Мобильный интранет для бизнеса: как подготовиться к цифровизации коммуникаций и рабочих процессов — часть 1

Мобильный интранет — не самый распространенный в рунете термин. Однако реалии последних лет таковы, что чрезвычайно важным для бизнеса стал digital-комфорт сотрудников, офисных и удаленных, в каких бы географических точках и условиях они ни находились — в офисе, в командировке, в полях, цехах, транспорте или на удаленке.

Сотрудник становится центральным звеном в ежедневных бизнес-процессах компании. Поэтому лидеры отраслей, крупные компании много внимания уделяют развитию решений, предназначенных не только для рабочих вопросов, но и для внутренних коммуникаций, базовых процессов взаимодействия сотрудников и компании.

Создание дополнительных условий для комфортной работы сотрудников и переход к по-настоящему цифровому рабочему месту, объединяющему весь персонал в удобном формате — причина, по которой все больше компаний обращается за разработкой мобильного интранета.

Статистика подтверждает тенденцию бизнеса на воплощение «классического» корпоративного портала в мобильном формате: менее 50% сотрудников, имеющих доступ к интранету своей компании, ежедневно входят в систему. 

Итак, вы выбрали компанию-разработчика, получили разрешение от руководства вашей организации, и ваша команда с нетерпением ждет подключения к удобному мобильному порталу. Это момент, когда есть очень много вопросов, но так мало ответов…

• Сколько времени занимает разработка мобильного интранета?
• Какие шаги это включает в себя?
• Какую поддержку вы получите от разработчика?
• А что вы можете сделать заранее, чтобы подготовиться?
• Как долго придется ждать, прежде чем вы сможете протестировать ваш мобильный интранет?

В этом материале мы постараемся ответить на эти и многие другие вопросы, которые могут возникнуть, когда вы решили внедрять мобильный интранет в вашей компании.

Как правило, компании, которые обращаются за разработкой МИ, уже используют классический десктопный интранет, но хотят сделать работу и коммуникации в компании более мобильными, социальными и полезными. 

Время развертывания может составлять до шести месяцев. Сюда входит период разработки, развертывания и настройки мобильного портала, тщательного тестирования, переноса на продуктивную среду и проведения обучения администраторов и конечных пользователей.

Давайте рассмотрим шаги, которые помогут быстрее и качественнее подойти к процессу внедрения мобильного интранета.

Читайте по теме: Корпоративный портал помог нам автоматизировать бизнес-процессы. Теперь мы экономим 20 млн рублей в год

Шаг 1: Проанализируйте существующий интранет-портал

Первый шаг — проверка вашего текущего интранета. Выделите его сильные и слабые стороны, чтобы, когда вы начнете выбирать замену, вы точно знали, что нужно вашему бизнесу.

Выявите любые проблемы со структурой информации, навигацией, существующие в вашей системе, изучите базовые бизнес-процессы, лежащие в основе функционала интранета. Все ли с ними в порядке? Отвечают ли они потребностям сотрудников?

Проведите обзор рынка решений. Организуйте комитет или активную группу по созданию или реновации интранета и выберите ее лидера — именно этот человек будет локомотивом всего проекта, он больше всех заинтересован в успешном внедрении интранета, потому что понимает, что сотрудники — это люди, имеющие богатый мобильный цифровой опыт, и, вернувшись на работу, они не должны оставлять часть своего digital-комфорта дома.

Конечная цель всех этих действий — начать определять ключевые рекомендации для мобильного инструмента замены.

Чек-лист этапа

1. Проведите SWOT-анализ текущего интранета;
2. Проведите бенчмаркинг интранет-решений на рынке;
3. Проведите анализ юзабилити, навигации, дизайна и структуры интранета;
4. Организуйте инициативную группу по развитию интранета;
5. Определите категории и характеристики пользователей будущего приложения;
6. Выберите интранет-лидера/амбассадора интранета.

Шаг 2: Определите цели вашего мобильного интранета

Сформулируйте наиболее важные бизнес-цели интранета так, чтобы они наилучшим образом соотносились с вашими потребностями в обмене корпоративной информацией. 

Это станет основой долгосрочного успеха инструмента внутренней коммуникации. Ваши цели должны описывать реальные преимущества, которые приложение принесет бизнесу в целом.

Они должны относиться к широкому стратегическому развитию организации, а каждая конкретная цель должна определять, как именно мобильное приложение повлияет на развитие стратегических проектов бизнеса — таких как информационная безопасность, рост создания и обмена знаниями внутри организации, обеспечение эффективного канала связи для сотрудников всех уровней.

90% всех базовых задач в повседневной жизни сотрудники решают с помощью приложений на своем смартфоне. Они также должны иметь в нем доступ к критически важной корпоративной информации.

Например: При разработке корпоративного портала и мобильного приложения для банка «Открытие» мы работали в единой команде с сотрудниками заказчика как партнеры. Мы провели ряд опросов сотрудников, определили портреты пользователей, их задачи и особенности рабочей среды, провели аудит текущих сервисов и создали с нуля их бизнес-процессы, которых ранее не было.

Конечные потребители были вовлечены в процесс тестирования и трансформации портала, прототипы корректировались с учетом полученной от них обратной связи. 

После исследования исходной ситуации AS-IS команда выявила следующие цели интранета, которые соответствовали потребностям сотрудников:

• Дать сотрудникам современный инструмент для работы: сотрудникам нужно быстро и удобно создавать и публиковать контент;
• Создать единую точку входа во все сервисы банка: создать возможность полноценной работы со всеми системами банка в формате «единого окна»;
• Развить горизонтальные и вертикальные коммуникации: объединить и вовлечь топ-менеджеров, рядовой персонал в одном месте;
• Обеспечить мобильность всех сервисов: предоставить каждому сотруднику возможность пользоваться всеми сервисами портала со смартфона;
• Оптимизировать процессы найма: внедрить удобный инструмент работы с кандидатами и новичками с гибкой системой пребординга и онбординга;
• Повысить digital-комфорт и лояльность сотрудников: создание нового клиентского опыта у сотрудников: взаимодействие с банком — это просто и удобно;
• Автоматизировать процессы взаимодействия сотрудника с банком: сокращение времени и расходов на HR-сервисы, сокращение бумажного оборота;
• Сокращение времени сотрудников на поиск информации;
• Определение «индекса счастья» сотрудника..

Чек-лист этапа

1. Сформулируйте бизнес-цели мобильного интранета;
2. Оцените и при необходимости обновите бизнес-процессы, которые лежат в основе функций будущего интранета.

Шаг 3: Определите стратегические и функциональные требования

Это самый большой и важный подготовительный этап, на котором будут заложены основные требования к будущему мобильному интранету. Когда дело доходит до разработки функционала и интерфейса вашего приложения, сосредоточьтесь на создании решения, которое поможет вашим сотрудникам преодолеть существующие болевые точки, которые вы определили ранее.

Читайте также:

Оценить компетенции и навыки сотрудников «со всех сторон»: метод 360

Тратить меньше, повысить комфорт и лояльность сотрудников — как сделать «зеленый» офис, чтобы получить такой эффект

Это также хороший момент, чтобы подумать, какие еще привычные и необходимые рабочие инструменты, которыми пользуется ваша команда, надо интегрировать с приложением. Основа этого этапа — определиться с объемом проекта, требованиями, как должна себя вести система, какие функции должна выполнять, какую нагрузку должна выдерживать и т. д. 

Чек-лист этапа

1. Определите бизнес-требования к системе;
2. Определите пользовательские функциональные требования к системе;
3. Определите возможные ограничения при проектировании и внедрении;
4. Определите требования к интерфейсам;
5. Определите нефункциональные требования;
6. Определите требования к производительности;
7. Определите требования к безопасности.

Шаг 4: Заручитесь поддержкой руководства и финансированием

Участие и поддержка руководства имеют решающее значение для успешного обновления системы.

Обычно на этом этапе уже было собрано много информации, чтобы точно сообщить о затратах, связанных с переходом из классической интрасети в мобильное приложение, и количественно оценить ожидаемую отдачу от инвестиций (ROI). При этом описаны текущие проблемы сотрудников, даны рекомендации и показано реальное удобство, связанное с мобильным интранетом для бизнеса. 

Чек-лист этапа

1. Отправьте свое предложение на рассмотрение коллегам, которые уже добивались успеха в получении средств на внедрение ПО.

В следующей части статьи мы рассмотрим дальнейшие этапы разработки мобильного интранета - реализацию, продвижение и оценку интранета по итогам использования.

Фото на обложке: Shutterstock / wavebreakmedia