Пять грехов, которые вам не простят новые сотрудники

Ситуация в HR-отрасли

В России уже больше полугода сохраняется острый дефицит персонала во многих сферах — от производства и сельского хозяйства до ритейла и общепита. В сентябре 2023 года уровень безработицы, по данным Росстата, составил 3,03%. Таких низких значений статистика не наблюдала с 1991 года.

По данным hh.ru, в октябре 2023 года работодатели опубликовали на 48% больше вакансий, чем годом ранее. Соискателей не хватает в торговле, автомобильном бизнесе, сфере продаж и услуг, логистике, производстве, медицине, фармацевтике, строительстве и недвижимости.

Дефицит персонала требует от компаний смены подхода к поиску и удержанию сотрудников. Кандидаты стали легче относиться к перемене работы — по данным Superjob, каждый четвертый россиянин увольняется с нового места по своей инициативе во время испытательного срока. В качестве причин чаще всего называют несоответствие реальных условий тому, что было обещано на собеседовании.

Плотно работая с массовыми работодателями — ритейлерами, банками, производственными компаниями, — мы выделили пять «грехов», системных ошибок, которые совершают работодатели при найме и адаптации новых сотрудников.

Плохой онбординг

Онбординг — это процедура знакомства новых сотрудников с компанией. До сих пор многие работодатели считают его лишней формальностью — по данным GLobal Culture Report, только 43% сотрудников международных компаний проходили процедуру полноценного онбординга, который не ограничивался инструкциями о льготах, больничных и пути в бухгалтерию. Слабый онбординг или его отсутствие может подтолкнуть к уходу до 33% новых сотрудников в течение первых шести месяцев работы. А при отличном онбординге 69% сотрудников остаются работать в компании дольше трех лет. 

Невнимание к онбордингу — одно из главных упущений HR в российских компаниях. По данным недавнего исследования Skill Cup, почти каждый пятый россиянин (17%) испытывает стресс, если на новой работе его не знакомят с компанией и не проводят обучение. Если никто не удосужился объяснить новичку структуру компании, в чем ее цель и миссия, как устроено взаимодействие между отделами, в чем заключаются его задачи и обязанности — можете считать, вы уже его потеряли. 

Алгоритм грамотного онбординга:

• знакомство с компанией — ее целями, миссией, ценностями;
• понятное описание продукта/услуг компании, желательно в интересной интерактивной форме;
• обзор функции/подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, роль этого подразделения в бизнесе;
• вовлекающий формат обучения с элементами геймификации;
• инструктаж и вводные тренинги;
• максимально ясный гайд по ожиданиям от работника на первые 3–6 месяцев;
• индивидуальный план работы сотрудника на первые 3–6–12 месяцев;
• удобный и простой банк знаний для сотрудников (инструкции, документы, рабочие шаблоны) под рукой — например, в приложении на смартфоне; 
• welcome box — коробка с приятными мелочами, которые пригодятся сотруднику в работе.

Еще 5–7 лет назад качественный онбординг сотрудника с обучением и погружением в работу компании занимал 3–4 недели. Сегодня эти сроки можно сократить в несколько раз с помощью обучающих LMS-платформ (Learning Management System), благодаря которым основные тренинги доступны онлайн с мобильного телефона в удобное для работника время.

Игровые обучающие механики и формат коротких онлайн-курсов по 3–5 минут с проверочными тестами помогают быстро усвоить инструкции, сильные стороны продукта, цифры и факты о компании. А инструменты геймификации — короткие квизы или командные онлайн-соревнования с коллегами — способствуют адаптации в команде. Такой подход помог онлайн-ритейлеру «Самокат» в пандемию всего за четыре недели обучить и адаптировать почти 30 тыс. новых администраторов складов и курьеров. А мясоперерабатывающий холдинг «Окраина» благодаря такому подходу сократил время на адаптацию новых сотрудников почти в четыре раза: с двух месяцев до 1–2 недель.

Отсутствие четких инструкций и правил

Почти 40% россиян назвали главным стресс-фактором на новой работе отсутствие четких инструкций и правил игры. Большинство респондентов нашего опроса — 50,4% — уверены: для адаптации на новом рабочем месте им понадобится всего неделя, если им «объяснят, что и как делать». 

Не стоит рассчитывать, что человек один раз прочтет и выучит рабочий мануал. Свойство человеческой памяти таково, что через 20 минут человек способен воспроизвести 60% информации, через девять часов — 40%, а через месяц — всего 20% заученного материала. Запомнить инструкции часто мешает канцелярский, тяжелый малопонятный язык. Хорошая инструкция должна быть краткой, понятно написанной и похожей на пошаговый гайд. 

Один из наших клиентов — крупный продуктовый агрегатор доставки — столкнулся с проблемой усвоения инструкций со стороны курьеров, сборщиков и торговых партнеров. Компания решила перенести обучающий контент на мобильную платформу, адаптировать его под каждого адресата и конкретную должность, чтобы инструкции были максимально доступны всем сотрудникам. Для лучшего усвоения инструкций компания ввела на платформе онлайн-дуэли, в которых двое сотрудников соревнуются между собой в игровом тесте на знание регламента. Те, кто полностью прошел мини-курс обучения, получают промокоды на призы. 

Геймификация и удобная подача материала помогли ритейлеру повысить эффективность обучения почти в 10 раз — срок первичного обучения курьеров и сборщиков сократился с двух дней до двух часов, при этом количество ошибок при сборке заказов снизилось на 35%. 

Неформальные правила игры не получится упаковать в рабочие инструкции, но ориентироваться в них не менее важно. Здесь новичку может помочь «бадди» — более опытный коллега, который вводит новичка в курс дела, отвечает на любые неформальные вопросы, рассказывает, как тут все устроено и помогает освоиться в команде. Отличие «баддинга» от классического наставничества — в более эмоциональном и дружеском подходе. 

Советы, которые помогут компаниям сделать инструкции эффективнее, а новичкам быстрее влиться в работу:

1. Перевести инструкции с канцелярского на простой человеческий язык. Адаптировать их для сотрудников разных отделов и должностей.
2. Яркое визуальное оформление инструкций и регламентов.
3. Доступность в любой момент. Эту задачу решают корпоративные мобильные обучающие платформы, куда можно загрузить контент в формате инфографики или карточек, открывать их на смартфоне и повторять при необходимости. 
4. Проверочные тренинги в игровой форме.
5. Наставник-бадди среди коллег, который поможет сориентироваться в неформальных правилах игры.

Отсутствие обратной связи

Неумение начальника формулировать цели — главный раздражитель для российских работников: на это пожаловались 40% участников недавнего опроса hh.ru. Другой источник фрустрации — непонимание результатов, которых ждет руководство, — вызывает тревогу у 15% наемных работников. Каждый пятый офисный сотрудник в России сообщил, что практически никогда не получал от своего руководителя обратной связи. Еще 39% признаются, что получить отзыв начальника о проделанной работе удается редко. Недостаток обратной связи снижает мотивацию сотрудника и подталкивает его искать варианты на стороне. 

Решить эту проблему помогают установленные и предусмотренные в расписании каждого руководителя личные встречи с сотрудником в формате «с глазу на глаз» (one-to-one). На помощь HR и здесь приходят технологии: в приложениях по подбору и адаптации персонала (Mirapolis HCM, «ТопФактор: управление подбором персонала», Potok, FriendWork) можно воспользоваться готовыми чек-листами и опросами для сеансов обратной связи, чтобы руководителю было проще общаться с сотрудником.

Недостаток коммуникаций

Значимость внутренних коммуникаций для комфортной работы сотрудников выросла за последние три года почти вдвое. В период неопределенности сотрудники ждут максимальной ясности и прозрачности как минимум от работодателя. Если сотрудники не знают, куда идет компания, не видят общей цели и не получают информацию от коллег и начальства, они демотивированы и переходят в режим «тихого увольнения» — формального выполнения работы для галочки и параллельного поиска места получше. 

Проблема слабых коммуникаций решается просто: проведите аудит, спросите самих сотрудников, какая информация для них важна, из каких каналов. Делитесь новостями, не стесняйтесь проводить неформальные онлайн- и офлайн-сессии руководства с сотрудниками, между отделами и внутри отделов.

Сделайте команду активными участниками процесса коммуникаций в компании. Современные внутриком-платформы (Tada.Teams, «Пачка», Dialog, VK Teams, «Amo.Мессенджер»), мобильные приложения с внутренними соцсетями помогают держать сотрудников в курсе новостей и планов, привлекать новичков к созданию контента и повышать их вовлеченность в жизнь компании. А вовлеченные сотрудники, по данным Gallup, приносят бизнесу на 23% больше прибыли, чем демотивированные.

Директивный менеджмент

Приказной стиль руководства изживает себя — в ходе недавнего исследования hh.ru почти 40% сотрудников российских компаний назвали главными «бесящими» качествами нежелание руководителя слушать другие точки зрения и вникать в проблемы подчиненных. 

Беспрекословное выполнение приказов руководителя противоречит ценностям основного кадрового состава компаний — представителей поколения миллениалов и зумеров, родившихся позже 1982 года. По данным Gartner, на первый план для сотрудников вышло чувство собственной ценности и значимости на работе. Люди стремятся получить от работодателя не только деньги, но и признание. Для 82% сотрудников компаний, констатирует Gartner, важно, чтобы руководство учитывало их мнение и видело в них людей, а не просто рабочую функцию. При этом только 45% работников считают, что их организация действительно видит в них людей.

Чтобы удержать новых сорудников и сохранять привлекательность для кандидатов, нужно позаботиться об онбординге, понятных инструкциях на всех уровнях, ясных правилах игры, обратной связи, прозрачных и активных внутренних коммуникациях, а также технологических решениях, которые облегчают эти задачи. И конечно, нельзя забывать об эмпатии — умении слушать и слышать людей, которых вы нанимаете.

Фото на обложке: Freepik