Колонки

Не знаете, как справиться с задачами? Пора искать систему управления проектами

Колонки
Василий Лисицын
Василий Лисицын

Pr-менеджер в stepFORM

Софья Федосеева

Когда в компании всего несколько задач, можно обойтись простыми инструментами. Например, завести табличку. Но когда они перестают помещаться на экран – пора искать более подходящий сервис, который позволит упорядочить все происходящие процессы.

Василий Лисицын, pr-менеджер в stepFORM, рассказывает, как в компании искали и нашли систему управления проектами.

Не знаете, как справиться с задачами? Пора искать систему управления проектами

Зачем понадобилась система управления проектами

У нас была общая табличка в Google Docs, где мы записывали все текущие задачи и будущие планы. Вот как это выглядело.



Чем больше становилось активных задач, тем сложнее стало их контролировать. Вскоре мы выяснили, что в ходе обсуждения через скайп и мессенджеры многие задачи не вносятся в таблицу и попросту теряются. К тому же было очень сложно найти обсуждение, относящееся к конкретной задаче.

Тогда мы поняли, что пора искать инструмент, который позволит упростить работу с задачами, назначать ответственного, назначать исполнителей и контролировать сроки.


С чего начали поиск

Количество задач активно росло и беспорядка становилось все больше. Поэтому мы незамедлительно пустились в поиски. Выбирали исходя из следующих критериев:

  • простое внедрение – чтобы мы начали использовать инструмент сами, без бюджета на внедрение и интеграторов,
  • прозрачность процессов – чтобы каждый участник команды видел, какие задачи в работе и что вообще происходит,
  • дружелюбный интерфейс – чтобы начать работу с системой без потери времени на привыкание.

Мы стали читать отзывы и смотреть видеообзоры систем управления проектами. Пока мы присматривались, работа по-прежнему происходила в табличках Google, ведь работу нельзя было останавливать.

RB рекомендует лучших поставщиков цифровых решений для вашего бизнеса — по ссылке

Какие инструменты тестировали

Прежде всего мы решили подготовить список сервисов, которые подходят под наши запросы. Но их оказалось неожиданно много, поэтому подбор «кандидатов» занял по меньшей мере три дня. В итоге получился вот такой список:

  1. «Битрикс24»,
  2. «ПланФикс»,
  3. Wrike,
  4. Trello,
  5. Flowlu.

Так как мы только поверхностно изучили эти программы, то необходимо было «копнуть глубже».

«Битрикс24»

Платформа с богатым инструментарием для бизнеса. Система позволяет вести задачи и организовывать проекты, устанавливать и планировать сроки. Есть несколько методик работы с задачами: список, «Мой план» и диаграмма Ганта. Можно увидеть, сколько задач ты поручил или выполняешь, в каких помогаешь, а где просто наблюдаешь за исполнением.

Специальные графики позволяют наглядно понять эффективность выполнения задач. Чтобы разобраться, что и как работает, необходимо немного побродить по системе, попутно почитывая инструкции.


«ПланФикс»

Перед созданием аккаунта система предлагает выбрать вариант использования: задачи и проекты либо сделки и заказы. После входа в аккаунт мы видим специальный планировщик, где отображены данные по задачам: какие выполнены, какие нужно закончить, а какие уже просрочены. Их можно создавать не только вручную, но и на основе шаблонов.

Есть функция объединения проектов в группы, можно назначать участников, исполнителей, сроки и приоритет выполнения. На вид система довольно простая, и все элементы расположены в доступных местах, так что не приходится ничего искать.


Wrike

После регистрации нам предлагается выбрать специально заготовленные шаблоны для работы с проектами или продолжить без них.

Сервис позволяет создавать специальные рабочие пространства, за которыми закрепляются проекты и задачи, которые можно вести в виде списка, доски, таблицы и диаграммы Ганта. Интерфейс довольно приятный и не запутанный.


Trello

Очень простой инструмент, ядром которого являются доски, на которых создаются колонки и карточки. Доски используются под проекты, колонки под этапы, а карточки под задачи.

Все настройки в наглядном виде доступны, и их не приходится долго искать. Карточки можно перетаскивать из одной колонки в другую. Для работы над проектами и задачами можно добавлять и отправлять приглашения участникам команды. Инструмент не содержит ничего лишнего – только самое необходимое для работы с проектами и задачами.


Flowlu

Система с приятным интерфейсом, содержит инструменты для работы с проектами и задачами. Можно добавлять ответственных, ставить сроки, указывать приоритет. В специальной панельке есть выбор задач за определенный период и с конкретным статусом.

В целом все удобно расположено и не требует долгих поисков и хождений по страницам.


С какими проблемами столкнулись

Каждая протестированная система по-своему хороша, но спустя три дня мы столкнулись со следующими проблемами.

  • Во-первых, стало понятно, что большинство из них перегружены ненужным нам функционалом. Например, нам не нужна CRM, телефония, управление финансами и прочие штуки – первоначально требовалось упростить работу именно с проектами и задачами.
  • Во-вторых, не всегда было понятно, какая настройка за что отвечает. Некоторые скрывались в самых неожиданных местах и находили их только после длительного путешествия по интерфейсу. К тому же далеко не все опции можно отредактировать под себя или вообще убрать.
  • В-третьих, на изучение и обучение работе с системой понадобится много времени.

Какой инструмент выбрали

В итоге решили использовать Trello. Мы слышали о нем ранее, но никогда не пробовали. Однако эта система оказалась для нас самым подходящим вариантом. Времени глубоко вникать в Trello у нас не было, а возникшие вопросы обсуждали вместе по ходу дела – весь функционал изучали «методом тыка». Но в этом и оказался плюс инструмента: нам не нужно было тратить много времени, чтобы понять, как он работает и что нужно делать.

Для каждого отдела компании мы начали использовать отдельные доски.


Внутри каждой доски добавили колонки, которые по сути являются этапами выполнения задач. Мы сразу видим, сколько из них в работе и на каком они этапе. Каждый член команды может в любой момент узнать, что происходит, и при необходимости подключиться к задаче. Возникшие сложности обсуждаем прямо там, в Trello.


Каждой задаче можно задать цветную метку (красную, желтую, зеленую), например, чтобы установить тип, статус или приоритет.



Внутри задачи возможно создать чек-лист. Это оказалось очень удобно, когда нужно задать контрольный список подзадач, который следует выполнить или проверить.


Для каждой задачи можно установить участников, которые в текущий момент ее выполняют или наблюдают за этим.



Сроки выполнения настраиваются в один клик – не нужно вписывать их вручную. Участники с подписчиками задачи получают напоминания.


В итоге на освоение инструмента нам понадобилось всего пять дней. При этом работа над продуктом не останавливалась, а инструмент внедряли «на ходу».


Подводим итоги

С момента внедрения Trello прошло три месяца. Закончились мучения с огромными листами таблиц в Google. Компания достигла главной цели: все задачи под контролем и видны сроки выполнения.

Ничего больше не теряется: когда появляется новая задача, то она сразу же фиксируется в Trello. После этого мы переходим к обсуждению. Мы быстро почувствовали, насколько этот сервис оказался удобным и подходящим для нас.

  • Во-первых, он помогает организовать прозрачную командную работу над проектами и совместно выполнять задачи.
  • Во-вторых, он позволяет четко установить сроки выполнения задачи и не сорвать дедлайн.
  • В-третьих, в Trello минимальный порог вхождения – не нужно много времени, чтобы разобраться в использовании и можно быстро подключить к работе нового участника.

Материалы по теме:

Как достичь баланса в digital-проектах. Разбор задач директоров по маркетингу и продукту

Как управлять задачами через карточки и не допустить революцию в офисе

Как структурировать десятки проектов и сотни задач с помощью одного софта

Опыт: как я перенес элементы agile в личную жизнь — и не пожалел

Как наладить эффективное взаимодействие между отделами — советы и кейсы

Фото на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Организация мероприятия в Дубае для мультикультурной команды: что учесть?
  2. 2 Без вложений, команды и инвестиций: как уйти из найма и открыть собственное агентство. Часть 1
  3. 3 Между CEO и командой: роль HR бизнес-партнера в росте компании
  4. 4 Топ-5 ошибок при создании нового продукта
  5. 5 Корпоративное волонтерство: как не сдаться после первого проекта
AgroCode Hub
Последние новости, актуальные события и нетворкинг в AgroTech-комьюнити — AgroCode Hub
Присоединяйся!

ВОЗМОЖНОСТИ

06 февраля 2023

08 февраля 2023