Как проектное управление помогает внедрить IT-решение и сэкономить ресурсы

Зачем внедрять проектное управление

Проектное управление — это системный подход к планированию, организации и контролю выполнения того или иного проекта, дорожная карта, которая позволяет вести проект из точки «А» в точку «Б» и делать это эффективно, экономно.

Часто IT-интегратор приходит к заказчикам с продуктом, используя подход «пришел, сделал, ушел», но команда не очень понимает, какой цели нужно достичь, как правильно составить техзадание и что делать после внедрения, чтобы эффективность продукта продолжала расти. При этом у заказчика, как правило, нет компетенций для грамотной организации внедрения продукта. 

Логичное решение в таком случае — глубокое вовлечение команды исполнителя в процессы заказчика, помощь в определении узких мест в бизнес-процессах и поиск оптимального решения. Партнер помогает заказчику сделать календарно-сетевой график, спланировать ресурсы. 

Работу при этом ведут в автоматизированных системах. Заказчик получает полную прозрачность: он знает, сколько времени и денег уходит на реализацию проекта. Это помогает ускорить внедрение технологического решения в целом. Благодаря своей экспертизе команда интегратора может подсказать заказчику, как плавно и быстро ввести решение в работу. 

Внедрение информационной системы часто сопровождается изменениями в организации, процессах и поведении сотрудников. Проектное управление помогает управлять этими изменениями, разрабатывая коммуникационные планы, обучающие программы и стратегии вовлечения сотрудников. Это позволяет снизить сопротивление к изменениям и обеспечить успешное принятие новой системы.

В каких сферах применимо проектное управление 

Много где: в строительстве, маркетинге, логистике, финансовой области. У проектного управления могут быть разные подходы, зависящие от объема задач компании-заказчика и сферы, в которой он работает. Основные подходы — Waterfall, Agile и Lean. 

Модель Waterfall (ее часто называют «водопад» или «каскад») — методика последовательного управления проектами, которая подразумевает переход с одного этапа на другой без пропусков и возвращения на предыдущие стадии. Такой подход подразумевает строгие регламенты, детальное описание и инструкции для каждого рабочего процесса и этапа внедрения IT-продукта. «Водопадную» модель чаще всего используют в сферах с четко регламентированными бизнес-процессами и функциями: в промышленности, медицине, общепите и строительстве.

Основной принцип подхода Agile в том, что процесс разработки должен быть гибким и адаптивным, чтобы лучше реагировать на изменения требований и условий. Agile предлагает подход к разработке, основанный на непрерывной коммуникации и сотрудничестве между командой разработчиков и заказчиком. Проект разбивается на небольшие части (итерации), или спринты, длительностью в несколько недель или месяцев. Каждый спринт начинается с планирования, где определяются задачи. Затем команда работает над выполнением этих задач в течение спринта, регулярно общаясь и обновляя процесс.

Подход Lean (также известный как Lean Production или Lean Thinking) представляет собой методологию управления производственными процессами, основная идея которой — минимизация потерь и устранение ненужных операций для достижения максимальной эффективности и качества процессов. Lean успешно применяют в сфере услуг, разработке ПО, здравоохранении и т.д. Цель Lean — создание эффективных и гибких процессов, что позволяет компаниям более оперативно адаптироваться к изменяющимся требованиям рынка и достигать постоянного роста и успеха.

Ключевое отличие между подходами — в гибкости. Waterfall более последователен и предсказуем, Agile — более адаптивен, а Lean скорее ориентирован на оптимизацию процессов и минимизацию потерь. Выбор подхода зависит от типа проекта, требований, степени неопределенности и предпочтений команды.

Как это работает 

Например, в основе работы программного комплекса Autobuild — технологичной системы управления проектом строительства — подход Waterfall с использованием метода критического пути. Вовлекая во взаимодействие с системой максимальное количество участников строительства (от линейного персонала до топ-менеджмента), можно сократить сроки и снизить стоимость за счет оптимизации взаимодействия участников и их осведомленности. У менеджмента появляется инструмент, позволяющий контролировать ход строительства, выявлять проблемы и фокусироваться на главных. 

Подход Waterfall в рамках проектного управления используется и при работе с предприятиями общепита, отмечает сооснователь системы автоматизации ресторанов Absolut POS Амбарцум Амаякян. Такой бизнес по умолчанию строится на проектном управлении — от оценки ресурсов для строительства и открытия до четких регламентов работы всех функций: кухни, обслуживания в зале, закупок, бронирования столов, доставки, маркетинга и др., объясняет он. 

Пример компании, которая успешно применяет подход Agile, — компания Spotify: музыкальная платформа, предоставляющая потоковое воспроизведение музыки и подписку на музыкальные сервисы.

Одна из значимых особенностей Agile в Spotify — это их модель разработки, известная как «Spotify-модель». Вместо традиционной фиксированной командной структуры Spotify группирует своих разработчиков в маленькие кросс-функциональные команды, которые называются племенами. Каждое племя ответственно за развитие своего функционала или продукта.

Внутри каждого племени разработчики работают в спринтах от нескольких недель до месяцев, где они обсуждают требования, разрабатывают, тестируют и внедряют изменения. Внутри Spotify активно применяются практики, такие как «стендапы» (ежедневные совещания команды), «доставка по запросу» (с возможностью каждой команды самостоятельно выпускать изменения в продакшн) и «дорога к продукту» (подход к долгосрочному планированию и развитию продукта).

Важный аспект Agile — высокий уровень взаимодействия и коллаборации между различными командами и племенами. Специалисты из разных областей (разработка, дизайн, тестирование и т. д.) активно сотрудничают, чтобы достичь общих целей и обеспечить доставку качественного продукта в сжатые сроки.

Наконец, подход Lean распространен, например, в компании Toyota. Основные принципы Lean, разработанные компанией Toyota и известные как Toyota Production System (TPS), подразумевают минимизацию потерь и непрерывное улучшение процессов. Они стремятся к достижению высокой эффективности, качества и снижению издержек во всех аспектах производства автомобилей. Применение подхода Lean позволяет Toyota повышать эффективность производства, минимизировать издержки, улучшать качество и сокращать временные задержки. 

В рамках проектного управления важно провести тщательный анализ рынка и потребностей клиентов, добавляет технический директор компании «Звук Бизнес» Руслан Ахтямов. Это позволяет определить потенциал продукта и его стратегическую ценность.

На основе этих данных они могут принять решение о разработке конкретного продукта и определить его базовые характеристики и функции.

План выстраивания работы по методу проектного управления можно представить так:

1. Сбор основных сведений о проекте. Нужно понять, что строится, где, в какие сроки и в какой бюджет нужно уложиться; каковы технические и человеческие ресурсы, ограничения.
2. Построение календарно-сетевого графика, который включает все необходимые для завершения проекта операции, ответственных исполнителей, сроки выполнения, требуемые ресурсы и имеющиеся ограничения. 
3. Формирование еженедельных планов работ, позволяющих каждому участнику понимать, что именно и когда он должен выполнить.
4. Сбор данных о результатах выполнения, а также причин, по которым что-то не удалось. Можно осуществлять как силами ответственных исполнителей, так и с помощью информационных систем. Данные о ходе строительно-монтажных работ — непосредственно с площадки строительства.
5. Внесение фактических данных в календарно-сетевой график и формирование аналитической отчетности.
6. Проведение общей встречи участников, где рассматривают динамику и влияние текущего состояния на итоговые параметры проекта. Озвучивают новые вводные, принимают решение о компенсирующих мероприятиях. 
7. Корректировка календарно-сетевого графика с учетом результатов общей встречи участников.

Важно эффективно планировать и контролировать выполнение работ, чтобы достичь поставленных целей в надлежащие сроки. Компании могут использовать методы управления проектами, такие как разработка графиков работ, бюджетирование, управление рисками и контроль качества. А также разрабатывать маркетинговые стратегии, проводить рекламные кампании и обеспечивать качественное обслуживание клиентов, чтобы продвигать продукт на рынке и удовлетворять потребности клиентов.

Сочетание проектного управления с продуктовым подходом в разработке позволяет компаниям создавать инновационные и конкурентоспособные продукты. Проектный подход обеспечивает структуру и методологию для планирования, организации и контроля выполнения проектов, а продуктовый подход помогает фокусироваться на создании ценных продуктов.

На какие показатели влияет проектное управление

Применение проектного управления значительно сокращает время открытия новых ресторанов. Это позволяет оптимизировать процессы от выбора места для ресторана до его открытия и сократить время выполнения проекта на 30%. Также благодаря четкому плану обучения сотрудники готовы к работе к открытию ресторана, что существенно снизило риски к открытию ресторана, говорит Амаякян. Кроме того, проектное управление в общепите по модели Waterfall позволяет снизить расходы минимум на 10%, а также дистанционно организовать работу по продвижению, подключению и обслуживанию новых партнеров и клиентов, подключить франчайзинг.

Проектный подход позволяет наладить надежные партнерские отношения с лидерами различных отраслей, добавляет Ахтямов. Команда сочетает проектное управление с продуктовым подходом в разработке — так ведется работа с кастомизированными решениями. У каждой из команд разработки есть определенная доменная область, которую она развивает и поддерживает. Это позволяет каждой команде стать экспертом в своей области и достичь высокого уровня качества и инноваций в разработке продукта. 

Проектный подход также способствует более эффективному использованию ресурсов, поскольку у каждого проекта четкие цели, сроки и бюджеты, что позволяет более точно планировать и контролировать выполнение работ.

Фото на обложке: Unsplash