Истории

Важно, срочно, суперсрочно: как не теряться в потоке задач и все успевать на работе

Истории
Дарья Мызникова
Дарья Мызникова

Ex-редактор направления UGC

Дарья Мызникова

В издательстве «Альпина Паблишер» вышла книга «Agile life. Как вывести жизнь на новую орбиту, используя методы agile-планирования, нейрофизиологию и самокоучинг» Катерины Ленгольд. Мы публикуем отрывок (с сокращениями) из главы «Управление задачами». Здесь вы найдете полезные советы, которые помогут эффективно управлять задачами, а не тонуть в них.

Важно, срочно, суперсрочно: как не теряться в потоке задач и все успевать на работе

Рабочий день большинства людей напоминает советскую электронную игру, где волк ловит в корзину падающие со всех сторон яйца. Это бесконечный поток задач, встреч и сообщений — срочных и очень срочных, важных и суперважных. Как только вы выстроите простую систему повседневного управления задачами и календарем, пользы от ваших действий станет больше, а броуновского движения, съедающего батарейку, — меньше.

«Помидорный бюджет»

Первый шаг — формирование общей структуры вашего дня и недели. Для примера возьмем стандартный 8-часовой рабочий день с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00. Бюджет рабочего времени я предпочитаю измерять не в часах, а в «помидорках». Pomodoro — это, пожалуй, самая простая и действенная техника повышения личной эффективности. Рабочий процесс делится на блоки сфокусированной работы длительностью 25 минут с обязательным 5-минутным перерывом.

Можно назвать сотни исследований, подтверждающих эффективность этой методики, а можно просто попробовать применить ее на практике. 

Поставьте таймер на 25 минут и приступайте к выполнению задачи. Когда время закончится, отдохните 5 минут. Сделайте четыре подхода. Вы удивитесь, сколько задач вы успеете выполнить за два часа.

Обратный отсчет времени и тикающий таймер мобилизуют внимание, а гарантированный отдых и небольшой объем задачи снимают нервозность и снижают когнитивную скуку (наш директор, префронтальная кора, не любит долго выполнять однообразные задачи).

Мелкие задачи, на выполнение которых уходит 5-10 минут, удобно группировать в одну помидорку, а крупные проекты нужно разбивать на несколько блоков по 25 минут.

Последнее, кстати, здорово помогает поддерживать уровень «бонусных» нейромедиаторов. Начало каждого рабочего интервала сопровождается всплеском дофаминовой мотивации и завершается серотониновой наградой.

RB.RU готовит большое обновление — и мы хотим учесть пожелания и интересы вас, наших читателей. Если вы готовы поделиться своим мнением об RB.RU, переходите по ссылке, чтобы заполнить короткую анкету.

Перерыв между помидорками обязателен. Сфокусированная работа должна сопровождаться отдыхом.

Во время пятиминутного перерыва заварите чашечку душистого чая или съешьте горсть ягод, разомните мышцы или пройдитесь по офису. В 40-часовую рабочую неделю помещается 80 помидорок (8 часов = 16 помидорок в день). Это и есть ваш «помидорный бюджет» на неделю. Давайте разберем, как грамотно его инвестировать.

photoUnsplash

Приоритетные и рутинные задачи на день

Утренние часы и первые восемь помидорок моего дневного рациона я выделяю на решение приоритетных задач. Это идеальное время для проработки новых идей, анализа сложных ситуаций, принятия важных решений. Чтобы выявить тренды в сфере личной эффективности своих сотрудников, компания Redbooth проанализировала 28 млн (!) задач, выполненных пользователями платформы. Результаты, полученные эмпирическим путем, совпали с выводами нейрофизиологов, которые утверждают, что пик продуктивности приходится на период через 2-4 часа после пробуждения.

Я не трачу это золотое время на разбор почты, рутинные звонки, встречи и бумажную работу, не требующую серьезной когнитивной нагрузки.

Все задачи «второй величины» я выполняю после обеда. Планируя рабочий день, я учитываю длительность выполнения задачи в помидорках.

Из 16 ежедневных помидорок я планирую только 12, а четыре оставляю свободными на случай, если решение какого-то вопроса займет больше времени или возникнет внеплановая задача. Выделение 25% буферного времени (по часу до и после обеда) — это спасение от цейтнота и паники, которые возникают при «наползании» одной задачи на другую.

Кроме стандартных 25-минутных блоков помидорок можно использовать двойные или тройные помидорки. Например, двойная помидорка — это 60 минут: 50 минут работы и 10 минут отдыха.

Не стоит начинать с больших помидорок! Сначала приучите себя к маленьким.

Если вы без проблем удерживаете внимание на одной задаче в течение 25 минут, плавно увеличивайте размер блоков. При этом двойные и тройные помидорки лучше работают в первой половине дня, когда концентрация внимания на максимуме. Использовать их целесообразно для решения комплексных задач, требующих глубокого погружения. Над задачами средней сложности или крупными рутинными проектами я советую работать стандартными блоками по 25 минут.

Фиксирование входящих задач

Главное правило в работе с задачами — не держать их в голове. Если в архивном отделе (долговременной памяти) трудится много сотрудников и на полках достаточно пространства для хранения документов, то в кратковременной памяти места куда меньше. Не тратьте ограниченный ресурс директора для таких мелочей. Делегируйте хранение задач планировщику. Списки дел можно вести на бумаге, но я настоятельно рекомендую электронный формат. В этом случае:

  • задачи никогда не потеряются и синхронизируются сразу на всех устройствах. Вы можете фиксировать их на телефоне, планшете или ноутбуке;
  • можно надиктовывать задачи на ходу с помощью функции распознавания голоса, доступной на большинстве смартфонов;
  • даже если телефона нет под рукой (что в ряде случаев полезно для продуктивной работы и отдыха), вы можете внести задачу в список с помощью умных часов.

Важно фиксировать задачи строго в одном месте. Если одна часть дел записана в ежедневнике, другая — на листиках, а третья — в приложении на телефоне, то толку от такой системы не будет. Еще раз повторю: все задачи — в одном месте. Это место называется «Входящие».

На этапе внесения задач в список не нужно их сортировать, категоризировать, раскладывать по папкам, планировать на какой-то день. Просто выгружайте их из мозга, не обрабатывая:

  • идете по магазину и вспомнили, что нужно купить своей половинке подарок на День рождения, — запишите задачу в список;
  • едете в машине, и пришла идея нового маркетингового исследования для клиента — надиктуйте ее, чтобы не забыть;
  • во время разговора с командой выявилась задача, которую вы должны проконтролировать, — внесите ее в список.

Ключевое правило: делать это сразу, не откладывая. Удерживать задачу в оперативной памяти — это как оставить включенным фонарик на телефоне: батарейка сядет и на выполнение важных дел ментальной энергии не останется.

photoUnsplash

Обработка электронной почты и сообщений

Когда вы проверяете почту и рабочие мессенджеры?

  • Когда выдается свободная минутка.
  •  Как только всплывает уведомление.

Правильного варианта тут нет. И то и другое неэффективно. В ходе опроса более 500 работников интеллектуального труда в США, проведенного компанией RescueTime, 9 из 10 респондентов признались, что не контролируют свой рабочий день. 

Отсутствие контроля над происходящим — угроза для миндалины, отдела безопасности, со всеми вытекающими последствиями: выгоранием, нарушением сна и памяти, снижением способности приоритизировать.

 Разумеется, контролировать все невозможно, но есть вещи, на которые вы можете повлиять. Первое, что можно сделать, — выставить щит, который укроет вас от бомбардировки входящих сообщений. Этот щит — волшебная кнопка «Не беспокоить» в настройках телефона. Проверять почту и рабочие мессенджеры следует по расписанию, а не когда придется.

В зависимости от характера вашей работы вы можете делать это пару раз в день или каждые полтора часа — но не постоянно. Вашему директору, префронтальной коре, нужно время на концентрацию. Если дверь его офиса слетает с петель от нескончаемого потока визитеров, работать ему некогда.

Думаю, у вас такое было: безумная неделя, куча беготни…А потом смотришь на реально проделанную работу и понимаешь, что все это — мышиная возня.

Время работы и время обработки новых задач должно быть разграничено. Вам нужно определить, когда и как долго вы будете обрабатывать входящие сообщения.

Я рекомендую выделить на это 25 минут до обеда (сразу после выполнения приоритетных задач) и 25 минут в конце рабочего дня. Это время можно сразу зафиксировать в календаре.

Если для выполнения приоритетных задач вам необходимо проверить входящие сообщения утром, можно устроить 15-минутную сессию сканирования (не обработки!) почты и мессенджеров. Не открывайте все письма, а только те, которые имеют отношение к приоритетным задачам. Обработку остальных писем оставьте до обеда.

Фото на обложке: Shutterstock/ViDI Studio

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 5 нестандартных приемов повышения продуктивности
  2. 2 5 когнитивных ошибок, которые мешают нам принимать верные решения
  3. 3 «Мы полагаем, что...»: как выдвигать бизнес-гипотезы, чтобы эффективно тестировать идеи