Колонки

Все по домам: как перевести сотрудников на удаленку и сохранить качество работы

Колонки
Максим Савельев
Максим Савельев

Продакт-менеджер Donnelley Financial Solutions

Алина Алещенко

Максим Савельев, продакт-менеджер Donnelley Financial Solutions, поделился инсайтами, как сделать удаленную работу максимально эффективной и повысить результативность работы в команде.

Все по домам: как перевести сотрудников на удаленку и сохранить качество работы
В 2020 году большинство компаний вынужденно протестировали дистанционный формат работы. Сегодня 39% организаций отказались от пятидневки и не планируют возвращать сотрудников в офис, а некоторые крупные игроки на рынке навсегда перешли на гибридный режим, включающий удаленный формат и работу в офисе.

 

Выбор инструментов для эффективной работы

В офисе мы могли общаться по-разному: кто-то писал в Telegram, кто-то через WhatsApp, кто-то созванивался в Zoom. И у нас всегда была возможность встретиться вживую и все обсудить. Для бизнес-процессов также существует множество решений.

Например, среди виртуальных платформ для общения с клиентами и совместной работы, популярностью пользуются Miro или Padlet. Оба сервиса платные: от 8$ за Pro-версии, однако у них есть и бесплатные версии для небольших команд. Помимо того, у Miro есть элемент интерактивной геймификации, а главное — интерфейс на русском языке. У Padlet только английский язык интерфейса.

Для групповой онлайн-работы существует множество решений, и при переходе на удаленку нюансов, которые необходимо учесть, оказалось тоже довольно много.

Наша команда ушла на платформу Microsoft Office 365: здесь и почта, и чаты, и созвоны, и базы, доступные всем.

Для нас такая многофункциональность сильно упростила работу и облегчила поиск данных за счет интеграции со средой разработки, которая тоже базируется на решениях Microsoft. Теперь нам не приходится открывать несколько приложений, чтобы найти вчерашнее задание или связаться с коллегами.

Карта Edtech - все ведущие игроки сектора в одном месте

Аналогично работает Google Workspace (бывший G Suite). Оба сервиса платные: тарифы Teams начинаются от 300 рублей за лицензию, а Workspace — 5$ за одного пользователя. 

Для управления разработкой мы решили использовать инструменты Microsoft Azure DevOps и платформу Aha! для ведения дорожных карт и стратегии продукта. Платформы интегрируются друг с другом, и это позволяет устанавливать задачи и мониторить прогресс. От того, насколько прозрачны и понятны задачи, четко зафиксирована информация, просты и удобны процессы, зависит эффективность всей команды.

 

Пошаговая постановка задач

В офисе если задание сотруднику неясно, он может моментально обсудить все вопросы с командой или подойти к руководителю. На удаленке делать это сложнее: понять требования из текстового задания иногда невозможно, уточнение деталей в чатах может занять полдня – нужно живое объяснение.

Все это снижает продуктивность работы. Например, сотруднику поручено построить элемент интерфейса на сайте, но из-за того, что задача была сформулирована недостаточно точно, результат стал отличаться от запланированного. Из-за того, что у сотрудника не было возможности оперативно обсудить задачу, он был вынужден действовать «наугад».

В такой ситуации задача менеджера — оперативно выявить системные проблемы. С разночтениями важно разобраться до того, как они войдут в норму и негативно повлияют на проект.

Мы, например, в компании решили вести ревью будущих задач, чтобы команда заранее понимала, что от кого требуется.

Еще до пандемии в моду вошел Agile-подход к планированию задач. Суть подхода в том, что задачи разбиваются на отдельные этапы, и в конце каждого этапа команда сверяется с планом проекта. Это позволяет избегать ошибок и отклонения от общего курса.

Переход на удаленку доказал эффективность подхода: например, Сберу он позволил сократить срок запуска рекламных кампаний с 4-6 месяцев до двух, несмотря на всю его сложную и неповоротливую корпоративную структуру.

Еще один полезный метод – ОКR (objective key results — цели и ключевые результаты). Он предполагает постановку долгосрочных целей, например, на квартал, и и контроль прогресса за день или за неделю. При таком подходе в фокусе оказывается результат, а не отработанные за экраном условные восемь часов.

 

Коммуникации и нетворкинг

По данным опроса Superjob, почти каждый третий россиянин жалуется на снижение контактов с коллегами. Удаленная работа разобщает: если в офисе сотрудники чувствуют себя частью команды, то на удаленке отсутствие живого общения с коллегами сказывается на результатах работы.

Чтобы сотрудники ощущали себя вовлеченными в общее дело, нужно стимулировать неформальное общение в чатах в мессенджерах, видео-конференциях, например, для обсуждения итогов дня. 

Весна 2020-го стала звездным часом Zoom-а — по официальным данным сервиса, число пользователей из-за пандемии коронавируса выросло с 10 млн человек в декабре 2019 г. до 200 млн в марте 2020 г.

В 2021 году случился внезапный взлет популярности Clubhouse: в середине февраля число скачиваний достигло 8,09 млн (данные AppAnnie), потому что только за неделю с 10 по 16 февраля этот показатель вырос в полтора раза. Это приложение работает по типу «комнат» с разными темами, где ведутся голосовые беседы.

В отличие от Zoom, у Clubhouse сформировался имидж приложения для неформального общения, причем людей, зачастую друг с другом не знакомых, но интересующихся какой-либо темой или проблемой.

На фоне популярности в Clubhouse пришел крупный бизнес, основатели компаний и лидеры мнений: например, 14 февраля Олег Тиньков пришел в Clubhouse поговорить о бренде, маркетинге и о будущем своего бизнеса. Через полчаса после начала встречи число посетителей «комнаты» с Тиньковым достигло 5 тысяч — это максимум в Clubhouse.

 

Эмпатия и диалог

Выстраивать бизнес-процессы и комфортное общение с международной командой — еще одна задача, которую необходимо решить, чтобы все работало эффективно. Корпоративная культура в других странах здорово отличается от того, к чему мы привыкли в России. Вопрос не про «хуже» или «лучше», а про «иначе».

Например, привычные для нас сухие и четкие формулировки, для американских коллег могут оказаться резкими, а японцы хотя и высоко ценят свой труд, но от них сложно добиться каких-либо гарантий. Из-за таких особенностей приходится искать индивидуальный подход к сотрудникам.

Впрочем, это дает свои плоды: мы нанимаем иностранных коллег, потому что они лучше знают рынок своих стран, и если с ними удается выстроить эффективную работу, то глобализация бизнеса заметно ускоряется. 

Помимо трудностей перевода, на работе крайне негативно сказываются любые конфликтные ситуации, которые могут возникнуть на ровном месте из-за простого недопонимания: когда человек постоянно работает из дома без смены обстановки, из душевного равновесия его может вывести практически что угодно.

Он, скорее всего, не станет жаловаться начальству или оправдывать этим срыв дедлайнов, однако продуктивность его будет неуклонно снижаться. Универсального средства для решения таких проблем нет, но их нужно учитывать при работе с командой. Например, начать с банальной культуры общения: важно всегда стараться проговаривать конфликтные ситуации, аргументировать свои позиции, выслушивать собеседника.

Нам, например, помогли советы Керри Паттерсона из его «Трудных диалогов». В ней он объясняет, как подготовиться к сложным переговорам и перевести негативные эмоции в конструктивный диалог. 

У нас начало пандемии совпало со стартом нового проекта, поэтому требовалось не только адаптироваться к удаленке, но разобраться с новыми задачами. В первый месяц было проседание по эффективности — требовалось больше времени на выполнение задач, приходилось все переделывать по несколько раз.

Однако, когда мы поняли, что справляемся с новыми условиями, мы наняли еще 10 сотрудников, чтобы ускорить реализацию проекта. Мы сумели их ввести в коллектив так, чтобы они чувствовали себя частью команды. За счет расширения команды ускорилась реализация дорожной карты на 30%: планировали к концу 2021 года, сейчас видим, что сможем закончить на полгода раньше.

При этом количество дополнительных вопросов, созвонов и онлайн-встреч не увеличилось кардинально. Благодаря описанным подходам мы масштабировали работу над проектом и ускорили её, не повышая менеджерскую нагрузку.

 

Чек-лист: как сохранить эффективность команды на удаленке

  • Определитесь с выбором инструментов и программ, подходящих конкретно под ваши задачи. Лучше всего выбирать интегрированные решения, чтобы не приходилось использовать несколько программ сразу.
  • Следите за постановкой задач: сотрудник не может залезть к вам в голову, чтобы понять какой результат вы для себя определили. Чтобы результат соответствовал задуманному, лучше всего сверяться с реализацией проекта поэтапно.
  • Не нужно контролировать сотрудников каждую минуту: эффективности в работе это не добавит, а раздражение — усилит. Лучше сверяйтесь с курсом в конце рабочего дня или недели.
  • Неформальное общение — залог успеха всего проекта. Для этого и придумали Clubhouse.
  • Трудности перевода и эмоциональное выгорание, которые важно вовремя распознать. Если сотрудники будут постоянно конфликтовать друг с другом, то об успешном завершении проекта придется забыть.

Фото на обложке: pixabay.com

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Собственная маркетинговая команда или стороннее агентство: что эффективнее для малого бизнеса
  2. 2 «Никогда нельзя сдаваться». Как команда бренда IMOU сохранила бизнес в пандемию
  3. 3 Новая команда под каждый заказ: когда это работает и почему независимые специалисты лучше штатных
Стажировка в IT
Гринатом зовет студентов и начинающих специалистов на программу Greenlab
Узнать больше