их не забыть. 

Сейчас я фиксирую их в Tick Tick, где можно назначить время и локацию, и, когда время выполнения подходит, всплывает оповещение. Я, например, занимаюсь рассылкой официальных писем, и мне периодически приходят отбивки из компаний о том, что кто-то уже не работает. Так у меня регулярно возникает потребность перенаправить письмо или исправить нюансы. Таких задач может возникнуть всего несколько по итогам рассылки, но важно, чтоб они не потерялись.

  • Еженедельная ревизия идей и их классификация на задачи и проекты.

Первые занимают до 30 минут, а проекты требуют большего количества времени и вовлечения людей. Эти проекты я декомпозирую, что помогает закрыть мелкие пункты и двигаться к цели. Мне, например, очень помогло мгновенное выполнение некоторых пунктов.

Например, у меня долго висела задача «сформулировать базу для … рассылки». Она состоит из созвона с коллегами для определения целевой аудитории, поиска предыдущих аналогичных баз, поиска лиц, принимающих решения, для каждой компании и еще нескольких действий — получается, это полноценный проект. И, когда я разбила его на отдельные действия, все сложилось в единую цепочку, и проект был выполнен за два дня.

  • Утренний просмотр плана и приоритизация.

Я делаю это ежедневно, что помогает мне не переключаться на второстепенные задачи в середине дня и эффективно использовать время.

  • Регулярно практикую две минуты недумания.

Я была удивлена, насколько это сложно и в то же время полезно. Практика помогает выдохнуть в середине дня, когда ты уже в полной мере загрузился рабочими и личными вопросами.

Могу сказать, что сейчас мне больше всего помогает точная и детальная формулировка плана, она уже принесла первые результаты! 

 

Дарья Сатубалдиева, старший инженер по тестированию


Последнее время я чувствовала, что ничего не успеваю и быстро выгораю, а на карантине грань личного и рабочего стерлась вовсе. Коллеги рассказывали мне о теме джедайства раньше, и, когда я увидела, что будет проводиться корпоративный тренинг, записалась.

Пока рано подводить результаты, но в целом могу сказать, что я начала больше разграничивать личные и рабочие дела. Сейчас уже получается использовать некоторые из них:

  1. Переключение на ночной режим: после 11 у меня на телефоне активизируется режим «Не беспокоить». Я стараюсь соблюдать режим сна, вовремя ложиться и вставать, за несколько часов до сна не использовать цифровые устройства.
  2. Ведение чек-листа, в которые вношу как регулярные действия (чтение книг, зарядка), так и пункты, которые нужно сделать.
  3. Постановка задач и ведение этих списков — вот на что я стала обращать больше внимания. Я постоянно использую Trello и расширение для браузера Tomato Clock. Оно помогает отслеживать время «помидорок», промежутков времени для высокой концентрации на рабочих процессах.

В целом могу сказать, что у меня повысилась внимательность, немного сменился фокус внимания, и я стала яснее видеть проблему, с которой нужно работать.

Фото на обложке: GaudiLab/shutterstock.com

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Четверть российских предпринимателей совмещают ведение бизнеса с работой в найме
  2. 2 Ак Барс Банк запустил льготную ипотеку по ставке от 4,2% для сотрудников IT-компаний
  3. 3 Предпринимательство и «чёрные лебеди»: почему нужно делать бизнес несмотря ни на что?
  4. 4 16 привычек, которые мешают раскрыть потенциал
  5. 5 Умные автоответчики — какой выбрать? Сравнение отечественных виртуальных помощников
Ак Барс Банк
Начался прием заявок по программе льготной ипотеки для сотрудников IT-компаний
Подробнее