Аванс сотрудникам: как рассчитать и выплачивать

Содержание:

• Как рассчитывается аванс?
• Правила выплаты аванса
  • Аванс в процентах
  • Аванс по отработанному времени
• Сроки выплаты аванса
• Какие выплаты сотрудникам включать в аванс по зарплате
• Как делать вычеты на ребенка
• Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса
• Когда перечислять НДФЛ с зарплаты и аванса
• Ответственность за невыплату авансов сотрудникам

Как рассчитывается аванс?

По требованию законодательства РФ все сотрудники должны получать заработную плату за труд, перечисляемую на карту или выдаваемую в кассе минимум дважды в месяц (ст. 136 ТК РФ). Так сложилось, что первую выплату зарплаты у нас в стране традиционно называют авансом. Он начисляется бухгалтером компании за то количество времени, что числится уже отработанным сотрудником в первую половину текущего месяца. Если по причине болезни сотрудник не работал ни одного дня в эти числа, то ему могут и не выдать аванс.

При расчете аванса бухгалтер берет в расчет не только оклад работника, но и разного рода надбавки за то время, что сотрудник фактически отработал. Причем они не зависят от выполнения нормы труда на текущий месяц. Тогда как разного рода компенсации и премии, зависящие от выполнения нормы труда за месяц, должны быть учтены при расчете зарплаты. Например, за проведенную сверхурочную работу.

Важно знать, что такие правила выдачи авансов сотрудников и их зарплаты на банковскую карту или через кассу — это обязанность любого бизнесмена страны, включая ИП. Предприниматели также должны начислять зарплату по трудовым договорам не одной суммой. Такое же требование касается и единственного директора-учредителя, зарплата которого также выплачивается минимум в два этапа.

Если раньше при начислении аванса завершением расчетного периода получения заработной платы считался крайний день месяца, то теперь таким днем считается дата зачисления денежных средств на счет сотрудника (получение им денег в кассе предприятия).

За руководителем остается право выбора, каким образом он будет рассчитывать и платить аванс своим работникам. Он может выбрать тот способ, который ему кажется более удобным, с учетом трудового законодательства страны и системы выплат, принятой в конкретной компании. Выплаты аванса можно делать по числу уже отработанных дней, как рекомендовано Министерством труда, или же закрепить фиксированный процент от оклада (от 40 до 50%). Однако это не всем кажется удобным вариантом. По этой причине даже часть программ, созданных для бухгалтерского учета, не дают возможности для установки фиксированных авансов.

Правила выплаты аванса

Трудовой кодекс не имеет требований и жестких ограничений по датам выдачи сотрудникам зарплаты и аванса. Такие правила имеют локальный характер и закрепляются во внутренних документах предприятия.

В ТК четко обозначены 3 главных правила, которые важно соблюдать при расчетах и выдаче зарплаты:

• должна производиться не реже 2 раз в месяц;
• руководитель должен делать расчет зарплаты по уже отработанному сотрудником времени (ст. 139 ТК);
• со дня начисления зарплаты, она должна быть выплачена в течение 15 дней (ст. 136 ТК).

Руководителю предоставляется возможность самостоятельно сделать выбор способа расчета заработной платы. Придется определиться, каким из 2 вариантов он рассчитает суммы для выдачи рабочим:

• по факту того времени, что сотрудник уже отработал;
• по фиксированному проценту от всей начисленной за текущий месяц заработной платы.

Аванс в процентах

Этот вариант расчета в компаниях наиболее популярен, когда руководитель предпочитает быстроту и удобство в подсчетах. Это способ для определения суммы аванса никак не регламентирован в ТК. Однако именно он упрощает работу бухгалтера, ведь сотрудникам надо в таком случае выдавать ежемесячно примерно одинаковую сумму (40 или 45% от начисленной за месяц заработной платы).

При выборе этого варианта до прошлого года выплаты денежных средств сотруднику делились пропорционально:

• 40% — это аванс (без вычета НДФЛ);
• 60% — это полный расчет за проделанную работу в текущем месяце (с отчислением НДФЛ).

После того как было произведено удержание НДФЛ, эти платежи по сумме становились примерно равны. Потому сотрудники имели возможность получать на счет схожие по размеру суммы денежных средств. Для большинства работодателей и сотрудников этот способ считается универсальным и удобным, а главное — он понятен даже тем, кто далек от бухгалтерских дел.

Аванс по отработанному времени

Этот вариант определения суммы авансов сотрудникам применяется в том случае, когда важно делать выплаты по факту реально отработанных дней в начале месяца, его первой половине. Позже зарплата работнику будет начисляться уже по остаточному принципу. Такой вариант подразумевает, что каждый месяц на счет работника будут перечисляться разные суммы, так как их размер не является фиксированным.

Читайте по теме:

Наём сотрудника равен 2,5 его зарплаты

Сколько платить сотрудникам? 4 правила, которые помогут установить нормальную зарплату

Однако именно такой вариант в большей степени соответствует требованиям ТК. Здесь не возникает никаких угроз для работодателя, а также нет ущемления прав его сотрудников. А вот для бухгалтера, который рассчитает аванс таким способом, процесс становится гораздо более трудоемким. Для каждого из сотрудников бухгалтеры считают ежемесячно количество их трудовых, праздничных и выходных дней.

Теперь к тому же в законодательстве появились изменения по вычету НДФЛ в том числе и из аванса, а это значит, что задача бухгалтерского расчета усложнится еще сильнее. Многие компании переходят в связи с этим на процентный вариант выплаты сотрудникам аванса.

Сроки выплаты аванса

Трудовой кодекс России не определяет даты и условия выплаты аванса, однако четко указывает, что он должен быть выдан работникам строго за текущий месяц. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает удобный вариант начисления зарплаты и аванса, а также переводит деньги сотрудникам или выдает наличными в кассе. Принятое решение должно быть закреплено во внутренних правилах компании и обязательно внесено в трудовой договор. В законодательстве РФ существует требование к тому, что срок между выплатой авансовой части и выдачей остатков зарплаты у работников не должен превышать 15 дней.

В ситуации, когда дата выплаты любого из вида денежных переводов по заработной плате выпадает на выходной день или какой-либо праздник, то руководитель должен выплатить ее заранее на 1-2 дня. Руководители большинства российских предприятий платят аванс чаще всего между 5 и 15 числами каждого месяца. Компания сама определяет график выплат сотрудникам, например за каждый отработанный день или раз в неделю.

Читайте по теме:

Можно ли выдавать зарплату наличными и как это сделать

Headhunter назвал вакансии с самыми высокими зарплатами в России

Даже при условии, что сам сотрудник фирмы изъявляет желание получать заработную плату единой суммой один раз в месяц и подает об этом официальное заявление, то это не дает оснований бизнесмену игнорировать Трудовой кодекс и прописанные в нем требования. В любом случае авансовые выплаты (помимо зарплаты) должны переводиться на счет работнику или выдаваться через кассу.

Если ежемесячно рассчитываться с сотрудниками менее 2 раз запрещено законом, то делать им денежные выплаты чаще разрешается. Например, для временных рабочих или тех, кто работает по сдельной оплате, более удобно, когда аванс выплачивается еженедельно. В этих случаях следует помнить, что закон требует обязательно указывать в трудовых договорах дату получения такими сотрудниками заработной платы. Также внести такие правила можно и в локальные документы организации. В этих документах важно указывать не период времени, в пределах которого выплачивается аванс, а должно стоять конкретное число месяца.

Предпринимателю разрешено выбрать разные сроки выплат для различных сотрудников, отдельных должностей или обособленных подразделений компании. Если компания трудоустроила нового сотрудника в те числа, когда до выплаты аванса остается более 15 дней, то руководитель может предусмотреть на такой случай дополнительный аванс. Для всех других видов денежных выплат работнику имеются свои требования и сроки, не зависящие от зарплаты, например, расчет при увольнении или выплаты для уходящих в отпуск (ст. 140 ТК РФ).

Какие выплаты сотрудникам включать в аванс по зарплате

В авансе те же составляющие, что и в заработной плате:

• часть оклада, который назначен сотруднику;
• доплаты и разного рода надбавки.

Бухгалтерам, которые начисляют аванс, в расчет надо брать не только оклад, назначенный рабочему, но и разного рода надбавки. С их помощью компенсируются определенные категории выполненной сотрудниками работы, например, доплата за смены в ночное время или в праздники. А вот денежная премия выплачивается исключительно по результатам месяца, если работник выполнил максимально профессионально все поставленные задачи.

Нужно разбираться в новых правилах, так как у многих появляются различные вопросы, например, о процедуре налоговых вычетов на ребенка, когда НДФЛ теперь отчисляется дважды в месяц.

Как делать вычеты на ребенка

В новых правилах от 2023 года, изменений не произошло, поэтому в текущем году все сохранилось по-прежнему. День получения дохода в виде зарплаты — это не последняя дата отработанного сотрудником месяца, а именно тот день, когда денежные средства выданы на руки или переведены на карту. Это важно учитывать при оформлении в текущем году вычетов по налогам на детей сотрудников.

Вычеты по налогам на каждого ребенка в 2024 году производятся, как и прежде, «за каждый месяц» (ст. 218 НК РФ). Допускается проведение вычетов при расчете как первой части зарплаты (аванса), так и второй. Сохранилось и требование о предоставлении налоговых вычетов на детей до того момента, пока не будет превышен лимит по доходу сотрудника в размере 350 тыс. рублей с начала текущего года. С того месяца, когда доход сотрудника стал более предельно допустимой суммы, налоговые вычеты на детей прекращаются. Рекомендуется производить налоговый вычет при расчете последней в текущем месяце выплате, потому что в этом случае легче оценить наличие превышения у сотрудника допустимой суммы по доходу.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса

До принятия новых правил НДФЛ рассчитывался и удерживался у сотрудников следующим образом:

1. В первый половине месяца производился расчет авансовой суммы. Она выдавалась работнику без удержания налога.
2. В конце месяца из остатка заработной платы удерживался налоговый взнос.

Новый закон обязал бухгалтеров всех компаний, фирм, предприятий и ИП делать расчеты и удержание НДФЛ как с аванса, так и с заработной платы. Это удержание налогов делается в ту дату, когда денежные средства перечисляются на счет сотрудника или выдаются в кассе компании (ст. 223 НК РФ).

При проведении этой финансовой операции не имеет значения, какой вид авансовых выплат получает работник. Удержание НДФЛ делается в равной степени как с расчетного, так и с фиксированного вида аванса. В связи с этим есть рекомендации пересмотреть проценты фиксированного аванса. Если увеличить его ставку с 40 до 45%, это позволит сотруднику компании получать примерно ту же сумму при оплате труда. Все принятые изменения необходимо закрепить в документах компании:

• трудовых договорах сотрудников,
• локальных актах организации.

Когда перечислять НДФЛ с зарплаты и аванса

Порядок удержания НДФЛ с января 2024 года изменился. В текущем году действуют новые периоды, когда должен быть перечислен подоходный налог в бюджет. Для этого предусмотрели 2 четко обозначенных временных периода в пределах 1 месяца. Эти правила призваны сократить количество ошибок в расчетах и отчетности.

Новые сроки для удержания НДФЛ:

• первый период — с 1 по 22 число месяца;
• второй период — с 23 по последнее число месяца.

Менять ли в новых условиях сроки выплаты зарплаты и аванса, решать каждому руководителю самостоятельно. Например, может потребоваться сдвиг дат, если обе выплаты выпадают на первый период текущего месяца.

Ответственность за невыплату авансов сотрудникам

Трудовая инспекция имеет полномочия наказать руководителя компании, если он не платит сотрудникам аванс, задерживает его или сроки между авансом и выдачей зарплаты превышают полмесяца.

Если работодатель не платит работникам аванс, то он рискует получить штрафные санкции (ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30 до 50 тыс. рублей для юрлиц;
• от 10 до 20 тыс. рублей для должностных лиц;
• от 1 до 5 тыс. рублей для ИП.

Если допускается повторное нарушение требований законодательства в течение 1 года, то штраф увеличивается до 100 тыс. рублей и появляется риск получить дисквалификацию до 3 лет.

Если платеж назначенного штрафа производится руководителем с задержкой, то пени за каждый день просрочки начисляются в пользу работника. Кроме этого, комиссия обяжет руководителя выплатить компенсацию работникам за задержку зарплаты в случае, если не соблюдается периодичность выплат в 15 дней (ст. 236 ТК РФ).

Фото на обложке: Freepik