10 шагов для написания кейсов компании

Кейс — это подробное описание решений, которые команда применила при создании продукта. Как правило, в них есть конфликт или какая-либо проблема, которую по итогу вы решили.

Можно сколько угодно говорить, что вы современное агентство с индивидуальным подходом и 20-летним стажем работы, все клиенты довольны, применяете ML и AR на раз-два, но заказчикам нужны аргументы повесомее слов.

Кейсы пишутся долго, усердно, но весело. Например, кейс, о котором я буду рассказывать сегодня, создавался около двух месяцев. Команда Itexus сделала веб-площадку для обучения переговорам онлайн Battle Pro. В нем люди любых профессий могут научиться общаться с заказчиками, подрядчиками и клиентами. 

Это сложный видеостриминговый продукт с возможностью сохранения записи для дальнейшего анализа и с системой обратной связи для работы над ошибками. Проект длиться с 2017 года, и в нем за пять лет случилось много изменений. Именно о них можно рассказать в кейсе.

Шаг 1. Выбрать тему кейса

Мы выбирали тему исходя из целей бизнеса и интереса для потенциального клиента. Так как Itexus специализируется на высоконагруженных системах и сложных  продуктах, есть смысл рассказывать именно о них. Платформа Battle Pro — идеальный пример. 

В этот пункт можно включить также «формат кейса». Например, дизайнерский, их обычно выкладывают на Behance или в Pinterest. Но мы говорим о тех, что находятся на сайте. 

Итог: при выборе темы и формата опирайтесь на задачи бизнеса и потребности целевой аудитории. 

Шаг 2. Согласовать выбор с заказчиком

Это важный пункт. Клиент может быть против того, чтобы вы упоминали бренд в своих материалах и использовали данные продукта. Наш заказчик Игорь Рызов — оратор и специалист в публичных выступлениях — с радостью согласился на создание кейса о продукте. 

Здесь можно заранее запросить от заказчика цитату, чтобы в дальнейшем разместить ее в кейсе. 

Итог: прежде чем приступать к основной работе, согласуйте задачи с заказчиком.

Шаг 3. Подробно изучить весь имеющийся материал

Сначала его нужно собрать. Для этого я на протяжении недели мучила проджект-менеджера с запросами на созвон и обыскала всю Jira в поисках материалов. За пять лет собралось много громоздких doc-файлов и таблиц, несколько рабочих дней ушло на прочтение, еще пару бессонных ночей на понимание. 

Я зарегистрировалась на площадке, чтобы самостоятельно понажимать на кнопки, изучить интерфейс, посмотреть темы обучения. В итоге за две недели сложилось полное представление о том, какой масштабный проект мы сделали. На этом этапе полезно записывать все идеи в черновик, чтобы потом внедрить их в кейс.

Итог: информация равно польза. Сложно написать интересный и подробный кейс, не погружаясь в проект с головой.

Шаг 4. Забрифовать проджект-менеджера

Можно не только его. Я решила устроить полуторачасовой созвон с QA-разработчиком. Влад в проекте с самого начала, поэтому он знал все его тонкости. Он подробно рассказал об этапах создания платформы и предложил затестить обучение переговорам самостоятельно. 

С Димой, проджект-менеджером, мы вместе затестили платформу. Темой переговоров стала аренда помещения для магазина цветов, где я покупатель, а Дима — собственник. Роли выпали нам случайно. Около 20 минут мы обсуждали подходящую нам обоим цену за месяц аренды. Я проиграла.

Все общения я записывала на диктофон — это помогло в дальнейшем составлении кейса.

Итог: брифуйте коллег, задавайте любые, даже самые глупые на первый взгляд вопросы и пользуйтесь диктофоном. 

Шаг 5. Составить план кейса

Это примерная структура работы, где тезисно прописаны основные части кейса. Она может (и будет) меняться в процессе, и это нормально. Каркас поможет собрать всю информацию в понятный и подробный текст.

Определите цели, задачи и проблематику, основные технические решения, соберите цитаты от заказчика и членов команды, найдите весь медиаматериал проекта. В среднем это занимает один-два рабочих дня, потому что большая часть работы уже проделана.

Итог: подготовьте структуру кейса, которую потом будете наполнять — это поможет в дальнейшей работе.

Шаг 6. Написать кейс

Теперь, когда все материалы изучены, память телефона заполнена на 200Мб голосом вашего проджекта, вы не смогли договориться на аренду магазина цветов — время приступать к составлению основного текста. Но большая часть материала уже есть. Осталось наполнить подробностями и найти фотографии для цитат.

Итог: на основе плана легче прописывать кейс.

Шаг 7. Согласовать текст с командой

Валидируйте часть своих задач. Команда может подсказать неточности текста или орфографические ошибки, если вы их не заметили. К тому же важно получить одобрение от руководителя проекта и заказчика.

Итог: повторное согласование поможет избежать ошибок и подчеркнет важность команды в создании кейса. 

Шаг 8. Составить ТЗ для дизайнера

Визуализируйте кейс максимально подробно, чтобы у дизайнера было как можно меньше вопросов. Я пользуюсь «Google.Презентацией» для этого. Там проще разбить текст на части, вставить фотографии или картинки. 

Итог: подробное ТЗ для дизайнера — это не просто текст, а еще и визуальное представление кейса. 

Шаг 9. Согласовать готовые макеты и отправить разработчику

Да, еще одно согласование. В работе с дизайнерами правки — это неотъемлемая часть работы. Они точно будут, и лучше исправить их на начальной стадии.

Когда дизайнер сделал свою часть, отдайте макеты разработчикам. На этом этапе, вероятнее всего, тоже будут правки. Мы создаем отдельные чаты и созваниваемся хотя бы два раза, чтобы убедиться в правильном понимании и видении. 

Итог: своевременные правки и созвоны в работе с разработчиками и дизайнерами — наше спасение. 

Шаг 10. Провести финальную проверку

Кейс уже готов и только ждет, чтобы показать себя миру. Убедитесь, что в меню кейсов и на сайте он открывается без багов. И только потом открывайте доступ для всех.

Итог: финальная проверка очень важна. Бывает так, что именно на последнем этапе можно увидеть ошибку или недочет.

Дополнительные лайфхаки:

1. Иногда нужно брать паузы и переключаться на другие задачи. В процессе написания этого кейса я брала дни, когда вообще не думала о Battle Pro. Зато потом с новыми силами и мотивацией продолжала работать.
2. Задавайте глупые вопросы. Я стеснялась, но спрашивала у руководителя проекта странные вещи. Например, почему перчатки у посетителей красного цвета? Почему «соперники», а не «оппоненты»? Можно ли материться во время стрима? И многое другое. Благодаря этим вопросам я узнала тонкости и неочевидные детали, которые помогли понять логику веб-платформы. 
3. Сохраняйте черновики. Позже можно оценить изменения плана проекта и посмотреть идеи, которыми дополните кейс. 

Как получить максимум

Какой рецепт у классных кейсов:

• свежая и интересная для ЦА тема;
• много согласований (с клиентом, командой, самим собой);
• преподготовка по сбору материала; 
• брифинг менеджера проектов (и можно не только его);
• сначала «скелет» кейса, чтобы потом его структурно заполнять;
• еще чуть-чуть согласований;
• работа с дизайнером;
• финальная проверка. 

Фото на обложке: Undrey/shutterstock.com