Как построить стартап по принципам стоиков. Часть 5: выстраиваем операционное управление

Часть 1, Часть 2, Часть 3, Часть 4, Часть 5, Часть 6, Часть 7, Часть 8, Часть 9, Часть 10

Новые технологии, новый бизнес, новые модели — все будто бы воодушевляет и пахнет свежестью, уверенностью, экспериментами. Но внутри все остается тем же самым — со своими человеческими провалами, ошибками даже самых крутых разработчиков и скверными характерами инвесторов.

Я работаю со стартапами ранней стадии развития, выстраиваю бизнес-процессы, занимаюсь вопросами фандрайзинга. Сейчас работаю управляющим портфелем фонда the Untitled ventures. Всего под моей опекой развивалось более 20 проектов за последние три года, а прошло через воронку за это же время более 500.

В ходе своей работы со стартапами я не нашла ничего лучше, как научиться применять на практике основные принципы стоицизма — популярного философского течения. Я раскрою в 10 статьях 10 основных принципов и возможности их применения стартапами.

Размышляйте о прошедшем дне, или как управлять операционными задачами?

Популярное словосочетание task management — это вечный спор между инструментами. Пользуетесь вы Asana, Basecamp или Jira? А вы знаете, что Notion еще добавил функций? А Trello уже не тот… Но task management — это не только модные приложения, это новый подход к выполнению задач разного калибра. 

Краткое содержание предыдущих серий

Вспомним классиков менеджмента. Управление делится на следующие уровни:

• стратегический, 
• тактический, 
• операционный. 

Первый уровень касается долгосрочных вопросов (свыше 2-3 лет) и всех функций в команде. Второй включает в себя задачи до 1-2 года. Третий уровень — это ежедневные задачи каждого сотрудника или мини-групп.

Все уровни, разумеется, присутствуют и у стартапов — правда, они не всегда эффективны. Даже подросшие проекты могут мучаться с трудностью правильного распределения уровней — и это нормально. Как можно это исправить?

• Открыто сообщайте стратегию и тактику. Каждый сотрудник имеет доступ к этим документам.
• Доверяйте каждому из ключевых сотрудников по его профильному блоку задач. Иными словами, выстраивайте такие взаимоотношения, чтобы не пришлось говорить об операционке каждый день.
• Выбирайте соответствующие инструменты для ведения. Например, я часто вижу, что для стратегии используется слайд из деков, для тактики — miro (бывший real time board), для операционки — Trello. Но есть и проекты, которые все ведут в Trello, просто «разводят» задачи по доскам
• Делайте кросс-ссылки на документы и разные доски.

Инструменты

Поговорим про конкретные инструменты. В последнее время я все больше вижу статьи с 30, 50, 70+ приложениями, которые сделают вашу жизнь легче и прекраснее. Но я разберу семь самых часто встречающихся на моем пути:

1. Trello

Особенность: в основе этого инструмента — принцип матричного разделения функций и статусов и принцип воронки/вертикальных списков (в сочетании со всеми возможностями диалога внутри карточек с задачей).

Для чего может быть полезно: для операционки, которую важно отслеживать по определенным статусам («входящий список», «в процессе», «сделано»).

Источник: Trello blog

2. Basecamp

Особенность: выстраивание to-do-списков в зависимости от мини-групп внутри общей команды. 

Для чего может быть полезно: для работы в кросс-функциональных командах — чтобы и свой функционал не забыть, и увидеть, что сегодня «на тарелке». 

3. Notion

Особенность: все, что можно делать на листе бумаги, Excel — можно делать здесь.

Для кого может быть полезно: для творческих людей, которые хотят и могут пробовать разные форматы (таблицы/ воронки/ прочее) на одной задаче.

4. Miro

Особенность: самый «визуально свободный» инструмент — можно делать все: от красивых mind maps до структурированных post-it-досок.

Для кого может быть полезно: для тех, кто устал от четких форм, + для тех, кто решает стратегические или тактические задачи.

5. Asana

Особенность: минималистичный дизайн, возможность разной раскладки пунктов (доска и список превращаются друг в друга автоматически) и добавление опросов/форм для команды и партнеров.

Для кого может быть полезно: для кросс-функциональных команд с разным мышлением и необходимостью тестировать гипотезы.

6. Jira

Особенность: помимо задач фиксируются важные метрики в процессе.

Для кого может быть полезно: для маркетинговых и продуктовых команд.

Источник: Interface.ru

7. Slack

Особенность: task management на основе чата.

Для кого может быть полезно: для тех, кто любит общаться и живет не в одном офисе :) 

Источник: Slack.com

За кулисами

Есть ли жизнь вне платформ? Конечно, есть. Во-первых, нужно уметь адекватно применять их в общих процессах. Что именно рекомендуется:

• не плодить много приложений — максимум 2-3;
• в неоднозначных вопросах ничто не заменит личное офлайн-общение — или хотя бы созвон (вместо чатов в карточках задач и вне них);
• назначать ответственных за проект.

Во-вторых, не стоит на task management тратить все время. Work-life balance еще никто не отменял — предлагаю попробовать следующее:

• отключить уведомления в task management-приложениях и проверять их в зависимости от интенсивности каждые 2-4 часа в течение рабочего дня;
• договариваться о наличии «приемных часов» у каждого из команды — и если не форс-мажор, то придерживаться правил и обращаться внутри этих часов/дней; 
• делать перерывы каждые 90 минут — не призываю использовать техники типа «помодоро» (приветствую индивидуальные подходы), но паузы обязательны. И лучше размяться, прогуляться без гаджета 5-10 минут.