Top.Mail.Ru
Колонки

Мобильный интранет для бизнеса: как подготовиться к цифровизации коммуникаций и рабочих процессов — часть 2

Колонки
Виталий Чесноков
Виталий Чесноков

CEO QSoft, сооснователь сервиса Teamly

Анастасия Удальцова

Генеральный директор digital-интегратора QSoft Виталий Чесноков описал этапы, которые предстоит пройти компаниям, чтобы перенести корпоративные процессы в мобильный формат. 

В первой части автор рассказал о подготовке и сборе требований к продукту. Во второй — рассмотрел этапы реализации и продвижения, как грамотно выстроить взаимодействие с разработчиком и оценить результаты всей работы.

Мобильный интранет для бизнеса: как подготовиться к цифровизации коммуникаций и рабочих процессов — часть 2
  1. Колонки

Шаг 5: Реализация

После того как вы составили общую схему ожиданий от вашего мобильного интранета, пришло время выбрать разработчика. Выбор правильного разработчика — один из важных шагов, когда речь заходит о создании мобильной корпоративной сети. 

Разработчик будет определять:

  • расходы, 
  • возможности, 
  • юзабилити, 
  • безопасность,
  • общую управляемость,
  • масштабируемость платформы.

Выбирайте компанию, которая не просто предлагает конкретные услуги, но и реагирует на ваши пожелания — так вы сможете проработать сомнения и прийти к оптимальному варианту решения задачи.

На этом этапе важно понять, что разработка и внедрение мобильного интранета — это обоюдная работа и усилия как разработчика, так и вашей команды. Поэтому важно обозначить зоны ответственности и действовать в единой сплоченной команде, а не в позиции «заказчик — исполнитель». 


Читайте по теме: «Ну вы же специалисты»: что такое партнерские отношения между заказчиком и исполнителем


Только плотная интеграция команд позволит создать по-настоящему эффективный продукт. 

Важно привести все пожелания к единому знаменателю, поскольку разнообразие бизнес-заказчиков всегда накладывает дополнительную сложность на реализацию проекта.

 

Чек-лист этапа

  1. Будьте готовы, что с разными проблемами придется столкнуться впервые, и преодолеть лучше их рука об руку с командой разработки;
  2. Постарайтесь не менять внутреннюю интранет-команду — это наложит дополнительные сложности на взаимодействие с разработчиком;
  3. Для прозрачности организуйте коммуникацию бизнес-заказчика и разработчика напрямую — это сократит риски недопонимания;
  4. Проводите демонстрацию продукта руководству вместе с командой разработки — это поможет выявить дополнительные требования и учесть правки на разных итерациях проекта.

 

Наш опыт

У нас был проект мобильного интранета для НЛМК. Agile-команда состояла из 30 разработчиков и представителей бизнес-подразделений компании заказчика. 

Вот как мы минимизировали проектные риски:

  • следовали пошаговой разработке, 
  • оперативно вносили правки,
  • реагировали на изменения, 
  • тестировали гипотезы, бизнес-модели,
  • выбрали оптимальный путь развития приложения.

Вероятность технических ошибок снизилась и за счет непрерывного тестирования. А если они и возникали, их решала оперативная ТП проекта.

Мы организовали оптимальное распределение ролей. Каждый участник знал свою задачу, а менеджмент полностью контролировал все действия.

 

Шаг 6: Внедрение и продвижение нового инструмента внутренней коммуникации

Совет на этом этапе — внедряйте интранет частями и сразу тестируйте готовые модули. Сотрудникам будет легче разобраться в отдельных сервисах, освоить их. 

Если в работе какого-то инструмента будут неточности, выявить и исправить их при таком подходе гораздо легче — риск ошибок в итоговом портале будет минимален. 

Сбор обратной связи от персонала и регулярное тестирование гарантируют, что любые проблемы с приложением или сбои будут быстро устранены.


Читайте по теме: Как тестировать все разработки и что делать для предотвращения ошибок


На этом этапе ведется работа с контентом будущего мобильного интранета:

  • Подумайте, что интересует ваших сотрудников;
  • Отразите это в контенте приложения — это сделает его посещаемым;
  • Привлекайте к работе над контентом сотрудников из разных отделов. Когда все работы будут закончены — они обязательно вернутся в приложение, чтобы посмотреть на итог своего труда.

Поскольку мобильный интранет — это живая система, у нее должен быть бренд. 

Одна из идей для из первых промо — провести конкурс на выбор названия. Оно должно отражать глубинное предназначение интранета и EVP для персонала. 

Попросите сотрудников представить предложения, а затем проголосовать. Победителю конкурса можно предоставить приз за лучшую идею и обоснование.


Читайте также: Как назвать стартап: тренды от Crunchbase


После тестирования и переработки контента приходит время внедрить новый инструмент мобильной коммуникации и продвигать его внутри компании. 

Организуйте публичный запуск: посвятите корпоративный ивент запуску нового приложения. Это хорошая возможность представить новую платформу и привлечь сотрудников к работе с ней. 

Успешная лаунч-вечеринка должна включать представителей различных отделов, чтобы показать, что новый инструмент — для всех, а не только для конкретного отдела или части команд. 

На мероприятии расскажите о функциях и их пользе для каждого пользователя.


Читайте также: Ретро — как организовать такое мероприятие с пользой для бизнеса и команды 


После первичного знакомства продумайте систему вовлечения персонала в приложение:

  • развесьте в офисе плакаты с QR- кодами, 
  • разработайте методички и учебные курсы, 
  • сделайте email-рассылки
  • анонсируйте приложение в корпоративном СМИ и классическом портале, 
  • заранее запланируйте функционал геймификации. 

А еще команда, которая на этапе тестирования уже обучалась работе с приложением, может организовать мастер-классы для остальных сотрудников.

 

Наш опыт

После сдачи проекта мы вместе с командой заказчика продолжили работу по его продвижению. Отдел внутренних коммуникаций банка делал корпоративные новости и анонсы нового интранета для всей компании.

Сервис «Навыки и Компетенции» помог развить сильную корпоративную культуру и вовлечь сотрудников в активное пользование порталом — в компании сформировалось интранет-менторство. 

Для скачивания приложения во всех офисах банка развесили 700+ плакатов с QR-кодом на установку. 

Неформальные сервисы — «Сообщества», «Дни Рождения», «Сказать Спасибо» — повысили посещаемость интранеты без внешней помощи, сотрудники сами создавали и обсуждали контент (UGC).

Итог — более половины (15 тыс.) сотрудников авторизовались в приложении спустя полгода после его запуска.

 

Чек-лист этапа

  1. Внедряйте ваш мобильный интранет постепенно;
  2. Дайте высшему руководству протестировать функционал;
  3. Разрабатывайте контент приложения совместно с сотрудниками;
  4. Вместе выберите имя вашего мобильного интарнета;
  5. Организуйте лаунч-вечеринку по поводу запуска мобильного интранета;
  6. Заранее подготовьте презентацию, которая хорошо опишет функциональность и удобство продукта для всех сотрудников;
  7. Совместно с разработчиком составьте инструкции администратора и пользователя портала.

 

Шаг 7: Отслеживание результатов и оценка мобильного интранета 

Качественный мобильный интранет предоставит администраторам инструменты мониторинга и оценки пользовательского поведения, чтобы:

  • увидеть заинтересованность сотрудников, 
  • оценить текущие потребности,
  • добиться успеха в будущем. 

Вы сможете легко увидеть: 

  1. Общие показатели посещаемости и просмотра;
  2. Количество и частоту создания контента;
  3. Количество просмотров, лайков, репостов и комментариев;
  4. Какие экраны приложения наиболее популярны;
  5. Где работники проводят большую часть своего времени;
  6. Какие области нуждаются в улучшении.
RB.RU рекомендует лучших поставщиков цифровых решений для вашего бизнеса — по ссылке

Спустя примерно полгода вы сможете объективно оценить продукт по более глобальным критериям:

  • выполняет ли он поставленные изначально функциональные задачи (например, автоматизацию прохода на предприятие или проверку повестки встречи);
  • стал ли он важным и привычным инструментом в рутине сотрудников.

А если вы хотите определить, насколько хорошо мобильный интранет влияет на бизнес, вот несколько показателей для мониторинга.

 

Рост клиентского сервиса и продаж

Одно из преимуществ, которые мобильный интранет может дать вашей команде, — более доступность информации «на ходу».

Это может повысить качество клиентского сервиса и привести к росту продаж.

 

Рост производительности

Поскольку интранет облегчает сотрудникам совместную работу над проектами, работа происходит в формате «на ладони», где бы не находились сотрудники:

  • У них есть место, где можно быстро найти бланки, документы, оформить срочные заявки. 
  • Они знают, где искать экспертов внутри компании, которые помогут им в случае необходимости.

 

Экономия затрат

Мобильный интранет обеспечивает экономию в областях, которые могут быть не сразу очевидны:

  • сотрудники будут тратить меньше времени на поиск информации, 
  • компания сократит затраты на печать документов или визиток. 

Кроме того, компании используют BYOD-модель — сотрудники используют корпоративное приложение на своих смартфонах, а значит, никаких затрат на покупку оборудования.

 

Чек-лист этапа

  1. Определите критерии успешности приложения;
  2. Проводите замер MAU, DAU и глубины просмотра приложения — Sticky Factor, ASL и другие на ваш выбор;
  3. Отслеживайте, насколько часто сотрудники используют приложение в рутине, насколько часто его упоминают;
  4. Проводите опросы пользователей об опыте использования продукта.

Следование этим советам поможет компаниям четко оценить, что такое внедрение мобильного интранета на деле — непростой процесс, требующий тщательной работы не только от команды-интегратора, но и от заказчика, который должен проделать большую подготовительную работу и четко знать свои цели. 

А подробный чек-лист поможет компаниям провести полную подготовку к внедрению и не упустить ничего важного.

 

Иллюстрация на обложке предоставлена автором

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Что подарить программисту: идеи подарков айтишникам
  2. 2 Косвенные налоги: что к ним относится, как начисляются и почему их не всегда видно
  3. 3 Почему бизнес теряет деньги на закупках и как это исправить
  4. 4 Как малому бизнесу адаптировать новых сотрудников без HR
  5. 5 Что такое диаграмма Ганта и как ее построить
FutureFood
Кто производит «альтернативную» еду
Карта