Не знаете, как справиться с задачами? Пора искать систему управления проектами

Зачем понадобилась система управления проектами

У нас была общая табличка в Google Docs, где мы записывали все текущие задачи и будущие планы. Вот как это выглядело.

Чем больше становилось активных задач, тем сложнее стало их контролировать. Вскоре мы выяснили, что в ходе обсуждения через скайп и мессенджеры многие задачи не вносятся в таблицу и попросту теряются. К тому же было очень сложно найти обсуждение, относящееся к конкретной задаче.

Тогда мы поняли, что пора искать инструмент, который позволит упростить работу с задачами, назначать ответственного, назначать исполнителей и контролировать сроки.

С чего начали поиск

Количество задач активно росло и беспорядка становилось все больше. Поэтому мы незамедлительно пустились в поиски. Выбирали исходя из следующих критериев:

• простое внедрение – чтобы мы начали использовать инструмент сами, без бюджета на внедрение и интеграторов,
• прозрачность процессов – чтобы каждый участник команды видел, какие задачи в работе и что вообще происходит,
• дружелюбный интерфейс – чтобы начать работу с системой без потери времени на привыкание.

Мы стали читать отзывы и смотреть видеообзоры систем управления проектами. Пока мы присматривались, работа по-прежнему происходила в табличках Google, ведь работу нельзя было останавливать.

Какие инструменты тестировали

Прежде всего мы решили подготовить список сервисов, которые подходят под наши запросы. Но их оказалось неожиданно много, поэтому подбор «кандидатов» занял по меньшей мере три дня. В итоге получился вот такой список:

1. «Битрикс24»,
2. «ПланФикс»,
3. Wrike,
4. Trello,
5. Flowlu.

Так как мы только поверхностно изучили эти программы, то необходимо было «копнуть глубже».

«Битрикс24»

Платформа с богатым инструментарием для бизнеса. Система позволяет вести задачи и организовывать проекты, устанавливать и планировать сроки. Есть несколько методик работы с задачами: список, «Мой план» и диаграмма Ганта. Можно увидеть, сколько задач ты поручил или выполняешь, в каких помогаешь, а где просто наблюдаешь за исполнением.

Специальные графики позволяют наглядно понять эффективность выполнения задач. Чтобы разобраться, что и как работает, необходимо немного побродить по системе, попутно почитывая инструкции.

«ПланФикс»

Перед созданием аккаунта система предлагает выбрать вариант использования: задачи и проекты либо сделки и заказы. После входа в аккаунт мы видим специальный планировщик, где отображены данные по задачам: какие выполнены, какие нужно закончить, а какие уже просрочены. Их можно создавать не только вручную, но и на основе шаблонов.

Есть функция объединения проектов в группы, можно назначать участников, исполнителей, сроки и приоритет выполнения. На вид система довольно простая, и все элементы расположены в доступных местах, так что не приходится ничего искать.

Wrike

После регистрации нам предлагается выбрать специально заготовленные шаблоны для работы с проектами или продолжить без них.

Сервис позволяет создавать специальные рабочие пространства, за которыми закрепляются проекты и задачи, которые можно вести в виде списка, доски, таблицы и диаграммы Ганта. Интерфейс довольно приятный и не запутанный.

Trello

Очень простой инструмент, ядром которого являются доски, на которых создаются колонки и карточки. Доски используются под проекты, колонки под этапы, а карточки под задачи.

Все настройки в наглядном виде доступны, и их не приходится долго искать. Карточки можно перетаскивать из одной колонки в другую. Для работы над проектами и задачами можно добавлять и отправлять приглашения участникам команды. Инструмент не содержит ничего лишнего – только самое необходимое для работы с проектами и задачами.

Flowlu

Система с приятным интерфейсом, содержит инструменты для работы с проектами и задачами. Можно добавлять ответственных, ставить сроки, указывать приоритет. В специальной панельке есть выбор задач за определенный период и с конкретным статусом.

В целом все удобно расположено и не требует долгих поисков и хождений по страницам.

С какими проблемами столкнулись

Каждая протестированная система по-своему хороша, но спустя три дня мы столкнулись со следующими проблемами.

• Во-первых, стало понятно, что большинство из них перегружены ненужным нам функционалом. Например, нам не нужна CRM, телефония, управление финансами и прочие штуки – первоначально требовалось упростить работу именно с проектами и задачами.
• Во-вторых, не всегда было понятно, какая настройка за что отвечает. Некоторые скрывались в самых неожиданных местах и находили их только после длительного путешествия по интерфейсу. К тому же далеко не все опции можно отредактировать под себя или вообще убрать.
• В-третьих, на изучение и обучение работе с системой понадобится много времени.

Какой инструмент выбрали

В итоге решили использовать Trello. Мы слышали о нем ранее, но никогда не пробовали. Однако эта система оказалась для нас самым подходящим вариантом. Времени глубоко вникать в Trello у нас не было, а возникшие вопросы обсуждали вместе по ходу дела – весь функционал изучали «методом тыка». Но в этом и оказался плюс инструмента: нам не нужно было тратить много времени, чтобы понять, как он работает и что нужно делать.

Для каждого отдела компании мы начали использовать отдельные доски.

Внутри каждой доски добавили колонки, которые по сути являются этапами выполнения задач. Мы сразу видим, сколько из них в работе и на каком они этапе. Каждый член команды может в любой момент узнать, что происходит, и при необходимости подключиться к задаче. Возникшие сложности обсуждаем прямо там, в Trello.

Каждой задаче можно задать цветную метку (красную, желтую, зеленую), например, чтобы установить тип, статус или приоритет.

Внутри задачи возможно создать чек-лист. Это оказалось очень удобно, когда нужно задать контрольный список подзадач, который следует выполнить или проверить.

Для каждой задачи можно установить участников, которые в текущий момент ее выполняют или наблюдают за этим.

Сроки выполнения настраиваются в один клик – не нужно вписывать их вручную. Участники с подписчиками задачи получают напоминания.

В итоге на освоение инструмента нам понадобилось всего пять дней. При этом работа над продуктом не останавливалась, а инструмент внедряли «на ходу».

Подводим итоги

С момента внедрения Trello прошло три месяца. Закончились мучения с огромными листами таблиц в Google. Компания достигла главной цели: все задачи под контролем и видны сроки выполнения.

Ничего больше не теряется: когда появляется новая задача, то она сразу же фиксируется в Trello. После этого мы переходим к обсуждению. Мы быстро почувствовали, насколько этот сервис оказался удобным и подходящим для нас.

• Во-первых, он помогает организовать прозрачную командную работу над проектами и совместно выполнять задачи.
• Во-вторых, он позволяет четко установить сроки выполнения задачи и не сорвать дедлайн.
• В-третьих, в Trello минимальный порог вхождения – не нужно много времени, чтобы разобраться в использовании и можно быстро подключить к работе нового участника.

Материалы по теме:

Как достичь баланса в digital-проектах. Разбор задач директоров по маркетингу и продукту

Как управлять задачами через карточки и не допустить революцию в офисе

Как структурировать десятки проектов и сотни задач с помощью одного софта

Опыт: как я перенес элементы agile в личную жизнь — и не пожалел

Как наладить эффективное взаимодействие между отделами — советы и кейсы

Фото на обложке: Unsplash