Top.Mail.Ru
Колонки

Мобильный интранет для бизнеса: как подготовиться к цифровизации коммуникаций и рабочих процессов — часть 1

Колонки
Виталий Чесноков
Виталий Чесноков

CEO QSoft, сооснователь сервиса Teamly

Продолжение сюжета от 14.03.2023 Мобильный интранет для бизнеса: как подготовиться к цифровизации коммуникаций и рабочих процессов — часть 2
Алина Алещенко

Генеральный директор digital-интегратора QSoft Виталий Чесноков рассказал, на что обратить внимание в первую очередь компаниям, которые решили перенести корпоративные процессы в мобильный формат, а также какие этапы предстоит пройти, чтобы лучше подготовиться и как грамотно оценить результат.

В этой части автор рассмотрит вопросы базовой подготовки и сбора требований к вашему будущему мобильному интранету.

Мобильный интранет для бизнеса: как подготовиться к цифровизации коммуникаций и рабочих процессов — часть 1

Мобильный интранет — не самый распространенный в рунете термин. Однако реалии последних лет таковы, что чрезвычайно важным для бизнеса стал digital-комфорт сотрудников, офисных и удаленных, в каких бы географических точках и условиях они ни находились — в офисе, в командировке, в полях, цехах, транспорте или на удаленке.

Сотрудник становится центральным звеном в ежедневных бизнес-процессах компании. Поэтому лидеры отраслей, крупные компании много внимания уделяют развитию решений, предназначенных не только для рабочих вопросов, но и для внутренних коммуникаций, базовых процессов взаимодействия сотрудников и компании.

Создание дополнительных условий для комфортной работы сотрудников и переход к по-настоящему цифровому рабочему месту, объединяющему весь персонал в удобном формате — причина, по которой все больше компаний обращается за разработкой мобильного интранета.

Статистика подтверждает тенденцию бизнеса на воплощение «классического» корпоративного портала в мобильном формате: менее 50% сотрудников, имеющих доступ к интранету своей компании, ежедневно входят в систему. 


Итак, вы выбрали компанию-разработчика, получили разрешение от руководства вашей организации, и ваша команда с нетерпением ждет подключения к удобному мобильному порталу. Это момент, когда есть очень много вопросов, но так мало ответов…

  • Сколько времени занимает разработка мобильного интранета?
  • Какие шаги это включает в себя?
  • Какую поддержку вы получите от разработчика?
  • А что вы можете сделать заранее, чтобы подготовиться?
  • Как долго придется ждать, прежде чем вы сможете протестировать ваш мобильный интранет?

В этом материале мы постараемся ответить на эти и многие другие вопросы, которые могут возникнуть, когда вы решили внедрять мобильный интранет в вашей компании.

Как правило, компании, которые обращаются за разработкой МИ, уже используют классический десктопный интранет, но хотят сделать работу и коммуникации в компании более мобильными, социальными и полезными. 

Время развертывания может составлять до шести месяцев. Сюда входит период разработки, развертывания и настройки мобильного портала, тщательного тестирования, переноса на продуктивную среду и проведения обучения администраторов и конечных пользователей.

Давайте рассмотрим шаги, которые помогут быстрее и качественнее подойти к процессу внедрения мобильного интранета.


Читайте по теме: Корпоративный портал помог нам автоматизировать бизнес-процессы. Теперь мы экономим 20 млн рублей в год


 

Шаг 1: Проанализируйте существующий интранет-портал

Первый шаг — проверка вашего текущего интранета. Выделите его сильные и слабые стороны, чтобы, когда вы начнете выбирать замену, вы точно знали, что нужно вашему бизнесу.

Выявите любые проблемы со структурой информации, навигацией, существующие в вашей системе, изучите базовые бизнес-процессы, лежащие в основе функционала интранета. Все ли с ними в порядке? Отвечают ли они потребностям сотрудников?

Проведите обзор рынка решений. Организуйте комитет или активную группу по созданию или реновации интранета и выберите ее лидера — именно этот человек будет локомотивом всего проекта, он больше всех заинтересован в успешном внедрении интранета, потому что понимает, что сотрудники — это люди, имеющие богатый мобильный цифровой опыт, и, вернувшись на работу, они не должны оставлять часть своего digital-комфорта дома.

Конечная цель всех этих действий — начать определять ключевые рекомендации для мобильного инструмента замены.

 

Чек-лист этапа

  1. Проведите SWOT-анализ текущего интранета;
  2. Проведите бенчмаркинг интранет-решений на рынке;
  3. Проведите анализ юзабилити, навигации, дизайна и структуры интранета;
  4. Организуйте инициативную группу по развитию интранета;
  5. Определите категории и характеристики пользователей будущего приложения;
  6. Выберите интранет-лидера/амбассадора интранета.

 

Шаг 2: Определите цели вашего мобильного интранета

Сформулируйте наиболее важные бизнес-цели интранета так, чтобы они наилучшим образом соотносились с вашими потребностями в обмене корпоративной информацией. 

Это станет основой долгосрочного успеха инструмента внутренней коммуникации. Ваши цели должны описывать реальные преимущества, которые приложение принесет бизнесу в целом.

Они должны относиться к широкому стратегическому развитию организации, а каждая конкретная цель должна определять, как именно мобильное приложение повлияет на развитие стратегических проектов бизнеса — таких как информационная безопасность, рост создания и обмена знаниями внутри организации, обеспечение эффективного канала связи для сотрудников всех уровней.

90% всех базовых задач в повседневной жизни сотрудники решают с помощью приложений на своем смартфоне. Они также должны иметь в нем доступ к критически важной корпоративной информации.

Например: При разработке корпоративного портала и мобильного приложения для банка «Открытие» мы работали в единой команде с сотрудниками заказчика как партнеры. Мы провели ряд опросов сотрудников, определили портреты пользователей, их задачи и особенности рабочей среды, провели аудит текущих сервисов и создали с нуля их бизнес-процессы, которых ранее не было.

Конечные потребители были вовлечены в процесс тестирования и трансформации портала, прототипы корректировались с учетом полученной от них обратной связи. 

После исследования исходной ситуации AS-IS команда выявила следующие цели интранета, которые соответствовали потребностям сотрудников:

  • Дать сотрудникам современный инструмент для работы: сотрудникам нужно быстро и удобно создавать и публиковать контент;
  • Создать единую точку входа во все сервисы банка: создать возможность полноценной работы со всеми системами банка в формате «единого окна»;
  • Развить горизонтальные и вертикальные коммуникации: объединить и вовлечь топ-менеджеров, рядовой персонал в одном месте;
  • Обеспечить мобильность всех сервисов: предоставить каждому сотруднику возможность пользоваться всеми сервисами портала со смартфона;
  • Оптимизировать процессы найма: внедрить удобный инструмент работы с кандидатами и новичками с гибкой системой пребординга и онбординга;
  • Повысить digital-комфорт и лояльность сотрудников: создание нового клиентского опыта у сотрудников: взаимодействие с банком — это просто и удобно;
  • Автоматизировать процессы взаимодействия сотрудника с банком: сокращение времени и расходов на HR-сервисы, сокращение бумажного оборота;
  • Сокращение времени сотрудников на поиск информации;
  • Определение «индекса счастья» сотрудника..

 

Чек-лист этапа

  1. Сформулируйте бизнес-цели мобильного интранета;
  2. Оцените и при необходимости обновите бизнес-процессы, которые лежат в основе функций будущего интранета.

 

Шаг 3: Определите стратегические и функциональные требования

Это самый большой и важный подготовительный этап, на котором будут заложены основные требования к будущему мобильному интранету. Когда дело доходит до разработки функционала и интерфейса вашего приложения, сосредоточьтесь на создании решения, которое поможет вашим сотрудникам преодолеть существующие болевые точки, которые вы определили ранее.


Читайте также:

Оценить компетенции и навыки сотрудников «со всех сторон»: метод 360

Тратить меньше, повысить комфорт и лояльность сотрудников — как сделать «зеленый» офис, чтобы получить такой эффект


Это также хороший момент, чтобы подумать, какие еще привычные и необходимые рабочие инструменты, которыми пользуется ваша команда, надо интегрировать с приложением. Основа этого этапа — определиться с объемом проекта, требованиями, как должна себя вести система, какие функции должна выполнять, какую нагрузку должна выдерживать и т. д. 

 

Чек-лист этапа

  1. Определите бизнес-требования к системе;
  2. Определите пользовательские функциональные требования к системе;
  3. Определите возможные ограничения при проектировании и внедрении;
  4. Определите требования к интерфейсам;
  5. Определите нефункциональные требования;
  6. Определите требования к производительности;
  7. Определите требования к безопасности.

 

Шаг 4: Заручитесь поддержкой руководства и финансированием

Участие и поддержка руководства имеют решающее значение для успешного обновления системы.

Обычно на этом этапе уже было собрано много информации, чтобы точно сообщить о затратах, связанных с переходом из классической интрасети в мобильное приложение, и количественно оценить ожидаемую отдачу от инвестиций (ROI). При этом описаны текущие проблемы сотрудников, даны рекомендации и показано реальное удобство, связанное с мобильным интранетом для бизнеса. 

 

Чек-лист этапа

  1. Отправьте свое предложение на рассмотрение коллегам, которые уже добивались успеха в получении средств на внедрение ПО.

В следующей части статьи мы рассмотрим дальнейшие этапы разработки мобильного интранета - реализацию, продвижение и оценку интранета по итогам использования.

Фото на обложке: Shutterstock / wavebreakmedia

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Как психология цвета определяет офисный дизайн
  2. 2 Что такое диаграмма Ганта и как ее построить
  3. 3 VUCA-мир: что это за модель и как с ней работать
  4. 4 Автоматизация или Excel: почему компании продолжают вести учет в таблицах
  5. 5 «Не включайте батю»: как быть хорошим руководителем
RB в Telegram
Больше полезного контента в Telegram
Подписывайтесь!