Колонки

Как перейти на маркировку: чек-лист для розничного бизнеса

Колонки
Вячеслав Предыбайло
Вячеслав Предыбайло

директор по маркировке ИТ-компании «Эвотор»

Ольга Лисина

Совсем скоро продавцам шин, фототехники и одежды придется внедрять маркировку, и это не просто еще одна наклейка на товаре. Потребуются изменить принципы ведения дела и автоматизации бизнеса.

Первыми на себе это прочувствовали продавцы обуви и табака — для них маркировка стала обязательной с июля. Директор по маркировке ИТ-компании «Эвотор» Вячеслав Предыбайло на опыте подключения таких бизнесов подготовил рекомендации для розничных магазинов в других сегментах.

Как перейти на маркировку: чек-лист для розничного бизнеса

Оборот фотоаппаратов без маркировки в нашей стране будет запрещен с 1 октября, шин ― с 15 декабря, а одежды ― с 1 января 2021 года. 

В парфюмерии с 1 октября 2020 нужно будет подавать сведения об обороте маркированного товара, до 30 сентября 2021 года возможна продажа немаркированных духов и туалетной воды, если они произведены или ввезены до 1 октября 2020 года. 

Разберемся, какие шаги предстоит сделать, чтобы успешно перейти на маркировку.


Получите электронную цифровую подпись

Предпринимателям нужно будет регулярно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для подписания электронных накладных. Она также понадобится для обязательной регистрации в системе маркировки ― на сайте Честныйзнак.рф ― в качестве участника оборота.

У многих предпринимателей она уже есть, поскольку она была нужна для регистрации онлайн-кассы в ФНС. Но многие ей больше и не пользовались, так что с ЭЦП могут быть свои нюансы. 

  • Во-первых, у подписи есть срок действия (как правило, год), после которого ее нужно продлевать. У многих предпринимателей, по нашему опыту, были подписи с истекшим сроком.
  • Во-вторых, у очень многих не было СКЗИ (средство криптографической защиты информации) для работы с подписью. В этом случае его нужно будет приобрести отдельно. 
  • В-третьих, УКЭП есть нескольких видов, и при выборе подписи нужно учитывать, как вы будете подписывать накладные: на компьютере, на онлайн-кассе, на телефоне. 

Получить ЭЦП можно в ближайшем удостоверяющем центре — их список есть на сайте Минкомсвязи.


Подключите электронный документооборот 

Первый шаг ― выбор оператора ЭДО.

Если у вас один поставщик, выбирайте того же оператора, что и у поставщика. Если поставщиков несколько и у них разные операторы ЭДО, нужно будет настроить роуминг документов.

Прием входящих документов по ЭДО всегда бесплатный, но операторы ЭДО могут устанавливать плату за лицензию. 

С поставщиком при необходимости нужно заключить дополнительное соглашение об обмене документами по ЭДО, а некоторые операторы начинают обмен между контрагентами после добавления друг друга в контакты (обмен приглашениями). 

Электронная накладная ― УПД, универсальный передаточный документ ― должна быть сформирована согласно Приказу ФНС России от 19.12.2018 №ММВ-7-15/[email protected] В УПД от поставщика обязательно должны быть коды маркировки с поставляемой продукции.

В обувной и табачной торговле ЭДО оказался «китайской грамотой» и для поставщиков, и для розницы.

На практике наших клиентов мы видим случаи, когда коды маркировки могут быть нанесены на товар, но в электронной накладной о них нет никакой информации. Были и случаи, когда коды на товарах одни, а в накладной ― другие. 

В этом случае нужно аннулировать или отменять УПД и требовать от поставщика новую накладную или корректировку. И поэтому при приемке товара желательно сверять коды маркировки в накладной и на самом товаре, который поступает к вам. Рабочее место для этого должно быть оборудовано 2D-сканером. 

Если поставка не соответствует документам, коды не перейдут на нового владельца и магазин формально не сможет продать такой товар. 


Настройте 2D-сканер

При покупке нового сканера нужно, чтобы в обслуживающем центре он прошел предпродажную подготовку. На сканер нужно установить последнюю прошивку. Когда началась маркировка, все производители сканеров специально оптимизировали скорость и качество сканирования кодов маркировки и выпустили новые прошивки.  

Не все сканеры одинаково «дружат» с кассами.

Нужно смотреть, подходит ли модель сканера для работы с вашей онлайн-кассой: ориентируйтесь на инструкции производителя по совместимым моделям. Нельзя покупать вслепую или гнаться за дешевизной. 


Libor Píška / Shutterstock 


Если у вас уже есть сканер, но он не заявлен как совместимый, не спешите отчаиваться. Обычно производители выпускают рекомендации, что нужно настроить в модели, как, например, обрабатывать нечитаемые символы и т.п. Можно попробовать по этим инструкциям его сконфигурировать под требования к операционной системе. 

Если в точке низкая проходимость и у вас мало маркированного товара, у некоторых онлайн-касс есть возможность подключить в качестве сканера смартфон.

Проверить свой сканер на считывание кодов можно на сайте «Честного знака»


Настройте онлайн-кассу 

Для правильной продажи маркированного товара контрольно-кассовая техника должна быть обновлена до поддержки передачи тега 1162 оператору фискальных данных и печати буквы «М» на чеке. При продаже вы обязательно должны сканировать код маркировки. 

Многие кассы позволяют добавлять товар в чек только по коду маркировки, поскольку в нем уже есть штрих-код (GTIN товара). Это позволяет избежать двойного сканирования (и штрих-кода, и кода маркировки). Но тут есть нюансы. 

Если товар промаркирован по упрощенной схеме как остатки, то GTIN у него не уникальный — и онлайн-касса «не поймет», какой товар вы добавляете. Консультируйтесь у производителя кассы, как поступать в таких ситуациях. 

Также желательно, чтобы кассовая программа поддерживала проверку повторных кодов маркировки при продаже, чтобы случайно не нарушить закон, продав товар с уже выведенным из оборота кодом. 

Если онлайн-касса работает в автономном режиме, раз в месяц нужно делать архив, чтобы потом загрузить выведенные из оборота коды маркировки в «Честный знак». 

Касса должна быть зарегистрирована на тот же ИНН, что и ЭДО, по которому вы получает товар по электронным накладным. Нельзя принимать на одно юрлицо, а продавать с другого — в этом случае нужно передавать право собственности на товар. 


Подключите товарный учет

Многие предприниматели до сих торгуют «по свободной цене», пока закон им это позволяет. Переход на маркировку и ЭДО упрощает переход на товарный учет и продажу по номенклатуре. С помощью учетных программ можно эффективно контролировать продажи. 

По нашей статистике, отсутствие контроля за кассирами ведет к потере от 2% до 15% прибыли ежемесячно, порядка 8 тысяч рублей в месяц с одной точки в среднем по ИП в России. 


Промаркируйте товарные остатки

Для товарных остатков (фототехники, шин и легпрома, но не для парфюмерии) предусмотрена упрощенная маркировка. Ее особенность в том, что не нужно регистрироваться в Ассоциации GS1 (ГС1РУС), а при описании товара нужно вводить меньше характеристик.

По «упрощенке» можно промаркировать фототехнику до 1 декабря этого года, одежду и постельное белье ― до 1 февраля, шины ― до 1 марта 2021.

Сначала в личном кабинете «Честного знака» нужно получить доступ в «Систему управления заказами», подписав договор с оператором, и пополнить счет для оплаты кодов (50 копеек + НДС за один код). 

Затем в разделе «Документы» в личном кабинете опишите товары: это можно сделать вручную или загрузить номенклатуру файлом XML или CSV. Дальше — закажите в системе коды на описанные товары и распечатайте их. Оптимальный размер для считывания кода ― 58 х 40 и плотность 200 dpi. 

Каждому товару присваивается уникальный код: если у вас пять одинаковых товаров, нужно заказать пять кодов маркировки.

Наклейте коды на упаковку или этикетку товара. Затем в разделе «Документы» введите коды в оборот.

Услуги маркировки остатков сейчас оказывают «под ключ» многие компании, есть различные сервисы и приложения, а у многих производителей возможность заказать коды встроена в кассовые или учетные программы.

Не стоит заказывать с запасом, чтобы на балансе «не повисло» большое количество кодов. Не стоит вводить весь заказ до оклейки — правильно вводить в оборот только то, что реально было наклеено на товар. 

Код маркировки должен быть наклеен там, где его удобно будет сканировать. Не стоит клеить код рядом со штрих-кодом, чтобы он не мешал сканированию.


Как достичь максимума

  1. Получить ЭЦП, чтобы зарегистрироваться в «Честном знаке» и подписывать электронные накладные.
  2. Зарегистрироваться на сайте «Честного знака».
  3. Поручить своему оператору фискальных данных передавать коды маркировки в «Честный знак», подписать допсоглашение. 
  4. Подключить электронный документооборот. Настроить получение товара с помощью электронных накладных. В личном кабинете «Честного знака» указать оператора ЭДО.
  5. Настроить онлайн-кассу и учетную программу на работу с маркированным товаром. Для этого может потребоваться обновить ПО и прошивку или установить отдельное приложение. 
  6. Проверить 2D-сканер, если он есть, на корректное сканирование кодов маркировки. Или приобрести новый.
  7. Промаркировать товарные остатки (кроме парфюмерии).

Фото на обложке: Monika Wisniewska / Shutterstock

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Как новые правила маркировки продукции помогут российским ритейлерам
  2. 2 Шанс получить штраф — увеличится. Что еще ждет онлайн-кассы в 2020 году

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase