Как организовать ивент для айтишников и не профакапить, если ты гуманитарий

Предыстория: как пришла идея сделать ночную конференцию

Я работаю в Иннополисе, самом молодом городе для айтишников в России. Это уникальный проект, в одном месте живут и работают IT-специалисты, все в городе продумано с учетом их интересов и потребностей. То, что изначально было мегаидеей, ежедневно воплощается в жизнь с помощью администрации города.

В чем специфика айтишников? Они очень любят выражать свое мнение и быть услышанными. Мы как маркетинг города услышали запрос жителей на организацию собственной конференции. Вообще, мы делаем больше 150 мероприятий в год: проводим различные митапы, хакатоны, привозим лекторов, но этого было недостаточно, хотелось чего-то масштабного и классного.

Мы с коллегой озадачились этой идеей, много где побывали, изучили разные форматы. Какие-то организаторы делают упор на качество контента, кто-то берет количеством участников, другие вывозят всех на природу и вообще не грузят информацией, просто предоставляют возможность для профессионального общения. Но у всех этих мероприятий есть особенность — чаще всего они проходят рано утром. И это неудобно, большинство айтишников совы.

Мы насмотрелись на сонные очереди на регистрации и понимали, что должны предложить какую-то альтернативу. Решили попробовать совместить хороший контент, удобную для общения площадку и более привычный для айтишников режим дня.

Почему это почти невозможно, когда ты не айтишник

Сегодня в России есть большой кадровый дефицит не только айтишников, но и айти-менеджеров, айти-ивентщиков. Те, кто хоть немного понимают в IT, скорее всего, и работают айтишниками. Если у тебя из навыков только организация мероприятий, то довольно сложно сделать профессиональный митап. 

У нас бывали разные курьезные случаи на старте работы в Иннополисе, когда спикер присылал информацию о своих регалиях и теме выступления, а менеджер не мог понять, где название языка программирования, а где — стартапа. Думаю, мой гугл-запросник в те дни походил на какую-то белиберду, потому что я гуглила все подряд.

Хорошо, что есть интернет, мы смотрели много курсов для IT-рекрутеров, чтобы понять, какая технология и где используется, кто с чем работает. Потому что очень важно быть в контексте. Конференция была на шесть направлений и всего два месяца на подготовку. Было невероятно сложно сделать релевантную повестку выступлений, когда ты не обладаешь знаниями во всех сферах.

Нюансы подготовки

Начинали мы как команда из пяти человек — два ивентщика, пиарщик, дизайнер и я, руководитель отдела. На старте мало верили, что может получиться что-то глобальное. Потом появилось агентство под реализацию проекта. 

Далее мы обрастали программным комитетом, благо Иннополис позволяет выбрать пул активистов из компетентных жителей. Плюс у нас есть волонтерское движение из 70 жителей и гостей города. Они буквально руками сделали это мероприятие, начиная со встречи спикеров в аэропорту, заканчивая экскурсиями по городу, ответами на все вопросы в наших каналах связи.

IT nights — это noname-конференция, у которой нет никакого бэкграунда. Также это сложная площадка, потому что не Москва, и многим было проблематично к нам прилететь. Первую десятку спикеров мы просто вытаскивали по всем каналам, вспоминали свои теплые контакты или тех, кто где-то вдохновил. 

Мы сидели несколько часов на встрече с программным комитетом, вспоминали и записывали всех подряд, далее обсуждали и начинали с ними связываться.

Очень многие организаторы заявляют спикеров без подтверждения, но в IT-сфере это опасно, потому что все друг друга знают, поэтому мы решили, что будем играть по-честному. Первыми поверили в нас и согласились выступить Барух Садогурский и Олег Бартунов, довольно именитые в своих областях, и после этого уже завертелось, понеслось.

У нас был 61 спикер. По опыту других мероприятий мы рассчитывали, что будет порядка 15% неявки спикеров — кто-то заболел, у кого-то командировка. Но по факту к нам прилетели все, кроме троих: один из них пропустил самолет, а двоих просто не выпустили из страны. В итоге двое выступили с онлайн-докладами, но мы планируем этих ребят так или иначе привезти в следующий раз. 

Программная сетка получилась очень плотная, у гостей не было особо времени попить кофе, сходить перекурить. Поэтому мы решили в следующем году оставить в программе больше воздуха, пусть участники спокойно общаются, гуляют по выставкам, а не носятся сломя голову с одной секции на другую.

Что происходит, когда ты уже почти думаешь, что получилось

Неожиданная проблема возникла, когда мы уже выдохнули и чуть расслабились, что все классно. Мы поняли, что очень старались думать как айтишники, в духе: «Они же любят решать задачи! Давайте сделаем здесь квиз, а вот тут поставим викторину!». И в конце концов забыли, что любой участник — это прежде всего человек со своими потребностями, желаниями, ленью. 

Когда начинаешь собирать портрет ожидаемой целевой аудитории, понимаешь, что непонятно, кто приедет, сколько бы анкет до этого ты не собрал. Есть тусеры, а есть семейные ребята, кто-то хочет утром поспать, другие днем. Как только мы отпустили эту концепцию, что они айтишники, и начали думать о них просто как о людях, все стало гораздо проще.

Мы вспомнили, чем сами любим заниматься, ради чего мы ездим на мероприятия. И это то, что сделало атмосферу конференции уютной и даже немножко домашней. На вечеринке закрытия айтишники пели под оркестр, обнимались, встречали все вместе рассвет на улице — это то, чего я не видела ни на одной IT-конференции. Получился действительно лагерь для взрослых.

Лайфхаки для тех, кто планирует подобное

Я не буду углубляться в рассказ про типичные бытовые сложности, какие есть при подготовке любого мероприятия. Начиная с погоды: мы были уверены, что в начале августа будет тепло и сухо, но потом пришлось срочно переносить все уличные локации в здание. 

Мы понимали, что от этого пострадает атмосфера, но остается надеяться только на теплое лето следующего года. Ну, и различные мелочи типа того, что спикер не прилетел, автобус переполнился, это довольно очевидно.

Если говорить про лайфхаки, нельзя не напомнить про еду — всегда закладывайте Х2, если позволяет бюджет. Также на IT-конференциях очень многое решает площадка, это 30% успеха, это не должен быть просто конференц-зал в какой-нибудь гостинице. Все люди хотят получать знания в классных условиях, выбирайте какое-то необычное и комфортное место. Нам с Иннополисом в этом плане повезло, у нас была возможность сделать мероприятие на природе с необычной архитектурой.

Не переживайте сильно, если за месяц до мероприятия не продана половина билетов. Потому что мы все люди, все делаем в последний момент. За неделю у нас был полнейший sold out, за три дня до конфы нам обвалили сайт, накануне нам писали и звонили по всем каналам. Большинство людей опомнились уже после того, как мы закрыли продажу билетов. Порядка 50 писем мы получили в духе «ребята, я забыл, не успел, что мне делать, как попасть».

Волонтеры могут спасти любое мероприятие, не игнорируйте эту возможность. Хороший бриф и заранее подготовленная информация могут спасти организаторов не только от рутинных вопросов в духе: «Как найти зал?», но и от непредвиденных ситуаций. Волонтер, который чувствует себя частью мероприятия, выкладывается на сто процентов и придумывает креативные решения, способные по-настоящему помочь участникам с их вопросами.

Не забудьте похвалить волонтеров в конце, благодарственное письмо и небольшой сувенир не сильно скажутся на бюджете, но помогут вам закрепить дружественные отношения с мотивированными помощниками.

И не бойтесь. С одной стороны, это довольно очевидный совет, а с другой, очень сложно применять его к действию. Я задавала себе вопрос, почему до сих пор нет клевой IT-конфы, если в этом есть потребность. Всегда кажется, что причина в том, что кто-то уже 100 раз попробовал, и идея оказалась провальной. Но факту это не всегда так, просто иногда, ты — первый, кому предстоит не испугаться и попробовать.

Фото в материале и на обложке: архив автора